Máy tính giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Thật không may, chúng ta không phải lúc nào cũng tận dụng tối đa chúng — chúng có thể gây khó chịu, mất tập trung và thậm chí tạo thêm công việc. Nhưng không nhất thiết phải như vậy! Cách tốt nhất để đạt được năng suất là tập hợp một bộ ứng dụng đáp ứng nhu cầu của bạn, hoạt động cùng nhau và vừa vặn với bạn.

Một giải pháp sẽ không phù hợp với tất cả mọi người. Công việc bạn làm thay đổi từ người này sang người khác, và cách bạn tiếp cận nó cũng vậy. Các ứng dụng giúp tôi làm việc hiệu quả có thể làm bạn thất vọng. Một số thích các công cụ dễ sử dụng giúp làm trơn tru quy trình làm việc của bạn, trong khi những người khác thích các công cụ phức tạp, mất thời gian thiết lập nhưng tiết kiệm thời gian về lâu dài. Lựa chọn là của bạn.

Trong bài đánh giá này, chúng tôi sẽ xem xét những điều cần thiết đối với một ứng dụng để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số ứng dụng yêu thích của chúng tôi, cũng như các ứng dụng được những người mà chúng tôi tin tưởng đánh giá cao. Nhiều ứng dụng mà chúng tôi đề cập xứng đáng có một vị trí trên mọi máy Mac.

Đôi khi, cách tốt nhất để tăng năng suất của bạn là bật các công cụ của bạn. Làm việc thông minh hơn chứ không chăm chỉ hơn. Vì vậy, hãy đọc bài đánh giá này một cách cẩn thận, xác định các công cụ có vẻ hứa hẹn nhất đối với bạn và thử chúng!

Tại sao tôi tin tưởng vào Hướng dẫn này?

Tên tôi là Adrian và tôi thường có rất nhiều thứ trên đĩa của mình. Tôi dựa vào máy tính và thiết bị của mình để hoàn thành công việc và mong muốn chúng giảm bớt gánh nặng cho tôi chứ không phải thêm gánh nặng. Tôi luôn luôn trênthường hiểu ý của bạn.

PCalc ($9,99) là một ứng dụng phổ biến khác hoạt động như một máy tính tiêu chuẩn, khoa học và tài chính.

Sắp xếp và tìm tệp cũng như tài liệu của bạn

Trình quản lý tệp cho phép chúng tôi giữ các tệp và tài liệu của mình trong một cấu trúc tổ chức có ý nghĩa, giữ các thông tin liên quan cùng nhau ở một nơi và cho phép chúng tôi tìm và mở những gì chúng tôi cần một cách nhanh chóng. Ngày nay, tôi quản lý tệp ít hơn bao giờ hết vì nhiều tài liệu của tôi được lưu trong cơ sở dữ liệu trong các ứng dụng như Ulysses, Bear và Photos. Khi cần xử lý các tệp thực tế, tôi thường chuyển sang Finder của Apple.

Kể từ khi Norton Commander được phát hành vào những năm 80, nhiều người dùng thành thạo đã tìm thấy trình quản lý tệp khung kép là cách làm việc hiệu quả nhất. Thường thì khi tôi bị sa lầy với nhu cầu sắp xếp lại các tệp của mình, tôi chuyển sang loại ứng dụng đó. Commander One (miễn phí, Pro $29,99) là một tùy chọn tuyệt vời với nhiều tính năng, nhưng tôi thường thấy mình mở cửa sổ Terminal để nhập mc và khởi chạy Midnight Commander dựa trên văn bản miễn phí.

ForkLift ( $29,95) và Truyền ($45,00) cũng đáng sử dụng, đặc biệt nếu bạn cần quản lý tệp trực tuyến. Mặc dù chúng quản lý các tệp trên ổ cứng của bạn rất tốt, nhưng chúng cũng có thể kết nối với nhiều dịch vụ web và cho phép bạn quản lý các tệp bạn có ở đó một cách dễ dàng như thể chúng đang ở trên máy tính của chính bạn.

Sao chép và dán mạnh mẽ hơn

Trực tuyếnnghiên cứu có thể khiến tôi phải sao chép và dán đủ thứ từ trang web. Trình quản lý khay nhớ tạm giúp việc này hiệu quả hơn rất nhiều bằng cách ghi nhớ nhiều mục.

Tôi hiện đang sử dụng Đã sao chép ($7,99), vì nó hoạt động trên cả Mac và iOS và đồng bộ hóa nhiều khay nhớ tạm của tôi với mọi máy tính và thiết bị tôi sử dụng. Tôi thấy rằng nó hoạt động tốt, nhưng bỏ lỡ ClipMenu hiện đã ngừng sử dụng nhanh hơn và đơn giản hơn. Một tùy chọn phổ biến khác hoạt động trên cả Mac và iOS là Dán ($14,99).

Quản lý mật khẩu của bạn một cách an toàn

Ngày nay, để giữ an toàn, bạn cần sử dụng một mật khẩu dài khác nhau cho mỗi trang web. Điều đó có thể khó nhớ và khó gõ. Và bạn không muốn lưu trữ tất cả các mật khẩu đó một cách không an toàn ở mặt sau của phong bì hoặc trong bảng tính trên ổ cứng của mình. Một trình quản lý mật khẩu tốt sẽ giải quyết tất cả những vấn đề này.

Apple bao gồm Chuỗi khóa iCloud trong macOS và đó là một trình quản lý mật khẩu hợp lý đồng bộ hóa trên tất cả các máy Mac và thiết bị iOS của bạn. Mặc dù nó phù hợp với hầu hết người dùng và có lẽ là giải pháp miễn phí tốt nhất, nhưng nó không hoàn hảo. Mật khẩu mà nó đề xuất không phải là mật khẩu an toàn nhất và việc truy cập cài đặt hơi khó sử dụng.

1Password được cho là trình quản lý mật khẩu tốt nhất hiện có. Mặc dù là bản tải xuống miễn phí từ Mac App Store, ứng dụng đi kèm với giá đăng ký — 2,99 đô la/tháng cho cá nhân, 4,99 đô la/tháng cho gia đình năm ngườithành viên, và kế hoạch kinh doanh cũng có sẵn. Bên cạnh tài liệu, bạn cũng có thể lưu trữ 1 GB tài liệu một cách an toàn.

Nếu bạn không phải là người thích đăng ký, hãy xem phần Bí mật. Bạn có thể dùng thử miễn phí với tối đa mười mật khẩu và bạn có thể mở khóa ứng dụng bằng giao dịch mua hàng trong ứng dụng trị giá 19,99 đô la.

Tìm kiếm mọi thứ!

Việc có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu và tìm thấy chúng là một động lực rất lớn cho năng suất của bạn. Apple đã đưa vào Spotlight, một ứng dụng tìm kiếm toàn diện, từ năm 2005. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng kính lúp trên thanh menu hoặc nhập Command-Space và bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào trên ổ cứng của mình bằng cách nhập một vài từ trong tiêu đề hoặc nội dung của tài liệu đó.

Tôi thích sự đơn giản khi chỉ cần nhập truy vấn tìm kiếm của mình vào một mục duy nhất và nó hoạt động đủ tốt với tôi. Tuy nhiên, bạn có thể thích một ứng dụng như HoudahSpot ($29) giúp bạn điền vào biểu mẫu để xác định chính xác tệp chính xác mà bạn đang theo dõi.

Nếu bạn là người dùng thành thạo Mac, bạn có thể đã sử dụng trình khởi chạy ứng dụng như Alfred và LaunchBar và chúng tôi sẽ đề cập đến chúng sau trong bài đánh giá này. Những ứng dụng này bao gồm các chức năng tìm kiếm toàn diện, có thể tùy chỉnh và cung cấp cách hiệu quả nhất để tìm tệp trên máy tính của bạn một cách nhanh chóng.

Sử dụng Ứng dụng quản lý và theo dõi thời gian của bạn

Những người làm việc hiệu quả quản lý thời gian của họ tốt. Họ biết về các cuộc họp và cuộc hẹn sắp tới, vàcũng chặn thời gian để dành cho các dự án quan trọng. Họ theo dõi thời gian của mình để biết khách hàng phải trả những khoản phí nào và xác định thời gian đang bị lãng phí hoặc dành quá nhiều thời gian cho một số nhiệm vụ nhất định.

Đồng hồ hẹn giờ cũng có thể được sử dụng để giúp bạn tập trung. Kỹ thuật Pomodoro do Francesco Cirillo phát triển vào những năm 80 giúp bạn duy trì sự tập trung bằng cách làm việc trong khoảng thời gian 25 phút, sau đó là năm phút nghỉ giải lao. Bên cạnh việc cắt giảm sự gián đoạn, thực hành này cũng tốt cho sức khỏe của chúng ta. Chúng ta sẽ đề cập đến bộ hẹn giờ Pomodoro trong phần tiếp theo.

Quản lý công việc và dự án của bạn

Quản lý thời gian bắt đầu với quản lý tác vụ , nơi bạn tìm ra những điều quan trọng nhất để dành thời gian của bạn trên. Chúng tôi đã xem xét các ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất cho Mac và bạn nên đọc kỹ để chọn công cụ tốt nhất cho mình. Các ứng dụng mạnh mẽ như Things 3 và OmniFocus cho phép bạn sắp xếp các tác vụ của riêng mình. Các ứng dụng linh hoạt như Wunderlist, Nhắc nhở và Asana cho phép bạn tổ chức nhóm của mình.

Bạn có thể lên kế hoạch cho các dự án phức tạp hơn bằng phần mềm quản lý dự án , đây là những công cụ giúp bạn tính toán cẩn thận thời hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án lớn. OmniPlan ($149,99, Pro $299) có thể là phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho Mac. Tùy chọn thứ hai là Pagico ($50), đưa nhiều tính năng quản lý dự án vào một ứng dụng có thể quản lý các tác vụ, tệp của bạn vàghi chú.

Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian Các ứng dụng

Theo dõi thời gian có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách cho bạn biết các ứng dụng và hành vi làm lãng phí thời gian của bạn. Họ cũng có thể theo dõi thời gian dành cho các dự án để bạn có thể lập hóa đơn chính xác hơn cho khách hàng của mình.

Timing ($29, Pro $49, Expert $79) tự động theo dõi thời gian bạn dành cho mọi thứ. Nó quan sát cách bạn sử dụng máy Mac (bao gồm cả những ứng dụng bạn sử dụng và những trang web bạn truy cập) và phân loại cách bạn sử dụng thời gian của mình, hiển thị tất cả trên các đồ thị và biểu đồ hữu ích.

Cách sử dụng (miễn phí), một ứng dụng thanh menu đơn giản để theo dõi việc sử dụng ứng dụng của bạn. Cuối cùng, TimeCamp (đơn miễn phí, $5,25 Basic, $7,50 Pro) có thể theo dõi thời gian của cả nhóm của bạn, bao gồm các hoạt động trên máy tính, theo dõi năng suất và theo dõi điểm danh.

Đồng hồ và Lịch

Apple hữu ích đặt đồng hồ ở trên cùng bên phải màn hình của bạn và có thể tùy chọn hiển thị ngày. Tôi nhìn nó thường xuyên. Bạn cần thêm gì nữa?

iClock ($18) thay thế đồng hồ Apple bằng một thứ tiện dụng hơn nhiều. Nó không chỉ hiển thị thời gian, nhấp vào nó sẽ cung cấp các tài nguyên bổ sung. Nhấp vào thời gian sẽ hiển thị cho bạn giờ địa phương ở mọi nơi trên thế giới và nhấp vào ngày sẽ hiển thị lịch tiện dụng. Các tính năng khác bao gồm đồng hồ bấm giờ, đồng hồ đếm ngược, chuông báo hàng giờ, tuần trăng và báo thức cơ bản cho bất kỳ ngày và giờ nào. Nếu bạn muốn sử dụng máy Mac của mình như mộtđồng hồ báo thức nổi bật, hãy xem Wake Up Time. Nó miễn phí.

Nếu bạn đang liên lạc với những người khác trên khắp thế giới, bạn sẽ đánh giá cao World Clock Pro (miễn phí). Nó không chỉ hiển thị thời gian hiện tại của các thành phố trên khắp thế giới mà bạn còn có thể cuộn tới bất kỳ ngày hoặc giờ nào để tìm thời gian phù hợp ở nơi khác. Hoàn hảo để lên lịch các cuộc gọi Skype và hội thảo trên web.

Apple cũng cung cấp ứng dụng lịch đồng bộ hóa với iOS và cung cấp đủ tính năng để khiến hầu hết mọi người hài lòng. Nhưng nếu lịch là một phần quan trọng trong công việc của bạn, thì bạn có thể đánh giá cao một ứng dụng giúp thêm các sự kiện và cuộc hẹn mới nhanh hơn, đồng thời cung cấp nhiều tính năng hơn và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác.

Hai ứng dụng yêu thích là BusyCal của BusyMac và Flexibits Fantastical, cả hai đều có giá 49,99 đô la từ Mac App Store. BusyCal tập trung vào các tính năng mạnh mẽ và điểm mạnh của Fantastical là khả năng sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tham gia các sự kiện của bạn. Cả hai đều rất phổ biến và sự cạnh tranh giữa các ứng dụng phổ biến này có nghĩa là chúng giới thiệu các tính năng mới trong mỗi phiên bản mới.

Mặt khác, nếu bạn coi trọng lịch tối giản hơn, thì InstaCal ($4,99) và Itsycal (miễn phí ) đều đáng xem.

Sử dụng các ứng dụng giúp bạn tập trung

Chúng tôi đã đề cập đến việc sử dụng đồng hồ bấm giờ Pomodoro để giúp bạn tập trung vào công việc và chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số ứng dụng hữu ích trong phần này. Đó chỉ là một cách để duy trì sự tập trung của bạn, vàcác ứng dụng khác đưa ra các chiến lược khác nhau.

Rắc rối với máy Mac — đặc biệt là máy Mac có màn hình lớn — là mọi thứ đều ở ngay trước mặt bạn, khiến bạn mất tập trung khỏi nhiệm vụ đang làm. Sẽ không tuyệt sao nếu bạn có thể làm mờ các cửa sổ mà bạn không sử dụng để chúng không kêu gọi sự chú ý của bạn? Và nếu thiếu ý chí, bạn thậm chí có thể cần máy tính của mình chặn quyền truy cập vào các ứng dụng và trang web gây mất tập trung.

Duy trì tập trung trong từng đợt ngắn

Ứng dụng Pomodoro sử dụng bộ hẹn giờ để khuyến khích bạn tập trung vào công việc của mình . Sẽ dễ dàng hơn để làm việc liên tục trong 25 phút và sau đó nghỉ ngơi nhanh chóng hơn là ngồi đó hàng giờ mà không thấy điểm dừng. Và việc rời khỏi bàn làm việc đều đặn sẽ tốt cho mắt, ngón tay và lưng của bạn.

Tập trung (miễn phí) là một cách bắt đầu miễn phí hay. Đó là một bộ đếm thời gian tập trung đơn giản nằm trong thanh menu của bạn và tính thời gian cho các phiên làm việc 25 phút (có thể định cấu hình) cũng như thời gian nghỉ của bạn. Phiên bản Pro với nhiều tính năng hơn hiện có với giá $4,99.

Có các tùy chọn khác với nhiều tính năng hơn. Hết giờ (miễn phí, với các tùy chọn hỗ trợ phát triển) nhắc bạn nghỉ giải lao thường xuyên nhưng cũng có thể theo dõi hoạt động của bạn và hiển thị biểu đồ nếu các ứng dụng bạn đã sử dụng cũng như thời gian bạn không sử dụng máy Mac.

Vitamin-R ($24,99) cung cấp hầu hết các tính năng và cấu trúc công việc của bạn thành các đợt ngắn không bị phân tâm,hoạt động tập trung cao độ, xen kẽ với các cơ hội để “đổi mới, suy ngẫm và trực giác”. Nó giúp bạn xác định các mục tiêu rõ ràng và chia các nhiệm vụ khó khăn thành các phần nhỏ hơn để có hiệu suất tối ưu. Các biểu đồ hữu ích cho phép bạn xem tiến trình của mình và tìm thấy nhịp điệu của mình từng ngày, từng giờ. Nó bao gồm âm thanh để chặn tiếng ồn hoặc tạo tâm trạng phù hợp và có thể tự động đóng các ứng dụng gây mất tập trung cho bạn.

Giảm dần Windows làm mất tập trung

HazeOver ($7,99) loại bỏ những điều gây mất tập trung để bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ hiện tại của bạn bằng cách làm nổi bật cửa sổ phía trước và làm mờ tất cả các cửa sổ nền. Sự tập trung của bạn sẽ tự động tập trung vào đúng mục đích và nó cũng rất tuyệt khi làm việc vào ban đêm.

Chặn các ứng dụng và trang web gây mất tập trung

Một nguồn gây mất tập trung khác là kết nối liên tục của chúng ta với Internet và khả năng truy cập tức thì mà nó mang lại cho chúng ta các trang mạng xã hội và tin tức. Focus ($24,99, Team $99,99) sẽ chặn các ứng dụng và trang web gây mất tập trung, giúp bạn tiếp tục công việc. SelfControl là một giải pháp thay thế miễn phí tốt.

Freedom ($6,00/tháng, $129 vĩnh viễn) thực hiện điều gì đó tương tự nhưng đồng bộ hóa trên Mac, Windows và iOS để chặn sự phân tâm từ mọi máy tính và thiết bị. Bên cạnh các trang web riêng lẻ, nó cũng có thể chặn toàn bộ internet cũng như các ứng dụng mà bạn thấy mất tập trung. Nó đi kèm với lập lịch trình nâng cao và có thể tự khóa để bạn không thể tắt nó khi bạný chí đặc biệt yếu.

Sử dụng các ứng dụng tự động hóa công việc của bạn

Khi bạn có quá nhiều việc phải làm, hãy ủy quyền — chia sẻ khối lượng công việc của bạn với người khác. Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc ủy ​​thác công việc cho máy tính của mình chưa? Các ứng dụng tự động hóa cho phép bạn làm điều đó.

Tự động hóa quá trình nhập của bạn

Cách dễ nhất để bắt đầu là tự động hóa quá trình nhập của bạn. Ngay cả một người đánh máy nhanh cũng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian ở đây và như một tính năng dễ thương, TextExpander ($3,33/tháng, Nhóm $7,96/tháng) theo dõi điều này cho bạn và có thể cung cấp cho bạn báo cáo về số lượng số ngày hoặc giờ bạn đã lưu kể từ khi bắt đầu sử dụng ứng dụng. TextExpander là ứng dụng nổi tiếng nhất và mạnh mẽ nhất trong số các ứng dụng này và được kích hoạt khi bạn nhập một vài ký tự duy nhất, mở rộng thành một câu dài, đoạn văn hoặc thậm chí là tài liệu hoàn chỉnh. Bạn có thể cá nhân hóa những “đoạn trích” này bằng các trường tùy chỉnh và biểu mẫu bật lên, khiến chúng trở nên linh hoạt hơn nữa.

Nếu bạn không phải là người thích định giá gói đăng ký, thì có các lựa chọn thay thế. Trên thực tế, bạn có thể tạo các đoạn mã có thể mở rộng bằng cách sử dụng Tùy chọn hệ thống của macOS — việc truy cập chỉ hơi khó khăn một chút. Trong tab "Văn bản" trong tùy chọn bàn phím của mình, bạn có thể xác định các đoạn văn bản mà mình nhập, cũng như văn bản mà đoạn văn bản đó được thay thế.

Máy đánh chữ trông hơi lỗi thời nhưng có nhiều các tính năng của TextExpander với giá 24,99 euro. Các tùy chọn ít tốn kém hơn là Rocket Typist (4,99 euro) và aText($4,99).

Tự động dọn dẹp văn bản của bạn

Nếu bạn chỉnh sửa nhiều văn bản, thực hiện thay đổi hàng loạt hoặc di chuyển văn bản từ một loại tài liệu sang một loại khác, TextSoap ($44,99 cho hai máy Mac, $64,99 cho năm máy) có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nó có thể tự động loại bỏ các ký tự không mong muốn, sửa các dấu xuống dòng bị lộn xộn và tự động hóa nhiều hoạt động tìm kiếm và thay thế. Ứng dụng này hỗ trợ các biểu thức chính quy và có thể tích hợp vào trình soạn thảo văn bản mà bạn đang sử dụng.

Tự động hóa việc quản lý tệp của bạn

Hazel ($32, Family Pack $49) là một ứng dụng tự động hóa mạnh mẽ tự động sắp xếp các các tệp trên ổ cứng máy Mac của bạn. Nó theo dõi các thư mục mà bạn yêu cầu và sắp xếp các tệp theo một bộ quy tắc do bạn tạo. Nó có thể tự động sắp xếp tài liệu của bạn vào đúng thư mục, đổi tên tài liệu của bạn bằng các tên hữu ích hơn, loại bỏ các tệp bạn không cần nữa và giữ cho màn hình của bạn không bị lộn xộn.

Tự động hóa mọi thứ

Nếu tất cả của tính năng tự động hóa này hấp dẫn bạn, chắc chắn bạn sẽ muốn xem qua Keyboard Maestro ($36), sản phẩm yêu thích của tôi trong phần này. Đây là một công cụ mạnh mẽ có thể thực hiện hầu hết các tác vụ tự động hóa và nếu bạn thiết lập tốt, nó có thể thay thế nhiều ứng dụng mà chúng tôi đề cập trong bài đánh giá này. Trí tưởng tượng của bạn là có giới hạn duy nhất.

Nếu bạn là người sử dụng thành thạo, đây có thể là ứng dụng cuối cùng của bạn. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức bằng cách bao gồm các nhiệm vụ nhưtìm kiếm các công cụ cho phép tôi đạt được kết quả có chất lượng tốt hơn trong khi tốn ít công sức hơn.

Giống như bạn, phần lớn cuộc sống của tôi là kỹ thuật số, cho dù đó là viết bài trên máy Mac, đọc trên iPad, nghe nhạc và podcast trên iPhone của tôi hoặc theo dõi chuyến đi của tôi với Strava. Trong vài thập kỷ qua, tôi đã tập hợp một tổ hợp phần mềm không ngừng phát triển để giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và hiệu quả.

Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn phần mềm chất lượng cao các công cụ sẽ giúp bạn làm như vậy. Một số tôi sử dụng, và những người khác tôi tôn trọng. Công việc của bạn là tìm những ứng dụng giúp bạn làm việc hiệu quả và khiến bạn mỉm cười.

Ứng dụng có thực sự giúp bạn làm việc hiệu quả hơn không?

Làm thế nào một ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn? Khá nhiều cách. Dưới đây là một số:

Một số ứng dụng cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn. Chúng bao gồm các tính năng thông minh và quy trình làm việc trôi chảy cho phép bạn hoàn thành công việc của mình với ít thời gian và công sức hơn hoặc với chất lượng cao hơn , hơn các ứng dụng khác.

Một số ứng dụng đặt những gì bạn cần ngay trong tầm tay của bạn. Các ứng dụng này cho phép bạn dễ dàng tiếp cận những gì bạn cần bằng cách dự đoán nhu cầu của bạn và đáp ứng chúng một cách sáng tạo, cho dù đó là điện thoại số cần gọi, tệp bạn cần hoặc một số thông tin thích hợp khác.

Một số ứng dụng cho phép bạn quản lý và theo dõi thời gian của mình để ít lãng phí hơn. Chúng thúc đẩy bạn, chỉ cho bạn địa điểm bạn chi tiêu vànhững điều này:

• khởi chạy ứng dụng,
• mở rộng văn bản,
• lịch sử khay nhớ tạm,
• thao tác cửa sổ,
• tác vụ tệp,
• cung cấp menu và nút,
• bảng thanh công cụ nổi,
• macro ghi,
• thông báo tùy chỉnh,
• và nhiều tính năng khác.

Cuối cùng, nếu bạn muốn công việc của mình diễn ra tự động, hãy xem xét việc tự động hóa cuộc sống trực tuyến của bạn. Các dịch vụ web IFTTT (“if this then that”) và Zapier là những nơi giúp điều đó xảy ra.

Sử dụng các ứng dụng tối ưu hóa không gian làm việc kỹ thuật số của bạn

macOS bao gồm các thành phần giao diện người dùng hữu ích để làm mượt mà công việc của bạn quy trình làm việc và cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể khởi chạy ứng dụng từ Dock hoặc Spotlight, hiển thị nhiều ứng dụng trên màn hình trong cửa sổ và thực hiện các tác vụ khác nhau trong các Không gian hoặc màn hình ảo khác nhau.

Một cách để tăng năng suất của bạn là tìm hiểu cách tạo hầu hết các tính năng này. Một cách khác là tăng cường chúng bằng các ứng dụng mạnh mẽ hơn.

Các cách hiệu quả để khởi chạy ứng dụng của bạn và hơn thế nữa

Trình khởi chạy là cách thuận tiện để chạy ứng dụng nhưng còn làm được nhiều hơn thế, như tìm kiếm và tự động hóa. Nếu bạn học cách khai thác sức mạnh của launcher phù hợp, nó sẽ trở thành trung tâm của mọi thứ bạn làm trên máy Mac.

Alfred là một ví dụ điển hình và là sở thích cá nhân của tôi. Nó trông giống như Spotlight trên bề mặt, nhưng có một mức độ phức tạp đáng kinh ngạc bên dưới.Nó tăng hiệu quả của bạn với các phím nóng, từ khóa, mở rộng văn bản, tìm kiếm và hành động tùy chỉnh. Mặc dù đây là bản tải xuống miễn phí nhưng bạn thực sự cần Powerpack 19 GBP để tận dụng tối đa.

LaunchBar ($29, gia đình $49) cũng tương tự. Giống như Alfred, đó là một cách tuyệt vời để hoàn thành công việc nếu bạn muốn giữ ngón tay của mình trên bàn phím. Cả hai ứng dụng này đều sử dụng phím nóng Command-Space của Spotlight (hoặc một phím khác nếu bạn thích), sau đó bạn chỉ cần bắt đầu nhập. Launchbar có thể khởi chạy các ứng dụng (và tài liệu) của bạn, truy cập các sự kiện, lời nhắc và danh bạ, quản lý tệp, tìm kiếm thông tin và lưu giữ lịch sử khay nhớ tạm của bạn. Bạn chỉ cần một trong những ứng dụng trình khởi chạy này và nếu bạn học cách sử dụng thành thạo ứng dụng đó, thì năng suất của bạn có thể tăng vọt.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế miễn phí, hãy xem xét Quicksilver, ứng dụng tất cả đã bắt đầu.

Sắp xếp các không gian làm việc trên các màn hình ảo khác nhau

Tôi thích sử dụng nhiều Không gian (màn hình ảo, màn hình bổ sung) khi làm việc và chuyển đổi giữa các không gian đó bằng cách vuốt sang trái và phải bằng bốn ngón tay . Cử chỉ hướng lên bằng bốn ngón tay sẽ hiển thị cho tôi tất cả Không gian của tôi trên một màn hình. Điều này cho phép tôi sắp xếp công việc tôi đang làm cho các nhiệm vụ khác nhau trên các màn hình khác nhau và nhanh chóng chuyển đổi giữa chúng.

Nếu bạn không sử dụng Spaces, hãy dùng thử. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn nữa, đây là một ứng dụng bạn nên xem xét.

Workspaces ($9,99) cho phép bạn khôngchỉ để chuyển sang không gian làm việc mới mà còn tự động mở tất cả các ứng dụng bạn cần cho tác vụ đó. Nó ghi nhớ vị trí của từng cửa sổ, vì vậy bạn có thể tập trung hơn khi làm việc trên nhiều dự án.

Quản lý Windows của bạn như một chuyên gia

Apple gần đây đã giới thiệu một vài cách mới để làm việc với cửa sổ, bao gồm Chế độ xem Chia nhỏ. Chỉ cần giữ nút toàn màn hình màu xanh lá cây ở góc trên bên trái cho đến khi cửa sổ thu nhỏ lại, sau đó kéo nút đó sang nửa bên trái hoặc bên phải của màn hình. Điều đó rất tiện dụng, đặc biệt là trên các màn hình nhỏ hơn, nơi bạn cần tận dụng tối đa không gian của mình.

Mosaic (9,99 GBP, Pro 24,99 GBP) giống như Split View, nhưng có thể định cấu hình nhiều hơn, cho phép bạn “dễ dàng thay đổi kích thước và định vị lại các ứng dụng macOS”. Bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lại một số cửa sổ (không chỉ hai cửa sổ) thành nhiều chế độ xem bố cục khác nhau mà không có cửa sổ chồng chéo.

Moom ($10) ít tốn kém hơn và một hạn chế hơn một chút. Nó cho phép bạn phóng to các cửa sổ của mình lên toàn màn hình, nửa màn hình hoặc một phần tư màn hình. Khi bạn di chuột qua nút toàn màn hình màu xanh lá cây, một bảng bố cục sẽ bật lên.

Các tinh chỉnh khác cho giao diện người dùng của bạn

Chúng tôi sẽ hoàn thành tổng kết năng suất của mình với một số các ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với nhiều điều chỉnh giao diện người dùng khác nhau.

PopClip ($9,99) giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hiển thị các tác vụ mỗi khi bạn chọn văn bản, chẳng hạn nhưđiều gì xảy ra trên iOS. Bạn có thể ngay lập tức cắt, sao chép hoặc dán văn bản, tìm kiếm hoặc kiểm tra chính tả hoặc tùy chỉnh menu với 171 tiện ích mở rộng miễn phí tích hợp với các ứng dụng khác và thêm các tùy chọn nâng cao.

Phải điều hướng đến đúng thư mục mỗi khi bạn lưu một tệp có thể gây khó chịu, đặc biệt nếu bạn sử dụng nhiều thư mục con. Thư mục mặc định X ($34,95) giúp theo một số cách, bao gồm cho phép bạn truy cập nhanh vào các thư mục gần đây, điều hướng nhanh bằng chuột mà không cần nhấp và phím tắt cho các thư mục yêu thích của bạn.

BetterTouchTool ( $6,50, Trọn đời $20) cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các thiết bị đầu vào của máy Mac. Nó cho phép bạn tùy chỉnh cách hoạt động của bàn di chuột, chuột, bàn phím và thanh cảm ứng. Khai thác tối đa ứng dụng bằng cách xác định phím tắt, ghi chuỗi phím, xác định cử chỉ bàn di chuột mới và thậm chí quản lý khay nhớ tạm của bạn.

Cuối cùng, một số ứng dụng (bao gồm khá nhiều ứng dụng được đề cập trong bài đánh giá này) đặt biểu tượng trên thanh menu của bạn. Nếu bạn có khá nhiều ứng dụng làm được điều này, mọi thứ có thể vượt quá tầm kiểm soát. Bartender ($15) giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn ẩn hoặc sắp xếp lại chúng hoặc di chuyển chúng vào thanh biểu tượng Bartender đặc biệt. Vani là một lựa chọn thay thế miễn phí tốt.

Một số ứng dụng loại bỏ sự phân tâm và giúp bạn tập trung . Chúng loại bỏ những thứ gây lãng phí thời gian ra khỏi tầm nhìn của bạn, giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ đang làm và thúc đẩy bạn thoát khỏi sự phân tâm và trì hoãn.

Một số ứng dụng giúp bạn hoàn thành công việc và ủy quyền nó vào máy tính của bạn thông qua tự động hóa. Chúng giúp bạn không phải thực hiện những công việc nhỏ và ngay cả khi bạn chỉ tiết kiệm được vài phút hoặc vài giây mỗi lần, thì tất cả sẽ cộng lại! Các ứng dụng tự động hóa có thể sắp xếp tài liệu của bạn vào đúng vị trí của chúng, nhập các cụm từ và đoạn văn dài cho bạn và tự động thực hiện các tổ hợp tác vụ phức tạp. Trí tưởng tượng của bạn là giới hạn duy nhất.

Một số ứng dụng tối ưu hóa không gian làm việc kỹ thuật số của bạn để không gian làm việc trở thành một môi trường không ma sát phù hợp với bạn như một chiếc găng tay. Chúng chiếm các phần yêu thích của bạn trên giao diện người dùng Mac và đưa họ vào steroid. Chúng giúp trải nghiệm sử dụng máy tính của bạn trở nên mượt mà và nhanh chóng hơn.

Ai cần một ứng dụng năng suất khác?

Bạn đồng ý!

Ứng dụng mới hoàn hảo giống như một luồng gió mới. Khám phá một vài ứng dụng hoạt động cùng nhau trơn tru và liền mạch là một khám phá thú vị. Thật bổ ích khi có một bộ phần mềm được đối chiếu cẩn thận không ngừng phát triển để bạn nhận thức được năng suất ngày càng tăng qua từng năm.

Nhưng đừng quá nhiệt tình!Đừng dành quá nhiều thời gian để xem các ứng dụng mới mà bạn không hoàn thành bất kỳ công việc nào. Nỗ lực của bạn cần phải được đền đáp về thời gian và công sức tiết kiệm được hoặc nâng cao chất lượng công việc của bạn.

Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tiết kiệm một phần thời gian mà lẽ ra bạn phải bỏ ra để tìm kiếm. Chúng tôi đã cẩn thận chỉ bao gồm các ứng dụng chất lượng đáng để bạn nỗ lực tải xuống, trả phí và sử dụng. Điều đó không có nghĩa là bạn nên sử dụng tất cả chúng. Bắt đầu với một số ứng dụng đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc có vẻ như chúng sẽ nâng cao quy trình làm việc của bạn.

Một số ứng dụng là sản phẩm cao cấp đi kèm với mức giá cao. Họ được khuyến khích. Chúng tôi cũng cung cấp cho bạn các lựa chọn thay thế ít tốn kém hơn và miễn phí nếu có thể.

Cuối cùng, tôi cần đề cập đến Setapp, một dịch vụ đăng ký phần mềm mà chúng tôi đã đánh giá. Nhiều ứng dụng và danh mục ứng dụng bạn sẽ tìm thấy trong bài viết này được bao gồm trong đăng ký Setapp. Thanh toán mười đô la một tháng cho toàn bộ bộ ứng dụng có thể hợp lý khi bạn cộng tổng chi phí mua tất cả chúng.

Sử dụng Ứng dụng cho phép bạn làm việc hiệu quả

Khi bạn nghĩ đến từ “năng suất”, bạn có thể nghĩ đến việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ họ cần hoàn thành và thực hiện nó thật tốt. Bạn cũng có thể nghĩ đến việc thực hiện nó một cách hiệu quả, vì vậy công việc tương tự được thực hiện trong thời gian ngắn hơn hoặc ít nỗ lực hơn. Làm việc thông minh hơn chứ không chăm chỉ hơn. Bắt đầu với các ứng dụng bạn cần để thực hiện công việc của mình.

Cẩn thậnChọn các ứng dụng liên quan đến công việc của bạn

Bạn sẽ cần nhiều hơn một ứng dụng để hoàn thành tất cả công việc và những ứng dụng đó sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại công việc bạn làm cũng như sở thích cá nhân của riêng bạn. Bạn sẽ cần tìm cách kết hợp các ứng dụng phù hợp, hoạt động cùng nhau theo cách hiệu quả hơn cách chúng hoạt động riêng lẻ.

Vì vậy, tìm kiếm của bạn sẽ không bắt đầu với "ứng dụng năng suất" mà là các ứng dụng cho phép bạn làm công việc thực tế của mình một cách hiệu quả. Các ứng dụng bạn cần khác nhau tùy theo từng người và bạn có thể tìm thấy thứ mình cần ở một trong các bài đánh giá khách quan sau:

• Phần mềm dọn dẹp máy Mac
• Phần mềm máy ảo
• Phần mềm chụp ảnh HDR
• Phần mềm quản lý ảnh
• Phần mềm chỉnh sửa PDF
• Phần mềm đồ họa vector
• Viết ứng dụng cho Mac
• Ứng dụng email Ứng dụng dành cho Mac
• Phần mềm hoạt hình bảng trắng

Bên cạnh phần mềm dành riêng cho ngành, có một số danh mục ứng dụng có thể giúp hầu hết mọi người làm việc hiệu quả. Hầu hết chúng ta cần một ứng dụng để lưu trữ suy nghĩ và thông tin tham khảo của mình và nhiều người có thể hưởng lợi từ phần mềm động não.

Ghi lại suy nghĩ của bạn và truy cập ghi chú của bạn

Hầu hết chúng ta cần ghi lại suy nghĩ của mình, lưu trữ thông tin tham khảo và tìm đúng ghi chú một cách nhanh chóng. Apple Notes được cài đặt sẵn trên máy Mac của bạn và hoạt động rất tốt. Nó cho phép bạn ghi lại những suy nghĩ nhanh chóng, tạo ghi chú được định dạng bằng bảng,sắp xếp chúng trong các thư mục và đồng bộ hóa chúng giữa các máy tính và thiết bị của chúng tôi.

Nhưng một số người trong chúng ta cần nhiều hơn thế. Nếu bạn dành một chút thời gian trong ngày trên máy tính Windows, bạn sẽ đánh giá cao ứng dụng đa nền tảng hoặc bạn có thể khao khát các tính năng mà Ghi chú không cung cấp. Evernote (từ $89,99/năm) phổ biến. Nó có thể quản lý một số lượng lớn ghi chú (khoảng 20.000 trong trường hợp của tôi), chạy trên hầu hết các nền tảng, cung cấp cả thư mục và thẻ cho cấu trúc, đồng thời có tính năng tìm kiếm nhanh và mạnh mẽ. OneNote và Simplenote là những lựa chọn thay thế miễn phí với các giao diện và cách tiếp cận khác nhau.

Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó trông giống ứng dụng Mac hơn, thì nvALT (miễn phí) đã được yêu thích trong nhiều năm nhưng đã quá hạn cho một cập nhật. Bear (1,49 đô la / tháng) là đứa trẻ mới (từng đoạt giải thưởng) trong khối và là mục yêu thích hiện tại của tôi. Nó trông đẹp mắt và rất tiện dụng mà không quá phức tạp.

Cuối cùng, Milanote là một giải pháp thay thế Evernote dành cho quảng cáo có thể được sử dụng để sắp xếp ý tưởng và dự án thành bảng trực quan. Đó là một nơi tuyệt vời để thu thập ghi chú và nhiệm vụ, hình ảnh và tệp của bạn cũng như liên kết đến nội dung thú vị trên web.

Khởi động trí não và trực quan hóa công việc của bạn

Cho dù bạn đang viết đăng blog, lập kế hoạch cho một dự án quan trọng hoặc giải quyết một vấn đề, thường rất khó để bắt đầu. Sẽ rất hữu ích nếu bạn động não theo cách trực quan, thu hút phần não phải sáng tạo của bạn.Tôi làm điều đó tốt nhất bằng cách lập bản đồ tư duy và phác thảo — đôi khi trên giấy nhưng thường sử dụng ứng dụng.

Bản đồ tư duy rất trực quan. Bạn bắt đầu với một suy nghĩ trung tâm, và làm việc từ đó. Tôi đã bắt đầu với FreeMind (miễn phí) và đã thêm một vài mục yêu thích khác vào Dock của mình:

• MindNote ($39,99)
• iThoughtsX ($49,99)
• XMind ($27,99, $129 Pro)

Đề cương cung cấp cấu trúc tương tự như sơ đồ tư duy nhưng ở định dạng tuyến tính hơn có thể được sử dụng làm cơ sở cho tài liệu. Bạn thường có thể chuyển các ý tưởng trong sơ đồ tư duy của mình thành một dàn ý bằng cách xuất và nhập một tệp OPML tiêu chuẩn.

• OmniOutliner ($9,99, $59,99 Pro) được cho là công cụ phác thảo mạnh mẽ nhất dành cho Mac. Tôi sử dụng nó để theo dõi các dự án phức tạp và tôi thường bắt đầu phác thảo một bài báo ở đó. Dịch vụ này có kiểu dáng phức tạp, các cột và chế độ không bị phân tâm.
• Cloud Outliner Pro ($9,99) kém hiệu quả hơn một chút nhưng sẽ lưu các phác thảo của bạn trong Evernote dưới dạng các ghi chú riêng biệt. Đối với tôi, đó là một tính năng tuyệt vời.

Sử dụng các ứng dụng giúp bạn truy cập dễ dàng vào những gì bạn cần

Một người bình thường lãng phí 10 phút mỗi ngày để tìm kiếm những món đồ bị thất lạc — chìa khóa, điện thoại , ví và điều khiển TV liên tục ẩn. Đó là gần ba ngày một năm! Hành vi không hiệu quả tương tự đó có thể ảnh hưởng đến cách chúng ta sử dụng máy tính và thiết bị của mình, tìm kiếm các tệp, số điện thoại vàmật khẩu. Vì vậy, một cách tuyệt vời để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn là sử dụng các ứng dụng giúp bạn tìm thấy nó nhanh chóng khi bạn cần.

Tìm nhanh thông tin liên hệ

Bắt đầu với những người mà bạn giữ liên lạc. Một ứng dụng mà hầu hết chúng ta cần là ứng dụng danh bạ để theo dõi số điện thoại, địa chỉ và thông tin khác về những người mà bạn kết nối. Bạn có thể sẽ thực hiện hầu hết công việc đó trên điện thoại của mình, nhưng sẽ rất hữu ích nếu thông tin cũng đồng bộ hóa với máy Mac của bạn, đặc biệt là khi bạn có thể sử dụng Spotlight để tìm nhanh thông tin chi tiết.

Máy Mac của bạn đi kèm với một Ứng dụng> Danh bạ khá cơ bản nhưng có mọi thứ mà hầu hết mọi người cần và đồng bộ hóa với iPhone của bạn.

Đó là tất cả những gì tôi sử dụng vào lúc này và thường thì tôi sẽ sử dụng nhanh Tìm kiếm tiêu điểm đến các chi tiết tôi cần. Bạn sẽ nhận thấy rằng tôi đã đề cập đến Spotlight một vài lần trong phần này — đó là cách Apple cho phép bạn truy cập nhanh vào tất cả các loại tài nguyên trên máy Mac, iPhone và iPad của mình.

Nếu bạn cần thêm, thì có rất nhiều của các lựa chọn thay thế. Lý tưởng nhất là chúng sẽ đồng bộ hóa với ứng dụng Danh bạ của bạn để bạn có cùng thông tin ở mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Nếu bạn thường xuyên lên lịch các cuộc họp, thì có thể hữu ích khi sử dụng trình quản lý danh bạ tích hợp chặt chẽ với lịch của bạn. Đó là tất cả về việc tìm kiếm các ứng dụng năng suất hoạt động tốt với nhau. Các nhà phát triển lịch phổ biến đồng ý:

• BusyContacts ($49,99) được tạo bởi Busyac, người tạo raBusyCal.
• CardHop ($19,99) được tạo bởi Flexibits, nhà phát triển của Fantastical.

Ở đây chúng ta thấy Busycontacts lấy địa chỉ từ một số nguồn và hiển thị một nhiều thông tin liên quan, bao gồm các sự kiện, email và tin nhắn. Ứng dụng này chắc chắn mạnh hơn rất nhiều so với ứng dụng mặc định.

Luôn mang theo Máy tính

Tất cả chúng ta đều cần quyền truy cập thuận tiện vào máy tính và may mắn thay, Apple bao gồm một một cái khá tốt với macOS.

Nó linh hoạt, cung cấp bố cục khoa học và lập trình viên, đồng thời hỗ trợ ký hiệu đánh bóng ngược.

Nhưng thành thật mà nói, tôi hầu như không bao giờ sử dụng nó. Chỉ cần nhấn nhanh Command-Space (hoặc nhấp vào biểu tượng kính lúp ở trên cùng bên trái màn hình của tôi), tôi có thể sử dụng Spotlight như một máy tính nhanh chóng và tiện dụng. Chỉ cần nhập biểu thức toán học của bạn, sử dụng các phím thông thường như “*” để nhân và “/” để chia.

Khi cần thứ gì đó hiệu quả hơn, tôi có thể chuyển sang ứng dụng bảng tính, nhưng tôi thấy Soulver ($11,99) là một mức trung bình tốt. Nó cho phép tôi giải các bài toán hàng ngày với các con số trên nhiều dòng và chú thích các con số bằng các từ sao cho chúng có nghĩa. Tôi có thể tham khảo lại các dòng trước đó, vì vậy nó có thể hoạt động giống như một bảng tính. Thật tiện lợi.

Nếu bạn không thoải mái với các con số và muốn nhập các phương trình của mình dưới dạng văn bản, hãy xem Numi ($19,99). Nó trông tuyệt vời, và sẽ