หากคุณทำงานกับเอกสารและข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณจะทราบดีถึงความสำคัญของการรักษาความปลอดภัย บริษัทและหน่วยงานรัฐบาลหลายแห่งมีกฎที่เข้มงวดในการปกป้อง จัดเก็บ และกำจัดเอกสารที่มีความปลอดภัยสูง หลักเกณฑ์เหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับบันทึกที่ละเอียดอ่อน

มีบางครั้งที่เราจำเป็นต้องจัดเตรียมไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแก่ลูกค้า ผู้รับบริการ หรือสาธารณชนทั่วไป เมื่อเราทำเช่นนั้น อาจมีบางสถานการณ์ที่เราต้องจำกัดไม่ให้เห็นส่วนใดส่วนหนึ่ง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นกรรมสิทธิ์ หรือระบุตัวบุคคลได้ (PII) อะไรต่อไป? เราจำเป็นต้อง ปิดทับหรือแก้ไขข้อมูลภายในเอกสาร .

ไฟล์ PDF เป็นวิธีการทั่วไปในการย้ายเอกสารที่ไม่สามารถแก้ไขได้ทางเว็บ เข้ากันได้อย่างกว้างขวางและสามารถดูได้บนระบบคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ สร้างและส่งได้ง่าย สิ่งสำคัญที่สุดคือแก้ไขได้ยาก กล่าวโดยสรุปคือ คุณจะรู้สึกปลอดภัยพอสมควรที่ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงต้นฉบับของคุณโดยไม่ตั้งใจหรือจงใจ

มีวิธีปิดทับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจาก PDF หรือไม่ อย่างแน่นอน. ต่อไปนี้คือวิธีทั่วไปในการทำให้เสร็จสิ้น

วิธีการแก้ไขข้อความในไฟล์ PDF

มีหลายวิธีในการปิดทับข้อความใน PDF คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณกำลังปกป้องนั้นได้รับการปกป้องจริงๆ ทดสอบมาร์กอัปที่คุณทำหลังจากทำเสร็จแล้ว

อย่างไร เพียงเปิดไฟล์และทำการค้นหาข้อความอย่างรวดเร็วโดยใช้คำหลักที่คุณต้องการแก้ไข หากการค้นหาว่างเปล่า คุณจะรู้ว่าคุณปลอดภัย ข้อควรจำ: ตรวจสอบสิ่งที่คุณคาดหวัง

Adobe Acrobat Pro Method

หากคุณเป็นเจ้าของ Adobe Acrobat Pro การปิดทับข้อความจะทำได้ง่าย Acrobat Pro มีเครื่องมือแก้ไข สิ่งที่คุณต้องทำคือนำไปใช้ ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ทำสำเนาต้นฉบับ

ขั้นตอนนี้สำคัญมาก คุณไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงและทำให้ไฟล์ต้นฉบับของคุณสูญหาย สำหรับการคัดลอก คุณอาจต้องการใช้ชื่อไฟล์ต้นฉบับและต่อท้าย “-redacted” ต่อท้ายชื่อไฟล์ใหม่ ตอนนี้ คุณสามารถแก้ไขและยังคงมีต้นฉบับของคุณเพื่อย้อนกลับไปหากคุณทำผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 2: เปิดไฟล์ใน Adobe Acrobat Pro และเปิดเครื่องมือ Redact

คลิกที่แท็บ/เมนู "เครื่องมือ" เมื่อเปิดขึ้นให้เลือกเครื่องมือ "แก้ไข" หากคุณไม่เห็นทันทีบนหน้าจอ ให้คลิกที่ปุ่ม “แสดงเพิ่มเติม” หลังจากนั้น คุณจะเห็นมันในรายการเครื่องมือ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกข้อความสำหรับการแก้ไข

บนแถบเครื่องมือแก้ไขเหนือเอกสารโดยตรง ให้คลิก “ ทำเครื่องหมายเพื่อแก้ไข” คุณจะได้รับแจ้งจากหน้าต่างป๊อปอัป เลือก “ตกลง” เลือกข้อความที่คุณต้องการปิดทับด้วยการดับเบิลคลิกหรือลากตัวชี้เมาส์ไปที่ข้อความนั้น

ขั้นตอนที่ 4: คลิก “นำไปใช้”

บนการแสดงซ้ำแถบเครื่องมือ คลิก “สมัคร” จากนั้นคลิก “ตกลง” เพื่อยืนยัน

ขั้นตอนที่ 5: ลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่

ระบบจะถามว่าคุณต้องการลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ออกจากไฟล์ PDF หรือไม่ หากคุณเลือก "ใช่" ระบบจะลบข้อมูลเมตาที่มีสถิติเกี่ยวกับเอกสารนั้นออก ข้อมูลเมตานั้นอาจรวมถึงใครเป็นผู้สร้างเมื่อสร้างและประวัติการแก้ไข สิ่งนี้ควรทำเสมอสำหรับสำเนาที่ปรับปรุงแล้ว

ขั้นตอนที่ 6: ทดสอบการทำซ้ำ

ทดสอบการทำซ้ำโดยค้นหาคำ วลี หรือชื่อที่คุณ หมดสติไปแล้ว หากสำเร็จ การค้นหาของคุณควรมีผลลัพธ์เป็น 0 รายการ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดรายการใด ๆ ที่คุณต้องการปกปิด

เครื่องมือแก้ไขใน Adobe Acrobat Pro สามารถลบคำ วลี หรือชื่อออกได้ทั้งหมด เครื่องมือนี้ยังสามารถปิดทับส่วนเดียวกันบนหน้าในเอกสารทั้งหมด วิธีนี้ใช้ได้ดีกับข้อความส่วนหัวหรือส่วนท้าย

วิธีทางเลือก

วิธีข้างต้นใช้งานได้ค่อนข้างดีและง่ายสุดๆ ข้อแม้เพียงอย่างเดียวคือคุณต้องเป็นเจ้าของ Adobe Acrobat Pro เครื่องมือนี้กำหนดให้คุณต้องสมัครสมาชิกรายเดือนแบบชำระเงิน หากคุณทำสิ่งนี้เพื่องานของคุณและบริษัทของคุณจ่ายให้ นั่นอาจไม่ใช่ปัญหา

หากคุณไม่มีเครื่องมือนี้ มีวิธีอื่นในการปิดทับข้อความใน PDF

วิธีการจับภาพหน้าจอ

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการปกปิด ข้อความ PDF โดยใช้หน้าจอจับภาพ

1. เปิด PDF ของคุณด้วยโปรแกรมดู Adobe ที่คุณเลือก
2. ปรับปัจจัยการซูมเพื่อให้ทั้งหน้าพอดีกับหน้าจอ
3. ถ่าย จับภาพหน้าจอของแต่ละหน้า บันทึกแต่ละรายการเป็นไฟล์รูปภาพ คุณสามารถทำได้ด้วย SnagIt หรือเครื่องมือ Snipping ที่หน้าต่างมีให้
4. เปิดไฟล์รูปภาพในโปรแกรมแก้ไขรูปภาพที่คุณเลือก
5. ใช้ซอฟต์แวร์แก้ไขรูปภาพเพื่อปิดทับข้อความที่ต้องการ ที่จะแก้ไข—ลบพื้นที่หรือใช้พู่กัน คุณอาจใช้สี่เหลี่ยมผืนผ้าสีดำที่เติมสีดำเพื่อร่างคำและปิดทับ เพียงให้แน่ใจว่าคุณลบหรือปิดข้อความทั้งหมด
6. ทดสอบการแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าคำเหล่านั้นไม่สามารถอ่านได้อย่างแท้จริง ซูมเข้าไปยังปฏิกิริยาของคุณ รับรองว่าอ่านไม่ออก ในบางกรณี หากคุณใช้เครื่องมือเติม และสีแตกต่างจากข้อความเล็กน้อย คุณอาจยังสามารถอ่านคำได้เมื่อคุณซูมเข้า
7. บันทึกไฟล์ในกรณีที่คุณต้องการสร้าง การเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม
8. หากโปรแกรมแก้ไขรูปภาพของคุณอนุญาตให้คุณบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้ ดำเนินการต่อได้เลย
9. หากโปรแกรมแก้ไขรูปภาพของคุณไม่อนุญาตให้คุณบันทึก PDF ให้เลือกไฟล์ทั้งหมด จากนั้นคัดลอกรูปภาพ
10. เปิดโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Microsoft Word หรือ Google เอกสาร แล้ววางรูปภาพลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความ คุณอาจต้องปรับขนาดรูปภาพภายในโปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อให้พอดีหรือเต็มหน้า
11. หากคุณมีหลายหน้า ให้ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับแต่ละหน้าวางภาพใหม่แต่ละภาพลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความเป็นหน้าใหม่
12. เมื่อคุณมีหน้าทั้งหมดในโปรแกรมแก้ไขข้อความแล้ว ให้บันทึกเอกสารในรูปแบบ PDF ทั้ง MS Word และ Google Docs จะทำเช่นนี้
13. ตอนนี้คุณจะมี PDF เวอร์ชันแก้ไขแล้ว

วิธีนี้อาจใช้เวลาพอสมควร หากคุณมีหลายหน้าก็จะน่าเบื่อมาก หากคุณมีเพียงหน้าเดียวหรือเพียงไม่กี่หน้า ก็เป็นทางออกที่สะดวก อย่าลืมตรวจสอบว่าข้อความไม่สามารถอ่านได้เมื่อคุณซูมเข้า

วิธีการพิมพ์ ทำเครื่องหมาย และสแกน

วิธีนี้เป็นวิธีที่เร็วและง่ายกว่าเล็กน้อยหากคุณมีเอกสารขนาดใหญ่ หลายหน้า

1. เปิด PDF ในโปรแกรมดู PDF ที่คุณเลือก
2. พิมพ์ PDF
3. ใช้เครื่องหมายสีดำที่มีคุณภาพเพื่อขีดทับสิ่งที่คุณต้องการ เพื่อแก้ไข
4. สแกนเอกสารด้วยสแกนเนอร์ หากคุณไม่มีสแกนเนอร์ ให้ใช้โทรศัพท์หรือกล้องดิจิทัลถ่ายภาพหน้าต่างๆ
5. เปิดภาพแต่ละภาพ เลือก คัดลอกและวางแต่ละภาพลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น MS Word หรือ Google เอกสาร
6. เมื่อวางรูปภาพทั้งหมดลงในโปรแกรมแก้ไขแล้ว ให้บันทึกไฟล์เป็น PDF
7. ตรวจสอบว่าข้อความที่แก้ไขไม่สามารถอ่านได้โดยการซูมเข้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ ไม่สามารถดูหรืออ่านคำใดๆ ได้

วิธีนี้อาจใช้เวลาสักครู่ แต่จะง่ายกว่ามากหากคุณมีหลายหน้าให้แก้ไข

คำสุดท้าย

ในบทความนี้ เราได้แสดงสามวิธีในการปิดทับข้อความในไฟล์ PDF อันดับแรก คุณต้องมี Adobe Acrobat เวอร์ชันชำระเงิน เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดแม้ว่าจะมีค่าธรรมเนียมก็ตาม หากการแก้ไข PDF เป็นสิ่งที่คุณทำเป็นประจำ อาจเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า การใช้ Acrobat Pro ทำให้กระบวนการรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก

หากคุณไม่ต้องการซื้อ Acrobat Pro อีกสองวิธีที่เหลือจะใช้ได้ เพียงให้แน่ใจว่าคุณให้เวลากับตัวเองมากพอ พวกเขาทั้งคู่มีส่วนร่วมมากขึ้น เมื่อใช้หนึ่งในสามวิธีเหล่านี้ คุณควรตรวจสอบเสมอว่าข้อมูลได้รับการตรวจทานใหม่ทั้งหมดก่อนที่จะส่งเอกสารออกไป

เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับใน PDF ของคุณ เอกสาร และเช่นเคย โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็น