Ak pracujete s citlivými dokumentmi a informáciami, viete, aká dôležitá je bezpečnosť. Mnohé spoločnosti a vládne agentúry majú prísne pravidlá na ochranu, ukladanie a likvidáciu dokumentov s vysokým stupňom zabezpečenia. Tieto usmernenia sú pri manipulácii s citlivými záznamami veľmi dôležité.

Niekedy musíme zákazníkom, klientom alebo širokej verejnosti poskytnúť súbory, ktoré obsahujú citlivé informácie. V takom prípade môže nastať situácia, keď im musíme obmedziť prístup k určitým častiam. Môže ísť o dôverné, chránené alebo osobne identifikovateľné informácie (PII). Čo ďalej? začierniť alebo upraviť údaje v dokumente. .

Súbory PDF sú najbežnejšou metódou prenosu nemodifikovateľných dokumentov cez web. Sú široko kompatibilné a možno ich zobraziť na väčšine počítačových systémov. Ľahko sa vytvárajú a odosielajú. A čo je najdôležitejšie, ťažko sa upravujú. Skrátka, môžete sa cítiť dostatočne bezpečne, že nikto nemôže náhodne alebo zámerne zmeniť váš originál.

Existujú spôsoby, ako začierniť citlivé informácie z PDF? Určite. Tu sú najbežnejšie spôsoby, ako to urobiť.

Metódy na úpravu textu v súbore PDF

Existuje niekoľko spôsobov, ako začierniť text v súbore PDF. Musíte sa však uistiť, že informácie, ktoré chránite, sú skutočne chránené. Vykonané označenia po dokončení otestujte.

Ako? Stačí otvoriť súbor a vykonať rýchle textové vyhľadávanie s použitím všetkých kľúčových slov, ktoré sa snažíte upraviť. Ak vyhľadávanie vyjde naprázdno, budete vedieť, že ste v bezpečí. Nezabudnite: skontrolujte, čo očakávate.

Metóda Adobe Acrobat Pro

Ak vlastníte aplikáciu Adobe Acrobat Pro, začiernenie textu je jednoduché. Acrobat Pro obsahuje nástroje na úpravu textu; stačí ich len použiť. Použite nasledujúce kroky:

Krok 1: Vytvorte kópiu originálu

Toto je veľmi dôležité. Nechcete vykonať zmeny a potom stratiť pôvodný súbor. Pri kopírovaní môžete použiť pôvodný názov súboru a k novému názvu súboru pridať "-redacted". Teraz môžete vykonať zmeny a stále máte pôvodný súbor, ku ktorému sa môžete vrátiť, ak urobíte chyby.

Krok 2: Otvorte súbor v programe Adobe Acrobat Pro a otvorte nástroj Redact

Kliknite na kartu/menu "Nástroje". Po jej otvorení vyberte nástroj "Redaktúra". Ak ho na obrazovke nevidíte okamžite, kliknite na tlačidlo "Zobraziť viac". Potom by ste ho mali vidieť v zozname nástrojov.

Krok 3: Výber textu na úpravu

Na paneli s nástrojmi na redigovanie priamo nad dokumentom kliknite na položku "Označiť na redigovanie." Zobrazí sa vyskakovacie okno. Vyberte možnosť "Ok." Vyberte text, ktorý chcete začierniť, buď dvojitým kliknutím, alebo potiahnutím ukazovateľa myši cez neho.

Krok 4: Kliknite na tlačidlo "Použiť"

Na paneli s nástrojmi na editáciu kliknite na tlačidlo "Použiť." Potom kliknite na tlačidlo "Ok" na potvrdenie.

Krok 5: Odstránenie skrytých informácií

Spýta sa, či chcete zo súboru PDF odstrániť skryté informácie. Ak vyberiete možnosť "áno", odstránia sa metadáta, ktoré obsahujú štatistické údaje o dokumente. Tieto metadáta môžu zahŕňať údaje o tom, kto ho vytvoril, kedy bol vytvorený a históriu jeho revízií. Toto je vždy dobré urobiť pre redigovanú kópiu.

Krok 6: Otestujte redigovanie

Redukciu otestujte vyhľadaním slov, fráz alebo mien, ktoré ste začiernili. Ak sa vám to podarí, vyhľadávanie by malo priniesť 0 výsledkov. Tým sa tiež uistíte, že ste nevynechali žiadne položky, ktoré ste chceli zakryť.

Nástroj na redigovanie v aplikácii Adobe Acrobat Pro dokáže odstrániť každý výskyt slova, frázy alebo názvu. Nástroj dokáže tiež začierniť rovnakú časť na stránke v celom dokumente. To sa dobre hodí na text v záhlaví alebo v päte.

Alternatívne metódy

Vyššie uvedená metóda funguje celkom dobre a je veľmi jednoduchá. Jedinou výhradou je, že vyžaduje, aby ste vlastnili Adobe Acrobat Pro. Tento nástroj vyžaduje, aby ste mali zaplatené mesačné predplatné. Ak to robíte pre svoju prácu a vaša spoločnosť za to platí, nemusí to byť problém.

Ak nemáte k dispozícii tento nástroj, existujú aj iné spôsoby začiernenia textu v súbore PDF.

Metóda snímania obrazovky

Tu je najjednoduchší spôsob, ako upraviť text PDF pomocou snímania obrazovky.

1. Otvorte súbor PDF v prehliadači Adobe podľa vlastného výberu.
2. Nastavte faktor zväčšenia tak, aby sa celá stránka zmestila na obrazovku.
3. Zhotovte snímku obrazovky každej stránky. Každú z nich uložte ako súbor s obrázkom. Môžete to urobiť pomocou aplikácie SnagIt alebo nástroja Snipping Tool, ktorý poskytuje systém Windows.
4. Otvorte obrazové súbory vo vybranom editore obrázkov.
5. Pomocou softvéru na úpravu obrázkov začiernite text, ktorý je potrebné upraviť - vymažte oblasti alebo použite štetec. Na obkreslenie slov a ich zakrytie môžete použiť čierny obdĺžnik s čiernou výplňou. Len sa uistite, že ste text odstránili alebo úplne zakryli.
6. Otestujte redigovanie, aby ste sa uistili, že slová sú skutočne nečitateľné. Priblížte si redigovanie; uistite sa, že ho nie je možné prečítať. V niektorých prípadoch, ak použijete nástroj na vyplnenie a farba sa mierne líši od farby textu, môže byť možné slová prečítať aj po priblížení.
7. Uložte súbor pre prípad, že budete potrebovať vykonať ďalšie zmeny.
8. Ak váš editor obrázkov umožňuje uložiť súbor ako PDF, potom to urobte.
9. Ak vám editor obrázkov neumožňuje ukladať súbory PDF, vyberte celý obrázok a potom ho skopírujte.
10. Otvorte textový editor, napríklad Microsoft Word alebo Dokumenty Google, a vložte obrázok do textového editora. Možno bude potrebné upraviť veľkosť obrázka v textovom editore, aby sa zmestil na stránku alebo ju vyplnil.
11. Ak máte viacero stránok, zopakujte postup pre každú stránku a každý nový obrázok vložte do textového editora ako novú stránku.
12. Keď máte všetky stránky v textovom editore, uložte dokument vo formáte PDF. To dokáže MS Word aj Dokumenty Google.
13. Teraz budete mať redigovanú verziu svojho PDF.

Táto metóda môže trvať pomerne dlho. Ak máte veľa strán, stane sa veľmi zdĺhavou. Ak máte len jednu stranu alebo len niekoľko strán, je to pohodlné riešenie. Len si nezabudnite overiť, či je text po priblížení nečitateľný.

Metóda tlače, označovania a skenovania

Táto metóda je o niečo rýchlejšia a jednoduchšia, ak máte veľký dokument s mnohými stranami.

1. Otvorte súbor PDF v prehliadači PDF podľa vlastného výberu.
2. Vytlačte si súbor PDF.
3. Kvalitným čiernym fixom začiernite všetko, čo chcete upraviť.
4. Dokument naskenujte pomocou skenera. Ak nemáte skener, použite telefón alebo digitálny fotoaparát na odfotografovanie strán.
5. Otvorte každý z obrázkov, vyberte ich, skopírujte a vložte do textového editora, napríklad MS Word alebo Dokumenty Google.
6. Po vložení všetkých obrázkov do editora uložte súbor ako PDF.
7. Overte si, či je upravený text nečitateľný, a to tak, že si ho priblížite a uistíte sa, že nevidíte ani nečítate žiadne slová.

Táto metóda môže tiež chvíľu trvať, ale bude oveľa jednoduchšia, ak máte viacero stránok, ktoré treba upraviť.

Záverečné slová

V tomto článku sme vám ukázali tri spôsoby začiernenia textu v súbore PDF. Prvý si vyžaduje, aby ste mali platenú verziu programu Adobe Acrobat. Je najjednoduchší, hoci je spoplatnený. Ak je začierňovanie súborov PDF niečo, čo robíte pravidelne, môže to byť výhodná investícia. Použitie programu Acrobat Pro umožňuje rýchly a bezbolestný proces.

Ak si nechcete zakúpiť Acrobat Pro, ostatné dve metódy budú fungovať. Len si dajte dostatok času; obe sú oveľa náročnejšie. Pri použití ktorejkoľvek z týchto troch metód by ste mali vždy pred odoslaním dokumentov overiť, či boli informácie úplne vymazané.

Dúfame, že vám tento článok pomôže ochrániť dôverné údaje v dokumentoch PDF. Ako vždy, ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte nám vedieť.