Als u met gevoelige documenten en informatie werkt, weet u hoe belangrijk beveiliging is. Veel bedrijven en overheidsinstellingen hebben strenge regels voor het beschermen, opslaan en afvoeren van zwaar beveiligde documenten. Die richtlijnen zijn cruciaal als het gaat om de behandeling van gevoelige dossiers.

Soms moeten we bestanden met gevoelige informatie verstrekken aan klanten, cliënten of het grote publiek. Als we dat doen, kan er een situatie ontstaan waarin we de inzage in bepaalde delen moeten beperken. Dat kan vertrouwelijke, bedrijfseigen of persoonlijk identificeerbare informatie zijn. Wat nu? We moeten gegevens in het document zwart maken of redigeren .

PDF-bestanden zijn de meest gebruikte methode om ongewijzigde documenten via het web te versturen. Ze zijn breed compatibel en kunnen op de meeste computersystemen worden bekeken. Ze zijn gemakkelijk te maken en te verzenden. En het belangrijkste is dat ze moeilijk te wijzigen zijn. Kortom, u kunt er redelijk zeker van zijn dat niemand uw origineel per ongeluk of met opzet kan wijzigen.

Zijn er manieren om gevoelige informatie uit een PDF te verwijderen? Absoluut. Dit zijn de meest gebruikelijke manieren om dat te doen.

Methoden voor het redigeren van tekst in een PDF-bestand

Er zijn verschillende manieren om tekst in een PDF zwart te maken. U moet er wel voor zorgen dat de informatie die u beschermt ook echt beschermd is. Test de markeringen die u maakt nadat u ze hebt voltooid.

Hoe? Open het bestand en voer een snelle tekstzoekopdracht uit met de trefwoorden die u probeert te bewerken. Als de zoekopdracht niets oplevert, weet u dat u veilig bent. Onthoud: inspecteer wat u verwacht.

De Adobe Acrobat Pro Methode

Als je Adobe Acrobat Pro hebt, is het zwart maken van tekst eenvoudig. Acrobat Pro bevat redigeergereedschappen; je hoeft ze alleen maar te gebruiken. Gebruik de volgende stappen:

Stap 1: Maak een kopie van het origineel

Dit is heel belangrijk. U wilt geen wijzigingen aanbrengen en dan uw originele bestand verliezen. Voor de kopie kunt u misschien de originele bestandsnaam gebruiken en "-redacted" toevoegen aan de nieuwe bestandsnaam. Nu kunt u wijzigingen aanbrengen en hebt u nog steeds uw origineel om naar terug te keren als u fouten maakt.

Stap 2: Open het bestand in Adobe Acrobat Pro en open de Redact tool

Klik op het tabblad/menu "Extra". Zodra dat wordt geopend, selecteert u het hulpmiddel "Redigeren". Als u het niet onmiddellijk op uw scherm ziet, klikt u op de knop "meer tonen". Daarna zou u het in de lijst met hulpmiddelen moeten zien.

Stap 3: Selecteer de te bewerken tekst

Klik op de werkbalk redigeren, direct boven het document, op "Markeren voor redigeren". Er verschijnt een pop-up venster. Selecteer "Ok". Selecteer de tekst die u zwart wilt maken door erop te dubbelklikken of de muisaanwijzer erover te slepen.

Stap 4: Klik op "Toepassen".

Klik op de werkbalk van de redactie op "Toepassen". Klik vervolgens op "Ok" om te bevestigen.

Stap 5: Verborgen informatie verwijderen

Er wordt gevraagd of u verborgen informatie uit uw PDF-bestand wilt verwijderen. Als u "ja" kiest, worden de metagegevens met statistieken over het document verwijderd. Die metagegevens kunnen onder meer bevatten wie het document heeft gemaakt, wanneer het is gemaakt en de revisiegeschiedenis. Dit is altijd goed om te doen voor een bewerkte kopie.

Stap 6: De redactie testen

Test de bewerking door te zoeken naar woorden, zinnen of namen die u zwart hebt gemaakt. Als het lukt, moet uw zoekopdracht 0 resultaten opleveren. Dit zorgt er ook voor dat u geen items hebt gemist die u verborgen wilde houden.

Het redigeerhulpmiddel in Adobe Acrobat Pro kan elk geval van een woord, zin of naam verwijderen. Het hulpmiddel kan ook dezelfde sectie op een pagina in een heel document zwart maken. Dit werkt goed voor kop- of voettekst.

Alternatieve methoden

De bovenstaande methode werkt vrij goed en is supergemakkelijk. Het enige voorbehoud is dat u hiervoor Adobe Acrobat Pro moet bezitten. Voor deze tool moet u een maandelijks betaald abonnement hebben. Als u dit voor uw werk doet en uw bedrijf betaalt ervoor, is dat misschien geen probleem.

Als u dit gereedschap niet tot uw beschikking hebt, zijn er andere manieren om tekst in een PDF zwart te maken.

De schermopnamemethode

Dit is de eenvoudigste manier om PDF-tekst te bewerken met behulp van schermopname.

1. Open uw PDF met de Adobe viewer van uw keuze.
2. Pas de zoomfactor aan zodat de hele pagina op het scherm past.
3. Maak een schermopname van elke pagina en sla ze op als een afbeeldingsbestand. U kunt dit doen met SnagIt of het Snipping Tool van Windows.
4. Open de afbeeldingsbestanden in de afbeeldingseditor van uw keuze.
5. Gebruik uw beeldbewerkingssoftware om tekst die moet worden bewerkt zwart te maken - wis gebieden of gebruik een penseel. U kunt een zwarte rechthoek met een zwarte vulling gebruiken om woorden te omlijnen en te bedekken. Zorg ervoor dat u de tekst verwijdert of volledig bedekt.
6. Test de bewerkingen om er zeker van te zijn dat de woorden echt onleesbaar zijn. Zoom in op uw bewerking; zorg ervoor dat u ze niet kunt lezen. In sommige gevallen, als u een vulgereedschap gebruikt en de kleur iets anders is dan de tekst, kunt u de woorden nog steeds lezen als u inzoomt.
7. Bewaar het bestand voor het geval u meer wijzigingen moet aanbrengen.
8. Als uw beeldbewerkingsprogramma u toestaat het bestand als PDF op te slaan, doe dat dan.
9. Als uw beeldbewerkingsprogramma u geen PDF's laat opslaan, selecteer dan de hele afbeelding en kopieer hem.
10. Open een tekstverwerker zoals Microsoft Word of Google Docs en plak de afbeelding in de tekstverwerker. Mogelijk moet u de grootte van de afbeelding in de tekstverwerker aanpassen zodat deze op de pagina past of de pagina vult.
11. Als u meerdere pagina's hebt, herhaalt u het proces voor elke pagina en plakt u elke nieuwe afbeelding in de teksteditor als een nieuwe pagina.
12. Zodra je alle pagina's in je tekstverwerker hebt, sla je het document op in PDF-formaat. Zowel MS Word als Google Docs doen dit.
13. U hebt nu een bewerkte versie van uw PDF.

Deze methode kan nogal wat tijd kosten. Als je veel pagina's hebt, wordt het erg vervelend. Als je maar één pagina of een paar pagina's hebt, is het een handige oplossing. Zorg er alleen voor dat je controleert of de tekst onleesbaar is als je inzoomt.

De afdruk-, markeer- en scanmethode

Deze methode is iets sneller en gemakkelijker als je een groot document met veel pagina's hebt.

1. Open de PDF in de PDF-viewer van uw keuze.
2. Druk de PDF af.
3. Gebruik een zwarte marker van goede kwaliteit om alles wat u niet wilt bewerken zwart te maken.
4. Scan het document met een scanner. Heb je geen scanner, gebruik dan je telefoon of digitale camera om foto's van de pagina's te maken.
5. Open elk van de afbeeldingen, selecteer ze, kopieer en plak ze in een tekstverwerker zoals MS Word of Google Docs.
6. Zodra alle afbeeldingen in de editor zijn geplakt, slaat u het bestand op als PDF.
7. Controleer of de bewerkte tekst onleesbaar is door in te zoomen en ervoor te zorgen dat u geen woorden kunt zien of lezen.

Deze methode kan ook een tijdje duren, maar het is veel gemakkelijker als u meerdere pagina's moet bewerken.

Laatste woorden

In dit artikel laten we u drie methoden zien om tekst in een PDF-bestand zwart te maken. Voor de eerste moet u een betaalde versie van Adobe Acrobat hebben. Dat is de gemakkelijkste, maar er zijn wel kosten aan verbonden. Als u regelmatig PDF's zwart maakt, kan het een investering waard zijn. Met Acrobat Pro gaat het snel en pijnloos.

Als u geen Acrobat Pro wilt kopen, werken de andere twee methoden ook. Zorg er wel voor dat u voldoende tijd hebt; ze zijn allebei veel ingewikkelder. Bij elk van deze drie methoden moet u altijd controleren of de informatie volledig is bewerkt voordat u de documenten verstuurt.

Wij hopen dat dit artikel u kan helpen om de vertrouwelijke gegevens in uw PDF-documenten te beschermen. Zoals altijd kunt u het ons laten weten als u vragen of opmerkingen hebt.