Hvis du arbejder med følsomme dokumenter og oplysninger, ved du, hvor vigtigt det er med sikkerhed. Mange virksomheder og offentlige myndigheder har strenge regler for beskyttelse, opbevaring og bortskaffelse af dokumenter med høj sikkerhed. Disse retningslinjer er afgørende, når det gælder håndtering af følsomme dokumenter.

Der er tidspunkter, hvor vi har brug for at levere filer, der indeholder følsomme oplysninger til kunder, klienter eller offentligheden. Når vi gør det, kan der opstå en situation, hvor vi har brug for at begrænse deres adgang til bestemte dele. Det kan omfatte fortrolige, proprietære eller personligt identificerbare oplysninger (PII). Hvad nu? Vi har brug for at at mørklægge eller redigere data i dokumentet .

PDF-filer er den mest almindelige metode til at overføre dokumenter, der ikke kan ændres, over internettet. De er bredt kompatible og kan ses på de fleste computersystemer. De er nemme at oprette og sende. Og vigtigst af alt er de vanskelige at ændre. Kort sagt kan du være rimeligt sikker på, at ingen kan ændre din original ved et uheld eller med vilje.

Findes der måder at sortse følsomme oplysninger fra en PDF-fil på? Absolut. Her er de mest almindelige måder at få det gjort på.

Metoder til at redaktionalisere tekst i en PDF-fil

Der er flere måder at mørklægge tekst i en PDF-fil på. Du skal dog sikre dig, at de oplysninger, du beskytter, virkelig er beskyttet. Test de markeringer, du laver, efter at du har udført dem.

Hvordan? Åbn filen og udfør en hurtig tekstsøgning med de nøgleord, du forsøger at redigere. Hvis søgningen ikke giver noget resultat, ved du, at du er sikker. Husk: inspicer det, du forventer.

Adobe Acrobat Pro-metoden

Hvis du har Adobe Acrobat Pro, er det nemt at sortgøre tekst. Acrobat Pro indeholder redigeringsværktøjer, som du blot skal bruge. Brug følgende trin:

Trin 1: Lav en kopi af originalen

Dette er meget vigtigt. Du ønsker ikke at foretage ændringer og derefter miste din originale fil. Til kopien kan du bruge det originale filnavn og tilføje "-redacted" til det nye filnavn. Nu kan du foretage ændringer og stadig have din originale fil at gå tilbage til, hvis du laver fejl.

Trin 2: Åbn filen i Adobe Acrobat Pro og åbn Redact-værktøjet

Klik på fanen/menuen "Værktøjer". Når den åbnes, skal du vælge værktøjet "Redact". Hvis du ikke kan se det med det samme på skærmen, skal du klikke på knappen "Vis flere". Derefter bør du kunne se det på listen over værktøjer.

Trin 3: Vælg den tekst, der skal redigeres

Klik på "Markér til redigering" på værktøjslinjen for redigering lige over dokumentet. Du bliver bedt om det i et pop op-vindue. Vælg "Ok". Vælg den tekst, du vil sortgøre, ved enten at dobbeltklikke eller trække musemarkøren hen over den.

Trin 4: Klik på "Anvend"

Klik på "Anvend" på redigeringsværktøjslinjen og derefter på "Ok" for at bekræfte.

Trin 5: Fjern skjulte oplysninger

Den spørger, om du vil fjerne skjulte oplysninger fra din PDF-fil. Hvis du vælger "ja", vil den fjerne metadata, der indeholder statistikker om dokumentet. Disse metadata kan omfatte hvem der har oprettet dokumentet, hvornår det blev oprettet, og dets revisionshistorik. Det er altid godt at gøre det for en redigeret kopi.

Trin 6: Test redigeringen

Test redigeringen ved at søge efter ord, sætninger eller navne, som du har mørklagt. Hvis det lykkes, bør din søgning give 0 resultater. Dette sikrer også, at du ikke har overset noget, som du ønskede at mørklægge.

Redigeringsværktøjet i Adobe Acrobat Pro kan fjerne alle forekomster af et ord, en sætning eller et navn. Værktøjet kan også sortgøre den samme sektion på en side i hele dokumentet. Dette fungerer godt til overskrifts- eller sidefodtekst.

Alternative metoder

Ovenstående metode fungerer ganske godt og er supernem. Det eneste forbehold er, at det kræver, at du ejer Adobe Acrobat Pro. Dette værktøj kræver, at du har et betalt månedligt abonnement. Hvis du gør dette i forbindelse med dit arbejde, og din virksomhed betaler for det, er det måske ikke noget problem.

Hvis du ikke har værktøjet til rådighed, er der andre måder at mørklægge tekst i en PDF-fil på.

Skærmoptagelsesmetoden

Her er den enkleste måde at redigere PDF-tekst ved hjælp af skærmoptagelse.

1. Åbn din PDF-fil med en Adobe-fremviser efter eget valg.
2. Juster zoomfaktoren, så hele siden passer på skærmen.
3. Tag et skærmbillede af hver side. Gem hver side som en billedfil. Du kan gøre dette med SnagIt eller Snipping Tool, som findes i Windows.
4. Åbn billedfilerne i et billedredigeringsprogram efter eget valg.
5. Brug dit billedredigeringsprogram til at sortgøre den tekst, der skal redigeres - udvisk områder, eller brug en pensel. Du kan bruge et sort rektangel med sort fyld til at omskrive ord og dække dem til. Sørg for at fjerne eller dække teksten helt til.
6. Test redigeringerne for at sikre, at ordene virkelig er ulæselige. Zoom ind på din redigering, og sørg for, at du ikke kan læse den. Hvis du bruger et udfyldningsværktøj, og farven er lidt anderledes end teksten, kan du i nogle tilfælde stadig læse ordene, når du zoomer ind, hvis du bruger et udfyldningsværktøj.
7. Gem filen, hvis du har brug for at foretage flere ændringer.
8. Hvis du kan gemme filen som en PDF-fil med dit billedredigeringsprogram, kan du gøre det.
9. Hvis du ikke kan gemme PDF-filer i dit billedredigeringsprogram, skal du vælge hele billedet og derefter kopiere det.
10. Åbn et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word eller Google Docs, og indsæt billedet i tekstbehandlingsprogrammet. Det kan være nødvendigt at justere størrelsen på billedet i tekstbehandlingsprogrammet, så det passer til siden eller fylder den ud.
11. Hvis du har flere sider, skal du gentage processen for hver side, idet du indsætter hvert nyt billede i teksteditoren som en ny side.
12. Når du har alle siderne i dit tekstbehandlingsprogram, skal du gemme dokumentet i PDF-format. Både MS Word og Google Docs kan gøre dette.
13. Du har nu en redigeret version af din PDF-fil.

Denne metode kan tage en del tid. Hvis du har mange sider, bliver det meget besværligt. Hvis du kun har én side eller kun et par sider, er det en praktisk løsning. Du skal blot sørge for at kontrollere, at teksten er ulæselig, når du zoomer ind.

Udskriv, marker og scan metoden

Denne metode er lidt hurtigere og nemmere, hvis du har et stort dokument med mange sider.

1. Åbn PDF-filen i en PDF-fremviser efter eget valg.
2. Udskriv PDF-filen.
3. Brug en sort markeringstusch til at overstrege alt det, du ønsker at få redigeret.
4. Scan dokumentet med en scanner. Hvis du ikke har en scanner, kan du bruge din telefon eller dit digitalkamera til at tage billeder af siderne.
5. Åbn hvert af billederne, vælg dem, kopier dem og indsæt dem i et tekstbehandlingsprogram som MS Word eller Google Docs.
6. Når alle billederne er indsat i editoren, skal du gemme filen som en PDF-fil.
7. Kontroller, at den redigerede tekst er ulæselig ved at zoome ind og sikre dig, at du ikke kan se eller læse nogen ord.

Denne metode kan også tage lidt tid, men det er meget nemmere, hvis du har flere sider, der skal redigeres.

Sidste ord

I denne artikel har vi vist dig tre metoder til at sortse tekst i en PDF-fil. Den første kræver, at du har en betalingsversion af Adobe Acrobat. Det er den nemmeste, men der er et gebyr forbundet hermed. Hvis redigering af PDF-filer er noget, du gør regelmæssigt, kan det være en investering værd. Hvis du bruger Acrobat Pro, er processen hurtig og smertefri.

Hvis du ikke ønsker at købe Acrobat Pro, kan du også bruge de to andre metoder. Sørg blot for at give dig selv masser af tid; de er begge meget mere omfattende. Når du bruger en af disse tre metoder, bør du altid kontrollere, at oplysningerne er blevet redigeret fuldstændigt, før du sender dokumenterne ud.

Vi håber, at denne artikel kan hjælpe dig med at beskytte de fortrolige data i dine PDF-dokumenter. Som altid er du velkommen til at give os besked, hvis du har spørgsmål eller kommentarer.