Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για εργασία, η δυνατότητα εισαγωγής ενός αρχείου PDF σε ένα έγγραφο μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας. Ως συγγραφέας τεχνολογίας και μηχανικός λογισμικού, χρησιμοποιώ συχνά αυτή τη λειτουργία.

Όταν έχω μια έκθεση που έχει δημιουργηθεί σε μορφή PDF από άλλη εφαρμογή και πρέπει να την εισαγάγω σε ένα έγγραφο του Word, η χρήση αυτής της λειτουργίας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο. Δεν θέλω να χρειάζεται να πληκτρολογώ εκ νέου όλες αυτές τις πληροφορίες στο Word.

Ευτυχώς δεν χρειάζεται να το κάνω, ούτε και εσείς. Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε εύκολα να εισάγετε το PDF στο έγγραφό σας. Μάθετε πώς παρακάτω.

Γρήγορες σημειώσεις

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε ένα PDF σε ένα έγγραφο του Word.

Ένας γρήγορος και απλός τρόπος είναι να ανοίξετε το έγγραφο PDF, να επιλέξετε όλο το κείμενο, να το αντιγράψετε και, στη συνέχεια, να το επικολλήσετε στο Word.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί για κάποιο κείμενο, αλλά αν το PDF έχει μορφοποίηση, πιθανότατα θα την χάσετε- δεν θα φαίνεται σωστή μετά την επικόλλησή του στο Word. Επιπλέον, μπορεί να χάσετε δεδομένα. Για τους λόγους αυτούς, δεν συνιστούμε αυτή τη λύση.

Οι άλλες μέθοδοι είναι να εισάγετε το αρχείο PDF ή να το σύρετε και να το αφήσετε στο έγγραφο του Word. Προτιμώ την εισαγωγή του ως αντικείμενο- νιώθω ότι έχω περισσότερο έλεγχο στο πού θα πάει και πώς θα προστεθεί. Καλύπτουμε και τις δύο μεθόδους παρακάτω.

Να συνδέσω ή να μην συνδέσω

Όταν χρησιμοποιείτε μία από τις παρακάτω μεθόδους για να εισαγάγετε το PDF σας, θα πρέπει να αποφασίσετε αν θέλετε να συνδεθεί με το έγγραφο του Word ή όχι. Τι σημαίνει αυτό;

Συνδεδεμένο

Η σύνδεση του PDF μπορεί να είναι εξαιρετική αν οι πληροφορίες σε αυτό θα αλλάξουν ή θα ενημερωθούν. Η χρήση ενός συνδέσμου είναι κάτι σαν συντόμευση: όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο μέσα στο έγγραφο του Word, ανοίγετε το πραγματικό αρχείο PDF στην εξωτερική του θέση.

Οποιαδήποτε αλλαγή κάνετε στο PDF θα εμφανίζεται στο έγγραφο του Word- δεν θα χρειάζεται να το ενημερώνετε κάθε φορά που αλλάζει το PDF. Ακούγεται υπέροχο, έτσι δεν είναι;

Το μειονέκτημα; Το PDF δεν είναι ενσωματωμένο στο πραγματικό έγγραφο του Word. Εξαιτίας αυτού, θα πρέπει πάντα να διατηρείτε ένα αντίγραφο του PDF στην ίδια θέση όπου το συνδέσατε. Εάν το έγγραφο Word δεν μπορεί να βρει το αρχείο PDF, δεν μπορεί να το ανοίξει και να το εμφανίσει.

Μη συνδεδεμένο

Αν επιλέξετε να μην πραγματοποιήσετε σύνδεση, το Word θα ενσωματώσει το PDF στο έγγραφο του Word. Το PDF θα είναι μέρος του εγγράφου- όπου κι αν το στείλετε, το αντιγράψετε ή το ανοίξετε, το έγγραφο του Word θα εξακολουθεί να έχει το αρχείο PDF μέσα του.

Το θετικό: δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποστολή του PDF και του εγγράφου Word κατά την κοινή χρήση.

Το αρνητικό: αν χρειαστεί να κάνετε ενημερώσεις στο αρχείο PDF, αυτές δεν θα εμφανιστούν αυτόματα στο Word. Θα πρέπει να διαγράψετε το PDF από το έγγραφο του Word και στη συνέχεια να το επανατοποθετήσετε.

Μέθοδος 1: Εισαγωγή ως αντικείμενο

Η μέθοδος 1 είναι η προτιμώμενη μέθοδος. Προσφέρει μεγάλο βαθμό ελέγχου και ακρίβειας.

Σημείωση: Τα παρακάτω στιγμιότυπα οθόνης προέρχονται από παλαιότερη έκδοση του MS Word. Ωστόσο, τα βήματα παραμένουν τα ίδια και στις νεότερες εκδόσεις του Word.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στη θέση του εγγράφου Word όπου θέλετε να εισαγάγετε το PDF.

Βήμα 2: Στο Microsoft Word, κάντε κλικ στην καρτέλα του μενού "Εισαγωγή".

Βήμα 3: Επιλέξτε "Αντικείμενο" για να εισαγάγετε ένα αντικείμενο.

Αυτή η επιλογή βρίσκεται συνήθως στην επάνω δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων. Στις νεότερες εκδόσεις του Word, μπορεί να εμφανίζει μόνο ένα εικονίδιο με ένα μικρό παράθυρο στο τμήμα που ονομάζεται "Κείμενο". Περάστε τον κέρσορα πάνω από τα εικονίδια για να εντοπίσετε αυτό που φέρει την ένδειξη "Αντικείμενο".

Βήμα 4: Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία από αρχείο".

Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο αντικειμένου, θα δείτε δύο καρτέλες. Επιλέξτε αυτή με την ένδειξη "Create From File" (Δημιουργία από αρχείο).

Βήμα 5: Επιλέξτε το αρχείο PDF.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση", μεταβείτε στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο PDF και επιλέξτε το αρχείο.

Βήμα 6: Επιλέξτε τις επιλογές σας.

Αν θέλετε να εισαγάγετε το PDF ως σύνδεσμο (όπως αναφέρθηκε παραπάνω), τσεκάρετε το πλαίσιο ελέγχου "Σύνδεσμος με αρχείο".

Αν θέλετε το αρχείο να εμφανίζεται μόνο ως εικονίδιο, τσεκάρετε το πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση ως εικονίδιο". Θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το αρχείο PDF- αν κάνετε διπλό κλικ σε αυτό, θα ανοίξει το PDF. Αν δεν τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο, θα εισαχθεί ολόκληρο το έγγραφο στο έγγραφο Word.

Μόλις ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Το PDF θα εισαχθεί στο έγγραφό σας. Δείτε τα παραδείγματα παρακάτω. Η εικόνα στα αριστερά εμφανίζει το PDF, ενώ η εικόνα στα δεξιά εμφανίζει μόνο ένα εικονίδιο.

Μέθοδος 2: Σύρσιμο και απόθεση

Η μέθοδος drag-and-drop είναι απλή, αλλά υπάρχει ένα μειονέκτημα: δεν έχετε μεγάλο έλεγχο των πώς το PDF εισάγεται.

Ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε, θα εμφανιστεί ως εικονίδιο ή ως το ίδιο το έγγραφο. Έχω μια παλιά έκδοση του Word του 2010, η οποία τοποθετεί ολόκληρο το PDF. Όταν το δοκίμασα στο Word 365, ωστόσο, εμφάνισε μόνο ένα εικονίδιο.

Ακολουθούν τα βήματα για τη μέθοδο drag-and-drop. Χρησιμοποιώ μια παλαιότερη έκδοση του Word σε ένα μηχάνημα με Windows 7, οπότε η δική σας μπορεί να φαίνεται διαφορετική. Ωστόσο, τα βήματα εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο στις νεότερες εκδόσεις του Word.

Βήμα 1: Μετακινηθείτε στη θέση του εγγράφου Word όπου θέλετε να εισαγάγετε το PDF.

Βήμα 2: Ανοίξτε την Εξερεύνηση αρχείων των Windows και μεταβείτε στο PDF που θέλετε να εισαγάγετε.

Βήμα 3: Επιλέξτε το PDF και σύρετέ το στο έγγραφο του Word.

Για να επιλέξετε και να σύρετε το αρχείο, κάντε κλικ στο PDF με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και κρατήστε το πατημένο, στη συνέχεια σύρετε προσεκτικά το αρχείο έτσι ώστε να βρίσκεται πάνω από το έγγραφο Word.

Μόλις βρεθεί στη θέση που επιθυμείτε, αφήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και το PDF θα τοποθετηθεί σε αυτό το σημείο.

Αν αντιμετωπίσετε προβλήματα με τον τρόπο παρουσίασης του PDF, μπορείτε πάντα να το διαγράψετε από το έγγραφο και να το επανατοποθετήσετε.

Ελπίζω να σας φανεί χρήσιμο. Όπως πάντα, ενημερώστε με αν έχετε προβλήματα στην προσπάθειά σας να εισάγετε ένα PDF σε ένα έγγραφο του Word.