Если вы используете Microsoft Word для работы, возможность вставки PDF-файла в документ может оказаться крайне важной. Как технический писатель и инженер-программист, я часто пользуюсь этой функцией.

Когда у меня есть отчет, созданный в формате PDF из другого приложения, и мне нужно вставить его в документ Word, использование этой функции может сэкономить время. Я не хочу заново набирать всю эту информацию в Word.

К счастью, мне не придется этого делать, и вам тоже. С помощью нескольких простых шагов вы можете легко вставить PDF в свой документ. Узнайте, как это сделать, ниже.

Краткие заметки

Существует несколько методов вставки PDF-файла в документ Word.

Один из быстрых и простых способов - открыть документ PDF, выделить весь текст, скопировать его, а затем вставить в Word.

Этот метод работает для некоторых текстов, но если в PDF есть форматирование, вы, скорее всего, потеряете его; оно не будет выглядеть правильно после вставки в Word. Кроме того, вы можете потерять данные. По этим причинам мы не рекомендуем это решение.

Другими способами являются вставка PDF-файла или перетаскивание его в документ Word. Я предпочитаю вставлять его как объект; я чувствую, что у меня больше контроля над тем, куда и как он будет добавлен. Ниже мы рассмотрим оба способа.

Связывать или не связывать

Когда вы используете один из описанных ниже способов вставки PDF, вам нужно решить, хотите ли вы, чтобы он был связан с документом Word или нет. Что это значит?

Ссылка

Ссылка на PDF-файл может быть полезной, если информация в нем будет меняться или обновляться. Использование ссылки подобно использованию ярлыка: когда вы нажимаете на значок в документе Word, вы открываете фактический PDF-файл в его внешнем расположении.

Любые изменения, внесенные в PDF, будут отображаться в документе Word; нет необходимости обновлять его при каждом изменении PDF. Звучит здорово, правда?

Недостаток: PDF не встраивается в документ Word. Поэтому вам всегда нужно хранить копию PDF в том же месте, где вы его связали. Если Word doc не может найти файл PDF, он не сможет его открыть и отобразить.

Без ссылки

Если вы не установите ссылку, Word встроит PDF в документ Word. PDF будет частью документа; независимо от того, куда вы его отправите, скопируете или откроете, документ Word все равно будет содержать PDF-файл.

Положительный момент: вам не нужно беспокоиться о том, чтобы отправлять PDF и документ Word при совместном использовании.

Отрицательный момент: если вам понадобится внести обновления в PDF-файл, они не будут автоматически отображаться в Word. Вам придется удалить PDF-файл из документа Word, а затем снова вставить его.

Метод 1: Вставка в качестве объекта

Метод 1 является предпочтительным. Он обеспечивает большой контроль и точность.

Примечание: Приведенные ниже скриншоты относятся к старой версии MS Word. Однако шаги остаются такими же и в новых версиях Word.

Шаг 1: Выберите место в документе Word, куда вы хотите вставить PDF-файл.

Шаг 2: В Microsoft Word перейдите на вкладку меню "Вставка".

Шаг 3: Выберите "Объект", чтобы вставить объект.

Эта опция обычно находится в правой верхней части панели инструментов. В более новых версиях Word она может отображать только значок с маленьким окошком в разделе "Текст". Наведите курсор на значки, чтобы определить тот, который помечен как "Объект".

Шаг 4: Выберите вкладку "Создать из файла".

Когда появится окно объекта, вы увидите две вкладки. Выберите вкладку "Создать из файла".

Шаг 5: Выберите файл PDF.

Нажмите кнопку "Обзор", перейдите в папку, где хранится ваш PDF-файл, и выберите его.

Шаг 6: Выберите свои опции.

Если вы хотите вставить PDF в виде ссылки (как обсуждалось выше), установите флажок "Ссылка на файл".

Если вы хотите, чтобы файл отображался только в виде значка, установите флажок "Отображать как значок". Будет отображаться значок, представляющий файл PDF; если вы дважды щелкните его, откроется PDF. Если вы не установите этот флажок, то весь документ будет вставлен в ваш документ Word.

После завершения выбора нажмите кнопку "OK". PDF будет вставлен в документ. Смотрите примеры ниже. На изображении слева показан PDF, а на изображении справа - только значок.

Метод 2: Перетаскивание

Метод перетаскивания прост, но у него есть недостаток: вы не можете контролировать процесс перетаскивания. как вставляется PDF-файл.

PDF будет несвязанным; в зависимости от версии Word, которую вы используете, он будет отображаться как значок или как сам документ. У меня старая версия Word 2010 года, в которой PDF отображается полностью. Однако когда я попробовал это в Word 365, он отобразил только значок.

Я использую старую версию Word на машине с Windows 7, поэтому ваша может выглядеть иначе. Однако в новых версиях Word шаги выполняются точно так же.

Шаг 1: Прокрутите страницу до того места в документе Word, куда вы хотите вставить PDF-файл.

Шаг 2: Откройте проводник файлов Windows и перейдите к PDF, который вы хотите вставить.

Шаг 3: Выберите PDF и перетащите его в документ Word.

Чтобы выбрать и перетащить файл, щелкните PDF-файл левой кнопкой мыши и удерживайте ее нажатой, затем аккуратно перетащите файл так, чтобы он оказался поверх документа Word.

Как только он окажется в нужном месте, отпустите левую кнопку мыши, и PDF будет помещен в это место.

Если у вас возникнут проблемы с тем, как представлен PDF, вы всегда можете удалить его из документа и вставить заново.

На этом я завершаю эту статью, надеюсь, она будет вам полезна. Как всегда, дайте мне знать, если у вас возникнут проблемы при попытке вставить PDF в документ Word.