Jos käytät Microsoft Wordia työssäsi, PDF-tiedoston lisääminen asiakirjaan voi olla tärkeää. Teknisenä kirjoittajana ja ohjelmistosuunnittelijana käytän tätä ominaisuutta usein.

Kun minulla on raportti, joka on luotu PDF-muodossa toisessa sovelluksessa, ja minun on lisättävä se Word-asiakirjaan, tämän ominaisuuden käyttäminen voi säästää aikaa. En halua kirjoittaa kaikkia tietoja uudelleen Wordissa.

Onneksi minun ei tarvitse, eikä sinunkaan tarvitse. Muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä voit helposti lisätä PDF-tiedoston asiakirjaasi. Lue alla miten.

Pikamerkinnät

Voit lisätä PDF-tiedoston Word-asiakirjaan useilla eri tavoilla.

Yksi nopea ja yksinkertainen tapa on avata PDF-dokumentti, valita kaikki teksti, kopioida se ja liittää se sitten Wordiin.

Tämä menetelmä toimii joillakin teksteillä, mutta jos PDF-tiedostossa on muotoiluja, menetät ne todennäköisesti; ne eivät näytä oikeilta, kun liität ne Wordiin. Lisäksi voit menettää tietoja. Näistä syistä emme suosittele tätä ratkaisua.

Muut menetelmät ovat PDF-tiedoston lisääminen tai sen vetäminen ja pudottaminen Word-dokumenttiin. Suosin sen lisäämistä objektina; minusta tuntuu, että voin paremmin hallita, minne se menee ja miten se lisätään. Seuraavassa käsitellään molempia menetelmiä.

Linkittää vai olla linkittämättä

Kun lisäät PDF-tiedoston jollakin seuraavista menetelmistä, sinun on päätettävä, haluatko, että se on linkitetty Word-asiakirjaan vai ei. Mitä tämä tarkoittaa?

Linkitetty

PDF-tiedoston linkittäminen voi olla hyödyllistä, jos siinä olevat tiedot muuttuvat tai päivittyvät. Linkin käyttäminen on ikään kuin pikakuvake: kun napsautat kuvaketta Word-dokumentissa, avaat varsinaisen PDF-tiedoston sen ulkoisessa sijainnissa.

Kaikki PDF-tiedostoon tekemäsi muutokset näkyvät Word-dokumentissasi, eikä sitä tarvitse päivittää joka kerta, kun PDF-tiedosto muuttuu. Kuulostaa hyvältä, eikö?

Haittapuoli? PDF-tiedostoa ei ole upotettu varsinaiseen Word-asiakirjaan. Tämän vuoksi sinun on aina säilytettävä kopio PDF-tiedostosta samassa paikassa, johon linkitit sen. Jos Word-asiakirja ei löydä PDF-tiedostoa, se ei voi avata ja näyttää sitä.

Linkittömät

Jos et valitse linkittämistä, Word upottaa PDF-tiedoston Word-asiakirjaan. PDF-tiedosto on osa asiakirjaa; lähetät, kopioit tai avaat sen minne tahansa, Word-asiakirjaan jää PDF-tiedosto.

Myönteistä on, että sinun ei tarvitse huolehtia PDF- ja Word-asiakirjan lähettämisestä jaettaessa.

Negatiivinen puoli: jos sinun on tehtävä päivityksiä PDF-tiedostoon, ne eivät näy automaattisesti Wordissa. Sinun on poistettava PDF-tiedosto Word-asiakirjasta ja lisättävä se sitten uudelleen.

Menetelmä 1: Lisääminen objektina

Menetelmä 1 on suositeltavin menetelmä, sillä se tarjoaa suuren hallinnan ja tarkkuuden.

Huomautus: Alla olevat kuvakaappaukset ovat MS Wordin vanhemmasta versiosta. Vaiheet pysyvät kuitenkin samoina uudemmissa Word-versioissa.

Vaihe 1: Napsauta Word-asiakirjan kohtaa, johon haluat lisätä PDF-tiedoston.

Vaihe 2: Napsauta Microsoft Wordissa "Insert"-valikon välilehteä.

Vaihe 3: Lisää objekti valitsemalla "Objekti".

Tämä vaihtoehto sijaitsee yleensä työkalurivin oikeassa yläkulmassa. Uudemmissa Word-versioissa se saattaa näyttää vain kuvakkeen, jossa on pieni ikkuna kohdassa "Teksti". Vie kursori kuvakkeiden päälle tunnistamaan kuvakkeen, jossa on merkintä "Objekti".

Vaihe 4: Valitse "Luo tiedostosta" -välilehti.

Kun objekti-ikkuna tulee näkyviin, näet kaksi välilehteä. Valitse "Create From File".

Vaihe 5: Valitse PDF-tiedosto.

Napsauta Selaa-painiketta, siirry kansioon, johon PDF-tiedostosi on tallennettu, ja valitse tiedosto.

Vaihe 6: Valitse vaihtoehdot.

Jos haluat lisätä PDF-tiedoston linkkinä (kuten edellä on kuvattu), valitse "Linkki tiedostoon" -valintaruutu.

Jos haluat, että tiedosto näytetään vain kuvakkeena, ruksaa "Näytä kuvakkeena" -valintaruutu. Se näyttää PDF-tiedostoa esittävän kuvakkeen; jos kaksoisnapsautat sitä, PDF avautuu. Jos et ruksaa tätä ruutua, se lisää koko asiakirjan Word-dokumenttiin.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta OK-painiketta. PDF lisätään asiakirjaan. Katso alla olevat esimerkit. Vasemmalla olevassa kuvassa näkyy PDF, kun taas oikealla olevassa kuvassa näkyy vain kuvake.

Menetelmä 2: Vedä ja pudota

Vedä ja pudota -menetelmä on yksinkertainen, mutta siinä on haittapuoli: sinulla ei ole paljon valtaa hallita miten PDF lisätään.

PDF-tiedosto on linkittämätön; käyttämästäsi Word-versiosta riippuen se tulee kuvakkeena tai itse asiakirjana. Minulla on vanha Word 2010 -versio, joka tuo koko PDF-tiedoston. Kun kokeilin sitä Word 365:ssä, se näytti kuitenkin vain kuvakkeen.

Seuraavassa on esitetty raahaa ja pudota -menetelmän vaiheet. Käytän vanhempaa Word-versiota Windows 7 -koneella, joten sinun koneesi saattaa näyttää erilaiselta. Vaiheet suoritetaan kuitenkin samalla tavalla uudemmissa Word-versioissa.

Vaihe 1: Siirry Word-asiakirjassa siihen kohtaan, johon haluat lisätä PDF-tiedoston.

Vaihe 2: Avaa Windowsin Tiedostonhallinta ja siirry PDF-tiedostoon, jonka haluat lisätä.

Vaihe 3: Valitse PDF-tiedosto ja vedä se Word-asiakirjaan.

Valitse ja vedä tiedosto napsauttamalla PDF-tiedostoa hiiren vasemmalla painikkeella ja pitämällä sitä alhaalla, ja vedä sitten tiedosto varovasti niin, että se on Word-asiakirjan yläpuolella.

Kun se on haluamassasi paikassa, vapauta hiiren vasen painike, ja PDF-tiedosto sijoitetaan kyseiseen kohtaan.

Jos sinulla on ongelmia PDF-tiedoston esitystavan kanssa, voit aina poistaa sen asiakirjasta ja lisätä sen uudelleen.

Toivottavasti siitä on hyötyä. Kuten aina, kerro minulle, jos sinulla on ongelmia PDF-tiedoston lisäämisessä Word-asiakirjaan.