Se lavorate con documenti e informazioni sensibili, conoscete l'importanza della sicurezza. Molte aziende e agenzie governative hanno regole severe per la protezione, l'archiviazione e lo smaltimento di documenti ad alta sicurezza. Queste linee guida sono fondamentali quando si tratta di gestire documenti sensibili.

A volte è necessario fornire file contenenti informazioni sensibili a clienti, committenti o al pubblico in generale. In questo caso, potrebbe essere necessario limitare la visione di parti specifiche, tra cui informazioni riservate, proprietarie o di identificazione personale (PII). Cosa fare? È necessario oscurare o eliminare i dati all'interno del documento .

I file PDF sono il metodo più comune per trasferire documenti non modificabili sul Web. Sono ampiamente compatibili e possono essere visualizzati sulla maggior parte dei sistemi informatici. Sono facili da creare e da inviare. Soprattutto, sono difficili da modificare. In breve, potete sentirvi ragionevolmente sicuri che nessuno possa modificare accidentalmente o di proposito il vostro originale.

Esistono modi per oscurare le informazioni sensibili da un PDF? Assolutamente sì. Ecco i modi più comuni per farlo.

Metodi per la riduzione del testo in un file PDF

Esistono diversi modi per oscurare il testo in un PDF, ma è necessario assicurarsi che le informazioni che si stanno proteggendo siano davvero protette. Verificate le modifiche apportate dopo averle completate.

Come? Aprite il file ed eseguite una rapida ricerca di testo utilizzando le parole chiave che state cercando di eliminare. Se la ricerca non dà risultati, saprete di essere al sicuro. Ricordate: ispezionate ciò che vi aspettate.

Il metodo Adobe Acrobat Pro

Se possedete Adobe Acrobat Pro, l'oscuramento del testo è semplice. Acrobat Pro contiene degli strumenti di riordino, che dovete solo utilizzare. Procedete come segue:

Fase 1: Fare una copia dell'originale

Questo è molto importante: non si vogliono apportare modifiche e poi perdere il file originale. Per la copia, si può usare il nome del file originale e aggiungere "-redacted" al nuovo nome del file. In questo modo, si possono apportare modifiche e avere ancora l'originale a cui tornare in caso di errori.

Fase 2: Aprire il file in Adobe Acrobat Pro e aprire lo strumento Redact.

Fare clic sulla scheda/menu "Strumenti". Una volta aperto, selezionare lo strumento "Riduzione". Se non viene visualizzato immediatamente sullo schermo, fare clic sul pulsante "Mostra di più". In seguito, dovrebbe essere visualizzato nell'elenco degli strumenti.

Fase 3: selezionare il testo da redigere

Nella barra degli strumenti per la redazione del documento, fare clic su "Segna per la redazione". Verrà visualizzata una finestra pop-up. Selezionare "Ok". Selezionare il testo che si desidera oscurare facendo doppio clic o trascinando il puntatore del mouse su di esso.

Fase 4: Fare clic su "Applica".

Nella barra degli strumenti di riordino, fare clic su "Applica", quindi fare clic su "Ok" per confermare.

Fase 5: rimuovere le informazioni nascoste

Vi chiederà se volete rimuovere le informazioni nascoste dal file PDF. Se scegliete "sì", verranno rimossi i metadati che contengono statistiche sul documento, tra cui chi ha creato il documento, quando è stato creato e la cronologia delle revisioni. È sempre bene farlo per una copia redatta.

Fase 6: verifica della rielaborazione

Verificate l'eliminazione cercando le parole, le frasi o i nomi che avete oscurato. Se la ricerca è andata a buon fine, i risultati dovrebbero essere pari a 0. In questo modo vi assicurate anche che non vi siano sfuggiti elementi che volevate coprire.

Lo strumento di riordino di Adobe Acrobat Pro può rimuovere ogni istanza di una parola, frase o nome. Lo strumento può anche oscurare la stessa sezione di una pagina in un intero documento. Questo funziona bene per il testo dell'intestazione o del piè di pagina.

Metodi alternativi

Il metodo sopra descritto funziona abbastanza bene ed è molto semplice. L'unico inconveniente è che richiede il possesso di Adobe Acrobat Pro, uno strumento che richiede un abbonamento mensile a pagamento. Se lo fate per lavoro e la vostra azienda lo paga, questo potrebbe non essere un problema.

Se non si dispone di questo strumento, esistono altri modi per oscurare il testo in un PDF.

Il metodo di cattura dello schermo

Ecco il modo più semplice per redigere il testo PDF utilizzando la cattura dello schermo.

1. Aprite il PDF con il visualizzatore Adobe di vostra scelta.
2. Regolare il fattore di zoom in modo che l'intera pagina si adatti allo schermo.
3. Acquisite una schermata di ogni pagina e salvatela come file immagine. Potete farlo con SnagIt o con lo Strumento di taglio fornito da Windows.
4. Aprire i file immagine nell'editor di immagini desiderato.
5. Utilizzate il vostro software di modifica delle immagini per oscurare il testo che deve essere cancellato, cancellando le aree o utilizzando un pennello. Potreste utilizzare un rettangolo nero con un riempimento nero per delineare le parole e coprirle, assicurandovi di rimuovere o coprire completamente il testo.
6. Verificate le riduzioni per assicurarvi che le parole siano davvero illeggibili. Eseguite uno zoom sulla vostra riduzione e assicuratevi di non riuscire a leggerla. In alcuni casi, se utilizzate uno strumento di riempimento e il colore è leggermente diverso da quello del testo, potreste ancora riuscire a leggere le parole quando eseguite lo zoom.
7. Salvare il file nel caso in cui sia necessario apportare ulteriori modifiche.
8. Se il vostro editor di immagini vi permette di salvare il file come PDF, fatelo.
9. Se l'editor di immagini non consente di salvare i PDF, selezionare l'intera immagine, quindi copiarla.
10. Aprire un editor di testo come Microsoft Word o Google Docs e incollare l'immagine nell'editor di testo. Potrebbe essere necessario regolare le dimensioni dell'immagine all'interno dell'editor di testo per far sì che si adatti o riempia la pagina.
11. Se si hanno più pagine, ripetere la procedura per ogni pagina, incollando ogni nuova immagine nell'editor di testo come una nuova pagina.
12. Una volta inserite tutte le pagine nell'editor di testo, salvate il documento in formato PDF, sia con MS Word che con Google Docs.
13. A questo punto avrete una versione ridotta del vostro PDF.

Questo metodo può richiedere molto tempo e, se le pagine sono molte, diventa molto noioso. Se invece si tratta di una sola pagina o di poche pagine, è una soluzione conveniente. Assicurarsi solo di verificare che il testo non sia leggibile quando si esegue lo zoom.

Il metodo di stampa, marcatura e scansione

Questo metodo è un po' più rapido e semplice se si dispone di un documento di grandi dimensioni con molte pagine.

1. Aprire il PDF nel visualizzatore PDF di propria scelta.
2. Stampare il PDF.
3. Utilizzare un pennarello nero di qualità per oscurare tutto ciò che si desidera eliminare.
4. Se non si dispone di uno scanner, utilizzare il telefono o la fotocamera digitale per fotografare le pagine.
5. Aprire ciascuna immagine, selezionarla, copiarla e incollarla in un editor di testo come MS Word o Google Docs.
6. Una volta incollate tutte le immagini nell'editor, salvare il file in formato PDF.
7. Verificate che il testo redatto sia illeggibile zoomando e assicurandovi che non sia possibile vedere o leggere alcuna parola.

Anche questo metodo può richiedere un po' di tempo, ma sarà molto più facile se avete più pagine da eliminare.

Parole finali

In questo articolo vi abbiamo mostrato tre metodi per oscurare il testo in un file PDF. Il primo richiede che abbiate una versione a pagamento di Adobe Acrobat. È il più semplice, anche se è a pagamento. Se la correzione dei PDF è un'attività che fate regolarmente, potrebbe essere un investimento degno di nota. L'uso di Acrobat Pro rende il processo rapido e indolore.

Se non desiderate acquistare Acrobat Pro, gli altri due metodi funzionano, ma assicuratevi di avere molto tempo a disposizione; sono entrambi molto più impegnativi. Quando si utilizza uno di questi tre metodi, è sempre necessario verificare che le informazioni siano state completamente ridotte prima di inviare i documenti.

Ci auguriamo che questo articolo possa aiutarvi a proteggere i dati riservati contenuti nei vostri documenti PDF. Come sempre, fateci sapere se avete domande o commenti.