Hvis du jobber med sensitive dokumenter og informasjon, vet du viktigheten av sikkerhet. Mange selskaper og offentlige etater har strenge regler for beskyttelse, lagring og avhending av høysikkerhetsdokumenter. Disse retningslinjene er kritiske når det gjelder håndtering av sensitive poster.

Det er tider når vi må levere filer som inneholder sensitiv informasjon til kunder, klienter eller allmennheten. Når vi gjør det, kan det være en situasjon der vi må begrense dem fra å se bestemte deler. Dette kan inkludere konfidensiell, proprietær eller personlig identifiserbar informasjon (PII). Hva nå? Vi må mørke ut eller redigere data i dokumentet .

PDF-filer er den vanligste metoden for å flytte ikke-modifiserbare dokumenter over nettet. De er allment kompatible og kan sees på de fleste datasystemer. De er enkle å lage og sende. Det viktigste er at de er vanskelige å endre. Kort sagt, du kan føle deg rimelig sikker på at ingen ved et uhell eller med vilje kan endre originalen din.

Finnes det måter å mørklegge sensitiv informasjon fra en PDF? Absolutt. Her er de vanligste måtene å få det gjort på.

Metoder for å redigere tekst i en PDF-fil

Det er flere måter å mørklegge tekst i en PDF. Du må imidlertid sørge for at informasjonen du beskytter virkelig er beskyttet. Test markeringene du lager etter at du har fullført dem.

Hvordan? Bare åpne filen og utfør et raskt tekstsøk med søkeord du prøver å redigere. Hvis søket blir tomt, vet du at du er trygg. Husk: undersøk hva du forventer.

Adobe Acrobat Pro-metoden

Hvis du eier Adobe Acrobat Pro, er det enkelt å mørklegge tekst. Acrobat Pro inneholder redigeringsverktøy; alt du trenger å gjøre er å ta dem i bruk. Bruk følgende trinn:

Trinn 1: Lag en kopi av originalen

Dette er veldig viktig. Du vil ikke gjøre endringer og deretter miste den opprinnelige filen. For kopien vil du kanskje bruke det originale filnavnet og legge til "-redigert" til det nye filnavnet. Nå kan du gjøre endringer og fortsatt ha originalen å gå tilbake til hvis du gjør feil.

Trinn 2: Åpne filen i Adobe Acrobat Pro og åpne Redact-verktøyet

Klikk på "Verktøy"-fanen/-menyen. Når det åpnes, velg "Redact"-verktøyet. Hvis du ikke ser det umiddelbart på skjermen, klikker du på "vis mer"-knappen. Etter det skal du se det i listen over verktøy.

Trinn 3: Velg teksten for redigering

På redakteringsverktøylinjen rett over dokumentet klikker du " Merk for redaksjon.» Du blir spurt av et popup-vindu. Velg "Ok." Velg teksten du ønsker å mørklegge ved enten å dobbeltklikke eller dra musepekeren over den.

Trinn 4: Klikk "Bruk"

På redaksjonenverktøylinjen, klikk på "Bruk". Klikk deretter "Ok" for å bekrefte.

Trinn 5: Fjern skjult informasjon

Den vil spørre om du vil fjerne skjult informasjon fra PDF-filen. Hvis du velger "ja", vil det fjerne metadata som inneholder statistikk om dokumentet. Disse metadataene kan inkludere hvem som opprettet den da den ble opprettet, og revisjonshistorikken. Dette er alltid greit å gjøre for en redigert kopi.

Trinn 6: Test redaksjonen

Test redaksjonen ved å søke etter ord, uttrykk eller navn som du har mørklagt. Hvis det lykkes, bør søket gi 0 resultater. Dette sikrer også at du ikke gikk glipp av noen elementer som du ønsket skal dekkes til.

Redaksjonsverktøyet i Adobe Acrobat Pro kan fjerne alle forekomster av et ord, en setning eller et navn. Verktøyet kan også mørklegge den samme delen på en side over et helt dokument. Dette fungerer bra for topptekst eller bunntekst.

Alternative metoder

Overnevnte metode fungerer ganske bra og er superenkel. Det eneste forbeholdet er at det krever at du eier Adobe Acrobat Pro. Dette verktøyet krever at du har et betalt månedlig abonnement. Hvis du gjør dette for jobben din og bedriften din betaler for det, er det kanskje ikke noe problem.

Hvis du ikke har verktøyet tilgjengelig, finnes det andre måter å mørklegge tekst på en PDF.

Skjermfangstmetoden

Her er den enkleste måten å redigere PDF-tekst ved hjelp av skjermfangst.

1. Åpne PDF-filen med Adobe-visningen du ønsker.
2. Juster zoomfaktoren slik at hele siden får plass på skjermen.
3. Ta en skjermbilde av hver side. Lagre hver som en bildefil. Du kan gjøre dette med SnagIt eller klippeverktøyet som leveres av windows.
4. Åpne bildefilene i bilderedigeringsprogrammet du ønsker.
5. Bruk bilderedigeringsprogramvaren for å svarte ut all tekst som trenger som skal redigeres – slett områder eller bruk en pensel. Du kan bruke et svart rektangel med svart fyll for å skissere ord og dekke dem til. Bare sørg for at du fjerner eller dekker teksten helt.
6. Test redaksjonene for å sikre at ordene virkelig er uleselige. Zoom inn på redigeringen din; sikre at du ikke kan lese den. I noen tilfeller, hvis du bruker et fyllverktøy, og fargen er litt forskjellig fra teksten, kan det hende du fortsatt kan lese ordene når du zoomer inn.
7. Lagre filen i tilfelle du må lage flere endringer.
8. Hvis bilderedigeringsprogrammet lar deg lagre filen som PDF, så fortsett og gjør det.
9. Hvis bilderedigeringsprogrammet ditt ikke lar deg lagre PDF-er, velg hele bilde, og kopier det.
10. Åpne et tekstredigeringsprogram som Microsoft Word eller Google Docs og lim inn bildet i tekstredigeringsprogrammet. Du må kanskje justere størrelsen på bildet i tekstredigeringsprogrammet for å få det til å passe eller fylle siden.
11. Hvis du har flere sider, gjenta prosessen for hver side,lim inn hvert nytt bilde i tekstredigeringsprogrammet som en ny side.
12. Når du har alle sidene i tekstredigeringsprogrammet, lagrer du dokumentet i PDF-format. Både MS Word og Google Docs vil gjøre dette.
13. Du vil nå ha en redigert versjon av PDF-filen.

Denne metoden kan ta ganske lang tid. Hvis du har mange sider, blir det veldig kjedelig. Hvis du bare har én side eller bare noen få sider, er det en praktisk løsning. Bare pass på å bekrefte at teksten er uleselig når du zoomer inn.

Utskrifts-, merk- og skanningsmetoden

Denne metoden er litt raskere og enklere hvis du har et stort dokument med mange sider.

1. Åpne PDF-filen i PDF-visningen du ønsker.
2. Skriv ut PDF-en.
3. Bruk en svart markør av høy kvalitet for å mørklegge alt du ønsker skal redigeres.
4. Skann dokumentet med en skanner. Hvis du ikke har en skanner, bruk telefonen eller digitalkameraet til å ta bilder av sidene.
5. Åpne hvert av bildene, velg dem, kopier og lim inn hvert av dem i et tekstredigeringsprogram som MS Word eller Google Docs.
6. Når alle bildene er limt inn i redigeringsprogrammet, lagrer du filen som PDF.
7. Bekreft at den redigerte teksten er uleselig ved å zoome inn og sørge for at du kan ikke se eller lese noen ord.

Denne metoden kan også ta litt tid, men det vil være mye enklere hvis du har flere sider å redigere.

Siste ord

I denne artikkelen har vivist deg tre metoder for å mørklegge tekst i en PDF-fil. Den første krever at du har en betalt versjon av Adobe Acrobat. Det er det enkleste, selv om det er et gebyr knyttet. Hvis redigering av PDF-er er noe du gjør regelmessig, kan det være en verdig investering. Å bruke Acrobat Pro gjør prosessen rask og smertefri.

Hvis du ikke ønsker å kjøpe Acrobat Pro, vil de to andre metodene fungere. Bare sørg for at du gir deg selv god tid; de er begge mye mer involvert. Når du bruker noen av disse tre metodene, bør du alltid kontrollere at informasjonen er fullstendig redigert før du sender dokumentene ut.

Vi håper denne artikkelen kan hjelpe deg med å beskytte de konfidensielle dataene i PDF-en din. dokumenter. Som alltid, vennligst gi oss beskjed hvis du har spørsmål eller kommentarer.