Sisällysluettelo
Jos käytät Microsoft Wordia työssäsi, PDF-tiedoston lisääminen asiakirjaan voi olla tärkeää. Teknisenä kirjoittajana ja ohjelmistosuunnittelijana käytän tätä ominaisuutta usein.
Kun minulla on raportti, joka on luotu PDF-muodossa toisessa sovelluksessa, ja minun on lisättävä se Word-asiakirjaan, tämän ominaisuuden käyttäminen voi säästää aikaa. En halua kirjoittaa kaikkia tietoja uudelleen Wordissa.
Onneksi minun ei tarvitse, eikä sinunkaan tarvitse. Muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä voit helposti lisätä PDF-tiedoston asiakirjaasi. Lue alla miten.
Pikamerkinnät
Voit lisätä PDF-tiedoston Word-asiakirjaan useilla eri tavoilla.
Yksi nopea ja yksinkertainen tapa on avata PDF-dokumentti, valita kaikki teksti, kopioida se ja liittää se sitten Wordiin.
Tämä menetelmä toimii joillakin teksteillä, mutta jos PDF-tiedostossa on muotoiluja, menetät ne todennäköisesti; ne eivät näytä oikeilta, kun liität ne Wordiin. Lisäksi voit menettää tietoja. Näistä syistä emme suosittele tätä ratkaisua.
Muut menetelmät ovat PDF-tiedoston lisääminen tai sen vetäminen ja pudottaminen Word-dokumenttiin. Suosin sen lisäämistä objektina; minusta tuntuu, että voin paremmin hallita, minne se menee ja miten se lisätään. Seuraavassa käsitellään molempia menetelmiä.
Linkittää vai olla linkittämättä
Kun lisäät PDF-tiedoston jollakin seuraavista menetelmistä, sinun on päätettävä, haluatko, että se on linkitetty Word-asiakirjaan vai ei. Mitä tämä tarkoittaa?
Linkitetty
PDF-tiedoston linkittäminen voi olla hyödyllistä, jos siinä olevat tiedot muuttuvat tai päivittyvät. Linkin käyttäminen on ikään kuin pikakuvake: kun napsautat kuvaketta Word-dokumentissa, avaat varsinaisen PDF-tiedoston sen ulkoisessa sijainnissa.
Kaikki PDF-tiedostoon tekemäsi muutokset näkyvät Word-dokumentissasi, eikä sitä tarvitse päivittää joka kerta, kun PDF-tiedosto muuttuu. Kuulostaa hyvältä, eikö?
Haittapuoli? PDF-tiedostoa ei ole upotettu varsinaiseen Word-asiakirjaan. Tämän vuoksi sinun on aina säilytettävä kopio PDF-tiedostosta samassa paikassa, johon linkitit sen. Jos Word-asiakirja ei löydä PDF-tiedostoa, se ei voi avata ja näyttää sitä.
Linkittömät
Jos et valitse linkittämistä, Word upottaa PDF-tiedoston Word-asiakirjaan. PDF-tiedosto on osa asiakirjaa; lähetät, kopioit tai avaat sen minne tahansa, Word-asiakirjaan jää PDF-tiedosto.
Myönteistä on, että sinun ei tarvitse huolehtia PDF- ja Word-asiakirjan lähettämisestä jaettaessa.
Negatiivinen puoli: jos sinun on tehtävä päivityksiä PDF-tiedostoon, ne eivät näy automaattisesti Wordissa. Sinun on poistettava PDF-tiedosto Word-asiakirjasta ja lisättävä se sitten uudelleen.
Menetelmä 1: Lisääminen objektina
Menetelmä 1 on suositeltavin menetelmä, sillä se tarjoaa suuren hallinnan ja tarkkuuden.
Huomautus: Alla olevat kuvakaappaukset ovat MS Wordin vanhemmasta versiosta. Vaiheet pysyvät kuitenkin samoina uudemmissa Word-versioissa.
Vaihe 1: Napsauta Word-asiakirjan kohtaa, johon haluat lisätä PDF-tiedoston.
Vaihe 2: Napsauta Microsoft Wordissa "Insert"-valikon välilehteä.
Vaihe 3: Lisää objekti valitsemalla "Objekti".
Tämä vaihtoehto sijaitsee yleensä työkalurivin oikeassa yläkulmassa. Uudemmissa Word-versioissa se saattaa näyttää vain kuvakkeen, jossa on pieni ikkuna kohdassa "Teksti". Vie kursori kuvakkeiden päälle tunnistamaan kuvakkeen, jossa on merkintä "Objekti".
Vaihe 4: Valitse "Luo tiedostosta" -välilehti.
Kun objekti-ikkuna tulee näkyviin, näet kaksi välilehteä. Valitse "Create From File".
Vaihe 5: Valitse PDF-tiedosto.
Napsauta Selaa-painiketta, siirry kansioon, johon PDF-tiedostosi on tallennettu, ja valitse tiedosto.
Vaihe 6: Valitse vaihtoehdot.
Jos haluat lisätä PDF-tiedoston linkkinä (kuten edellä on kuvattu), valitse "Linkki tiedostoon" -valintaruutu.
Jos haluat, että tiedosto näytetään vain kuvakkeena, ruksaa "Näytä kuvakkeena" -valintaruutu. Se näyttää PDF-tiedostoa esittävän kuvakkeen; jos kaksoisnapsautat sitä, PDF avautuu. Jos et ruksaa tätä ruutua, se lisää koko asiakirjan Word-dokumenttiin.
Kun olet tehnyt valintasi, napsauta OK-painiketta. PDF lisätään asiakirjaan. Katso alla olevat esimerkit. Vasemmalla olevassa kuvassa näkyy PDF, kun taas oikealla olevassa kuvassa näkyy vain kuvake.
Menetelmä 2: Vedä ja pudota
Vedä ja pudota -menetelmä on yksinkertainen, mutta siinä on haittapuoli: sinulla ei ole paljon valtaa hallita miten PDF lisätään.
PDF-tiedosto on linkittämätön; käyttämästäsi Word-versiosta riippuen se tulee kuvakkeena tai itse asiakirjana. Minulla on vanha Word 2010 -versio, joka tuo koko PDF-tiedoston. Kun kokeilin sitä Word 365:ssä, se näytti kuitenkin vain kuvakkeen.
Seuraavassa on esitetty raahaa ja pudota -menetelmän vaiheet. Käytän vanhempaa Word-versiota Windows 7 -koneella, joten sinun koneesi saattaa näyttää erilaiselta. Vaiheet suoritetaan kuitenkin samalla tavalla uudemmissa Word-versioissa.
Vaihe 1: Siirry Word-asiakirjassa siihen kohtaan, johon haluat lisätä PDF-tiedoston.
Vaihe 2: Avaa Windowsin Tiedostonhallinta ja siirry PDF-tiedostoon, jonka haluat lisätä.
Vaihe 3: Valitse PDF-tiedosto ja vedä se Word-asiakirjaan.
Valitse ja vedä tiedosto napsauttamalla PDF-tiedostoa hiiren vasemmalla painikkeella ja pitämällä sitä alhaalla, ja vedä sitten tiedosto varovasti niin, että se on Word-asiakirjan yläpuolella.
Kun se on haluamassasi paikassa, vapauta hiiren vasen painike, ja PDF-tiedosto sijoitetaan kyseiseen kohtaan.
Jos sinulla on ongelmia PDF-tiedoston esitystavan kanssa, voit aina poistaa sen asiakirjasta ja lisätä sen uudelleen.
Toivottavasti siitä on hyötyä. Kuten aina, kerro minulle, jos sinulla on ongelmia PDF-tiedoston lisäämisessä Word-asiakirjaan.