Hvis du bruger Microsoft Word i dit arbejde, kan det være vigtigt at kunne indsætte en PDF-fil i et dokument. Som teknisk forfatter og softwareingeniør bruger jeg ofte denne funktion.

Når jeg har en rapport, der er oprettet i PDF-format fra et andet program, og jeg skal indsætte den i et Word-dokument, kan det være tidsbesparende at bruge denne funktion. Jeg ønsker ikke at skulle indtaste alle oplysningerne igen i Word.

Heldigvis behøver jeg ikke at gøre det, og det behøver du heller ikke. Med nogle få enkle trin kan du nemt indsætte PDF-filen i dit dokument. Lær hvordan nedenfor.

Hurtige noter

Der er flere metoder, du kan bruge til at indsætte en PDF-fil i et Word-dokument.

En hurtig og enkel måde er at åbne PDF-dokumentet, markere al teksten, kopiere den og indsætte den i Word.

Denne metode virker til noget tekst, men hvis PDF-filen har nogen formatering, vil du højst sandsynligt miste den; den vil ikke se korrekt ud, når du indsætter den i Word. Desuden kan du miste data. Af disse grunde anbefaler vi ikke denne løsning.

De andre metoder er at indsætte PDF-filen eller at trække og slippe den ind i dit Word-dokument. Jeg foretrækker at indsætte den som et objekt; jeg føler, at jeg har mere kontrol over, hvor den skal hen, og hvordan den tilføjes. Vi beskriver begge metoder nedenfor.

At linke eller ikke at linke

Når du bruger en af nedenstående metoder til at indsætte din PDF-fil, skal du beslutte, om den skal være knyttet til Word-dokumentet eller ej. Hvad betyder det?

Forbundet

Det kan være godt at linke PDF-filen, hvis oplysningerne i den ændres eller opdateres. At bruge et link er lidt ligesom at have en genvej: Når du klikker på ikonet i Word-dokumentet, åbner du den faktiske PDF-fil på dens eksterne placering.

Alle ændringer, du foretager i PDF-filen, vil blive vist i dit Word-dokument; der er ikke behov for at opdatere det, hver gang PDF-filen ændres. Lyder godt, ikke?

Ulempen er, at PDF-filen ikke er indlejret i selve Word-dokumentet. Derfor skal du altid have en kopi af PDF-filen på samme sted, hvor du har knyttet den. Hvis Word-dokumentet ikke kan finde PDF-filen, kan det ikke åbne og vise den.

Ubundet

Hvis du vælger ikke at linke, vil Word integrere PDF-filen i Word-dokumentet. PDF-filen vil være en del af dokumentet; uanset hvor du sender den hen, kopierer den eller åbner den, vil Word-dokumentet stadig have PDF-filen i sig.

Det positive er, at du ikke behøver at bekymre dig om at sende PDF- og Word-dokumentet, når du deler det.

Det negative er, at hvis du har brug for at foretage opdateringer i PDF-filen, vises de ikke automatisk i Word. Du skal slette PDF-filen fra Word-dokumentet og derefter indsætte den igen.

Metode 1: Indsættelse som et objekt

Metode 1 er den foretrukne metode, da den giver en stor kontrol og præcision.

Bemærk: Skærmbillederne nedenfor er fra en ældre version af MS Word, men trinene er de samme i nyere versioner af Word.

Trin 1: Klik på det sted i Word-dokumentet, hvor du ønsker at indsætte PDF-filen.

Trin 2: I Microsoft Word skal du klikke på menufanen "Indsæt".

Trin 3: Vælg "Object" (objekt) for at indsætte et objekt.

Denne indstilling er normalt placeret øverst til højre på værktøjslinjen. I nyere versioner af Word vises der måske kun et ikon med et lille vindue i sektionen "Tekst". Før markøren hen over ikonerne for at finde det ikon, der er markeret med "Objekt".

Trin 4: Vælg fanen "Opret fra fil".

Når objektvinduet vises, vil du se to faner. Vælg den der hedder "Create From File" (Opret fra fil).

Trin 5: Vælg din PDF-fil.

Klik på knappen "Browse" (Gennemse), naviger til den mappe, hvor din PDF-fil er gemt, og vælg filen.

Trin 6: Vælg dine indstillinger.

Hvis du ønsker at indsætte PDF-filen som et link (som beskrevet ovenfor), skal du markere afkrydsningsfeltet "Link to File" (link til fil).

Hvis du ønsker, at filen kun skal vises som et ikon, skal du markere afkrydsningsfeltet "Vis som ikon". Der vises et ikon, der repræsenterer PDF-filen; hvis du dobbeltklikker på det, åbnes PDF-filen. Hvis du ikke markerer dette felt, indsættes hele dokumentet i dit Word-dokument.

Når du er færdig med dine valg, skal du klikke på knappen "OK". PDF-filen indsættes i dit dokument. Se eksemplerne nedenfor. Billedet til venstre viser PDF-filen, mens billedet til højre kun viser et ikon.

Metode 2: Træk-og-slip

Træk-og-slip-metoden er enkel, men der er en ulempe: du har ikke meget kontrol over hvordan PDF-filen er indsat.

PDF-filen vil ikke være knyttet; afhængigt af den version af Word, du bruger, vil den blive lagt ind som et ikon eller som selve dokumentet. Jeg har en gammel 2010-version af Word, som lægger hele PDF-filen ind. Da jeg prøvede det i Word 365, blev der kun vist et ikon.

Følgende er trinene for træk-og-slip-metoden. Jeg bruger en ældre version af Word på en Windows 7-maskine, så din version kan se anderledes ud. Trinene udføres dog på samme måde i nyere versioner af Word.

Trin 1: Rul til det sted i Word-dokumentet, hvor du vil indsætte PDF-filen.

Trin 2: Åbn Windows File Explorer, og naviger til den PDF, du vil indsætte.

Trin 3: Vælg PDF-filen, og træk den ind i Word-dokumentet.

Hvis du vil vælge og trække filen, skal du klikke på PDF-filen med venstre museknap og holde den nede, og derefter trække filen forsigtigt, så den ligger over toppen af Word-dokumentet.

Når den er på det ønskede sted, slipper du venstre museknap, og PDF-filen placeres på det ønskede sted.

Hvis du støder på problemer med den måde, PDF-filen vises på, kan du altid slette den fra dokumentet og indsætte den igen.

Det var det sidste punktum i denne tutorial-artikel. Jeg håber, at du finder den nyttig. Som altid kan du fortælle mig, hvis du har problemer med at indsætte en PDF-fil i et Word-dokument.