Вы перегружены бумагами? Вам надоели шкафы для бумаг и захламленный стол? Возможно, вы читаете эту обзорную статью, потому что решили, что пришло время перейти на безбумажный формат. Возможно, вы никогда не сможете полностью избавиться от бумаги в своем офисе, но вы можете легко сделать электронную версию каждого имеющегося у вас документа. Ваши документы будут более доступны, их будет легче найти, и ими будет легче обмениваться. Чтобы начать, вам понадобится следующеенужен качественный документный сканер.

Сканер документов предназначен для быстрого сканирования многостраничных документов и превращения их в электронные документы с возможностью поиска. Обычно они оснащены надежными устройствами подачи листов, вмещающими десятки страниц бумаги, могут сканировать обе стороны страницы одновременно и поставляются в комплекте с программным обеспечением, позволяющим сохранить все эти страницы в PDF с возможностью поиска.

Многие из них теперь беспроводные, поэтому им не нужно жить на вашем столе, привязанным к компьютеру. Они могут сканировать в несколько мест, включая компьютеры, мобильные устройства и облако.

ScanSnap iX1500 от Fujitsu Многие считают, что это лучший сканер документов. Я согласен, и у меня в офисе есть такой сканер. Он быстрый и надежный, а его большой сенсорный экран позволяет сканировать длинные документы в различные места без участия компьютера.

Для мобильного использования Докси Кью Он легкий и миниатюрный, работает от аккумулятора, имеет основное устройство подачи листов, может подключаться к вашим устройствам по беспроводной сети и даже сканировать на SD-карту без необходимости использования других устройств.

Большинство пользователей будут вполне довольны, выбрав один из этих сканеров (или оба), но это не единственные варианты. Мы приводим ряд других высоко оцененных сканеров, которые также могут вам подойти. Читайте дальше, чтобы узнать, какой из них лучше всего подходит для вас.

Почему вы доверяете мне это руководство по покупке?

Шесть лет назад у меня были лотки, ящики и коробки, заваленные бумагами, и не всегда было легко найти нужный документ. Я был активным пользователем Evernote и уже давно подумывал о переходе на безбумажный формат. Проведя небольшое исследование, я приобрел Fujitsu ScanSnap S1300i.

Прежде чем приступить к сканированию всех этих страниц, я потратил некоторое время на эксперименты с настройками и выяснение того, что мне нужно. В итоге я настроил прилагаемое программное обеспечение на создание многостраничных PDF-файлов, распознавание текста, чтобы PDF-файлы можно было искать, и отправку их прямо в Evernote. Сканирование таким образом прошло быстро и без усилий и осуществлялось нажатием одной кнопки на сканере.

Затем началась тяжелая работа: месяцы сканирования. Я делал это в свободное время, обычно по несколько минут за раз, иногда дольше. У меня было очень мало проблем. Иногда страница застревала (из-за скрепки или разрыва), но как только я освобождал ее, сканирование продолжалось с того места, где произошло застревание. Мне не приходилось начинать все сначала. В целом, процесс шел очень гладко.

Я избавился от большинства документов после того, как они были отсканированы. Некоторые финансовые документы я должен был хранить в течение нескольких лет по юридическим причинам, поэтому я поместил их в большие конверты с четкой маркировкой и положил на хранение. Я сохранил некоторые документы из сентиментальных соображений. Любые новые документы сканировались по мере их поступления, но я старался свести это к минимуму, убедившись, что мои счета и другая корреспонденция.были отправлены мне по электронной почте.

Я был очень доволен тем, как все получилось. Возможность доступа и организации документов в цифровом виде значительно улучшила ситуацию. В этом году я решил приобрести Fujitsu ScanSnap iX1500.

Вот почему:

• Его лоток для документов вмещает больше листов бумаги, поэтому мне легче приступить к некоторым масштабным проектам сканирования, включая большую коллекцию учебных пособий с курсов, которые я проводил.
• Он беспроводной, поэтому ему не нужно жить на моем столе.
• Я могу разместить его в более доступном месте, чтобы другие члены семьи могли им пользоваться.
• Поскольку он беспроводной, они могут сканировать прямо на свои телефоны, и мне не приходится отправлять им сканы с компьютера.
• Поскольку он может сканировать непосредственно в облако, не требуется никаких компьютеров или устройств. Это решение "все в одном".

Чтобы дополнить свой собственный опыт использования документ-сканеров, я тщательно проверил и другие сканеры, принимая во внимание промышленное тестирование и отзывы пользователей. Надеюсь, этот обзор поможет вам сделать свой собственный выбор документ-сканера.

Лучший сканер документов: победители

Лучший выбор: Fujitsu ScanSnap iX1500

Сайт Fujitsu ScanSnap iX1500 Это, пожалуй, лучший сканер документов, который можно купить. Он беспроводной, имеет большой сенсорный экран, что делает его простым в использовании, и обеспечивает очень быстрое двустороннее цветное сканирование до 50 листов за раз. Сканы обрабатываются так, что они могут выглядеть даже лучше, чем оригинальный документ, а прилагаемое программное обеспечение позволяет создавать многостраничные PDF-файлы с возможностью поиска.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 30 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Вес: 7,5 фунтов, 3,4 кг

ScanSnap iX1500 практически всеми признан лучшим сканером документов, хотя и достаточно дорогим. Единственные, кому он не нравится, это пользователи предыдущей модели, ScanSnap iX500.

Многие из этих пользователей считают, что предыдущий сканер был более прочным, и что нажимать на одну кнопку было проще, чем работать с новым сенсорным экраном. В результате многие из них поставили iX1500 одну звезду - довольно несправедливо, если вы спросите меня.

Хотя модель iX500 уже снята с производства, ее все еще можно приобрести, и она включена в список опций ниже. Лучше ли она iX1500 во всех отношениях? Абсолютно нет, и многие пользователи в восторге от обновления. Новый 4,3-дюймовый сенсорный экран делает его более удобным в использовании, а при сканировании непосредственно в облако он работает как автономное устройство без необходимости использования компьютера.

Почему ScanSnap iX1500 так популярен? Он обладает отличным сочетанием скорости, возможностей и простоты использования. Он быстро сканирует обе стороны до 30 страниц в минуту (хотя три сканера, перечисленные ниже, работают быстрее), и сканирование происходит бесшумно. 50 листов бумаги помещаются в его надежное устройство автоматической подачи документов, а подключение по Wi-Fi к компьютеру или мобильному устройству очень простое.

Кроме того, в комплект поставки входит программное обеспечение, которое автоматически улучшает сканирование и удаляет пустые страницы, а также предоставляет возможность OCR.

Сканер автоматически определяет размер бумаги и то, цветная она или черно-белая, автоматически поворачивает скан, если вы положили бумагу неправильно, и даже может определить параметры качества изображения, необходимые для документа.

Хотя сканер очень интеллектуальный, вы также можете точно указать ему, что делать. Самый простой способ сделать это - создать несколько профилей сканирования, которые определяют настройки сканирования и место отправки отсканированного документа. Иконка для каждого профиля доступна на сенсорном экране сканера для максимального удобства. Сканер довольно компактный и доступен в черном или белом цвете.

В комплект поставки не входит руководство пользователя, хотя в Интернете можно найти хорошее руководство. Мне особенно нравится подробный раздел "Использование", в котором подробно объясняется, как использовать сканер для длинного списка приложений, включая обмен документами, сканирование журналов, создание фотоальбома, организацию открыток, сканирование конвертов и квитанций.

Но сканер не идеален. Некоторые пользователи отмечают, что изображения немного теряют в качестве, и это правда - в конце концов, это не фотосканер. Некоторые пользователи сообщали об ошибках в прилагаемом программном обеспечении, но большинство из них, похоже, были устранены последующими обновлениями. Я все еще жду, когда техподдержка поможет мне с вопросом о сохранении в облако, и похоже, что я не одинок. Но я уверен в том.положительный результат.

Большинство пользователей довольны сканером. iX1500 достаточно долговечен, и один из пользователей обновил свой отзыв через год, чтобы сообщить, что все по-прежнему надежно работает - двигатели, ролики, подача и программное обеспечение. Сканер успешно справляется со сложной работой и делает ее максимально быстрой и простой.

Читайте мой полный обзор ScanSnap iX1500, если хотите узнать больше об этом сканере.

Самый портативный: Докси Кью

Если вы ищете сканер для портативного использования, я рекомендую сканер Докси Кью Его аккумуляторная батарея может выполнять 1000 сканирований на каждой зарядке, так что вам не придется носить с собой кабель питания. А сканы можно сохранять непосредственно на 8 ГБ SD-памяти, так что вам даже не придется включать компьютер.

Если вы хотите использовать компьютер или устройство iOS, сканер является беспроводным, поэтому вам не придется носить с собой кабель USB, а откидной автоподатчик позволяет сканировать документы объемом до восьми страниц.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 8 листов,
• Двустороннее сканирование: нет,
• Скорость сканирования: 8 стр/мин (одностороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вес: 1,81 фунта, 0,82 кг.

Doxie Q - тонкий и компактный сканер, и я бы выбрал именно его, если бы много сканировал в дороге, вдали от офиса. Он специально разработан для мобильного использования, и вам не придется носить с собой кабель питания, USB-кабель или даже компьютер.

По умолчанию ваши сканы будут отправляться непосредственно на карту памяти, и это отлично подходит для мобильного использования, но это также означает, что вам придется выполнять OCR на компьютере позже, как дополнительный шаг. Если вы предпочитаете, вы также можете сканировать на компьютер через USB, включив функцию Connected Scanning, но даже в этом случае вы выполняете автоматический импорт с SD-карты, а не сканируете непосредственно на компьютер.

Для портативного использования этот сканер кажется близким к идеалу, но для достижения портативности были сделаны некоторые компромиссы. Он медленный - почти на четверть быстрее сканера-победителя, описанного выше, имеет довольно ограниченное устройство автоматической подачи документов и не может выполнять двустороннее сканирование. Его использование потребует больше времени и усилий, но вы сможете делать это в дороге, даже не включая компьютер.

Для портативного сканера это кажется разумным, но не в том случае, если это ваш единственный сканер. Doxie Q слишком медленный, если вы хотите регулярно использовать его в офисе.

Если вам нужен один сканер, который может делать все это, я рекомендую Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W. Они быстрее и могут сканировать обе стороны страницы одновременно, оставаясь при этом достаточно портативными. Но они не работают от аккумулятора, а S1300i не предлагает беспроводного подключения - вам придется включить компьютер и подключить сканер к порту USB.

Другие лучшие сканеры документов

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Хотя в настоящее время производство прекращено, но ScanSnap iX500 Несмотря на то, что сканер имеет всего одну кнопку и не имеет сенсорного экрана, многим пользователям нравится его простота и гибкость - при коротком нажатии сканер выполняет другой тип сканирования, чем при длинном нажатии. Некоторые пользователи считают, что этот сканер выглядит лучше и кажется более прочным, чем его преемник iX1500 (выше).

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 25 стр,
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Вес: 6,6 фунта, 2,99 кг.

За исключением отсутствия сенсорного экрана, iX500 очень похож на iX1500: у него такое же устройство подачи на 50 листов, разрешение 600 точек на дюйм, интерфейсы Wi-Fi и USB, компактный дизайн. Он сканирует немного медленнее (но все же в дуплексе) и позволяет настраивать профили сканирования, хотя на сканере вы не найдете значка для каждого из них.

Пользователи называют его рабочей лошадкой. Он выпускается с 2013 года, поэтому было много возможностей проверить его долговечность, а некоторые пользователи сканируют сотни страниц каждый день. Похоже, что он является фаворитом в юридических конторах, где сотрудникам приходится иметь дело с безумным количеством бумажной работы. Одна юридическая контора купила его в 2013 году, а когда он умер в 2017 году, они сразу же пошли и купили другой.

Другой пользователь купил его для проекта сканирования, который, как он думал, займет недели, а закончил за день. Это объясняется не только скоростью сканера, но и простотой использования.

Но судя по комментариям некоторых пользователей, настройка Wi-Fi не так проста, как у iX1500. Некоторые пользователи сочли настройку программного обеспечения более сложной, чем они ожидали, причем эти пользователи относятся как к Windows, так и к Mac. Но как только программное обеспечение ScanSnap настроено, время от нажатия кнопки сканирования до получения многостраничного PDF с возможностью поиска, как правило, значительно быстрее.принтеры других производителей.

2. RavenScanner Original

Сайт RavenScanner Original Это высоко оцененный сканер, имеющий много общих черт с нашим победителем: большой сенсорный экран для сканирования без компьютера, устройство подачи документов на 50 листов, максимальное разрешение 600 точек на дюйм, работа в беспроводном или проводном режиме (но с использованием Ethernet, а не USB). Однако скорость сканирования почти в два раза ниже, чем у нашего победителя.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 17 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet,
• Вес: 6,17 фунта, 2,8 кг.

Как и ScanSnap iX1500, RavenScanner может отправлять отсканированные документы в различные места, включая облако, а также отправлять их по электронной почте или факсу прямо со сканера и сохранять на подключенный флеш-накопитель. Вы даже можете выполнять базовое редактирование документов с помощью 7-дюймового сенсорного экрана.

Этот сканер - новинка 2019 года, поэтому пока сложно оценить, насколько он выдержит длительное использование. Пользователи пока очень довольны, и сканер имеет самую высокую оценку из всех, представленных в этом обзоре, но пока не имеет достаточного количества отзывов, чтобы придать этой оценке слишком большой вес. Пользователям нравится возможность сканирования без компьютера, и они положительно сравнивают его со сканерами Fujitsu.

Если вы ищете что-то более мощное и готовы заплатить больше, компания также предлагает более дорогой сканер с лучшими техническими характеристиками, а именно RavenScanner Pro Он оснащен 8-дюймовым сенсорным экраном, устройством подачи на 100 листов и может сканировать 60 страниц в минуту.

3. Epson DS-575

Сайт Epson DS-575 В закрытом состоянии он выглядит так же, как и наш победитель, но вместо сенсорного экрана имеет ряд кнопок и индикаторов. Он также имеет схожие технические характеристики, включая немного более высокую скорость сканирования. Хотя он существует дольше, чем iX1500, он не получил такого же распространения на рынке.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов, 96 отзывов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 35 стр/мин (двустороннее)
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вес: 8,1 фунта, 3,67 кг.

Epson DS-575 имеет больше общего со старой моделью ScanSnap iX500, чем с новой iX1500. Он предлагает беспроводное или USB-подключение, позволяет сканировать на компьютер, мобильное устройство или в облако, включает податчик на 50 листов и очень быстрое двустороннее сканирование. Можно создавать профили для различных типов сканирования. Но у него нет сенсорного экрана, что делает его более зависимым от компьютера или устройства.при выборе вариантов сканирования.

Потребительские отзывы в целом положительные. Пользователи считают, что программное обеспечение легче установить, чем у Fujitsu - хотя они жаловались на необходимость его загрузки - но после установки оно становится менее функциональным. Пользователи также обнаружили, что восстановление после замятия бумаги не такое безболезненное, как при использовании ScanSnap - хотя, к счастью, замятия случаются довольно редко - а качество черно-белых сканов не такое высокое, как цветных.

Другой очень похожей альтернативой от Epson является ES-500W Он имеет идентичные технические характеристики и очень похожий дизайн, но черный, а не белый. Одна из проблем линейки Epson - отсутствие дифференциации. Эти сканеры настолько похожи, что трудно понять, почему вы должны выбрать один из них. Беспроводные версии обоих сканеров также доступны по сниженной цене.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

Сайт S1300i Это младший брат ScanSnap iX1500. Он в два раза быстрее, и для работы его нужно подключать к компьютеру. Он мощнее, чем Doxie Q, но не такой портативный. Я использовал его для сканирования тысяч листов бумаги в течение нескольких лет, и у меня никогда не возникало проблем.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 10 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 12 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: USB,
• Вес: 3,09 фунта, 1,4 кг.

Хотя скорость не такая высокая, как у нашего победителя, 12 двусторонних страниц в минуту - это неплохо. (Но обратите внимание, что при использовании USB-питания скорость снижается до 4 страниц в минуту, поэтому для больших объемов сканирования вам обязательно нужно подключить питание.) Если у вас накопилось много бумаг, которые нужно отсканировать, то с iX1500 вы справитесь с этой задачей вдвое быстрее, но если для вас важна портативность или цена, то этот сканер - лучший вариант.прекрасная альтернатива.

Устройство подачи документов вмещает только 10 страниц, но иногда мне удавалось вместить больше. А для очень больших документов мне удавалось добавлять дополнительные страницы по мере сканирования последнего листа, чтобы получить один многостраничный PDF, содержащий все страницы.

Управление с помощью одной кнопки было довольно интуитивным, и я смог создать несколько профилей сканирования на компьютере. Однако я не смог выбрать их на сканере, как это можно сделать с iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Для портативного сканера Brother ADS-1700W Имеет множество функций. 2,8-дюймовый сенсорный экран, возможность беспроводного подключения, устройство автоматической подачи документов на 20 листов. Он может выполнять двустороннее сканирование со скоростью 25 страниц в минуту (значительно быстрее, чем другие портативные сканеры, о которых мы рассказываем).

Но его нужно подключать к розетке. У него нет аккумулятора, как у Doxie Q, или он работает от USB, как ScanSnap S1300i.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 20 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 25 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, micro-USB,
• Вес: 3,3 фунта, 1,5 кг.

Как и в ScanSnap iX1500, вы можете создавать ярлыки для определенных типов сканирования, которые будут отображаться в виде значков на сенсорном экране. Вы можете сканировать непосредственно с USB-накопителя, поэтому возможно сканирование без компьютера.

Кроме того, можно сканировать непосредственно на компьютер или мобильное устройство. Однако пользователи были удивлены, узнав, что сканер не может сканировать непосредственно в облако, на FTP или по электронной почте без помощи компьютера. Официальный сайт, похоже, немного вводит в заблуждение.

Скорость сканирования значительно выше, чем у других портативных сканеров, а устройство автоматической подачи документов вмещает 20 листов, что опять же лучше, чем у конкурентов. Это делает сканер отличным вариантом, если вы хотите использовать его как в офисе, так и в дороге. Хотя вам придется носить с собой шнур питания, Wi-Fi соединение делает необязательным использование кабеля micro-USB.

Хотя я считаю, что Doxie Q предлагает лучшие возможности для портативного использования - вам не нужно подключаться к электросети или брать с собой компьютер - ADS-1700W является лучшим выбором для пользователей, которым важна скорость сканирования и податчик документов большей емкости. Только учтите, что он вдвое тяжелее, и вам придется носить с собой кабель питания.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Перейдем к более дорогим вариантам. Brother ADS-2800W Он больше и тяжелее нашего победителя, но предлагает более быстрое сканирование со скоростью 40 стр/мин и возможность выбора Wi-Fi, Ethernet и USB. Он предназначен для малых и средних рабочих групп и поддерживает сканирование направлений, более подходящих для этой среды, таких как сетевые папки, FTP, SharePoint и USB-накопители.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 40 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Вес: 10,03 фунта, 4,55 кг.

Как и ScanSnap iX1500, ADS-2800 позволяет сканировать в различные пункты назначения непосредственно с 3,7-дюймового сенсорного экрана устройства (немного меньшего размера). Отсканированное изображение оптимизируется путем удаления дырок, очистки краев и удаления фонового шума.

Но, несмотря на высокую скорость сканирования, один пользователь был разочарован длительностью обработки документа после сканирования. Он сообщил, что один 26-страничный документ занял 9 минут 26 секунд, и в течение этого времени сканер был непригоден для использования. Похоже, что он использовал мощный компьютер, и я не уверен, что здесь имела место ошибка пользователя.

Программное обеспечение кажется более ограниченным, чем у Fujitsu. Например, при инициировании сканирования с сенсорного экрана местом назначения может быть только один компьютер. Чтобы отправить сканы на другие компьютеры, необходимо инициировать сканирование с этого компьютера.

Если вам нужна большая мощность и вы готовы за нее заплатить, рассмотрите модель Брат I mageCenter ADS-3000N. Он обеспечивает еще более быстрое сканирование со скоростью 50 стр/мин и предназначен для средних и больших рабочих групп, но не имеет сенсорного экрана и не поддерживает Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Серия сканеров Fujitsu ScanSnap предназначена для домашнего офиса. fi-7160 Это один из их сканеров для рабочих групп. Он стоит значительно дороже, но имеет устройство подачи документов, вмещающее 80 страниц (вместо 50), и сканирует со скоростью 60 страниц в минуту (вместо 30). Однако устройство больше и тяжелее и не имеет сенсорного экрана.

С первого взгляда:

• Устройство подачи листов: 80 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 60 стр/мин (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 точек на дюйм,
• Интерфейс: USB,
• Вес: 9,3 фунта, 4,22 кг.

Этот сканер разработан для того, чтобы рабочая группа могла сканировать большие многостраничные документы быстрее, чем когда-либо. Для этого он предлагает более высокую скорость сканирования и более вместительное устройство подачи документов, чем любой другой сканер, о котором мы рассказываем, и рассчитан на 4 000 сканирований в день. Если ваша цель - использовать простой подход для выполнения большого задания по сканированию, fi-7160 будет хорошим выбором.

Но за эту мощность приходится платить: этот сканер не имеет беспроводного подключения или сенсорного экрана. Вам придется держать принтер подключенным к USB-порту одного компьютера в офисе и выбирать параметры сканирования с помощью прилагаемого программного обеспечения, запущенного на этом компьютере.

Пользователи считают его надежным сканером при обработке больших объемов бумаги за одним столом, например, в юридической конторе, и многие офисы покупают несколько устройств. Качество вывода очень высокое, и при правильной конфигурации обычно можно просто начать сканирование, нажав кнопку на аппарате.

Зачем переходить на безбумажный формат?

"Где этот документ?" "Почему мой стол так захламлен?" "Мы подаем документы в алфавитном порядке?" "Вы можете сделать для меня ксерокопию?" "Кажется, это на странице 157." "Извините, я забыл документ дома".

Это шесть вещей, которые вам никогда не придется говорить, если вы перейдете на безбумажный документооборот. Каждый бизнес должен подумать об этом. Вот шесть веских причин:

• Вы экономите место. Вы можете получить доступ ко всем своим документам с компьютера или мобильного устройства. У вас не будет кипы бумаг на столе или комнаты, заставленной шкафами для хранения документов.
• Поиск. Вы сможете легче найти нужную вам информацию. Вы сможете искать нужный вам файл, а если было выполнено оптическое распознавание символов, то и искать текст внутри файла.
• Доступ в любое время и в любом месте. Вы можете получить доступ ко всем своим документам с компьютера и взять их с собой на мобильном устройстве.
• Организация документов. Используйте файловую систему для организации и синхронизации документов или поместите их в систему управления документами, например Confluence, Microsoft SharePoint или Adobe Document Cloud, для большей гибкости.
• Обмен опытом и общение. Доступ к цифровым документам может получить любой сотрудник вашего офиса, ими легко обмениваться с другими людьми по электронной почте и через различные облачные сервисы.
• Безопасность. Цифровые документы можно легко резервировать, защищать паролем и хранить на защищенных носителях.

Что нужно знать заранее о переходе на безбумажный формат работы

Сканирование каждого бумажного документа в вашем офисе - это большая работа. Не усложняйте ее. Это начинается с выбора правильного инструмента для работы.

Скорее всего, у вас уже есть сканер - возможно, планшетный сканер, подключенный к недорогому принтеру. У вас может возникнуть соблазн начать со сканера, но вы наверняка пожалеете об этом. Помещать каждую страницу на сканер вручную и медленно сканировать по одной стороне за раз - это рецепт разочарования. Вы скорее сдадитесь, чем закончите. Работа, которая на правильном сканере заняла бы несколько секунд, займет у васчасы.

Сканер документов предназначен для быстрого сканирования больших многостраничных документов. Они имеют устройство подачи документов, позволяющее сканировать до 50 страниц за раз, и обычно сканируют обе стороны бумаги сразу (двустороннее сканирование). Поставляемое в комплекте программное обеспечение сохранит их в виде многостраничных PDF-файлов и выполнит оптическое распознавание символов, чтобы сделать их доступными для поиска - все в режиме реального времени.

Но полезно иметь под рукой и другие виды сканеров. Фотосканер более точно справится с изображениями, а планшетный сканер лучше справится с переплетенными материалами и тонкой бумагой. Приложение для сканирования на вашем телефоне позволит вам отсканировать чек в ресторане сразу же, а не вспоминать об этом позже.

Отсканировав все документы, следите за тем, как поступают новые бумаги, и постарайтесь остановить поток. Если есть возможность получать бумаги в электронном виде, воспользуйтесь ею!

Как мы выбирали эти лучшие сканеры документов

Положительные потребительские рейтинги

Я сканирую документы уже много лет, но имею реальный опыт работы только с двумя сканерами, поэтому мне необходимо опираться на более широкий спектр опыта. В этом обзоре я учитывал отраслевые тесты и отзывы потребителей.

Тесты экспертов отрасли дают подробную картину того, что можно ожидать от сканера. Например, Wirecutter потратил 130 часов на исследование и тестирование ряда сканеров в течение нескольких лет. Не менее полезны и потребительские отзывы. Те, кто приобрел сканер на собственные деньги, обычно честно и откровенно рассказывают о своем положительном и отрицательном опыте.

В этот обзор мы включили сканеры с потребительским рейтингом 3,8 звезды и выше, желательно с отзывами, оставленными сотнями пользователей.

Проводной или беспроводной

Традиционно сканер документов располагается на столе и подключается к одному из USB-портов компьютера. Во многих ситуациях это прекрасно работает, и именно так я и поступал на протяжении многих лет.

Если сканер используется несколькими людьми, имеет смысл выбрать беспроводную модель, которая может быть размещена в центральном месте и сканировать в различные места, включая мобильные устройства или даже непосредственно в облако.

Быстрое сканирование нескольких страниц

На начальном этапе у многих людей накопится огромное количество бумаг, которые необходимо отсканировать. Это точно мой опыт. В этом случае быстрый сканер может сэкономить вам недели работы.

Выбирайте сканер с автоподатчиком документов (ADF), который позволяет сканировать до 50 листов одновременно. Это особенно полезно для очень длинных документов, когда вы ожидаете получить многостраничный PDF. Также обратите внимание на высокую скорость сканирования (измеряется в страницах в минуту, или ppm) и возможность сканировать обе стороны бумаги одновременно.

Портативность

Если ваша работа отрывает вас от офиса на несколько дней, лучше приобрести более портативный сканер. Многие из самых портативных документ-сканеров не оснащены устройством подачи листов. Они подходят для сканирования одной страницы за раз, но при больших объемах работы они становятся неудобными.

Если вы покупаете второй сканер для этих целей, я рекомендую сканер Doxie Q. Если вы предпочитаете приобрести только один сканер для работы в офисе и путешествий, Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W предлагают лучший баланс функций.

Какие еще хорошие сканеры документов стоит включить в этот рекомендуемый список? Сообщите нам свое мнение.