Si vous utilisez Microsoft Word pour votre travail, la possibilité d'insérer un fichier PDF dans un document peut s'avérer cruciale. En tant que rédacteur technique et ingénieur logiciel, j'utilise souvent cette fonction.

Lorsque je dispose d'un rapport créé au format PDF à partir d'une autre application et que je dois l'insérer dans un document Word, l'utilisation de cette fonction peut me faire gagner du temps, car je ne veux pas avoir à retaper toutes ces informations dans Word.

Heureusement, je n'ai pas à le faire, et vous non plus. En quelques étapes simples, vous pouvez facilement insérer le PDF dans votre document. Découvrez comment ci-dessous.

Notes rapides

Il existe plusieurs méthodes permettant d'insérer un PDF dans un document Word.

Une méthode simple et rapide consiste à ouvrir le document PDF, à sélectionner tout le texte, à le copier, puis à le coller dans Word.

Cette méthode fonctionne pour certains textes, mais si le PDF comporte des éléments de mise en forme, vous risquez de les perdre ; l'aspect ne sera pas correct une fois que vous l'aurez collé dans Word. En outre, vous risquez de perdre des données. Pour ces raisons, nous ne recommandons pas cette solution.

Les autres méthodes consistent à insérer le fichier PDF ou à le glisser-déposer dans votre document Word. Je préfère l'insérer en tant qu'objet ; j'ai l'impression d'avoir plus de contrôle sur l'endroit où il va et sur la façon dont il est ajouté. Nous couvrons les deux méthodes ci-dessous.

Lier ou ne pas lier

Lorsque vous utilisez l'une des méthodes ci-dessous pour insérer votre PDF, vous devrez décider si vous souhaitez qu'il soit lié au document Word ou non. Qu'est-ce que cela signifie ?

Lié à

L'utilisation d'un lien peut être utile si les informations qu'il contient sont appelées à changer ou à être mises à jour. L'utilisation d'un lien est en quelque sorte un raccourci : lorsque vous cliquez sur l'icône dans le document Word, vous ouvrez le fichier PDF réel dans son emplacement externe.

Toutes les modifications apportées au PDF apparaîtront dans votre document Word ; il ne sera pas nécessaire de le mettre à jour chaque fois que le PDF sera modifié. Cela semble génial, non ?

L'inconvénient ? Le PDF n'est pas intégré dans le document Word lui-même. Pour cette raison, vous devrez toujours conserver une copie du PDF à l'endroit où vous l'avez lié. Si le document Word ne trouve pas le fichier PDF, il ne peut pas l'ouvrir et l'afficher.

Non lié

Si vous choisissez de ne pas établir de lien, Word intégrera le PDF dans le document Word. Le PDF fera partie du document ; peu importe où vous l'enverrez, le copierez ou l'ouvrirez, le document Word contiendra toujours le fichier PDF.

Le point positif : vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer le PDF et le document Word lors du partage.

L'inconvénient : si vous devez apporter des mises à jour au fichier PDF, elles ne s'afficheront pas automatiquement dans Word. Vous devrez supprimer le PDF du document Word, puis le réinsérer.

Méthode 1 : Insertion en tant qu'objet

La méthode 1 est la méthode préférée, car elle offre un grand contrôle et une grande précision.

Remarque : les captures d'écran ci-dessous proviennent d'une ancienne version de MS Word, mais les étapes restent les mêmes dans les versions plus récentes de Word.

Étape 1 : Cliquez sur l'emplacement dans le document Word où vous souhaitez insérer le PDF.

Étape 2 : dans Microsoft Word, cliquez sur l'onglet "Insertion" du menu.

Étape 3 : Sélectionnez "Objet" pour insérer un objet.

Cette option est généralement située dans la partie supérieure droite de la barre d'outils. Dans les versions plus récentes de Word, il se peut qu'elle n'affiche qu'une icône avec une petite fenêtre dans la section appelée "Texte". Passez votre curseur sur les icônes pour identifier celle marquée "Objet".

Étape 4 : Sélectionnez l'onglet "Créer à partir d'un fichier".

Lorsque la fenêtre de l'objet s'affiche, vous voyez deux onglets. Sélectionnez celui intitulé "Créer à partir d'un fichier".

Étape 5 : Sélectionnez votre fichier PDF.

Cliquez sur le bouton "Parcourir", naviguez jusqu'au dossier où votre fichier PDF est stocké, et sélectionnez le fichier.

Étape 6 : Sélectionnez vos options.

Si vous souhaitez insérer le PDF sous forme de lien (comme indiqué ci-dessus), cochez la case "Lien vers le fichier".

Si vous souhaitez que le fichier ne soit affiché que sous forme d'icône, cochez la case "Afficher sous forme d'icône". Une icône représentant le fichier PDF s'affichera ; si vous double-cliquez dessus, le PDF s'ouvrira. Si vous ne cochez pas cette case, le document entier sera inséré dans votre document Word.

Une fois que vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton "OK". Le PDF sera inséré dans votre document. Voir les exemples ci-dessous. L'image de gauche affiche le PDF, tandis que l'image de droite ne montre qu'une icône.

Méthode 2 : Glisser-Déposer

La méthode du glisser-déposer est simple, mais il y a un inconvénient : vous ne disposez pas d'un grand contrôle sur comment le PDF est inséré.

Le PDF ne sera pas lié ; selon la version de Word que vous utilisez, il s'affichera sous la forme d'une icône ou du document lui-même. J'ai une ancienne version 2010 de Word qui insère le PDF entier. Cependant, lorsque j'ai essayé dans Word 365, il n'a affiché qu'une icône.

Voici les étapes de la méthode du glisser-déposer. J'utilise une ancienne version de Word sur une machine Windows 7, la vôtre peut donc être différente. Cependant, les étapes sont exécutées de la même manière dans les versions plus récentes de Word.

Étape 1 : Faites défiler l'écran jusqu'à l'endroit du document Word où vous voulez insérer le PDF.

Étape 2 : Ouvrez l'Explorateur de fichiers de Windows et naviguez jusqu'au PDF que vous souhaitez insérer.

Étape 3 : Sélectionnez le PDF et faites-le glisser dans le document Word.

Pour sélectionner et faire glisser le fichier, cliquez sur le PDF avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser délicatement le fichier de manière à ce qu'il se trouve au-dessus du document Word.

Une fois qu'il est à l'endroit souhaité, relâchez le bouton gauche de la souris, et le PDF sera placé à cet endroit.

Si vous rencontrez des problèmes avec la présentation du PDF, vous pouvez toujours le supprimer du document et le réinsérer.

C'est la fin de ce tutoriel. J'espère qu'il vous sera utile. Comme toujours, n'hésitez pas à me faire savoir si vous rencontrez des difficultés pour insérer un PDF dans un document Word.