インスタントメッセージ、テキストメッセージ、ビデオチャット、ソーシャルメディアなどの出現により、多くの人がEメールを忘れてしまいました。 しかし、ビジネスの世界では、Eメールは依然として重要なコミュニケーション手段なのです。

特にビジネスでメールを使う場合、プロフェッショナルな印象を与えることが重要です。 メッセージの末尾にプロフェッショナルな署名があれば、同僚、上司、クライアントに送るメールをよりフォーマルなものにすることができます。

まだ署名がない方、あるいは署名はあるが変更する方法を忘れてしまった方は、ぜひこの機会にご登録ください。

今回は、メールの署名を追加・変更し、プロフェッショナルな印象に仕上げる方法をご紹介します。

Gmailで署名を追加する方法

Gmailで署名を追加するのは簡単で、すぐにできます。 次の手順で行うだけです。

ステップ1：Gmailの設定に移動する

Gmailで、画面右上の「設定」アイコンをクリックします。

ステップ2：「すべての設定を見る」ボタンをクリックします。

ステップ3：「新規作成」ボタンをクリックする

画面下部の「署名」をクリックし、「新規作成」ボタンをクリックします。

ステップ4：署名の名前を入力する

名前を入力したら、「作成」ボタンをクリックします。 下の例では、自分の名前を使っただけですが、何を入力してもかまいません。

ステップ5：署名の入力

名前の右側にあるテキストウィンドウでは、署名にしたい情報をすべて入力できます。 テキストをフォーマットしたり、必要に応じて画像やURLリンクを追加することも可能です。

メールの署名をプロフェッショナルに見せるには、どのような情報を追加すればよいのでしょうか。 詳しくは、以下のセクションをご覧ください。

ステップ6：署名のデフォルトを設定する

新規メッセージに使用する署名と、返信・転送に使用する署名を選択する必要があります。 複数追加することができますので、新規メッセージと返信・転送メッセージで異なる署名を選択することができます。 複数の署名がある場合、すべての署名がドロップダウンリストに表示されます。

ステップ7：変更を保存する

画面の一番下までスクロールして、変更を保存するのを忘れないでください。 保存したら、完了です。

Gmailの署名を更新する方法

連絡先や役職が変わったときにサインを更新する必要がある場合もあれば、よりプロフェッショナルに見せるためにサインを変更する場合もあります。 どんな場合でも、サインの見た目が気に入らなくても心配はいりません。 簡単に修正することができます。

更新する場合は、新規作成時と同じ手順で行います。 設定（Step2）の署名の項目で、名前をクリックし、右側のテキストウィンドウで変更します。

ページの一番下まで行き、設定を保存するのを忘れないでください。

Gmailの署名にプロフェッショナルな印象を与える方法

メールの署名をプロフェッショナルに見せるには、さまざまな方法があります。 フルネームから始まり、あなたの仕事や立場に関連する情報が続きます。 最も付加価値が高くなるのは、次のようなものです。

1.名称

カジュアルな職場や顧客でない限り、ニックネームや短縮名は使わず、正式な名前を使うのがよいでしょう。

2.タイトル

特に、あなたのことをよく知らない相手や、過去に一緒に仕事をしたことがない相手にとっては、これは非常に重要なことです。

3.会社名

会社に勤めている場合は、誰に勤めているのか、特定の会社に勤めていない場合は、"Independent Contractor" や "Freelance Developer" と書くとよいでしょう。

会社情報を追加する場合、会社のロゴを追加するとよいでしょう。 会社にメール署名の標準フォーマットがあるかどうか尋ねてみましょう。

4.認定資格

また、認定資格にはロゴやシンボルマークが付属しているものもありますので、そちらも追加してください。

5.お問い合わせ先

電話番号や会社のウェブサイトなど、連絡先を記載しましょう。 また、メールアドレスはメッセージの「From」セクションに記載されていますが、記載しても問題ありません。 相手が見つけやすい場所に記載しても問題ありません。

6.ソーシャルメディア情報

LinkedInなどの専門的なソーシャルメディアのアカウントにリンクすることを検討してもよいでしょう。

7.写真

顔写真の掲載は任意ですが、相手が誰であるかを確認するために、プロフェッショナルな顔写真を使用することをお勧めします。

Gmailの署名に書いてはいけないこと

情報を盛り込みすぎると、ごちゃごちゃして読みづらくなります。 誰も気にしないような情報ばかりだと、受け取った人はまったく無視する可能性が高くなります。

Gmailの署名に好きな言葉を入れている人を時々見かけますが、会社が使っている標語やスローガンでない限り、そのような言葉を入れるのは避けた方がいいでしょう。 意見的、政治的、論争の的になるような言葉は、誰かを怒らせるかもしれないし、職場はそんなことをしたい場所ではないでしょう。

Gmailの署名は、本文の邪魔にならないようにしましょう。

署名は、あなたが誰であるか、何をしているか、誰のために働いているか、あなたに連絡する方法、そしてなぜあなたが信頼できるかを伝える情報を提供する必要があります。 これらは、あなたのメッセージを損なうものではありません。

なぜGmailのメール署名が必要なのですか？

Eメールの署名は、送信ボタンを押す前に自動的に入力されるものであっても、あなたのメッセージの重要な一部となるのです。

電子メールの署名は時間の節約になります。 たくさんの電子メールを送信する場合、あなたの名前と情報を自動的に下部に追加することで、多くの不満や混乱を避けることができます。

また、急ぎのメッセージを送る際に起こりがちな連絡先の記入漏れも防ぐことができます。

最後に、Gmailの署名は一貫性があり、毎回同じ情報を正しく送信します。 電話番号が正しいかどうか、相手が誰からのメールかわからないかどうか、心配になったことはありませんか？

Gmailのメール署名は、受信者が誰からのメッセージなのかを確実に知ることができるようにします。

最後の言葉

メール署名は、Gmailのメッセージに欠かせない要素です。 あなたの重要な情報を提供し、読者にあなたに連絡する別の方法を提供します。 必要な情報を自動的に入力することで時間を節約し、すべての受信者に常に同じ情報を送信できるようにします。

Gmailのメールシグネチャを設定したら、頻繁に見直し、自分の情報が変更されるたびに最新の状態に保つようにしてください。

この記事が、Gmailでプロフェッショナルなメール署名をデザインする際にお役に立てれば幸いです。 ご質問やご意見がありましたら、お気軽にお寄せください。