Si utilizas Microsoft Word para trabajar, la posibilidad de insertar un archivo PDF en un documento puede ser fundamental. Como redactor técnico e ingeniero de software, utilizo esta función a menudo.

Cuando tengo un informe creado en formato PDF desde otra aplicación, y necesito insertarlo en un documento de Word, utilizar esta función puede suponer un ahorro de tiempo. No quiero tener que volver a escribir toda esa información en Word.

Por suerte, yo no tengo que hacerlo, y tú tampoco. Con unos sencillos pasos, puedes insertar fácilmente el PDF en tu documento. Aprende cómo a continuación.

Notas rápidas

Existen varios métodos para insertar un PDF en un documento de Word.

Una forma rápida y sencilla es abrir el documento PDF, seleccionar todo el texto, copiarlo y pegarlo en Word.

Este método funciona para algunos textos, pero si el PDF tiene algún tipo de formato, lo más probable es que lo pierda; no se verá correctamente después de pegarlo en Word. Además, puede perder datos. Por estas razones, no recomendamos esta solución.

Los otros métodos son insertar el archivo PDF o arrastrarlo y soltarlo en tu documento de Word. Yo prefiero insertarlo como un objeto; siento que tengo más control sobre dónde va y cómo se añade. A continuación cubrimos ambos métodos.

Vincular o no vincular

Cuando utilice uno de los métodos siguientes para insertar su PDF, tendrá que decidir si quiere que esté vinculado al documento de Word o no. ¿Qué significa eso?

Vinculado

El uso de un enlace es como tener un acceso directo: cuando se hace clic en el icono dentro del documento de Word, se abre el archivo PDF real en su ubicación externa.

Cualquier cambio que hagas en el PDF aparecerá en tu documento de Word; no habrá necesidad de actualizarlo cada vez que el PDF cambie. Suena genial, ¿verdad?

El inconveniente es que el PDF no está incrustado en el propio documento de Word, por lo que siempre tendrá que mantener una copia del PDF en el mismo lugar donde lo vinculó. Si el documento de Word no encuentra el archivo PDF, no podrá abrirlo ni mostrarlo.

Desvinculado

Si elige no enlazar, Word incrustará el PDF en el documento de Word. El PDF formará parte del documento; no importa dónde lo envíe, lo copie o lo abra, el documento de Word seguirá teniendo el archivo PDF dentro.

Lo positivo: no tienes que preocuparte de enviar el PDF y el documento de Word al compartirlo.

El aspecto negativo es que, si necesita realizar actualizaciones en el archivo PDF, éstas no aparecerán automáticamente en Word, sino que tendrá que eliminar el PDF del documento de Word y volver a insertarlo.

Método 1: Insertar como objeto

El método 1 es el preferido, ya que ofrece un gran control y precisión.

Nota: Las capturas de pantalla que se muestran a continuación son de una versión antigua de MS Word. Sin embargo, los pasos siguen siendo los mismos en las versiones más recientes de Word.

Paso 1: Haga clic en el lugar del documento de Word donde desea insertar el PDF.

Paso 2: En Microsoft Word, haga clic en la pestaña del menú "Insertar".

Paso 3: Seleccione "Objeto" para insertar un objeto.

Esta opción suele estar situada en la parte superior derecha de la barra de herramientas. En las versiones más recientes de Word, puede que sólo aparezca un icono con una pequeña ventana en la sección denominada "Texto". Pase el cursor por encima de los iconos para identificar el que está marcado como "Objeto".

Paso 4: Seleccione la pestaña "Crear desde archivo".

Una vez que aparezca la ventana de objetos, verá dos pestañas. Seleccione la que dice "Crear desde archivo".

Paso 5: Seleccione su archivo PDF.

Haga clic en el botón "Examinar", navegue hasta la carpeta donde está almacenado su archivo PDF y seleccione el archivo.

Paso 6: Seleccione sus opciones.

Si desea insertar el PDF como un enlace (como se ha comentado anteriormente), marque la casilla "Enlace al archivo".

Si quieres que el archivo se muestre sólo como un icono, marca la casilla "Mostrar como icono". Se mostrará un icono que representa el archivo PDF; si haces doble clic en él, se abrirá el PDF. Si no marcas esta casilla, se insertará el documento completo en tu documento de Word.

Una vez que haya finalizado sus selecciones, haga clic en el botón "Aceptar". El PDF se insertará en su documento. Vea los ejemplos siguientes. La imagen de la izquierda muestra el PDF, mientras que la de la derecha sólo muestra un icono.

Método 2: arrastrar y soltar

El método de arrastrar y soltar es sencillo, pero tiene una desventaja: no tienes mucho control sobre cómo se inserta el PDF.

El PDF estará desvinculado; dependiendo de la versión de Word que utilices, caerá como un icono o como el propio documento. Tengo una versión antigua de Word de 2010 que pone el PDF completo. Sin embargo, cuando lo probé en Word 365, sólo mostraba un icono.

Los siguientes son los pasos para el método de arrastrar y soltar. Estoy utilizando una versión antigua de Word en una máquina con Windows 7, por lo que la suya puede ser diferente. Sin embargo, los pasos se realizan de la misma manera en las versiones más recientes de Word.

Paso 1: Desplácese hasta el lugar del documento de Word en el que desea insertar el PDF.

Paso 2: Abra el Explorador de archivos de Windows y navegue hasta el PDF que desea insertar.

Paso 3: Seleccione el PDF y arrástrelo al documento de Word.

Para seleccionar y arrastrar el archivo, haga clic en el PDF con el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado, luego arrastre con cuidado el archivo para que quede encima del documento de Word.

Una vez que esté en el lugar que desea, suelte el botón izquierdo del ratón, y el PDF se colocará en ese lugar.

Si tienes algún problema con la presentación del PDF, siempre puedes borrarlo del documento y volver a insertarlo.

Con esto concluye este artículo tutorial. Espero que te resulte útil. Como siempre, avísame si tienes algún problema al intentar insertar un PDF en un documento de Word.