Om du arbetar med känsliga dokument och känslig information vet du hur viktigt det är med säkerhet. Många företag och myndigheter har strikta regler för att skydda, lagra och göra sig av med dokument med hög säkerhet. Dessa riktlinjer är avgörande när det gäller hantering av känsliga dokument.

Det finns tillfällen då vi behöver tillhandahålla filer som innehåller känslig information till kunder, klienter eller allmänheten. När vi gör det kan det finnas en situation där vi måste begränsa deras möjlighet att se vissa delar. Det kan handla om konfidentiell, skyddad eller personligt identifierbar information (PII). Vad händer sedan? Vi måste svartgöra eller redigera uppgifter i dokumentet .

PDF-filer är den vanligaste metoden för att överföra oföränderliga dokument på webben. De är allmänt kompatibla och kan ses på de flesta datorsystem. De är lätta att skapa och skicka. Framför allt är de svåra att ändra. Kort sagt kan du känna dig ganska säker på att ingen av misstag eller avsiktligt kan ändra ditt original.

Finns det sätt att svartmåla känslig information i en PDF-fil? Absolut. Här är de vanligaste sätten att göra det på.

Metoder för att redigera text i en PDF-fil

Det finns flera sätt att svartmåla text i en PDF-fil. Du måste dock se till att den information du skyddar verkligen är skyddad. Testa de markeringar du gör efter att du har gjort dem.

Hur? Öppna filen och gör en snabb textsökning med de nyckelord som du försöker redigera. Om sökningen inte ger något resultat vet du att du är säker. Kom ihåg: inspektera vad du förväntar dig.

Adobe Acrobat Pro-metoden

Om du har Adobe Acrobat Pro är det enkelt att svartmåla text. Acrobat Pro innehåller redigeringsverktyg och du behöver bara använda dem. Använd följande steg:

Steg 1: Gör en kopia av originalet

Detta är mycket viktigt. Du vill inte göra ändringar och sedan förlora din ursprungliga fil. För kopian kanske du vill använda det ursprungliga filnamnet och lägga till "-redacted" till det nya filnamnet. Nu kan du göra ändringar och har fortfarande ditt original att gå tillbaka till om du gör misstag.

Steg 2: Öppna filen i Adobe Acrobat Pro och öppna Redact-verktyget.

Klicka på fliken/menyn "Verktyg". När den öppnas väljer du verktyget "Redact". Om du inte ser det direkt på skärmen klickar du på knappen "show more". Därefter bör du se det i listan över verktyg.

Steg 3: Välj den text som ska redigeras

Klicka på "Markera för redigering" i verktygsfältet för redigering direkt ovanför dokumentet. Ett popup-fönster öppnas. Välj "Ok". Välj den text som du vill svartmåla genom att dubbelklicka eller dra muspekaren över den.

Steg 4: Klicka på "Apply" (tillämpa)

Klicka på "Verkställ" i verktygsfältet för redigering och sedan på "Ok" för att bekräfta.

Steg 5: Ta bort dold information

Den frågar om du vill ta bort dold information från PDF-filen. Om du väljer "ja" tar den bort metadata som innehåller statistik om dokumentet. Metadata kan innehålla uppgifter om vem som skapade dokumentet, när det skapades och hur det har reviderats. Detta är alltid bra att göra för en redigerad kopia.

Steg 6: Testa redigeringen

Testa redigeringen genom att söka efter ord, fraser eller namn som du har mörkat. Om sökningen är framgångsrik bör den ge 0 resultat. Detta säkerställer också att du inte har missat något som du ville dölja.

Med redigeringsverktyget i Adobe Acrobat Pro kan du ta bort alla förekomster av ett ord, en fras eller ett namn. Verktyget kan också svartmåla samma avsnitt på en sida i hela dokumentet. Detta fungerar bra för rubrik- och sidfotatext.

Alternativa metoder

Ovanstående metod fungerar ganska bra och är superenkelt. Den enda invändningen är att den kräver att du har Adobe Acrobat Pro. Detta verktyg kräver att du har en betald månadsabonnemang. Om du gör detta för ditt jobb och ditt företag betalar för det, är det kanske inget problem.

Om du inte har det här verktyget finns det andra sätt att svartmåla text i en PDF-fil.

Metoden för skärmdumpning

Här är det enklaste sättet att redigera PDF-text med hjälp av skärmdumpning.

1. Öppna PDF-filen med valfri Adobe-läsare.
2. Justera zoomfaktorn så att hela sidan får plats på skärmen.
3. Ta en skärmdump av varje sida. Spara varje sida som en bildfil. Du kan göra detta med SnagIt eller det verktyg för snäppning som finns i Windows.
4. Öppna bildfilerna i ett valfritt bildredigeringsverktyg.
5. Använd ditt bildredigeringsprogram för att svartmåla text som behöver redigeras - sudda ut områden eller använd en pensel. Du kan använda en svart rektangel med svart fyllning för att ringa in orden och täcka dem. Se bara till att du tar bort eller täcker texten helt.
6. Testa redigeringen för att se till att orden verkligen är oläsbara. Zooma in på redigeringen och se till att du inte kan läsa den. Om du använder ett fyllnadsverktyg och färgen skiljer sig något från texten kan du i vissa fall fortfarande kunna läsa orden när du zoomar in.
7. Spara filen om du behöver göra fler ändringar.
8. Om du kan spara filen som en PDF-fil med din bildredigerare kan du göra det.
9. Om du inte kan spara PDF-filer med din bildredigerare kan du välja hela bilden och sedan kopiera den.
10. Öppna en textredigerare som Microsoft Word eller Google Docs och klistra in bilden i textredigeraren. Du kan behöva justera storleken på bilden i textredigeraren så att den passar eller fyller sidan.
11. Om du har flera sidor upprepar du processen för varje sida och klistrar in varje ny bild i textredigeraren som en ny sida.
12. När du har alla sidor i din textredigerare sparar du dokumentet i PDF-format. Både MS Word och Google Docs kan göra detta.
13. Du har nu en redigerad version av PDF-filen.

Den här metoden kan ta en hel del tid. Om du har många sidor blir det väldigt omständligt. Om du bara har en sida eller några få sidor är det en praktisk lösning. Se bara till att kontrollera att texten är oläsbar när du zoomar in.

Metoden för utskrift, märkning och skanning

Den här metoden är lite snabbare och enklare om du har ett stort dokument med många sidor.

1. Öppna PDF-filen i en valfri PDF-läsare.
2. Skriv ut PDF-filen.
3. Använd en svart markeringspenna av hög kvalitet för att svartmarkera allt du vill att det ska redigeras.
4. Skanna dokumentet med en skanner. Om du inte har någon skanner kan du använda din telefon eller digitalkamera för att ta bilder av sidorna.
5. Öppna alla bilderna, markera dem, kopiera och klistra in dem i en textredigerare som MS Word eller Google Docs.
6. När alla bilder har klistrats in i redigeringsverktyget sparar du filen som en PDF-fil.
7. Kontrollera att den redigerade texten är oläsbar genom att zooma in och se till att du inte kan se eller läsa några ord.

Den här metoden kan också ta lite tid, men det är mycket lättare om du har flera sidor att redigera.

Slutord

I den här artikeln har vi visat dig tre metoder för att svartmåla text i en PDF-fil. Den första kräver att du har en betald version av Adobe Acrobat. Det är den enklaste, men det finns en avgift. Om redigering av PDF-filer är något du gör regelbundet kan det vara en värdefull investering. Om du använder Acrobat Pro går det snabbt och smärtfritt.

Om du inte vill köpa Acrobat Pro fungerar de två andra metoderna också. Se bara till att du har gott om tid på dig, de är båda mycket mer komplicerade. När du använder någon av dessa tre metoder bör du alltid kontrollera att informationen har redigerats helt och hållet innan du skickar ut dokumenten.

Vi hoppas att den här artikeln kan hjälpa dig att skydda konfidentiella uppgifter i dina PDF-dokument. Som alltid är du välkommen att höra av dig till oss om du har några frågor eller kommentarer.