Si trabaja con documentos e información delicada, conoce la importancia de la seguridad. Muchas empresas y organismos públicos tienen normas estrictas para proteger, almacenar y eliminar documentos de alta seguridad. Esas directrices son fundamentales cuando se trata de manejar registros delicados.

A veces tenemos que proporcionar archivos que contienen información sensible a los clientes o al público en general. Cuando lo hacemos, puede haber una situación en la que tenemos que restringirles la visión de partes específicas. Eso podría incluir información confidencial, de propiedad o de identificación personal (PII). ¿Y ahora qué? Tenemos que tachar o redactar datos dentro del documento .

Los archivos PDF son el método más común de trasladar documentos no modificables a través de la web. Son ampliamente compatibles y pueden verse en la mayoría de los sistemas informáticos. Son fáciles de crear y enviar y, lo que es más importante, son difíciles de modificar. En resumen, puede sentirse razonablemente seguro de que nadie puede cambiar su original accidentalmente o a propósito.

¿Existen formas de ocultar la información sensible de un PDF? Por supuesto. Aquí están las formas más comunes de hacerlo.

Métodos para ocultar texto en un archivo PDF

Hay varias formas de oscurecer el texto en un PDF. Sin embargo, debes asegurarte de que la información que estás protegiendo está realmente protegida. Prueba las marcas que haces después de haberlas completado.

¿Cómo? Sólo tienes que abrir el archivo y realizar una búsqueda rápida de texto utilizando las palabras clave que intentas redactar. Si la búsqueda aparece en blanco, sabrás que estás a salvo. Recuerda: inspecciona lo que esperas.

El método Adobe Acrobat Pro

Si tienes Adobe Acrobat Pro, borrar el texto es sencillo. Acrobat Pro contiene herramientas de redacción; todo lo que tienes que hacer es ponerlas en práctica. Sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Hacer una copia del original

Esto es muy importante, ya que no querrás hacer cambios y luego perder el archivo original. Para la copia, puedes usar el nombre del archivo original y añadir "-redacted" al nuevo nombre del archivo. Ahora, puedes hacer modificaciones y seguir teniendo el original para volver a él si cometes errores.

Paso 2: Abra el archivo en Adobe Acrobat Pro y abra la herramienta Redactar

Haz clic en la pestaña/menú "Herramientas". Una vez que se abra, selecciona la herramienta "Redactar". Si no la ves inmediatamente en tu pantalla, haz clic en el botón "Mostrar más". Después, deberías verla en la lista de herramientas.

Paso 3: Seleccionar el texto a redactar

En la barra de herramientas de redacción, situada justo encima del documento, haga clic en "Marcar para redactar". Seleccione "Aceptar". Seleccione el texto que desea tachar haciendo doble clic o arrastrando el puntero del ratón sobre él.

Paso 4: Hacer clic en "Aplicar"

En la barra de herramientas de redacción, haga clic en "Aplicar" y luego en "Aceptar" para confirmar.

Paso 5: Eliminar la información oculta

Te preguntará si quieres eliminar la información oculta de tu archivo PDF. Si eliges "sí", eliminará los metadatos que contienen estadísticas sobre el documento. Esos metadatos pueden incluir quién lo creó, cuándo se creó y su historial de revisiones. Siempre es bueno hacer esto para una copia redactada.

Paso 6: Probar la redacción

Pruebe la redacción buscando las palabras, frases o nombres que ha tachado. Si tiene éxito, la búsqueda debería arrojar 0 resultados. Esto también garantiza que no ha omitido ningún elemento que quería tapar.

La herramienta de redacción de Adobe Acrobat Pro puede eliminar todas las instancias de una palabra, frase o nombre. La herramienta también puede tachar la misma sección de una página en todo el documento. Esto funciona bien para el texto del encabezado o del pie de página.

Métodos alternativos

El método anterior funciona bastante bien y es súper fácil. La única advertencia es que requiere que tengas Adobe Acrobat Pro. Esta herramienta requiere que tengas una suscripción mensual pagada. Si estás haciendo esto para tu trabajo y tu empresa lo paga, eso podría no ser un problema.

Si no dispone de la herramienta, hay otras formas de oscurecer el texto en un PDF.

El método de captura de pantalla

Esta es la forma más sencilla de redactar el texto de un PDF utilizando la captura de pantalla.

1. Abra su PDF con el visor de Adobe de su elección.
2. Ajuste el factor de zoom para que toda la página quepa en la pantalla.
3. Haz una captura de pantalla de cada página. Guarda cada una de ellas como un archivo de imagen. Puedes hacerlo con SnagIt o con la herramienta Snipping Tool proporcionada por windows.
4. Abra los archivos de imagen en el editor de imágenes de su elección.
5. Utiliza tu programa de edición de imágenes para borrar cualquier texto que deba ser redactado: borra las áreas o utiliza un pincel. Puedes utilizar un rectángulo negro con un relleno negro para delinear las palabras y cubrirlas, pero asegúrate de eliminar o cubrir completamente el texto.
6. Pruebe las redacciones para asegurarse de que las palabras son realmente ilegibles. Acerque el zoom a su redacción; asegúrese de que no puede leerla. En algunos casos, si utiliza una herramienta de relleno, y el color es ligeramente diferente al del texto, es posible que aún pueda leer las palabras cuando acerque el zoom.
7. Guarde el archivo por si necesita hacer más cambios.
8. Si tu editor de imágenes te permite guardar el archivo como PDF, hazlo.
9. Si tu editor de imágenes no te permite guardar los PDF, selecciona toda la imagen y cópiala.
10. Abre un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs y pega la imagen en el editor de texto. Puede que tengas que ajustar el tamaño de la imagen dentro del editor de texto para que se ajuste o llene la página.
11. Si tiene varias páginas, repita el proceso para cada página, pegando cada nueva imagen en el editor de texto como una nueva página.
12. Una vez que tengas todas las páginas en tu editor de texto, guarda el documento en formato PDF. Tanto MS Word como Google Docs pueden hacerlo.
13. Ahora tendrá una versión redactada de su PDF.

Este método puede llevar bastante tiempo. Si tienes muchas páginas, se volverá muy tedioso. Si sólo tienes una página o unas pocas, es una solución conveniente. Sólo asegúrate de verificar que el texto no sea legible cuando hagas zoom.

El método de imprimir, marcar y escanear

Este método es un poco más rápido y fácil si tienes un documento grande con muchas páginas.

1. Abra el PDF en el visor de PDF de su elección.
2. Imprima el PDF.
3. Utiliza un rotulador negro de calidad para tachar todo lo que desees redactar.
4. Escanea el documento con un escáner. Si no tienes un escáner, utiliza tu teléfono o cámara digital para hacer fotos de las páginas.
5. Abra cada una de las imágenes, selecciónelas, copie y pegue cada una de ellas en un editor de texto como MS Word o Google Docs.
6. Una vez pegadas todas las imágenes en el editor, guarde el archivo como PDF.
7. Compruebe que el texto redactado es ilegible ampliándolo y asegurándose de que no puede ver o leer ninguna palabra.

Este método también puede llevar un tiempo, pero será mucho más fácil si tiene varias páginas que redactar.

Palabras finales

En este artículo, le mostramos tres métodos para borrar el texto de un archivo PDF. El primero requiere que tenga una versión de pago de Adobe Acrobat. Es el más sencillo, aunque conlleva una cuota. Si redactar PDFs es algo que hace con regularidad, puede ser una inversión que merezca la pena. El uso de Acrobat Pro hace que el proceso sea rápido y sin complicaciones.

Si no desea adquirir Acrobat Pro, los otros dos métodos pueden funcionar, pero asegúrese de disponer de tiempo suficiente, ya que ambos son mucho más complicados. Al utilizar cualquiera de estos tres métodos, siempre debe verificar que la información se ha redactado por completo antes de enviar los documentos.

Esperamos que este artículo le ayude a proteger los datos confidenciales de sus documentos PDF. Como siempre, háganos saber si tiene alguna pregunta o comentario.