Претрупани ли сте с хартия? Омръзнало ли ви е от картотеки и претрупано бюро? Може би четете тази статия, защото сте решили, че е време да се откажете от хартията. Може би никога няма да премахнете напълно хартията от офиса си, но можете лесно да направите електронна версия на всеки лист хартия, който имате. Документите ви ще бъдат по-лесни за достъп, по-лесно ще се намират и по-лесно ще се споделят. За да започнете, щеимате нужда от качествен скенер за документи.

Скенерът за документи е предназначен за бързо сканиране на многостранични документи и за превръщането им в електронни документи с възможност за търсене. Обикновено те разполагат с надеждни листоподаващи устройства, които могат да поберат десетки страници хартия, могат да сканират едновременно и двете страни на страницата и се предлагат в комплект със софтуер, който може да запише всички тези страници в PDF файл с възможност за търсене.

Много от тях вече са безжични, така че не е необходимо да стоят на бюрото ви, прикрепени към компютъра. Те могат да сканират на различни места, включително компютри, мобилни устройства и облак.

ScanSnap iX1500 на Fujitsu Мнозина смятат, че това е най-добрият наличен скенер за документи. Съгласен съм с това и имам такъв в собствения си офис. Той е бърз и надежден, а големият му сензорен екран ви позволява да сканирате дълги документи на различни места, без дори да използвате компютър.

За мобилна употреба Doxie Q определено си струва да се разгледа. Той е лек и малък, захранва се с батерия, предлага основно подаващо устройство за листове, може да се свързва безжично с вашите устройства и дори да сканира на SD карта, без да са необходими други устройства.

Повечето потребители ще бъдат напълно доволни, ако изберат един от тези скенери (или и двата), но те не са единствените ви възможности. Включваме редица други високо оценени скенери, които също могат да ви допаднат. Прочетете, за да откриете кой е най-добрият за вас.

Защо да ми се доверите за това ръководство за купуване?

Преди шест години имах тави, чекмеджета и кутии, пълни с документи, и невинаги беше лесно да намеря правилния документ. Бях запален потребител на Evernote и от известно време обмислях да се откажа от хартията. След като направих проучване, купих Fujitsu ScanSnap S1300i.

Преди да се потопя в сканирането на всички тези страници, прекарах известно време в експериментиране с настройките и в търсене на това, което искам. Накрая конфигурирах включения в комплекта софтуер да създава PDF файлове с много страници, да извършва OCR, така че PDF файловете да могат да се търсят, и да ги изпраща направо в Evernote. Сканирането по този начин беше бързо и безпроблемно и ставаше с натискането на един бутон на скенера.

След това дойде тежката работа: месеци на сканиране. Правех го в свободното си време, обикновено само по няколко минути, понякога и по-дълго. Имах много малко проблеми. Понякога някоя страница се заклещваше (заради скоба или разкъсване), но след като разблокирах машината, сканирането продължаваше от мястото на заклещването. Не се налагаше да започвам отначало. Като цяло процесът беше много гладък.

Имаше някои финансови документи, които трябваше да запазя за няколко години по правни причини, затова ги поставих в големи, ясно обозначени пликове и ги сложих на съхранение. Запазих някои документи по сантиментални причини. Всички нови документи се сканираха, когато постъпваха, но се опитах да намаля това до минимум, като се уверих, че сметките и другата кореспонденциями бяха изпратени по имейл.

Бях много доволен от начина, по който всичко се получи. Възможността да имам достъп до документите си и да ги организирам в цифров вид е от огромно значение. Затова тази година реших да премина към Fujitsu ScanSnap iX1500.

Ето защо:

• Тавата за документи може да побере повече листове хартия, така че по-лесно мога да започна някои мащабни проекти за сканиране, включително голяма колекция от ръководства за обучение от курсове, които съм провеждал.
• Той е безжичен, така че не е необходимо да стои на бюрото ми.
• Мога да го поставя на по-достъпно място, за да могат и други членове на семейството да го използват.
• Тъй като е безжичен, те могат да сканират направо на собствените си телефони, така че не се налага да им изпращам сканирания от моя компютър.
• Тъй като може да сканира директно в облака, не са необходими компютри или устройства. Това е решение "всичко в едно".

За да допълня собствения си опит в използването на скенери за документи, внимателно проверих и други скенери, като взех предвид индустриалните тестове и отзивите на потребителите. Надявам се, че този обзор ще ви помогне да направите своя избор на скенер за документи.

Най-добър скенер за документи: Победителите

Най-добър избор: Fujitsu ScanSnap iX1500

Сайтът Fujitsu ScanSnap iX1500 Безжичен, с голям сензорен екран, който го прави лесен за използване, и предлага много бързо двустранно цветно сканиране на до 50 листа едновременно. Сканираните документи се обработват така, че дори могат да изглеждат по-добре от оригиналния документ, а включеният в комплекта софтуер създава многостранични PDF файлове с възможност за търсене.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 50 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 30 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Тегло: 7,5 фунта, 3,4 кг

ScanSnap iX1500 почти навсякъде се смята за най-добрия наличен скенер за документи, макар и доста скъп. Единствените хора, които изглежда не го харесват, са потребителите на предходния модел, ScanSnap iX500.

Много от тези потребители смятат, че предишният скенер е бил по-здрав и че натискането на един бутон е било по-лесно, отколкото работата с новия сензорен екран. В резултат на това много от тях дадоха на iX1500 оценка от една звезда - доста несправедливо, ако питате мен.

Въпреки че iX500 вече е спрян от производство, той все още е наличен за закупуване и е включен като опция по-долу. По-добър ли е от iX1500 във всяко отношение? Категорично не и много потребители са доволни от ъпгрейда. Има нов 4,3-инчов сензорен екран, който улеснява използването му, а ако сканирате директно в облака, той работи като самостоятелно устройство, без да е необходим компютър.

Защо ScanSnap iX1500 е толкова популярен? Той е отлична комбинация от скорост, функции и лекота на използване. Бърз е, сканира и двете страни до 30 страници в минута (въпреки че три скенера, изброени по-долу, са по-бързи), а сканирането е безшумно. 50 листа хартия се побират в надеждното му автоматично подаващо устройство за документи, а свързването през Wi-Fi към вашия компютър или мобилно устройство е изключително лесно.

Освен това в комплекта е включен софтуер, който автоматично подобрява сканирането и премахва празните страници, както и дава възможност за OCR.

Скенерът автоматично определя размера на хартията и дали тя е цветна или черно-бяла, автоматично завърта сканирането, ако поставите хартията по неправилен начин, и дори може да определи настройките за качество на изображението, необходими за документа.

Въпреки че е много интелигентен, можете също така точно да укажете на скенера какво да прави. Най-лесният начин да направите това е като създадете няколко профила за сканиране, които предварително определят настройките за сканиране и мястото, на което се изпраща сканираният документ. Икона за всеки профил е налична на сензорния екран на скенера за максимално удобство. Скенерът е доста компактен и се предлага в черно или бяло.

Той не се доставя с ръководство за употреба, въпреки че има добро ръководство, достъпно онлайн. Особено ми харесва подробният раздел "Употреби", в който подробно се обяснява как да използвате скенера за дълъг списък от приложения, включително споделяне на документи, сканиране на списания, създаване на фотоалбум, организиране на пощенски картички и сканиране на пликове и разписки.

Но скенерът не е перфектен. Някои потребители посочват, че изображенията губят малко от качеството си, и това е вярно - в края на краищата, това не е скенер за снимки. Някои потребители съобщават за грешки в включения в комплекта софтуер, но повечето от тях изглежда са били отстранени чрез последващи актуализации. Все още чакам техническата поддръжка да ми помогне с един проблем относно запазването в облака и изглежда, че не съм сам.положителен резултат.

Повечето потребители изглеждат доволни от скенера. iX1500 е доста издръжлив и един потребител актуализира прегледа си след една година, за да съобщи, че всичко все още работи надеждно - двигатели, ролки, подавания и софтуер. Той успява да вземе сложна задача и да я направи възможно най-бърза и лесна.

Прочетете пълното ми ревю за ScanSnap iX1500, ако искате да научите повече за този скенер.

Най-преносим: Doxie Q

Ако търсите скенер за преносима употреба, препоръчвам Doxie Q . Акумулаторната му батерия може да се справи с 1000 сканирания с всяко зареждане, така че няма да ви се налага да носите захранващ кабел. Можете да запазвате сканиранията си директно в 8 GB SD памет, така че дори не е необходимо да включвате компютъра си.

Ако искате да използвате компютъра или iOS устройството си, скенерът е безжичен, така че не е необходимо да носите USB кабел със себе си, а отварящото се ADF ви позволява да сканирате документи с дължина до осем страници.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 8 листа,
• Двустранно сканиране: Не,
• Скорост на сканиране: 8 ppm (едностранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Тегло: 1,81 lb, 0,82 kg.

Doxie Q е тънък и компактен и това е скенерът, който бих избрал, ако сканирам много по време на път, далеч от офиса. Той е специално проектиран за мобилна употреба и няма да ви се налага да носите захранващ кабел, USB кабел или дори компютър.

По подразбиране сканиранията ви ще отиват директно в картата с памет и това е чудесно за мобилна употреба, но също така означава, че ще трябва да извършите OCR на компютъра си по-късно, като допълнителна стъпка. Ако предпочитате, можете да сканирате към компютъра си чрез USB, като активирате функцията Свързано сканиране, но дори тогава извършвате автоматичен импорт от SD картата, а не сканирате директно към компютъра.

За преносима употреба този скенер изглежда близък до идеалния, но са направени някои компромиси, за да се постигне неговата преносимост. Той е бавен - почти една четвърт от скоростта на нашия печеливш скенер по-горе - има доста ограничено автоматично подаващо устройство за документи и не може да извършва двустранно сканиране. Използването му ще изисква повече време и усилия, но можете да го направите по време на път, без дори да включвате компютъра си.

За преносим скенер това изглежда разумно, но не и ако това е единственият ви скенер. Doxie Q е твърде бавен, ако искате да го използвате редовно и в офиса.

Ако искате един скенер, който може да прави всичко, препоръчвам Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W по-долу. Те са по-бързи и могат да сканират двете страни на страницата едновременно, като същевременно са доста портативни. Но не работят на батерия, а S1300i не предлага безжична връзка - трябва да включите компютъра си и да включите скенера към USB порт.

Други страхотни най-добри скенери за документи

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Въпреки че вече не се използва, ScanSnap iX500 Макар че има само един бутон и няма сензорен екран, много потребители харесват неговата простота и гъвкавост - инициирането на сканиране с кратко натискане ще извърши различен тип сканиране, отколкото при дълго натискане. Някои потребители смятат, че този скенер изглежда по-добре и се усеща по-здрав от наследника му, iX1500 (по-горе).

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 50 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 25 ppm,
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Тегло: 6,6 фунта, 2,99 кг.

Освен липсата на сензорен екран, iX500 е много подобен на iX1500 по-горе: има същото подаващо устройство за 50 листа, разделителна способност 600 dpi, Wi-Fi и USB интерфейси и компактен дизайн. Сканира малко по-бавно (но все пак двустранно) и позволява да настроите профили за сканиране, въпреки че няма да намерите икона за всеки от тях на скенера.

Потребителите го наричат "работен кон". Предлага се от 2013 г., така че е имало много възможности да се изпробва издръжливостта му, а някои потребители сканират стотици страници всеки ден. Изглежда, че е любим в адвокатските кантори, където служителите трябва да се справят с безумно много документи. Една адвокатска кантора си купи такъв през 2013 г. и когато той умря през 2017 г., веднага отидоха и купиха друг.

Друг потребител си купи такъв скенер за проект за сканиране, за който смяташе, че ще отнеме седмици, а го завърши за един ден. Това се дължи не само на скоростта на скенера, но и на лекотата на използване.

Но ако се съди по коментарите на някои потребители, изглежда, че настройката на Wi-Fi не е толкова лесна, колкото при iX1500. Някои потребители намират софтуера за по-труден за настройване, отколкото са очаквали, и тези потребители са както от лагера на Windows, така и от лагера на Mac. Но след като софтуерът ScanSnap е настроен, времето, необходимо от натискането на бутона за сканиране до получаването на многостраничен PDF файл с възможност за търсене, обикновено е значително по-бързо отпринтери на други производители.

2. RavenScanner Original

Сайтът RavenScanner Original Той има голям сензорен екран за сканиране без използване на компютър, подаващо устройство за документи за 50 листа, максимална разделителна способност 600 dpi и работи безжично или по кабел (но използва Ethernet, а не USB). Скоростта му на сканиране обаче е почти наполовина по-ниска от тази на нашия победител.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 50 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 17 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet,
• Тегло: 6,17 фунта, 2,8 кг.

От сензорния екран на скенера можете да правите още повече неща, отколкото при нашия победител. Подобно на ScanSnap iX1500, RavenScanner може да изпраща сканираните документи на редица места, включително в облака, но също така може да ги изпраща по имейл или факс директно от скенера и да ги записва на свързано флаш устройство. Можете дори да извършвате основно редактиране на документи с помощта на 7-инчовия сензорен екран.

Този скенер е нов продукт за 2019 г., така че е трудно да се прецени как ще издържи на дългосрочна употреба. Досега потребителите изглеждат много доволни и скенерът има най-висока оценка от всички в този преглед, но все още няма достатъчно отзиви, за да се даде на тази оценка твърде голяма тежест. Потребителите харесват възможността да сканират без компютър и го сравняват много положително със скенерите Fujitsu.

Ако търсите нещо по-мощно и сте готови да платите допълнително, компанията предлага и по-скъп скенер с по-добри характеристики, а именно RavenScanner Pro . Той има 8-инчов сензорен екран, подаващо устройство за 100 листа и може да сканира 60 страници в минута.

3. Epson DS-575

Сайтът Epson DS-575 Когато е затворен, той изглежда подобно на нашия победител, но вместо сензорен екран има поредица от бутони и светлини. Той също така има подобни спецификации, включително малко по-висока скорост на сканиране. Въпреки че съществува по-дълго от iX1500, той не е придобил същата популярност на пазара.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 50 листа, 96 отзива,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 35 ppm (двустранно)
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Тегло: 8,1 lb, 3,67 kg.

Epson DS-575 има повече общо с по-стария ScanSnap iX500, отколкото с новия iX1500. Той предлага безжична или USB връзка, позволява да сканирате към компютъра, мобилното устройство или облака и включва подаващо устройство за 50 листа и много бързо двустранно сканиране. Могат да се създават профили за различни видове сканиране. Но той няма сензорен екран, което ви прави по-зависими от компютъра или устройството.при избора на опции за сканиране.

Потребителските отзиви като цяло са положителни. Потребителите намират софтуера за по-лесен за инсталиране от този на Fujitsu - въпреки че се оплакват, че трябва да го изтеглят, но с по-малки възможности, след като бъде инсталиран. Потребителите също така намират, че възстановяването след засядане на хартия не е толкова безболезнено, колкото при използването на ScanSnap - въпреки че за щастие засяданията изглеждат доста редки, а черно-белите сканирания не са със същото качество като цветните.

Друга много подобна алтернатива от Epson е ES-500W . Той има идентични спецификации и много сходен дизайн, но е черен, а не бял. Един от проблемите в гамата на Epson е липсата на диференциация. Тези скенери са толкова сходни, че е трудно да се разбере защо бихте избрали единия вместо другия. Налични са и безжични версии на двата скенера на намалена цена.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

Сайтът S1300i е по-малкият брат на ScanSnap iX1500. Скоростта му е наполовина по-ниска и за да работи, трябва да бъде включен към компютъра ви. Той е по-мощен от Doxie Q, но не е толкова портативен. Използвах го за сканиране на хиляди листове хартия в продължение на няколко години и никога не съм имал проблем.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 10 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 12 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: USB,
• Тегло: 3,09 фунта, 1,4 кг.

Въпреки че не е толкова бърз, колкото нашият победител, 12 двустранни страници в минута не е лошо. (Но имайте предвид, че скоростта пада до само 4 страници в минута при използване на USB захранване, така че за по-големи задачи за сканиране определено ще искате да се включите към захранването.) Ако имате огромно количество документи за сканиране, ще свършите работата два пъти по-бързо с iX1500, но ако преносимостта или цената са важни за вас, този скенер еотлична алтернатива.

Подаващото устройство за документи побира само 10 страници, но понякога успявах да побера повече. А за много големи документи успявах да добавям още страници, докато последният лист се сканираше, за да се получи един многостраничен PDF файл, който съдържа всяка страница.

Работата с един бутон е доста интуитивна и успях да създам няколко профила за сканиране на компютъра си. Не успях обаче да ги избера от скенера, както можете да направите с iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

За преносим скенер Brother ADS-1700W Има много функции. 2,8-инчов сензорен екран, безжична връзка и автоматично подаващо устройство за документи за 20 листа. Може да извършва двустранно сканиране с бърза скорост от 25 стр. в минута (значително по-бързо от другите преносими скенери, които разглеждаме).

Но трябва да го включите в електрически контакт. Той не разполага с батерия като Doxie Q и не работи с USB захранване като ScanSnap S1300i.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 20 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 25 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, micro-USB,
• Тегло: 3,3 фунта, 1,5 кг.

Подобно на ScanSnap iX1500, можете да създавате преки пътища за определени видове сканирания, които ще се показват като икони на сензорния екран. Можете да сканирате директно от USB флаш памет, така че е възможно сканиране без компютър.

Алтернативно можете да сканирате директно към компютъра или мобилното си устройство. Потребителите обаче бяха изненадани да научат, че скенерът не може да сканира директно към облака, FTP или имейл без помощта на компютър. Официалният уебсайт изглежда е малко подвеждащ тук.

Скоростта на сканиране е значително по-висока от тази на други преносими скенери, а автоматичното подаващо устройство за документи побира 20 листа, което отново е по-добро от това на конкуренцията. Това прави този скенер отличен, ако искате да го използвате както в офиса, така и на път. Въпреки че ще трябва да носите със себе си захранващ кабел, Wi-Fi връзката прави носенето на micro-USB кабел незадължително.

Въпреки че според мен Doxie Q предлага най-доброто преносимо изживяване - не е необходимо да се включвате към захранването или да носите компютър - ADS-1700W е по-добър избор за потребителите, които дават приоритет на по-бързото сканиране и подаващото устройство за документи с по-голям капацитет. Само имайте предвид, че е два пъти по-тежък и ще трябва да носите със себе си захранващ кабел.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Нека се обърнем към някои по-скъпи опции. Brother ADS-2800W е по-голям и по-тежък от нашия победител, но предлага по-бързо сканиране със скорост 40 стр. в минута и възможност за избор на Wi-Fi, Ethernet и USB. Той е предназначен за малки и средни работни групи и поддържа дестинации за сканиране, които са по-подходящи за тази среда, като мрежови папки, FTP, SharePoint и USB флаш памети.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 50 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 40 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Тегло: 10,03 lb, 4,55 kg.

Подобно на ScanSnap iX1500, ADS-2800 ви позволява да сканирате към редица дестинации директно от (малко по-малкия) 3,7-инчов сензорен екран на устройството. Сканираното изображение се оптимизира, като се премахват дупките, почистват се ръбовете и се премахва фоновият шум.

Но въпреки високата скорост на сканиране един потребител се разочарова от продължителността на обработката на документа след сканирането. Той съобщи, че един документ от 26 страници е отнел 9 минути и 26 секунди, а скенерът е бил неизползваем през това време. Изглежда, че той е използвал мощен компютър и не съм сигурен, че е била допусната грешка на потребителя.

Софтуерът звучи по-ограничено от този на Fujitsu. Например, когато инициирате сканиране от сензорния екран, само един компютър може да бъде дестинация. За да изпратите сканиране до други компютри, трябва да инициирате сканирането от този компютър.

Ако искате повече мощност и сте готови да платите за нея, разгледайте Брат I mageCenter ADS-3000N. Той предлага още по-бързо сканиране със скорост 50 стр./мин. и е предназначен за средни и големи работни групи, но не разполага със сензорен екран и не поддържа Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Серията скенери ScanSnap на Fujitsu е предназначена за домашния офис. fi-7160 е един от техните скенери за работни групи. Той струва значително повече, но има подаващо устройство за документи, което може да побере 80 страници (вместо 50), и сканира със скорост 60 стр. в минута (вместо 30). Устройството обаче е по-голямо и по-тежко и няма сензорен екран.

На пръв поглед:

• Подаващо устройство за листове: 80 листа,
• Двустранно сканиране: Да,
• Скорост на сканиране: 60 ppm (двустранно),
• Максимална разделителна способност: 600 dpi,
• Интерфейс: USB,
• Тегло: 9,3 фунта, 4,22 кг.

Този скенер е проектиран така, че да даде възможност на работната група да сканира големи многостранични документи по-бързо от всякога. За да постигне това, той предлага по-висока скорост на сканиране и по-голямо подаващо устройство за документи от всеки друг скенер, който покриваме, и е оценен като способен да обработва по 4000 сканирания на ден. Ако целта ви е да използвате безсмислен подход за изпълнение на голяма задача за сканиране, fi-7160 е добър избор.

Но тази мощ има своята цена: този скенер не предлага безжична връзка или сензорен екран. Ще трябва да държите принтера включен към USB порта на един компютър в офиса и да избирате опциите за сканиране от включения в комплекта софтуер, работещ на този компютър.

Потребителите го намират за солиден скенер при обработката на големи обеми хартия на едно бюро, например в адвокатска кантора, и много офиси купуват по няколко устройства. Качеството на продукцията е много високо, а при подходяща конфигурация обикновено можете просто да започнете сканиране, като натиснете бутона на машината.

Защо да не използваме хартия?

"Къде е този документ?" "Защо бюрото ми е толкова затрупано?" "По азбучен ред ли се папка?" "Може ли да ми го ксерокопирате?" "Мисля, че е на страница 157." "Съжалявам, оставих документа вкъщи."

Това са шест неща, които никога няма да ви се налага да казвате, след като преминете към безхартиено счетоводство. Всеки бизнес трябва да обмисли това. Ето шест основателни причини:

• Спестявате място. Имате достъп до всички документи от компютъра или мобилното си устройство. Няма да имате купища хартия на бюрото си или стая, пълна с картотеки.
• Търсене. Можете по-лесно да намерите желаната информация. Ще можете да търсите необходимия ви файл, а ако е извършено оптично разпознаване на символи, ще можете да търсите и текст във файла.
• Достъп по всяко време и навсякъде. Можете да получите достъп до всичките си документи от компютъра си и да ги вземете със себе си на мобилно устройство.
• Организация на документите. Използвайте файловата система, за да организирате и синхронизирате документите си, или ги поставете в система за управление на документи като Confluence, Microsoft SharePoint или Adobe Document Cloud за по-голяма гъвкавост.
• Споделяне и комуникация. Достъпът до цифрови документи е възможен за всеки служител в офиса и те могат лесно да се споделят с други лица чрез имейл и различни облачни услуги.
• Сигурност. Цифровите документи могат лесно да се архивират, да се защитават с парола и да се съхраняват на защитени носители.

Какво трябва да знаете предварително за преминаването към безхартиена употреба

Сканирането на всеки хартиен документ в офиса ви е голяма работа. Не я усложнявайте повече, отколкото е необходимо. Това започва с избора на правилния инструмент за тази работа.

Вероятно вече притежавате скенер - вероятно плосък скенер, прикрепен към евтин принтер. Може би се изкушавате да започнете с този скенер, но вероятно ще съжалявате. Ръчното поставяне на всяка страница върху скенера и бавното сканиране на една страна по една е рецепта за разочарование. По-вероятно е да се откажете, отколкото да завършите. Работа, която би отнела секунди на правилния скенер, ще ви отнемечасове.

Скенерът за документи е предназначен за бързо сканиране на големи многостранични документи. Те имат подаващо устройство за документи, което ви позволява да сканирате до 50 страници едновременно, и обикновено сканират двете страни на хартията едновременно (двустранно сканиране). Включеният в комплекта софтуер ще ги съхрани като многостранични PDF файлове и ще извърши оптично разпознаване на символи, за да ги направи годни за търсене - всичко това в реално време.

Фотоскенер ще се справи по-точно с изображенията, а плосък скенер ще се справи по-добре с подвързаните материали и деликатната хартия. Приложение за сканиране на телефона ви ще ви позволи да сканирате касова бележка в ресторант на място, вместо да помните да го направите по-късно.

След като сте сканирали всички документи, следете за постъпването на нови документи и се опитайте да спрете потока. Ако има възможност да получавате документите по електронен път, използвайте я!

Как избрахме тези най-добри скенери за документи

Положителни оценки на потребителите

Сканирам документи от години, но имам реален опит само с два скенера, така че трябва да се възползвам от по-широк спектър от опит. В този преглед съм взел предвид индустриалните тестове и потребителските отзиви.

Тестовете на експерти от бранша дават подробна представа за това какво да очаквате от даден скенер. Например Wirecutter е прекарал 130 часа в проучване и тестване на редица скенери в продължение на няколко години. Потребителските отзиви са също толкова полезни. Човек, който е закупил скенер със собствени средства, обикновено е честен и откровен за положителните и отрицателните си преживявания.

В този преглед сме включили скенери с потребителска оценка от 3,8 звезди и повече, за предпочитане с отзиви, оставени от стотици потребители.

Жични или безжични

Традиционно скенерът за документи стои на бюрото ви и е включен към един от USB портовете на компютъра ви. В много ситуации това работи перфектно и това беше моята настройка в продължение на много години.

Но това затруднява достъпа на други хора до скенера и увеличава безпорядъка на бюрото ви. Когато скенерът се използва от няколко души, има смисъл да изберете безжичен модел, който може да бъде поставен на централно място и да сканира на няколко места, включително мобилни устройства или дори директно в облака.

Бързо сканиране на няколко страници

Като първоначална стъпка много хора имат огромен брой изостанали документи, които трябва да бъдат сканирани. Това със сигурност е моят опит. В този случай един бърз скенер може да ви спести седмици работа.

Изберете скенер с автоматично подаващо устройство за документи (ADF), което ви позволява да сканирате до 50 листа наведнъж. Това е особено полезно за много дълги документи, при които очаквате да получите PDF файл от няколко страници. Търсете също така висока скорост на сканиране (измервана в страници в минута или ppm) и възможност за сканиране на двете страни на хартията едновременно.

Преносимост

Ако работата ви отвежда далеч от офиса за няколко дни, може да си купите по-преносим скенер. Много от най-преносимите скенери за документи не разполагат с подаващо устройство за листове. Те са подходящи за сканиране само на по една страница, но стават неудобни при по-големи задачи.

Затова в този кръг сме включили само преносими скенери с ADF. Ако купувате втори скенер за тази цел, препоръчвам Doxie Q. Ако предпочитате да закупите само един скенер за работа в офиса и за пътуване, Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W предлагат по-добър баланс на функциите.

Има ли други добри скенери за документи, които си струва да бъдат включени в този препоръчителен списък? Споделете мнението си.