Ако използвате Microsoft Word за работа, възможността за вмъкване на PDF файл в документ може да бъде от решаващо значение. Като технически писател и софтуерен инженер често използвам тази функция.

Когато имам отчет, създаден в PDF формат от друго приложение, и трябва да го вмъкна в документ на Word, използването на тази функция може да спести време. Не искам да се налага да въвеждам отново цялата информация в Word.

За щастие не ми се налага, а и на вас няма да ви се наложи. С няколко прости стъпки можете лесно да вмъкнете PDF файла в документа си. Научете как по-долу.

Бързи бележки

Има няколко метода, които можете да използвате, за да вмъкнете PDF файл в документ на Word.

Един бърз и лесен начин е да отворите PDF документа, да изберете целия текст, да го копирате и след това да го поставите в Word.

Този метод работи за някои текстове, но ако PDF документът има някакво форматиране, най-вероятно ще го загубите; то няма да изглежда правилно, след като го поставите в Word. Освен това може да загубите данни. Поради тези причини не препоръчваме това решение.

Другите методи са да вмъкнете PDF файла или да го плъзнете и пуснете в документа на Word. Предпочитам да го вмъкна като обект; имам чувството, че имам по-голям контрол върху това къде ще отиде и как ще бъде добавен. По-долу ще разгледаме и двата метода.

Да свързваме или да не свързваме

Когато използвате един от методите по-долу, за да вмъкнете PDF файла, ще трябва да решите дали искате той да бъде свързан с документа на Word или не. Какво означава това?

Свързани

Връзката към PDF файла може да бъде полезна, ако информацията в него ще се променя или актуализира. Използването на връзка е нещо като пряк път: когато щракнете върху иконата в документа на Word, отваряте действителния PDF файл на външното му място.

Всички промени, които правите в PDF файла, ще се появят в документа на Word; няма да е необходимо да го актуализирате всеки път, когато PDF документът се промени. Звучи чудесно, нали?

Недостатъкът е, че PDF файлът не е вграден в самия документ на Word. Поради това винаги трябва да съхранявате копие на PDF файла на същото място, където сте го свързали. Ако документът на Word не може да намери PDF файла, той не може да го отвори и покаже.

Несвързани

Ако изберете да не свързвате, Word ще вгради PDF файла в документа на Word. PDF файлът ще бъде част от документа; без значение къде ще го изпратите, копирате или отворите, документът на Word ще продължи да съдържа PDF файла в него.

Положителното е, че не е необходимо да се притеснявате за изпращането на PDF и Word документа при споделяне.

Негативната страна е, че ако трябва да направите актуализации на PDF файла, те няма да се появят автоматично в Word. Ще трябва да изтриете PDF файла от документа на Word и след това да го поставите отново.

Метод 1: Вмъкване като обект

Предпочитаният метод е метод 1. Той осигурява голям контрол и прецизност.

Забележка: Снимките на екрана по-долу са от по-стара версия на MS Word. Въпреки това стъпките остават същите и в по-новите версии на Word.

Стъпка 1: Щракнете върху мястото в документа на Word, където искате да вмъкнете PDF файла.

Стъпка 2: В Microsoft Word щракнете върху раздела от менюто "Вмъкване".

Стъпка 3: Изберете "Object", за да вмъкнете обект.

Тази опция обикновено се намира в горната дясна част на лентата с инструменти. В по-новите версии на Word тя може да показва само икона с малко прозорче в раздела, наречен "Текст". Преминете с курсора над иконите, за да идентифицирате тази, която е обозначена като "Обект".

Стъпка 4: Изберете раздела "Създаване от файл".

След като се появи прозорецът с обектите, ще видите два раздела. Изберете този с надпис "Create From File" (Създаване от файл).

Стъпка 5: Изберете вашия PDF файл.

Щракнете върху бутона "Browse" (Преглед), отидете до папката, в която се съхранява вашият PDF файл, и изберете файла.

Стъпка 6: Изберете опциите си.

Ако желаете да вмъкнете PDF файла като връзка (както е описано по-горе), поставете отметка в квадратчето "Връзка към файл".

Ако искате файлът да се показва само като икона, поставете отметка в квадратчето "Display as icon" (Показвай като икона). Ще се покаже икона, представляваща PDF файла; ако щракнете два пъти върху нея, PDF файлът ще се отвори. Ако не поставите отметка в това квадратче, ще се вмъкне целият документ в документа на Word.

След като приключите с избора, щракнете върху бутона "OK". PDF документът ще бъде вмъкнат в документа ви. Вижте примерите по-долу. Изображението вляво показва PDF документа, а изображението вдясно - само икона.

Метод 2: Плъзгане и пускане

Методът "плъзгане и пускане" е прост, но има и недостатък: нямате голям контрол върху как PDF е вмъкнат.

PDF документът ще бъде развързан; в зависимост от версията на Word, която използвате, той ще се появи като икона или като самия документ. Имам стара версия на Word от 2010 г., която поставя целия PDF документ. Когато обаче опитах да го направя в Word 365, се появи само икона.

По-долу са описани стъпките за метода "плъзгане и пускане". Използвам по-стара версия на Word на машина с Windows 7, така че вашата може да изглежда различно. Стъпките обаче се изпълняват по същия начин в по-новите версии на Word.

Стъпка 1: Превъртете до мястото в документа на Word, където искате да вмъкнете PDF файла.

Стъпка 2: Отворете Проучвателя на файлове на Windows и отидете до PDF файла, който искате да вмъкнете.

Стъпка 3: Изберете PDF файла и го плъзнете в документа на Word.

За да изберете и плъзнете файла, щракнете върху PDF файла с левия бутон на мишката и го задръжте натиснат, след което внимателно плъзнете файла, така че да е над горната част на документа на Word.

След като е на желаното място, освободете левия бутон на мишката и PDF документът ще бъде поставен на това място.

Ако възникнат проблеми с начина на представяне на PDF файла, винаги можете да го изтриете от документа и да го поставите отново.

Това е краят на тази статия. Надявам се да ви е била полезна. Както винаги, уведомете ме, ако имате някакви проблеми при вмъкване на PDF файл в документ на Word.