Життя насичене, у нас є зобов'язання, які потрібно виконувати, зустрічі, які потрібно відвідати, і завдання, які потрібно виконати. Відстежуючи все, ви можете відчути, що ваш мозок ось-ось вибухне. Так що записуйте все це! А ще краще - встановіть додаток.

Списки справ існують вже сотні років. Вони допомагають вам керувати своїми завданнями, часом і розсудливістю. Програмні менеджери завдань йдуть далі, спливаючи нагадуваннями, заглиблюючись у те, що важливо, і синхронізуючись з вашим смартфоном.

Речі і OmniFocus це два найпотужніші менеджери справ для Mac, що пропонують корисні функції в простих у використанні пакетах. Вони коштують недешево, але обіцяють багаторазово окупитися завдяки підвищенню продуктивності.

Це не єдині варіанти. Насправді, Mac App Store переповнений менеджерами списків і програмами для створення списків справ. Багато з них не варті того часу, щоб завантажити їх. У цьому огляді ми розглянемо програми з високим рейтингом, які варті вашого часу і уваги, і допоможемо вам знайти ту, яка підійде вам найкраще.

Чому ви довіряєте мені цей посібник?

Мене звуть Едріан, і я маю багато речей, які потрібно відстежувати. Це може бути добре, тому що я люблю грати з додатками, які допомагають мені впоратися з усім цим. Я використовував Above & Beyond протягом 90-х років на своїх ноутбуках з Windows, а коли став гіком Linux, перейшов на Task Coach і веб-додатки, такі як Todoist, Remember the Milk і Toodledo.

Після переходу на Mac я полюбив програму Cultured Code's Things і успішно використовую її протягом останнього десятиліття. Але я люблю грати, тому тримаю п'ять або десять таких програм на своєму Mac, iPhone та iPad. Деякі з них я використовую, а з іншими час від часу граюся. Я дуже зацікавлений в OmniFocus і використовував його як основний менеджер завдань протягом декількох років. Я також використовую Apple Reminders іWunderlist, щоб ділитися завданнями зі своєю сім'єю. Я буду ділитися деякими своїми враженнями протягом усього огляду.

Що потрібно знати про управління завданнями

Перш ніж ми розглянемо окремі додатки, наведемо кілька речей, про які слід знати в першу чергу.

1. просто встановити новий додаток не зробить вас більш продуктивним

Програми - це інструменти, і вони принесуть вам більше користі, якщо ви знаєте, як їх ефективно використовувати. Зараз існує багато порад про те, як стати більш продуктивним і отримати більше від ваших програм. Ви не можете прочитати все, але деякі дослідження принесуть велику віддачу від ваших інвестицій. Почніть з прочитання матеріалів, що поставляються з вашим програмним забезпеченням для управління завданнями.

Багато хто знайшов цінність у читанні і практичному застосуванні книги Девіда Аллена "Getting Things Done". У ній він описує ряд корисних методів, включаючи фіксацію завдань та ідей, коли вони виникають у вас, ведення списків проектів, де ви визначаєте наступну дію, яку потрібно зробити, розгляд більш високих горизонтів фокусування, таких як ваше бачення і цілі, і перегляд всіх ваших списків щотижня. Я рекомендую цю книгу.

2. є місце для особистих уподобань

Ми не всі однакові, у нас різні завдання і різні підходи до того, як ми їх організовуємо. Існує великий простір для особистих уподобань, і додаток, який найкраще підходить мені, може не підійти вам. Шукайте той додаток, який працює так, як працюєте ви.

3. списки - це не тільки для того, щоб робити справи

Ви ведете списки? Вони корисні для багатьох речей у житті. Використовуйте додаток не лише для того, щоб перерахувати свої щоденні справи - ви можете відстежувати набагато більше! Ось кілька ідей:

• Складіть список книг, які ви хочете прочитати, і фільмів, які хочете подивитися.
• Запишіть місця, куди б ви хотіли поїхати, і людей, яких би хотіли відвідати.
• Слідкуйте за рахунками, які необхідно сплатити, та датами їх оплати.
• Складіть список досягнень, які ви хотіли б здійснити, поки ще дихаєте.

4. інші типи додатків, які допомагають в управлінні завданнями

У цьому огляді ми розглянемо менеджери списків, але майте на увазі, що існують й інші типи програм, які можуть допомогти вам бути продуктивними та доповнити ваш список справ:

• календарі для управління своїм часом (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• таймери та додатки Pomodoro, які допоможуть вам зосередитися та бути підзвітними (Be Focused, Timing),
• програми для управління проектами (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• додатки для нотаток, що дозволяють відстежувати довідковий матеріал (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• блокноти для структурування життя та інформації (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Канбан-дошки для відстеження прогресу вашої команди (Trello, Any.Do, Freeter).

Кому це потрібно?

Багато років тому мій друг Деніел сказав мені: "Я думав, що тільки неорганізовані люди використовують списки." Я не погодився, але цей досвід допоміг мені зрозуміти, що не всі цінують використання списку справ. Він точно не з тих людей, які витрачають 80 доларів на додаток! Можливо, ви відчуваєте те ж саме. У будь-якому випадку, я рекомендую вам серйозно спробувати додаток для управління завданнями.

У той час я редагував кілька блогів, керував кількома десятками авторів і майже щодня мав дотримуватися дедлайнів. Я не зміг би вижити, не використовуючи найкраще програмне забезпечення для управління завданнями, яке міг собі дозволити. Якщо ви така ж людина, то вам сподобалася ідея використання списку справ, і вам просто потрібно знайти відповідну програму.

У книзі "Getting Things Done" Девід Аллен пояснює, що спроби запам'ятати всі справи, які потрібно зробити, лише додають стресу у ваше життя. Як тільки ви запишете їх і викинете з голови, ви зможете розслабитися і зосередитися на поставленому завданні, і станете більш продуктивними.

Практично кожна людина буде краще організована, якщо скористається додатком зі списком справ. Після того, як ви перерахуєте все, що вам потрібно зробити, ви зможете стати об'єктивним. Вам буде легше зрозуміти, скільки часу це все займе, які завдання є найбільш важливими, а які взагалі не потрібно виконувати. Ви можете почати впорядковувати те, що вам потрібно зробити.

Пам'ятайте, що ключ до управління часом полягає в тому, щоб переконатися, що ви витрачаєте якомога більше часу на свої найбільш важливі проекти. Це більше стосується ефективності, ніж результативності. Якщо у вашому списку справ занадто багато, вам потрібно навчитися ефективно делегувати завдання з меншою вартістю.

Як ми тестували та обирали ці програми

Порівнювати програми, які можуть керувати вашим списком справ, досить складно. Кожна з них має свої сильні сторони, а також широкий діапазон цін, функцій і технологій. Ось на що ми звертали увагу при оцінці.

Наскільки легко фіксувати завдання?

Як тільки ви придумали щось зробити - або хтось попросив вас щось зробити - вам потрібно якомога швидше внести це у свою систему справ, інакше ви можете забути про це. Це має бути якомога простіше. Багато програм мають папку "Вхідні", куди ви можете швидко вводити кілька завдань без необхідності їх попередньої організації. Інтеграція з іншими програмами також корисна, так що ви можете додати завдання, скажімо, з програми дляелектронну пошту безпосередньо у вашому додатку.

Наскільки універсальною є організація додатку?

У всіх нас різні ролі та категорії завдань, тому вам потрібен додаток, який може організувати все так, як вам зручно. Можливо, ви захочете відокремити робочі завдання від особистих і створити кілька списків відповідно до ваших обов'язків. Папки, теги, пріоритети та прапорці - ось деякі з способів, за допомогою яких додаток дозволить вам створити структуру.

Чи надає додаток різні способи перегляду завдань?

Організовуючи завдання, корисно бачити деталі кожного проекту. Виконуючи завдання, корисно групувати їх різними способами. Можливо, ви захочете побачити список всіх завдань, які повинні бути виконані найближчим часом, швидко перевірити всі телефонні дзвінки, які вам потрібно зробити, або створити короткий список завдань, які ви плануєте виконати сьогодні. Багато додатків дозволяють переглядати завдання за контекстом, фільтрувати за тегами або сповіщати вас про них.Деякі додатки навіть дозволяють створювати власні подання.

Як додаток працює з датами?

Деякі завдання пов'язані з датою - найчастіше дедлайном, як домашнє завдання. Корисно бачити список завдань, які потрібно виконати сьогодні (або в найближчі кілька днів), а деякі завдання можуть заслуговувати на спливаюче сповіщення, щоб нагадати вам про них. Деякі завдання повторюються і повинні виконуватися в певний день кожного тижня, місяця або року, наприклад, винесення сміття. У вас можуть бути завдання, які ви не можете виконатиВони не повинні засмічувати ваш список, тому деякі програми дозволяють приховати їх зі списку до майбутньої дати - функція, яку я вважаю дуже корисною.

Додаток для окремої особи чи для команди?

Багато додатків, які ми розглянемо в цьому огляді, призначені тільки для однієї людини. Інші дозволяють ділитися списками і делегувати завдання іншим. Який вам потрібен? Багато людей вважають за краще використовувати два різних додатки: один для особистого користування (який інші члени команди не зможуть зіпсувати), а інший - для спільних завдань і проектів.

Чи може додаток синхронізуватися з мобільним телефоном?

Я частіше перевіряю свій список справ на телефоні та iPad, ніж на комп'ютері. Я часто переглядаю свої завдання на ходу і додаю нові завдання, як тільки про них згадую. Мобільні додатки є корисними і повинні швидко та надійно синхронізуватися з вашим комп'ютером Mac.

Скільки це коштує?

Найкращі додатки для створення списків справ коштують недешево, і, на мою думку, ця вартість виправдана. Не всі з цим погодяться, тому ми включили додатки по всьому ціновому діапазону, аж до безкоштовних. Ось скільки коштують додатки, які ми розглядаємо, відсортовані від найдешевших до найдорожчих:

• Нагадування Apple - безкоштовно
• WeDo - безкоштовно
• GoodTask 3 - $19.99
• 2Do - $24.99
• Робочий документ - $24,99
• OmniFocus - $39.99
• Todoist - $44,99/рік
• Речі 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79.99

Тепер перейдемо до списку переможців.

Найкращі програми зі списком справ для Mac: наш найкращий вибір

Найкращий вибір для більшості людей: речі 3

Культурний код Речі це сучасний менеджер завдань, який нещодавно був відновлений з нуля. Завдання логічно організовані за сферами відповідальності, проектами та тегами, і їх можна переглядати в різних варіантах - завдання, які потрібно виконати сьогодні або найближчим часом, завдання, які можна виконати в будь-який час, і завдання, до яких ви, можливо, повернетесь колись.

49,99 доларів США в Mac App Store. Повнофункціональна 15-денна пробна версія доступна на сайті розробника. Також доступна для iOS.

Things є моїм основним менеджером завдань з 2010 року - майже відтоді, як я використовую Mac. Він добре мене влаштовує. Можливо, він підійде і вам.

Вище наведено скріншот навчального проекту. Додаток виглядає чистим, і в його структурі відчувається логіка. Ліва панель містить список ваших сфер відповідальності та проектів, а над ними - ярлики для смарт-папок, які дають вам корисні огляди ваших завдань.

Сфери відповідальності - це категорії, які підсумовують ваші основні ролі та інтереси. Це можуть бути такі прості сфери, як "Робота" та "Дім", але я вважаю корисним включити додаткові сфери, такі як "Велоспорт", "Техніка" та "Фінанси".

Ви додаєте завдання по кожному з цих напрямків, або можете додавати проекти по роботі, які вимагають виконання декількох завдань. Наприклад, в розділі "Сім'я" у мене є проект, в якому перераховані місця, які ми хотіли б відвідати, живучи між штатами на наступний рік, а в розділі "Робота" у мене є проект, пов'язаний з написанням цього відгуку.

Розумні папки вгорі перераховують завдання відповідно до рівня вашої прихильності до них:

• Сьогодні містить завдання, які ви повинні виконати сьогодні. Сюди входять завдання, термін виконання яких настав, а також ті, які ви відзначили як такі, над якими хочете попрацювати сьогодні. Окремо можна перерахувати завдання, які ви хочете виконати ввечері.
• Найближчі завдання мають дати початку або завершення, які наближаються. Вони перераховані за датами разом з подіями з вашого календаря.
• У будь-який час містить важливі завдання, над якими можна працювати вже зараз, але які не мають дедлайну.
• Колись список завдань, які ви ще не взяли на себе зобов'язання виконати. Це можуть бути пункти зі списку бажань або завдання, на які у вас зараз немає часу.

Інші папки включають в себе Вхідні де можна оперативно вводити нові завдання, то Журнал реєстрації де зібрані всі виконані вами завдання, а також Сміття .

Things пропонує два додаткових способу організації. Перший - це рубрики Великий проект може стати громіздким, а заголовки дозволяють розбити його на менші частини. Це зрозуміліше, ніж мати один великий заплутаний список, і простіше, ніж створювати два різних проекти.

Things також дозволяє класифікувати завдання за тегами. Одному завданню можна присвоїти кілька тегів, і вони можуть бути використані для різних наших цілей. Ось кілька прикладів:

• Контекст наприклад, дім, робота, телефон.
• Люди щоб ви могли швидко знайти завдання, про які вам потрібно з кимось поговорити, або завдання, які стосуються певного клієнта.
• Пріоритетність щоб ви могли зосередитися лише на своїх найважливіших завданнях.
• Необхідна енергія тому ви можете обирати легкі або складні завдання в залежності від того, скільки у вас є енергії.
• Необхідний час Наприклад, 15 хвилин, 30 хвилин, 1 година, так що якщо у вас обмежений час, ви все одно зможете знайти собі заняття.

Після того, як ви встановили деякі теги, ви можете відфільтрувати будь-який список, щоб показати тільки елементи, позначені певним чином. Наприклад, ось завдання, які я можу виконувати в будь-який час, позначені тегом "Телефон".

Things також підтримує контрольні списки, що корисно для завдань з декількома етапами, які не є достатньо важливими для створення проекту.

Things пропонує три функції побачень:

• Коли (Деякі завдання ще не можуть бути розпочаті, тому не варто захаращувати список справ. Параметр "Коли" приховує завдання до тих пір, поки ви не почнете над ним працювати, хоча ви завжди зможете відстежувати його в розділі "Майбутні".
• Дедлайн (Деякі завдання мають дедлайн, і якщо ви його пропустите, можуть бути наслідки!
• Нагадування (Для тих завдань, про які ви не можете дозволити собі забути, ви можете встановити будильник-нагадування на певний час у день, коли вони мають бути виконані.

Things призначений для індивідуальних користувачів і не дозволяє ділитися або призначати завдання. Існують мобільні версії додатку для iPhone і iPad, причому синхронізація надійна.

За $49,99 Things коштує недешево, а якщо вам потрібні версії для iPhone та iPad, то ще дорожче. Я вважаю, що він вартий кожного цента. Ви можете прочитати більше в моєму повному огляді додатку Things.

Найкращий вибір для досвідчених користувачів: OmniFocus

OmniFocus від OmniGroup - це потужний інструмент для виконання завдань. Унікальні функції, такі як контури та перспективи, дозволяють оптимізувати робочий процес, а функція перегляду дозволяє періодично перевіряти стан виконання проектів.

Досвідчені користувачі захочуть отримати Pro-версії як для Mac, так і для iOS, які коштують $139,98. Якщо ви надаєте великого значення продуктивності, ви можете вважати це вигідною пропозицією.

39,99 доларів США в Mac App Store або на веб-сайті розробника. 14-денна пробна версія доступна на веб-сайті розробника. OmniFocus Pro доступна за 79,99 доларів США на веб-сайті розробника, або ви можете оновити її за допомогою внутрішньої покупки. Також доступна для iOS.

OmniFocus може робити все, що можуть робити речі, і навіть більше. Це потужний і гнучкий інструмент, який може адаптуватися до вашого способу роботи. Для досягнення найкращих результатів вам потрібно буде придбати і ретельно налаштувати версію Pro. Це буде коштувати вам дорожче і вимагатиме більше зусиль для налаштування.

Ви можете переглядати свої завдання OmniFocus за проектами або за контекстом. Перегляд проекту дозволяє детально організувати те, що вам потрібно зробити. Ви можете створити стільки папок і підпапок, скільки вам потрібно, щоб дати категорії для розміщення ваших завдань і проектів.

Проекти можуть бути паралельними або послідовними. Паралельний проект має завдання, які можуть бути виконані в будь-якому порядку, де завдання послідовного проекту повинні бути виконані в тій послідовності, в якій вони перераховані. Ви можете використовувати функцію контуру для створення ієрархії підзадач. Мені подобається ідея, але інтерфейс трохи заплутаний, і хотілося б, щоб він працював більше як OmniOutliner.

Контекстний перегляд Ви можете викликати контекст "Телефон", якщо у вас є настрій поспілкуватися, або контекст "Помилки", коли ви робите покупки. Всі відповідні завдання з усіх ваших проектів будуть там. Однак, хоча Things дозволяє застосовувати необмежену кількість тегів, кожне завдання OmniFocus може бути пов'язане з одним і тільки одним контекстом.

В OmniFocus ви можете визначити, як часто кожен проект повинен бути переглянутий. У поданні "Перегляд" відображаються всі проекти, які повинні бути переглянуті.

Але справжня сила OmniFocus Pro полягає в його Перспективи де ви можете створити стільки користувацьких подань, скільки вам потрібно. Ви можете створити перспективу для імітації подання "Сьогоднішні справи", в якому перераховані всі завдання, які позначені або повинні бути виконані сьогодні.

Ви можете налаштувати "Домашню" та "Робочу" перспективи, мати одну для завдань, які мають бути виконані найближчим часом, а іншу - для завдань, які знаходяться в режимі очікування. Ця функція доступна лише в Pro-версії і дійсно дозволяє персоналізувати додаток.

Конкуренція та порівняння

Існує багато альтернатив. Ось кілька програм з високим рейтингом, які ви можете розглянути.

2Do рекомендований у багатьох відгуках і має високий рейтинг в App Store. Він має багато функцій наших переможців і коштує стільки ж, скільки і Things.

Додаток пропонує теги та сповіщення, списки та проекти, мобільні додатки та синхронізацію. Хоча це виглядає досить просто, під капотом є багато можливостей, включаючи розумні списки, які схожі на перспективи OmniFocus. Вони є налаштованим збереженим пошуком, який може витягувати завдання з усіх ваших списків, наприклад, всі завдання, які повинні бути виконані в найближчі три дні, які мають тег "рахунок".

2Do коштує $49,99 в Mac App Store або $9,99 на місяць в Setapp. Також доступний для iOS та Android.

ДобреЗавдання 3 базується на стандартній програмі Нагадування та Календарі для Mac і додає функціональність. Це робить його гарним вибором, якщо ви вже використовуєте програми для продуктивності від Apple, але хотіли б, щоб вони були більш функціональними.

Як і 2Do, GoodTask має інтелектуальні списки, які шукають завдання з певних списків, або які включають (або виключають) певні теги. Ця функція не така потужна, як перспективи OmniFocus, але вона все одно корисна. Інші функції включають підзадачі, повторювані завдання, ручне сортування та швидкі дії.

Вартість GoodTask 3 - $19,99 в Mac App Store або $9,99/місяць на Setapp. Доступна пробна версія. Також доступна на iOS.

Тодоист починався як веб-додаток, але зараз має додатки для більшості платформ, включаючи Mac. Я використовував його протягом тривалого часу більше десяти років тому, і з тих пір він пройшов довгий шлях розвитку.

Безкоштовна версія включає все необхідне для початку роботи, але не включає всі функції наших переможців. Вона дозволяє фіксувати та організовувати завдання, запам'ятовувати дедлайни та переглядати тиждень вперед. Ви можете планувати свої завдання за допомогою проектів та цілей, виділяти важливі завдання за допомогою кольорового кодування рівнів пріоритету, і навіть візуалізувати свій прогрес за допомогою привабливих графіків та діаграм.графіки.

У безкоштовній версії є деякі обмеження: ви можете мати максимум 80 проектів, а доступ до проекту можуть мати до п'яти осіб. Так, це багатокористувацький додаток. Преміум-підписка збільшить ці цифри до 200 і 50, а також розблокує ще більше функцій, таких як шаблони, мітки, теми та власні подання.

Завантажте Todoist з Mac App Store. Базовий тарифний план безкоштовний, преміум - $44,99/рік.

Робочий документ 3 Це додаток з простим текстом і дуже мінімалістичний. Він також досить розумний, пропонуючи зовсім інший спосіб роботи з вашими завданнями. Ви організовуєте свої проекти, завдання і підзадачі в конспекті, і я вважаю його більш інтуїтивно зрозумілим, ніж функції конспектування в OmniFocus. Ви можете використовувати теги для кожного елемента і швидко відфільтрувати весь список за певним тегом.

Коли сім'я моєї дочки переїхала до нас кілька років тому, перебудова будинку була величезним завданням. Тому я використовував файл TaskPaper в редакторі на моєму iPad, щоб організувати і відстежувати наш прогрес. Я просто спробував відкрити цей файл в TaskPaper для Mac в перший раз, і він працював ідеально.

Вартість TaskPaper становить $24,99 в Mac App Store або $9,99 на місяць в Setapp. 7-денна пробна версія доступна.

Безкоштовні альтернативи

Ось кілька способів керувати своїм списком справ, не витрачаючи при цьому жодних коштів.

Використовуйте ручку та папір

Зовсім не обов'язково використовувати додаток для управління списком справ. Є щось приємне в тому, щоб викреслювати виконані завдання з паперового списку. Ви можете черкнути олівцем на звороті конверта або придбати стильний записник Moleskine або Daytimer, це повністю залежить від вас.

Існує певна надмірність і дублювання при використанні ручки і паперу. Це може вас розчаровувати, або ви можете вважати це хорошим способом переглядати свої завдання щодня. Системи продуктивності паперу, схоже, знову набирають обертів, і розробляються нові методології, такі як Bullet Journal (журнал "Куля").

Безкоштовні програми зі списком справ для Mac

Нагадування Apple вже встановлена на вашому Mac, iPhone та iPad і дозволяє створювати завдання з нагадуваннями та спільні списки. Деякий час тому я переніс наш сімейний список покупок з Wunderlist до Reminders, і він працює добре. Ми з дружиною можемо додавати пункти до списку, і вони автоматично оновлюються на обох наших телефонах. Це працює добре.

Ви не повірите, скільки разів я кажу Siri: "Нагадай мені перевірити пральну машину через 90 хвилин". Вона створює для мене завдання "Нагадування" і через 90 хвилин обов'язково сповіщає мене про це.

Безкоштовні веб-сервіси зі списком справ

Замість того, щоб використовувати програму для Mac, існує чимало веб-додатків, які допоможуть вам керувати списком справ. Ви зможете отримати доступ до своїх завдань з будь-якого пристрою, не встановлюючи при цьому жодних програм.

Toodledo - не найпривабливіший веб-додаток, але він безкоштовний і включає всі функції, які вам коли-небудь знадобляться. Доступні мобільні додатки.

Google Tasks простий і не має багато функцій, але якщо ви використовуєте інші додатки Google, такі як Gmail або Google Calendar, він добре інтегрований і може стати в нагоді.

Asana - це чудовий спосіб ділитися завданнями з командою і призначати їх безкоштовно для 15 членів команди. План Pro доступний за $9,99 на місяць, який дозволяє більшій кількості учасників і включає більше функцій.

Базовий план програми "Пам'ятай про молоко" є безкоштовним і включає в себе безліч функцій. Якщо ви бажаєте отримати більше, ви можете перейти на Pro-план за $39,99 на рік.

GQueues Lite включає всі необхідні базові функції безкоштовно. Оновлюйте та отримуйте додаткові функції за $25/рік.

Дошки, списки та картки Trello дозволяють вам та вашій команді організувати та розставити пріоритети ваших проектів. Базова версія безкоштовна, а якщо вам потрібні додаткові функції, бізнес-клас коштує $9.99/користувач/місяць.