Εάν εργάζεστε με ευαίσθητα έγγραφα και πληροφορίες, γνωρίζετε τη σημασία της ασφάλειας. Πολλές εταιρείες και κυβερνητικοί οργανισμοί έχουν αυστηρούς κανόνες για την προστασία, την αποθήκευση και τη διάθεση εγγράφων υψηλής ασφάλειας. Αυτές οι κατευθυντήριες γραμμές είναι κρίσιμες όταν πρόκειται για το χειρισμό ευαίσθητων αρχείων.

Υπάρχουν φορές που πρέπει να παρέχουμε αρχεία που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες σε πελάτες, πελάτες ή στο ευρύ κοινό. Όταν το κάνουμε, μπορεί να υπάρξει μια κατάσταση όπου πρέπει να τους περιορίσουμε να δουν συγκεκριμένα μέρη. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν εμπιστευτικές, ιδιόκτητες ή προσωπικά αναγνωρίσιμες πληροφορίες (PII). Τι κάνουμε μετά; Πρέπει να να σβήνετε ή να διορθώνετε δεδομένα μέσα στο έγγραφο .

Τα αρχεία PDF είναι η πιο συνηθισμένη μέθοδος διακίνησης μη τροποποιήσιμων εγγράφων μέσω του διαδικτύου. Είναι ευρέως συμβατά και μπορούν να προβληθούν στα περισσότερα συστήματα υπολογιστών. Είναι εύκολο να δημιουργηθούν και να αποσταλούν. Το σημαντικότερο, είναι δύσκολο να τροποποιηθούν. Εν ολίγοις, μπορείτε να αισθάνεστε αρκετά ασφαλείς ότι κανείς δεν μπορεί να αλλάξει κατά λάθος ή σκόπιμα το πρωτότυπό σας.

Υπάρχουν τρόποι για να αποκρύψετε ευαίσθητες πληροφορίες από ένα PDF; Φυσικά. Ακολουθούν οι πιο συνηθισμένοι τρόποι για να το πετύχετε.

Μέθοδοι αποσιώπησης κειμένου σε αρχείο PDF

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να σβήσετε το κείμενο σε ένα PDF. Πρέπει, ωστόσο, να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που προστατεύετε είναι πραγματικά προστατευμένες. Ελέγξτε τις επισημειώσεις που κάνετε αφού τις ολοκληρώσετε.

Πώς; Απλώς ανοίξτε το αρχείο και πραγματοποιήστε μια γρήγορη αναζήτηση κειμένου χρησιμοποιώντας τις λέξεις-κλειδιά που προσπαθείτε να διαγράψετε. Αν η αναζήτηση βγει κενή, τότε θα ξέρετε ότι είστε ασφαλείς. Θυμηθείτε: επιθεωρήστε αυτό που περιμένετε.

Η μέθοδος Adobe Acrobat Pro

Εάν διαθέτετε το Adobe Acrobat Pro, τότε η συσκότιση του κειμένου είναι απλή υπόθεση. Το Acrobat Pro περιέχει εργαλεία εκκαθάρισης- το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να τα χρησιμοποιήσετε. Χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα βήματα:

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου

Αυτό είναι πολύ σημαντικό. Δεν θέλετε να κάνετε αλλαγές και μετά να χάσετε το αρχικό σας αρχείο. Για το αντίγραφο, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το αρχικό όνομα αρχείου και να προσθέσετε "-redacted" στο νέο όνομα αρχείου. Τώρα, μπορείτε να κάνετε τροποποιήσεις και να εξακολουθείτε να έχετε το αρχικό σας αρχείο για να επιστρέψετε σε περίπτωση που κάνετε λάθη.

Βήμα 2: Ανοίξτε το αρχείο στο Adobe Acrobat Pro και ανοίξτε το εργαλείο Redact

Κάντε κλικ στην καρτέλα/μενού "Εργαλεία". Μόλις ανοίξει, επιλέξτε το εργαλείο "Redact". Αν δεν το βλέπετε αμέσως στην οθόνη σας, κάντε κλικ στο κουμπί "show more". Μετά από αυτό, θα πρέπει να το δείτε στη λίστα των εργαλείων.

Βήμα 3: Επιλέξτε το κείμενο για επεξεργασία

Στη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας ακριβώς πάνω από το έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή "Mark for redaction." Θα σας ζητηθεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Επιλέξτε "Ok." Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να σβήσετε, κάνοντας διπλό κλικ ή σύροντας το δείκτη του ποντικιού πάνω του.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο "Apply" (Εφαρμογή)

Στη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή "Apply" (Εφαρμογή) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ok" (Εντάξει) για επιβεβαίωση.

Βήμα 5: Αφαίρεση κρυφών πληροφοριών

Θα σας ρωτήσει αν θέλετε να αφαιρέσετε κρυφές πληροφορίες από το αρχείο PDF. Αν επιλέξετε "ναι", θα αφαιρέσει τα μεταδεδομένα που περιέχουν στατιστικά στοιχεία σχετικά με το έγγραφο. Αυτά τα μεταδεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν ποιος το δημιούργησε, πότε δημιουργήθηκε και το ιστορικό αναθεώρησής του. Αυτό είναι πάντα καλό να το κάνετε για ένα επεξεργασμένο αντίγραφο.

Βήμα 6: Δοκιμάστε την επεξεργασία

Δοκιμάστε την αποσιώπηση αναζητώντας λέξεις, φράσεις ή ονόματα που έχετε αποκρύψει. Εάν είναι επιτυχής, η αναζήτησή σας θα πρέπει να εμφανίσει 0 αποτελέσματα. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται επίσης ότι δεν παραλείψατε στοιχεία που θέλατε να αποκρύψετε.

Το εργαλείο αποδελτίωσης στο Adobe Acrobat Pro μπορεί να αφαιρέσει κάθε περίπτωση μιας λέξης, φράσης ή ονόματος. Το εργαλείο μπορεί επίσης να μαυρίσει το ίδιο τμήμα μιας σελίδας σε ολόκληρο το έγγραφο. Αυτό λειτουργεί καλά για κείμενο κεφαλίδας ή υποσέλιδου.

Εναλλακτικές μέθοδοι

Η παραπάνω μέθοδος λειτουργεί αρκετά καλά και είναι πανεύκολη. Η μόνη προειδοποίηση είναι ότι απαιτεί να έχετε το Adobe Acrobat Pro. Αυτό το εργαλείο απαιτεί να έχετε μια πληρωμένη μηνιαία συνδρομή. Αν το κάνετε αυτό για τη δουλειά σας και η εταιρεία σας πληρώνει γι' αυτό, αυτό μπορεί να μην αποτελεί πρόβλημα.

Αν δεν έχετε το εργαλείο αυτό στη διάθεσή σας, υπάρχουν άλλοι τρόποι για να μαυρίσετε το κείμενο σε ένα PDF.

Η μέθοδος λήψης οθόνης

Αυτός είναι ο απλούστερος τρόπος για να διορθώσετε το κείμενο PDF χρησιμοποιώντας τη λήψη οθόνης.

1. Ανοίξτε το PDF με το πρόγραμμα προβολής Adobe της επιλογής σας.
2. Ρυθμίστε τον παράγοντα ζουμ έτσι ώστε ολόκληρη η σελίδα να χωράει στην οθόνη.
3. Αποθηκεύστε την κάθε σελίδα ως αρχείο εικόνας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με το SnagIt ή το εργαλείο Snipping Tool που παρέχεται από τα windows.
4. Ανοίξτε τα αρχεία εικόνας στον επεξεργαστή εικόνας της επιλογής σας.
5. Χρησιμοποιήστε το λογισμικό επεξεργασίας εικόνας για να μαυρίσετε οποιοδήποτε κείμενο που πρέπει να διαγραφεί - σβήστε περιοχές ή χρησιμοποιήστε ένα πινέλο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μαύρο ορθογώνιο με μαύρο γέμισμα για να περιγράψετε τις λέξεις και να τις καλύψετε. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει ή καλύψει πλήρως το κείμενο.
6. Δοκιμάστε τις περικοπές για να βεβαιωθείτε ότι οι λέξεις είναι πραγματικά μη αναγνώσιμες. Κάντε ζουμ στην περικοπή σας- βεβαιωθείτε ότι δεν μπορείτε να τη διαβάσετε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αν χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο γεμίσματος και το χρώμα είναι ελαφρώς διαφορετικό από το κείμενο, μπορεί να μπορείτε να διαβάσετε τις λέξεις όταν κάνετε ζουμ.
7. Αποθηκεύστε το αρχείο σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε περισσότερες αλλαγές.
8. Αν το πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF, τότε προχωρήστε και κάντε το.
9. Αν το πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων δεν σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε αρχεία PDF, επιλέξτε ολόκληρη την εικόνα και, στη συνέχεια, αντιγράψτε την.
10. Ανοίξτε έναν επεξεργαστή κειμένου, όπως το Microsoft Word ή το Google Docs, και επικολλήστε την εικόνα στον επεξεργαστή κειμένου. Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το μέγεθος της εικόνας μέσα στον επεξεργαστή κειμένου για να χωρέσει ή να γεμίσει τη σελίδα.
11. Αν έχετε πολλές σελίδες, επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε σελίδα, επικολλώντας κάθε νέα εικόνα στον επεξεργαστή κειμένου ως νέα σελίδα.
12. Μόλις έχετε όλες τις σελίδες στον επεξεργαστή κειμένου σας, αποθηκεύστε το έγγραφο σε μορφή PDF. Τόσο το MS Word όσο και το Google Docs μπορούν να το κάνουν αυτό.
13. Τώρα θα έχετε μια επεξεργασμένη έκδοση του PDF σας.

Αυτή η μέθοδος μπορεί να πάρει αρκετό χρόνο. Αν έχετε πολλές σελίδες, θα γίνει πολύ κουραστική. Αν έχετε μόνο μία σελίδα ή λίγες σελίδες, είναι μια βολική λύση. Απλώς βεβαιωθείτε ότι το κείμενο δεν είναι δυσανάγνωστο όταν κάνετε μεγέθυνση.

Η μέθοδος εκτύπωσης, σήμανσης και σάρωσης

Αυτή η μέθοδος είναι λίγο πιο γρήγορη και εύκολη αν έχετε ένα μεγάλο έγγραφο με πολλές σελίδες.

1. Ανοίξτε το PDF στο πρόγραμμα προβολής PDF της επιλογής σας.
2. Εκτυπώστε το PDF.
3. Χρησιμοποιήστε έναν ποιοτικό μαύρο μαρκαδόρο για να μαυρίσετε οτιδήποτε επιθυμείτε να διαγραφεί.
4. Αν δεν έχετε σαρωτή, χρησιμοποιήστε το τηλέφωνό σας ή την ψηφιακή σας φωτογραφική μηχανή για να φωτογραφίσετε τις σελίδες.
5. Ανοίξτε καθεμία από τις εικόνες, επιλέξτε τις, αντιγράψτε και επικολλήστε καθεμία από αυτές σε έναν επεξεργαστή κειμένου, όπως το MS Word ή το Google Docs.
6. Αφού επικολλήσετε όλες τις εικόνες στον επεξεργαστή, αποθηκεύστε το αρχείο ως PDF.
7. Βεβαιωθείτε ότι το κείμενο που έχει περικοπεί δεν είναι αναγνώσιμο, κάνοντας ζουμ και βεβαιωθείτε ότι δεν μπορείτε να δείτε ή να διαβάσετε καμία λέξη.

Αυτή η μέθοδος μπορεί επίσης να διαρκέσει λίγο, αλλά θα είναι πολύ πιο εύκολη αν έχετε πολλές σελίδες να διορθώσετε.

Τελικά λόγια

Σε αυτό το άρθρο, σας δείξαμε τρεις μεθόδους για να σβήσετε το κείμενο σε ένα αρχείο PDF. Η πρώτη απαιτεί να έχετε μια πληρωμένη έκδοση του Adobe Acrobat. Είναι η ευκολότερη, αν και υπάρχει χρέωση. Αν η διόρθωση των PDF είναι κάτι που κάνετε τακτικά, μπορεί να είναι μια επένδυση που αξίζει τον κόπο. Η χρήση του Acrobat Pro κάνει τη διαδικασία γρήγορη και ανώδυνη.

Εάν δεν επιθυμείτε να αγοράσετε το Acrobat Pro, οι άλλες δύο μέθοδοι θα λειτουργήσουν. Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χρόνο- και οι δύο είναι πολύ πιο απαιτητικές. Όταν χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε από αυτές τις τρεις μεθόδους, θα πρέπει πάντα να επαληθεύετε ότι οι πληροφορίες έχουν εξ ολοκλήρου απομειωθεί πριν στείλετε τα έγγραφα.

Ελπίζουμε αυτό το άρθρο να σας βοηθήσει να προστατεύσετε τα εμπιστευτικά δεδομένα στα έγγραφα PDF σας. Όπως πάντα, ενημερώστε μας αν έχετε ερωτήσεις ή σχόλια.