Ha Ön érzékeny dokumentumokkal és információkkal dolgozik, tudja, hogy mennyire fontos a biztonság. Számos vállalat és kormányzati ügynökség szigorú szabályokat alkalmaz a szigorúan védett dokumentumok védelmére, tárolására és megsemmisítésére. Ezek az irányelvek kritikus fontosságúak, amikor érzékeny iratok kezeléséről van szó.

Vannak olyan helyzetek, amikor érzékeny információkat tartalmazó fájlokat kell átadnunk az ügyfeleknek, klienseknek vagy a nyilvánosságnak. Ilyenkor előfordulhat olyan helyzet, amikor korlátozni kell, hogy bizonyos részeket ne láthassanak. Ezek lehetnek bizalmas, védett vagy személyazonosításra alkalmas információk (PII). Mi a következő lépés? a dokumentumon belüli adatok kitakarása vagy szerkesztése .

A PDF-fájlok a legelterjedtebb módszere a nem módosítható dokumentumok internetes mozgatásának. Széles körben kompatibilisek, és a legtöbb számítógépes rendszeren megtekinthetők. Könnyű létrehozni és elküldeni őket. Ami a legfontosabb, hogy nehéz módosítani őket. Röviden, viszonylag biztos lehet benne, hogy senki sem tudja véletlenül vagy szándékosan megváltoztatni az eredetit.

Vannak módok arra, hogy az érzékeny információkat kitöröljük a PDF-ből? Természetesen. Íme a leggyakoribb módszerek.

Módszerek a PDF-fájlban lévő szöveg szerkesztésére

Többféleképpen lehet szöveget elsötétíteni egy PDF-ben. Meg kell győződnie azonban arról, hogy a védendő információ valóban védett-e. Tesztelje az elkészített jelöléseket, miután befejezte azokat.

Hogyan? Csak nyissa meg a fájlt, és végezzen gyors szöveges keresést a szerkeszteni kívánt kulcsszavak használatával. Ha a keresés üres eredményt ad, akkor tudja, hogy biztonságban van. Ne feledje: ellenőrizze, amit vár.

Az Adobe Acrobat Pro módszer

Ha rendelkezik Adobe Acrobat Pro programmal, akkor a szöveg elsötétítése egyszerű. Az Acrobat Pro tartalmaz szerkesztési eszközöket; csak használatba kell vennie őket. A következő lépésekkel járjon el:

1. lépés: Készítsen másolatot az eredetiről

Ez nagyon fontos. Nem akarja, hogy a módosítások után elveszítse az eredeti fájlt. A másoláshoz érdemes az eredeti fájlnevet használni, és az új fájlnévhez "-redacted"-et csatolni. Így módosíthat, de hiba esetén még mindig megmarad az eredeti fájl, amelyhez visszatérhet.

2. lépés: Nyissa meg a fájlt az Adobe Acrobat Pro programban, és nyissa meg a Redact eszközt.

Kattintson az "Eszközök" fülre/menüre. Ha megnyílik, válassza ki a "Redact" eszközt. Ha nem látja azonnal a képernyőn, kattintson a "show more" gombra. Ezt követően látnia kell az eszközök listájában.

3. lépés: Válassza ki a szerkesztendő szöveget

A közvetlenül a dokumentum felett található szerkesztési eszköztáron kattintson a "Mark for redaction" (szerkesztésre jelölés) gombra. A felugró ablakban megjelenik egy felugró ablak. Válassza az "Ok." Válassza ki a kitakarni kívánt szöveget dupla kattintással vagy az egérmutató áthúzásával.

4. lépés: Kattintson az "Alkalmazás" gombra

A szerkesztési eszköztáron kattintson az "Alkalmazás" gombra, majd a megerősítéshez kattintson az "Ok" gombra.

5. lépés: A rejtett információk eltávolítása

Megkérdezi, hogy el akarja-e távolítani a rejtett információkat a PDF-fájlból. Ha az "igen" lehetőséget választja, akkor eltávolítja a dokumentumra vonatkozó statisztikákat tartalmazó metaadatokat. Ezek a metaadatok tartalmazhatják, hogy ki készítette, mikor készült, és a módosítási előzményeket. Ezt mindig jó megtenni egy szerkesztett másolat esetében.

6. lépés: A szerkesztés tesztelése

Tesztelje a törlést azáltal, hogy keresést végez a kitakart szavakra, kifejezésekre vagy nevekre. Ha sikeres, a keresésnek 0 találatot kell adnia. Ez azt is biztosítja, hogy nem hagyott ki olyan elemeket, amelyeket el akart takarni.

Az Adobe Acrobat Pro szerkesztési eszköze képes eltávolítani egy szó, kifejezés vagy név minden egyes előfordulását. Az eszköz képes az egész dokumentumban ugyanazt az oldalt kitörölni. Ez jól működik fejléc- vagy láblécszövegek esetében.

Alternatív módszerek

A fenti módszer nagyon jól működik, és szuper egyszerű. Az egyetlen kikötés, hogy ehhez az Adobe Acrobat Pro programmal kell rendelkeznie. Ehhez az eszközhöz fizetős havi előfizetés szükséges. Ha ezt a munkája miatt végzi, és a cége fizeti, ez nem jelenthet problémát.

Ha nem áll rendelkezésére ez az eszköz, más módon is el lehet sötétíteni a szöveget a PDF-ben.

A képernyőfelvételi módszer

Íme a legegyszerűbb módja a PDF-szöveg szerkesztésének képernyőfelvétel segítségével.

1. Nyissa meg a PDF fájlt az Adobe által választott megjelenítő programmal.
2. Állítsa be a nagyítási tényezőt úgy, hogy az egész oldal elférjen a képernyőn.
3. Készítsen képernyőfelvételt minden oldalról. Mentse el mindegyiket képfájlként. Ezt a SnagIt vagy a windows által biztosított Snipping Tool segítségével teheti meg.
4. Nyissa meg a képfájlokat az Ön által választott képszerkesztő programban.
5. A képszerkesztő szoftverrel feketítse ki a törlendő szöveget - törölje ki a területeket, vagy használjon ecsetet. Használhat egy fekete téglalapot fekete kitöltéssel a szavak körvonalazására és eltakarására. Csak győződjön meg róla, hogy eltávolítja vagy teljesen eltakarja a szöveget.
6. Tesztelje a szerkesztéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szavak valóban olvashatatlanok. Nagyítsa rá a szerkesztésre; győződjön meg arról, hogy nem tudja elolvasni. Bizonyos esetekben, ha kitöltő eszközt használ, és a szín kissé eltér a szövegtől, a nagyításkor még mindig el tudja olvasni a szavakat.
7. Mentse el a fájlt, ha további módosításokra lenne szüksége.
8. Ha a képszerkesztője lehetővé teszi a fájl PDF-ként történő mentését, akkor tegye meg.
9. Ha a képszerkesztő nem engedi a PDF mentést, jelölje ki a teljes képet, majd másolja ki.
10. Nyisson meg egy szövegszerkesztőt, például a Microsoft Word vagy a Google Docs programot, és illessze be a képet a szövegszerkesztőbe. Lehet, hogy a szövegszerkesztőben módosítania kell a kép méretét, hogy illeszkedjen vagy kitöltse az oldalt.
11. Ha több oldala van, ismételje meg a folyamatot minden egyes oldalon, és minden új képet illesszen be a szövegszerkesztőbe új oldalként.
12. Ha az összes oldal megvan a szövegszerkesztőben, mentse a dokumentumot PDF formátumba. Az MS Word és a Google Dokumentumok egyaránt képes erre.
13. Mostantól rendelkezni fog a PDF szerkesztett változatával.

Ez a módszer elég sok időt vehet igénybe. Ha sok oldala van, nagyon fárasztó lesz. Ha csak egy vagy csak néhány oldala van, ez egy kényelmes megoldás. Csak győződjön meg róla, hogy a szöveg nem olvasható, amikor nagyít.

A nyomtatási, jelölési és szkennelési módszer

Ez a módszer egy kicsit gyorsabb és egyszerűbb, ha egy nagy, sok oldalas dokumentummal rendelkezik.

1. Nyissa meg a PDF-et a választott PDF-megjelenítő programban.
2. Nyomtassa ki a PDF-et.
3. Használjon minőségi fekete filctollat, hogy mindent befeketítsen, amit ki akar szerkeszteni.
4. Szkennerrel szkennelje be a dokumentumot. Ha nincs szkennere, telefonjával vagy digitális fényképezőgépével fényképezze le az oldalakat.
5. Nyissa meg az egyes képeket, jelölje ki őket, másolja ki és illessze be őket egy szövegszerkesztőbe, például az MS Wordbe vagy a Google Dokumentumokba.
6. Miután az összes képet beillesztette a szerkesztőbe, mentse a fájlt PDF formátumban.
7. Ellenőrizze, hogy a szerkesztett szöveg olvashatatlan-e, úgy, hogy ráközelít, és meggyőződik róla, hogy egyetlen szót sem lát vagy olvashat.

Ez a módszer is eltarthat egy ideig, de sokkal könnyebb lesz, ha több oldalt kell szerkesztenie.

Utolsó szavak

Ebben a cikkben három módszert mutatunk be a PDF-fájlokban lévő szövegek elsötétítésére. Az elsőhöz az Adobe Acrobat fizetős verziója szükséges. Ez a legegyszerűbb, bár díjköteles. Ha a PDF-ek szerkesztését rendszeresen végzi, érdemes lehet beruházni. Az Acrobat Pro használatával a folyamat gyors és fájdalommentes.

Ha nem kívánja megvásárolni az Acrobat Pro-t, a másik két módszer is működik. Csak győződjön meg róla, hogy elegendő időt hagy magának; mindkettő sokkal bonyolultabb. Ha e három módszer bármelyikét használja, mindig ellenőrizze, hogy az információk teljes mértékben ki lettek-e szerkesztve, mielőtt elküldi a dokumentumokat.

Reméljük, hogy ez a cikk segít Önnek megvédeni a PDF-dokumentumokban található bizalmas adatokat. Mint mindig, kérjük, jelezze, ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van.