สิ่งที่ท้าทายที่สุดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับการเรียนรู้โปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่คือการติดตามคำศัพท์ใหม่ทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโปรแกรมที่ซับซ้อนอย่าง Adobe InDesign เมื่อคุณรวมสิ่งนั้นเข้ากับคำศัพท์เกี่ยวกับการพิมพ์ใหม่ทั้งหมดด้วย ก็มีอะไรให้เรียนรู้อีกมากทีเดียว!

Overset Text ใน InDesign คืออะไร

ในเวิร์กโฟลว์ InDesign ทั่วไป ข้อความแต่ละส่วนในเอกสารของคุณจะอยู่ในกรอบข้อความที่ทำหน้าที่เป็นคอนเทนเนอร์ เฟรมเหล่านี้กำหนดขนาดและตำแหน่งของข้อความภายในเค้าโครง InDesign ของคุณ

เป็นไปได้ที่จะเชื่อมโยงคอนเทนเนอร์หลายรายการเข้าด้วยกันเพื่อให้ส่วนที่ยาวของข้อความไหลจากพื้นที่ข้อความหนึ่งไปยังอีกพื้นที่หนึ่งไปยังอีกหลายๆ หน้าได้อย่างเป็นธรรมชาติ แม้ในขณะที่แก้ไขหรือเพิ่มข้อความใหม่ทั้งหมด แต่ เมื่อ InDesign มีพื้นที่ไม่เพียงพอในการแสดงข้อความแบบเต็มภายในเฟรมข้อความที่มองเห็น เนื้อหาข้อความที่ไม่แสดงจะเรียกว่าข้อความโอเวอร์เซ็ต

วิธีแก้ไขข้อความโอเวอร์เซ็ตใน InDesign

เมื่อคุณเติมกรอบข้อความด้วยข้อความจำนวนมากจนเกินขอบเขต คุณจะสังเกตเห็นว่า InDesign วางกล่องสีแดงเล็กๆ ไว้ใกล้กับด้านล่างขวาของกล่องขอบกรอบข้อความ ดังที่แสดงด้านล่าง

ไม่ใช่ตัวบ่งชี้ที่ดึงดูดความสนใจมากที่สุดเท่าที่ฉันเคยเห็นในอินเทอร์เฟซผู้ใช้ แต่ปรากฏขึ้นที่นั่นเพราะเป็นปุ่มที่ใช้เพื่อเชื่อมโยงกรอบข้อความเข้าด้วยกัน (อีกสักครู่จะกล่าวถึงเพิ่มเติม)

การค้นหาข้อความโอเวอร์เซ็ตของคุณโดยใช้ InDesign Preflight

ข้อความเกินขนาดมักไม่มีใครสังเกตเห็นจนกว่าจะถึงเวลาส่งออกเอกสารของคุณ และจู่ๆ คุณจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับข้อความเกินขนาดโดยไม่คาดคิด

แต่เมื่อคุณพบว่าข้อความของคุณมีข้อความมากเกินไป สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือค้นหาผ่านหน้าเว็บหลายร้อยหน้า โดยมองหากล่องสีแดงเล็กๆ ที่ส่วนท้ายของกรอบข้อความ

โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายกว่านั้นมาก: แผง Preflight ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหาข้อความโอเวอร์เซ็ตใน InDesign

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเมนู หน้าต่าง เลือกเมนูย่อย เอาต์พุต และเลือก พรีไฟลท์ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดแบบงอนิ้วได้ คำสั่ง + Shift + ตัวเลือก + F (ใช้ Ctrl + Alt + Shift + F หากคุณใช้ InDesign บนพีซี)

ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าพื้นที่ทำงานของคุณ คุณยังสามารถดูตัวอย่างข้อมูล Preflight ได้ในแถบข้อมูลที่ด้านล่างของหน้าต่างเอกสารหลัก ดับเบิลคลิกส่วนข้อผิดพลาดเพื่อเปิดแผงการบินล่วงหน้าให้เร็วที่สุด หรือคลิกลูกศรเพื่อดูตัวเลือกบางอย่างของเที่ยวบินล่วงหน้า (แสดงด้านบน)

แผงการบินล่วงหน้าจะแสดงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด ในเอกสารของคุณ รวมถึงข้อความที่ซ้อนทับ

ขั้นตอนที่ 2: คลิกรายการที่มีป้ายกำกับ ข้อความ ในคอลัมน์ ข้อผิดพลาด เพื่อขยายส่วน จากนั้นทำเช่นเดียวกันกับ รายการที่มีป้ายกำกับ ข้อความเกินขนาด

แต่ละกรอบข้อความที่มีข้อความซ้อนทับจะแสดงรายการเช่นเดียวกับหมายเลขหน้าที่เกี่ยวข้อง หมายเลขหน้ายังทำหน้าที่เป็นไฮเปอร์ลิงก์ไปยังหน้านั้น ทำให้คุณสามารถข้ามไปยังตำแหน่งของข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว

การแก้ไขด่วน: ลบข้อความโอเวอร์เซ็ตทั้งหมดใน InDesign

หากคุณแน่ใจจริงๆ ว่าคุณไม่ต้องการข้อความโอเวอร์เซ็ตใดๆ คุณก็สามารถกำจัดมันได้เลย บางครั้งข้อความเกินขนาดอาจค่อนข้างยาว แต่มีวิธีที่รวดเร็วในการเลือกข้อความทั้งหมดและนำออก

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่กรอบข้อความที่มีข้อความซ้อนที่คุณพบโดยใช้ Preflight จากนั้นวางเคอร์เซอร์ข้อความไว้ที่ ส่วนท้ายสุดของข้อความที่คุณต้องการบันทึก รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 2: ใช้แป้นพิมพ์ลัด คำสั่ง + Shift + สิ้นสุด (ใช้ Ctrl + Shift + End หากคุณใช้พีซี) เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดที่อยู่หลังตำแหน่งเคอร์เซอร์ปัจจุบันของคุณ โปรดจำไว้ว่าคุณจะไม่เห็นสิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากข้อความโอเวอร์เซ็ตจะถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 3: กดปุ่ม ลบ และข้อความโอเวอร์เซ็ตทั้งหมดจะหายไป พร้อมกับสัญลักษณ์แสดงข้อความโอเวอร์เซ็ตสีแดงขนาดเล็ก

โปรดทราบว่าแม้ว่าการแก้ไขด่วนนี้จะง่ายและตรงประเด็น แต่ก็ไม่ใช่วิธีแก้ไขที่ดีที่สุดเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้ข้อความที่ซ้อนทับปรากฏในอีกหน้าหนึ่ง

การเชื่อมโยงกรอบข้อความใหม่

วิธีการแก้ไขข้อความ overset ที่ครอบคลุมมากขึ้นคือการเพิ่มวินาทีกรอบข้อความและเชื่อมโยงทั้งสองเข้าด้วยกัน กระบวนการเชื่อมโยงนั้นง่ายมากและต้องการเพียงสองคลิกเท่านั้น

สลับไปยังเครื่องมือ ข้อความ โดยใช้กล่องเครื่องมือหรือแป้นพิมพ์ลัด T จากนั้นคลิกและลากเพื่อกำหนดกรอบข้อความใหม่ ในกรอบข้อความที่มีข้อความซ้อนอยู่ ให้ค้นหาไอคอนการเชื่อมโยงข้อความในกล่องขอบดังที่แสดงอีกครั้งด้านล่าง

คลิกไอคอน + สีแดงขนาดเล็ก แล้ว InDesign จะ "โหลด" เคอร์เซอร์ของคุณพร้อมข้อความโอเวอร์เซ็ต

ขออภัย ฉันไม่สามารถจับภาพหน้าจอของการเปลี่ยนแปลงเคอร์เซอร์ได้ แต่จะเห็นได้ชัดทันทีหากทำงานอย่างถูกต้อง จากนั้นคลิกกรอบข้อความที่สองที่คุณต้องการเชื่อมโยง แล้วข้อความจะไหลตามธรรมชาติระหว่างพื้นที่ข้อความทั้งสอง

สัญลักษณ์แสดงข้อความเกินจะหายไป และคำเตือนควรหายไปจากแผง Preflight

วิธีใช้ Smart Text Reflow เพื่อป้องกัน Overset Text

หากคุณกำลังตั้งค่าข้อความจำนวนมากที่ยังอยู่ระหว่างดำเนินการ หรือไม่แน่ใจว่าคุณต้องการอย่างไร ในการกำหนดกรอบข้อความของคุณในเอกสารขนาดยาว คุณอาจพบว่าตัวเองเพิ่มและลบหน้าและกรอบข้อความที่ส่วนท้ายของเอกสารอยู่ตลอดเวลาเมื่อข้อความขยายและย่อ

แทนที่จะดำเนินการด้วยตนเอง คุณสามารถกำหนดค่า InDesign ให้เพิ่มหน้าใหม่ที่ส่วนท้ายของเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้ การจัดเรียงข้อความอัจฉริยะ ซึ่งมีประสิทธิภาพป้องกันข้อความเกินจริง

วิธีนี้จะได้ผลดีที่สุดหากคุณใช้กรอบข้อความหลักที่ตั้งค่าโดยใช้หน้าหลัก (เดิมเรียกว่าหน้าหลัก)

เปิด InDesign การตั้งค่า และเลือกส่วน ประเภท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งาน การจัดเรียงข้อความอัจฉริยะ

หากคุณไม่ได้ใช้เพจระดับบนเพื่อกำหนดกรอบข้อความสำหรับทุกหน้า คุณควรปิดใช้งานการตั้งค่า จำกัดกรอบข้อความหลัก

คุณยังสามารถเปิดใช้การตั้งค่า ลบหน้าที่ว่างเปล่า เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ต้องทิ้งแผ่นงานเปล่าจำนวนมากไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร

คลิก ตกลง และตอนนี้ InDesign ควรจะสามารถจัดลำดับข้อความใหม่ได้โดยอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความซ้อนทับ มันไม่ได้ป้องกันทุกกรณีของข้อความโอเวอร์เซ็ต แต่สามารถช่วยได้มาก!

คำสุดท้าย

ที่ครอบคลุมพื้นฐานของข้อความโอเวอร์เซ็ตใน InDesign และวิธีแก้ไข! บอกลาคำเตือนที่คาดไม่ถึงที่คุณได้รับขณะส่งออก PDF และคุณอาจสามารถเก็บตัวบ่งชี้คำเตือน Preflight เป็นสีเขียวได้

สนุกกับการเรียงพิมพ์!