Mục lục
Nếu làm việc với các tài liệu và thông tin nhạy cảm, bạn sẽ biết tầm quan trọng của bảo mật. Nhiều công ty và cơ quan chính phủ có các quy tắc nghiêm ngặt để bảo vệ, lưu trữ và xử lý các tài liệu có tính bảo mật cao. Những nguyên tắc đó rất quan trọng khi xử lý các hồ sơ nhạy cảm.
Đôi khi chúng tôi cần cung cấp các tệp chứa thông tin nhạy cảm cho khách hàng, khách hàng hoặc công chúng nói chung. Khi chúng tôi làm như vậy, có thể có một tình huống mà chúng tôi cần hạn chế họ nhìn thấy các phần cụ thể. Điều đó có thể bao gồm thông tin bí mật, độc quyền hoặc thông tin nhận dạng cá nhân (PII). Tiếp theo là gì? Chúng ta cần bôi đen hoặc biên tập lại dữ liệu trong tài liệu .
Tệp PDF là phương pháp phổ biến nhất để di chuyển tài liệu không thể sửa đổi trên web. Chúng tương thích rộng rãi và có thể được xem trên hầu hết các hệ thống máy tính. Chúng rất dễ tạo và gửi. Quan trọng nhất, chúng rất khó sửa đổi. Tóm lại, bạn có thể cảm thấy an toàn một cách hợp lý rằng không ai có thể vô tình hay cố ý thay đổi bản gốc của bạn.
Có cách nào để bôi đen thông tin nhạy cảm khỏi PDF không? Chắc chắn rồi. Dưới đây là những cách phổ biến nhất để thực hiện việc này.
Các phương pháp bôi đen văn bản trong tệp PDF
Có một số cách để bôi đen văn bản trong tệp PDF. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng thông tin bạn đang bảo vệ thực sự được bảo vệ. Kiểm tra đánh dấu bạn thực hiện sau khi bạn đã hoàn thành chúng.
Bằng cách nào? Chỉ cần mở tệp và thực hiện tìm kiếm văn bản nhanh bằng bất kỳ từ khóa nào mà bạn đang cố gắng sắp xếp lại. Nếu tìm kiếm không có kết quả, thì bạn sẽ biết mình an toàn. Hãy nhớ rằng: kiểm tra những gì bạn mong đợi.
Phương pháp Adobe Acrobat Pro
Nếu bạn sở hữu Adobe Acrobat Pro, thì việc bôi đen văn bản rất đơn giản. Acrobat Pro chứa các công cụ chỉnh sửa; tất cả những gì bạn phải làm là đưa chúng vào sử dụng. Sử dụng các bước sau:
Bước 1: Tạo một bản sao của bản gốc
Điều này rất quan trọng. Bạn không muốn thực hiện các thay đổi và sau đó làm mất tệp gốc của mình. Đối với bản sao, bạn có thể muốn sử dụng tên tệp gốc và thêm “-redacted” vào tên tệp mới. Giờ đây, bạn có thể sửa đổi và vẫn có bản gốc để quay lại nếu mắc lỗi.
Bước 2: Mở tệp trong Adobe Acrobat Pro và mở công cụ Redact
Nhấp vào tab/menu “Công cụ”. Khi nó mở ra, hãy chọn công cụ “Redact”. Nếu bạn không nhìn thấy nó ngay lập tức trên màn hình của mình, hãy nhấp vào nút “hiển thị thêm”. Sau đó, bạn sẽ thấy nó trong danh sách công cụ.
Bước 3: Chọn văn bản để biên tập
Trên thanh công cụ biên tập ngay phía trên tài liệu, nhấp vào “ Đánh dấu để chỉnh sửa. Bạn sẽ được nhắc bởi một cửa sổ bật lên. Chọn “Ok.” Chọn văn bản bạn muốn bôi đen bằng cách nhấp đúp hoặc kéo con trỏ chuột qua văn bản đó.
Bước 4: Nhấp vào “Áp dụng”
Trên giao diệntrên thanh công cụ, hãy nhấp vào “Áp dụng”. Sau đó, nhấp vào “Ok” để xác nhận.
Bước 5: Xóa thông tin ẩn
Nó sẽ hỏi bạn có muốn xóa thông tin ẩn khỏi tệp PDF của mình không. Nếu bạn chọn “có”, nó sẽ xóa siêu dữ liệu chứa số liệu thống kê về tài liệu. Siêu dữ liệu đó có thể bao gồm người đã tạo khi nó được tạo và lịch sử sửa đổi của nó. Bạn nên làm điều này đối với một bản sao đã được biên tập lại.
Bước 6: Kiểm tra việc biên tập
Kiểm tra việc biên tập bằng cách tìm kiếm các từ, cụm từ hoặc tên mà bạn ' đã bôi đen. Nếu thành công, tìm kiếm của bạn sẽ có 0 kết quả. Điều này cũng đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ mục nào mà bạn muốn che đậy.
Công cụ biên tập trong Adobe Acrobat Pro có thể xóa mọi trường hợp của một từ, cụm từ hoặc tên. Công cụ này cũng có thể bôi đen cùng một phần trên một trang trong toàn bộ tài liệu. Điều này hoạt động tốt cho văn bản đầu trang hoặc chân trang.
Các phương pháp thay thế
Phương pháp trên hoạt động khá tốt và cực kỳ dễ dàng. Thông báo trước duy nhất là nó yêu cầu bạn phải sở hữu Adobe Acrobat Pro. Công cụ này yêu cầu bạn phải đăng ký trả phí hàng tháng. Nếu bạn đang làm việc này vì công việc của mình và công ty của bạn trả tiền cho việc đó, thì đó có thể không phải là vấn đề.
Nếu bạn không có sẵn công cụ này, có nhiều cách khác để bôi đen văn bản trên PDF.
Phương pháp chụp màn hình
Đây là cách đơn giản nhất để bôi đen Văn bản PDF sử dụng màn hìnhchụp.
- Mở tệp PDF của bạn bằng trình xem Adobe mà bạn chọn.
- Điều chỉnh hệ số thu phóng để toàn bộ trang vừa với màn hình.
- Chụp chụp màn hình từng trang. Lưu từng cái dưới dạng tệp hình ảnh. Bạn có thể làm điều này với SnagIt hoặc Snipping Tool do windows cung cấp.
- Mở các tệp hình ảnh trong trình chỉnh sửa hình ảnh mà bạn chọn.
- Sử dụng phần mềm chỉnh sửa hình ảnh của bạn để bôi đen bất kỳ văn bản nào cần thiết được biên tập lại—xóa các khu vực hoặc sử dụng cọ vẽ. Bạn có thể sử dụng một hình chữ nhật màu đen có tô màu đen để phác thảo các từ và che chúng lại. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn xóa hoặc che hoàn toàn văn bản.
- Kiểm tra các thao tác biên tập để đảm bảo các từ thực sự không thể đọc được. Phóng to giao dịch của bạn; đảm bảo rằng bạn không thể đọc nó. Trong một số trường hợp, nếu bạn sử dụng công cụ tô màu và màu hơi khác so với văn bản, bạn vẫn có thể đọc được các từ khi phóng to.
- Lưu tệp phòng khi bạn cần thực hiện nhiều thay đổi hơn.
- Nếu trình chỉnh sửa hình ảnh của bạn cho phép bạn lưu tệp dưới dạng PDF, hãy tiếp tục và thực hiện điều đó.
- Nếu trình chỉnh sửa hình ảnh của bạn không cho phép bạn lưu tệp PDF, hãy chọn toàn bộ hình ảnh, sau đó sao chép nó.
- Mở trình soạn thảo văn bản như Microsoft Word hoặc Google Tài liệu và dán hình ảnh vào trình soạn thảo văn bản. Bạn có thể cần phải điều chỉnh kích thước của hình ảnh trong trình soạn thảo văn bản để làm cho nó vừa hoặc lấp đầy trang.
- Nếu bạn có nhiều trang, hãy lặp lại quy trình cho từng trang,dán từng hình ảnh mới vào trình soạn thảo văn bản dưới dạng một trang mới.
- Sau khi bạn có tất cả các trang trong trình soạn thảo văn bản của mình, hãy lưu tài liệu ở định dạng PDF. Cả MS Word và Google Documents sẽ thực hiện việc này.
- Bây giờ, bạn sẽ có phiên bản PDF đã được biên tập lại.
Phương pháp này có thể mất khá nhiều thời gian. Nếu bạn có nhiều trang, nó sẽ trở nên rất tẻ nhạt. Nếu bạn chỉ có một trang hoặc chỉ một vài trang, đó là một giải pháp tiện lợi. Chỉ cần đảm bảo xác minh rằng văn bản không thể đọc được khi bạn phóng to.
Phương pháp In, Đánh dấu và Quét
Phương pháp này nhanh hơn và dễ dàng hơn một chút nếu bạn có một tài liệu lớn với nhiều trang.
- Mở tệp PDF trong trình xem PDF mà bạn chọn.
- In tệp PDF.
- Sử dụng bút đánh dấu màu đen chất lượng cao để bôi đen bất cứ thứ gì bạn muốn được biên tập lại.
- Quét tài liệu bằng máy quét. Nếu bạn không có máy quét, hãy sử dụng điện thoại hoặc máy ảnh kỹ thuật số để chụp ảnh các trang.
- Mở từng ảnh, chọn chúng, sao chép và dán từng ảnh vào trình soạn thảo văn bản chẳng hạn như MS Word hoặc Google Tài liệu.
- Sau khi tất cả hình ảnh được dán vào trình chỉnh sửa, hãy lưu tệp dưới dạng PDF.
- Xác minh rằng văn bản được biên tập lại không thể đọc được bằng cách phóng to và đảm bảo rằng bạn không thể nhìn hoặc đọc bất kỳ từ nào.
Phương pháp này cũng có thể mất một chút thời gian, nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn có nhiều trang cần chỉnh sửa.
Từ cuối cùng
Trong bài viết này, chúng tôi đãđã chỉ cho bạn ba phương pháp bôi đen văn bản trong tệp PDF. Đầu tiên yêu cầu bạn phải có phiên bản Adobe Acrobat trả phí. Đó là cách dễ nhất, mặc dù có một khoản phí kèm theo. Nếu việc sắp xếp lại các tệp PDF là việc bạn làm thường xuyên, thì đó có thể là một khoản đầu tư xứng đáng. Sử dụng Acrobat Pro giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và không gây khó khăn.
Nếu bạn không muốn mua Acrobat Pro, hai phương pháp còn lại sẽ hoạt động. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn dành cho mình nhiều thời gian; cả hai đều tham gia nhiều hơn nữa. Khi sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong ba phương pháp này, bạn phải luôn xác minh rằng thông tin đã được biên tập lại hoàn toàn trước khi gửi tài liệu đi.
Chúng tôi hy vọng bài viết này có thể giúp bạn bảo vệ dữ liệu bí mật trong tệp PDF của mình các tài liệu. Như thường lệ, vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.
