Pokud pracujete s citlivými dokumenty a informacemi, víte, jak důležitá je bezpečnost. Mnoho společností a vládních agentur má přísná pravidla pro ochranu, ukládání a likvidaci dokumentů s vysokým stupněm zabezpečení. Tato pravidla jsou při manipulaci s citlivými záznamy zásadní.

Někdy musíme zákazníkům, klientům nebo široké veřejnosti poskytnout soubory, které obsahují citlivé informace. V takovém případě může nastat situace, kdy jim musíme omezit přístup k určitým částem. Může se jednat o důvěrné, chráněné nebo osobně identifikovatelné informace (PII). Co dál? Musíme začerňovat nebo upravovat údaje v dokumentu. .

Soubory PDF jsou nejběžnějším způsobem přenosu nemodifikovatelných dokumentů po webu. Jsou široce kompatibilní a lze je zobrazit na většině počítačových systémů. Snadno se vytvářejí a odesílají. A co je nejdůležitější, je obtížné je upravovat. Zkrátka, můžete se cítit dostatečně bezpečně, že nikdo nemůže omylem nebo úmyslně změnit váš originál.

Existují způsoby, jak začernit citlivé informace z PDF? Určitě. Zde jsou nejčastější způsoby, jak toho dosáhnout.

Metody redigování textu v souboru PDF

Existuje několik způsobů, jak začernit text v souboru PDF. Musíte se však ujistit, že informace, které chráníte, jsou skutečně chráněny. Provedené značky po dokončení otestujte.

Jak? Stačí otevřít soubor a provést rychlé textové vyhledávání s použitím všech klíčových slov, která se snažíte redigovat. Pokud se vyhledávání objeví prázdné, budete vědět, že jste v bezpečí. Pamatujte: kontrolujte, co očekáváte.

Metoda Adobe Acrobat Pro

Pokud vlastníte aplikaci Adobe Acrobat Pro, je začernění textu jednoduché. Acrobat Pro obsahuje nástroje pro redigování; stačí je jen použít. Použijte následující kroky:

Krok 1: Vytvořte kopii originálu

To je velmi důležité. Nechcete provádět změny a pak přijít o původní soubor. Pro kopii můžete použít původní název souboru a k novému názvu souboru připojit "-redacted". Nyní můžete provádět změny a stále máte svůj původní soubor, ke kterému se můžete vrátit, pokud uděláte chyby.

Krok 2: Otevřete soubor v aplikaci Adobe Acrobat Pro a otevřete nástroj Redact.

Klikněte na kartu/menu "Nástroje". Jakmile se otevře, vyberte nástroj "Redaktovat". Pokud jej na obrazovce hned nevidíte, klikněte na tlačítko "Zobrazit více". Poté byste jej měli vidět v seznamu nástrojů.

Krok 3: Výběr textu k redigování

Na panelu nástrojů pro redigování přímo nad dokumentem klikněte na tlačítko "Označit k redigování." Zobrazí se vyskakovací okno. Vyberte možnost "Ok." Text, který chcete začernit, vyberte buď dvojitým kliknutím, nebo přetažením ukazatele myši přes něj.

Krok 4: Klikněte na tlačítko "Použít"

Na panelu nástrojů pro redigování klikněte na tlačítko "Použít". Poté klikněte na tlačítko "Ok" pro potvrzení.

Krok 5: Odstranění skrytých informací

Zeptá se vás, zda chcete ze souboru PDF odstranit skryté informace. Pokud zvolíte "ano", odstraní metadata, která obsahují statistické údaje o dokumentu. Tato metadata mohou zahrnovat údaje o tom, kdo jej vytvořil, kdy byl vytvořen, a historii jeho revizí. To je vždy dobré udělat pro redigovanou kopii.

Krok 6: Otestování redakce

Otestujte redakci vyhledáním slov, frází nebo jmen, která jste začernili. Pokud se to podaří, mělo by vyhledávání přinést 0 výsledků. Tím se také ujistíte, že jste nevynechali žádné položky, které jste chtěli zakrýt.

Nástroj pro redigování v aplikaci Adobe Acrobat Pro dokáže odstranit každý výskyt slova, fráze nebo jména. Nástroj také dokáže začernit stejnou část stránky v celém dokumentu. To se dobře hodí pro text v záhlaví nebo zápatí.

Alternativní metody

Výše uvedená metoda funguje docela dobře a je velmi snadná. Jedinou výhradou je, že vyžaduje, abyste vlastnili Adobe Acrobat Pro. Tento nástroj vyžaduje, abyste měli placené měsíční předplatné. Pokud to děláte pro svou práci a vaše společnost to platí, nemusí to být problém.

Pokud tento nástroj nemáte k dispozici, existují jiné způsoby, jak začernit text v souboru PDF.

Metoda snímání obrazovky

Zde je nejjednodušší způsob, jak upravit text PDF pomocí snímání obrazovky.

1. Otevřete soubor PDF ve zvoleném prohlížeči Adobe.
2. Upravte faktor zvětšení tak, aby se celá stránka vešla na obrazovku.
3. Pořiďte snímek obrazovky každé stránky. Každou z nich uložte jako soubor s obrázkem. Můžete tak učinit pomocí nástroje SnagIt nebo nástroje Snipping Tool, který je k dispozici ve Windows.
4. Otevřete obrazové soubory ve zvoleném editoru obrázků.
5. Pomocí softwaru pro úpravu obrázků začerněte text, který je třeba upravit - vymažte oblasti nebo použijte štětec. Můžete použít černý obdélník s černou výplní, abyste obkreslili slova a zakryli je. Jen se ujistěte, že jste text odstranili nebo zcela zakryli.
6. Vyzkoušejte redigování, abyste se ujistili, že slova jsou skutečně nečitelná. Přibližte si redigování; ujistěte se, že je nelze přečíst. V některých případech, pokud použijete nástroj výplně a barva se bude mírně lišit od barvy textu, může být možné slova přečíst i po přiblížení.
7. Soubor uložte pro případ, že byste potřebovali provést další změny.
8. Pokud váš editor obrázků umožňuje uložit soubor jako PDF, můžete tak učinit.
9. Pokud vám editor obrázků neumožňuje ukládat soubory PDF, vyberte celý obrázek a zkopírujte jej.
10. Otevřete textový editor, například Microsoft Word nebo Dokumenty Google, a vložte obrázek do textového editoru. Možná bude nutné upravit velikost obrázku v textovém editoru, aby se vešel na stránku nebo ji vyplnil.
11. Pokud máte více stránek, opakujte postup pro každou stránku a každý nový obrázek vložte do textového editoru jako novou stránku.
12. Jakmile máte všechny stránky v textovém editoru, uložte dokument ve formátu PDF. To zvládne jak MS Word, tak Dokumenty Google.
13. Nyní budete mít k dispozici redigovanou verzi souboru PDF.

Tato metoda může trvat poměrně dlouho. Pokud máte mnoho stránek, stane se velmi zdlouhavou. Pokud máte jen jednu stránku nebo jen několik stránek, je to pohodlné řešení. Jen si nezapomeňte ověřit, že text je při zvětšení nečitelný.

Metoda tisku, označování a skenování

Tato metoda je o něco rychlejší a jednodušší, pokud máte velký dokument s mnoha stránkami.

1. Otevřete soubor PDF ve zvoleném prohlížeči PDF.
2. Vytiskněte si PDF.
3. Kvalitním černým fixem začerněte vše, co si přejete upravit.
4. Naskenujte dokument pomocí skeneru. Pokud skener nemáte, vyfoťte stránky pomocí telefonu nebo digitálního fotoaparátu.
5. Otevřete jednotlivé obrázky, vyberte je, zkopírujte a vložte do textového editoru, například MS Word nebo Dokumenty Google.
6. Po vložení všech obrázků do editoru uložte soubor jako PDF.
7. Ověřte si, zda je redigovaný text nečitelný, a to tak, že si jej přiblížíte a ujistíte se, že nevidíte ani nepřečtete žádná slova.

Tato metoda může také chvíli trvat, ale bude mnohem snazší, pokud máte více stránek k redigování.

Závěrečná slova

V tomto článku jsme vám ukázali tři způsoby začernění textu v souboru PDF. První vyžaduje, abyste měli placenou verzi aplikace Adobe Acrobat. Je nejjednodušší, i když je spojena s poplatkem. Pokud redigování souborů PDF provádíte pravidelně, může se vám tato investice vyplatit. Při použití aplikace Acrobat Pro je tento proces rychlý a bezbolestný.

Pokud si nechcete zakoupit aplikaci Acrobat Pro, budou fungovat i další dvě metody. Jen si dejte dostatek času; obě jsou mnohem náročnější. Při použití kterékoli z těchto tří metod byste měli vždy před odesláním dokumentů ověřit, zda byly informace zcela zredigovány.

Doufáme, že vám tento článek pomůže ochránit důvěrná data v dokumentech PDF. Jako vždy nám dejte vědět, pokud máte nějaké dotazy nebo připomínky.