Jos työskentelet arkaluonteisten asiakirjojen ja tietojen parissa, tiedät turvallisuuden merkityksen. Monilla yrityksillä ja valtion virastoilla on tiukat säännöt, jotka koskevat huipputurvallisten asiakirjojen suojaamista, säilyttämistä ja hävittämistä. Nämä ohjeet ovat ratkaisevan tärkeitä arkaluonteisten asiakirjojen käsittelyssä.

Toisinaan meidän on toimitettava arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja asiakkaille, asiakkaille tai suurelle yleisölle. Tällöin saattaa olla tilanne, jossa meidän on rajoitettava heidän pääsyään tiettyihin osiin. Tällaisia tietoja voivat olla luottamukselliset, salassa pidettävät tai henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot (PII). Mitä seuraavaksi? Meidän täytyy pimentää tai poistaa tietoja asiakirjasta .

PDF-tiedostot ovat yleisin tapa siirtää muokkaamattomia asiakirjoja verkossa. Ne ovat laajalti yhteensopivia, ja niitä voidaan katsella useimmilla tietokonejärjestelmillä. Ne on helppo luoda ja lähettää. Mikä tärkeintä, niitä on vaikea muokata. Lyhyesti sanottuna voit olla kohtuullisen varma siitä, että kukaan ei voi vahingossa tai tahallaan muuttaa alkuperäistä asiakirjaasi.

Onko olemassa tapoja, joilla voit pimentää arkaluonteiset tiedot PDF-tiedostosta? Ehdottomasti. Tässä ovat yleisimmät tavat, joilla se onnistuu.

PDF-tiedoston tekstin muokkausmenetelmät

PDF-tiedoston tekstin pimentämiseen on useita tapoja. Sinun on kuitenkin varmistettava, että suojaamasi tiedot ovat todella suojattuja. Testaa tekemäsi merkinnät niiden valmistumisen jälkeen.

Miten? Avaa tiedosto ja tee nopea tekstihaku käyttämällä avainsanoja, joita yrität poistaa. Jos hakutulos on tyhjä, tiedät, että olet turvassa. Muista: tarkista, mitä odotat.

Adobe Acrobat Pro -menetelmä

Jos sinulla on Adobe Acrobat Pro, tekstin pimentäminen on helppoa. Acrobat Pro sisältää redusointityökalut; sinun tarvitsee vain ottaa ne käyttöön. Toimi seuraavasti:

Vaihe 1: Tee kopio alkuperäisestä

Tämä on erittäin tärkeää, sillä et halua tehdä muutoksia ja menettää alkuperäistä tiedostoa. Kopioinnissa kannattaa käyttää alkuperäisen tiedoston nimeä ja lisätä uuden tiedoston nimeen "-redacted". Nyt voit tehdä muutoksia ja sinulla on silti alkuperäinen tiedosto, johon voit palata, jos teet virheitä.

Vaihe 2: Avaa tiedosto Adobe Acrobat Pro -ohjelmassa ja avaa Redact-työkalu.

Napsauta "Työkalut"-välilehteä/valikkoa. Kun se avautuu, valitse "Redact"-työkalu. Jos se ei näy heti ruudulla, napsauta "näytä lisää"-painiketta. Sen jälkeen sen pitäisi näkyä työkaluluettelossa.

Vaihe 3: Valitse teksti, jota haluat muokata.

Napsauta suoraan asiakirjan yläpuolella olevalla muokkaustyökalurivillä "Merkitse muokattavaksi." Saat ponnahdusikkunan. Valitse "Ok." Valitse teksti, jonka haluat pimentää, joko kaksoisnapsauttamalla tai vetämällä hiiren osoitin sen päälle.

Vaihe 4: Napsauta "Apply"

Napsauta "Apply" (Sovelletaan) muokkaustyökalurivillä. Vahvista sitten napsauttamalla "Ok".

Vaihe 5: Poista piilotetut tiedot

Se kysyy, haluatko poistaa piilotetut tiedot PDF-tiedostosta. Jos valitset "kyllä", se poistaa metatiedot, jotka sisältävät tilastotietoja asiakirjasta. Nämä metatiedot voivat sisältää muun muassa sen, kuka sen on luonut, milloin se on luotu, ja sen versiohistorian. Tämä on aina hyvä tehdä redusoidulle kopiolle.

Vaihe 6: Testaa muokkaus

Testaa rajausta etsimällä pimentämiäsi sanoja, lauseita tai nimiä. Jos haku onnistuu, hakutuloksia pitäisi löytyä 0. Näin varmistat myös, ettet ole jättänyt pois haluamiasi kohteita, jotka halusit peittää.

Adobe Acrobat Pron redaktiotyökalulla voidaan poistaa jokainen sana, lause tai nimi. Työkalulla voidaan myös mustata sama kohta sivulla koko asiakirjassa. Tämä toimii hyvin otsikko- tai alatunnisteen tekstille.

Vaihtoehtoiset menetelmät

Yllä oleva menetelmä toimii melko hyvin ja on erittäin helppo. Ainoa varoitus on, että se edellyttää, että sinulla on Adobe Acrobat Pro. Tämä työkalu edellyttää, että sinulla on maksullinen kuukausitilaus. Jos teet tämän työtäsi varten ja yrityksesi maksaa sen, se ei välttämättä ole ongelma.

Jos sinulla ei ole tätä työkalua käytettävissäsi, on muitakin tapoja pimentää PDF-tiedoston teksti.

Näytönkaappausmenetelmä

Tässä on yksinkertaisin tapa muokata PDF-tekstiä näytönkaappauksen avulla.

1. Avaa PDF-tiedosto valitsemallasi Adobe-katseluohjelmalla.
2. Säädä zoomauskerrointa niin, että koko sivu mahtuu näytölle.
3. Ota kuvakaappaus jokaiselta sivulta. Tallenna jokainen sivu kuvatiedostona. Voit tehdä tämän SnagIt-ohjelmalla tai windowsin tarjoamalla Snipping Tool -työkalulla.
4. Avaa kuvatiedostot valitsemallasi kuvankäsittelyohjelmalla.
5. Käytä kuvankäsittelyohjelmaa pimentääksesi tekstin, joka on poistettava - pyyhi alueet pois tai käytä sivellintä. Voit käyttää mustaa suorakulmiota, jossa on musta täyte, hahmottamaan sanat ja peittämään ne. Varmista vain, että poistat tai peität tekstin kokonaan.
6. Testaa rajauksia varmistaaksesi, että sanat ovat todella lukukelvottomia. Zoomaa rajaukseen; varmista, että et voi lukea sitä. Jos käytät täyttötyökalua ja väri poikkeaa hieman tekstistä, voit joissain tapauksissa lukea sanat, kun zoomaat.
7. Tallenna tiedosto siltä varalta, että haluat tehdä lisää muutoksia.
8. Jos kuvankäsittelyohjelmasi avulla voit tallentaa tiedoston PDF-muodossa, tee niin.
9. Jos kuvankäsittelyohjelmasi ei anna sinun tallentaa PDF-tiedostoja, valitse koko kuva ja kopioi se.
10. Avaa tekstinkäsittelyohjelma, kuten Microsoft Word tai Google Docs, ja liitä kuva tekstinkäsittelyohjelmaan. Saatat joutua säätämään kuvan kokoa tekstinkäsittelyohjelmassa, jotta se mahtuu tai täyttää sivun.
11. Jos sinulla on useita sivuja, toista prosessi jokaiselle sivulle ja liitä jokainen uusi kuva tekstieditoriin uutena sivuna.
12. Kun olet saanut kaikki sivut tekstinkäsittelyohjelmaan, tallenna asiakirja PDF-muotoon. Sekä MS Word että Google Docs tekevät tämän.
13. Nyt sinulla on PDF-tiedostosi muokattu versio.

Tämä menetelmä voi viedä melko paljon aikaa. Jos sinulla on monta sivua, siitä tulee hyvin työlästä. Jos sinulla on vain yksi sivu tai vain muutama sivu, se on kätevä ratkaisu. Varmista vain, että teksti ei ole luettavissa, kun zoomaat.

Tulosta, merkitse ja skannaa -menetelmä

Tämä menetelmä on hieman nopeampi ja helpompi, jos sinulla on suuri asiakirja, jossa on useita sivuja.

1. Avaa PDF-tiedosto valitsemassasi PDF-katseluohjelmassa.
2. Tulosta PDF-tiedosto.
3. Käytä laadukasta mustaa tussia mustatakseen kaiken, mitä haluat poistaa.
4. Skannaa asiakirja skannerilla. Jos sinulla ei ole skanneria, käytä puhelinta tai digitaalikameraa sivujen valokuvaamiseen.
5. Avaa jokainen kuva, valitse ne, kopioi ja liitä ne tekstinkäsittelyohjelmaan, kuten MS Wordiin tai Google Docsiin.
6. Kun kaikki kuvat on liitetty editoriin, tallenna tiedosto PDF-muodossa.
7. Varmista, että muokattu teksti on lukukelvotonta zoomaamalla ja varmistamalla, että et näe tai lue yhtään sanaa.

Tämäkin menetelmä voi kestää jonkin aikaa, mutta se on paljon helpompaa, jos poistettavia sivuja on useita.

Viimeiset sanat

Tässä artikkelissa näytämme kolme tapaa, joilla voit pimentää tekstin PDF-tiedostosta. Ensimmäinen vaatii Adobe Acrobatin maksullisen version. Se on helpoin, mutta siihen liittyy maksu. Jos teet PDF-tiedostojen pimentämistä säännöllisesti, se voi olla kannattava investointi. Acrobat Pro -ohjelman käyttö tekee prosessista nopean ja kivuttoman.

Jos et halua hankkia Acrobat Pro -ohjelmaa, kaksi muuta menetelmää toimivat. Varaa vain runsaasti aikaa, sillä molemmat ovat paljon työläämpiä. Kun käytät mitä tahansa näistä kolmesta menetelmästä, sinun on aina varmistettava, että tiedot on poistettu kokonaan ennen asiakirjojen lähettämistä.

Toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua suojaamaan PDF-dokumenttien luottamukselliset tiedot. Kuten aina, kerro meille, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja.