La vita è piena di impegni, riunioni e compiti da portare a termine. Tenere traccia di tutto può farvi sentire come se il vostro cervello stesse per esplodere. Quindi scrivete tutto! O meglio ancora, installate un'app.

Gli elenchi di cose da fare esistono da centinaia di anni e aiutano a gestire le attività, il tempo e la sanità mentale. I software di gestione delle attività fanno di più, facendo apparire promemoria, individuando le cose più importanti e sincronizzandosi con lo smartphone.

Le cose e OmniFocus sono due dei più potenti to-do manager per Mac che offrono funzioni utili in pacchetti facili da usare. Hanno un costo, ma promettono di ripagarvi molte volte in termini di produttività.

Il Mac App Store è infatti affollato di gestori di elenchi e di applicazioni per gli elenchi di cose da fare, ma molte di esse non valgono il tempo necessario per scaricarle. In questa recensione, vi illustreremo le applicazioni più apprezzate che meritano il vostro tempo e la vostra attenzione e vi aiuteremo a trovare quella più adatta a voi.

Perché fidarsi di me per questa guida?

Mi chiamo Adrian e ho un sacco di cose da tenere sotto controllo. Questo potrebbe essere un bene, perché mi piace giocare con le applicazioni che mi aiutano a gestire tutto. Ho usato Above & Beyond per tutti gli anni '90 sui miei portatili Windows, e quando sono diventato un geek Linux mi sono rivolto a Task Coach e alle applicazioni web come Todoist, Remember the Milk e Toodledo.

Dopo il passaggio al Mac, mi sono innamorato di Things di Cultured Code, che ho utilizzato con successo negli ultimi dieci anni. Ma mi piace giocare, quindi tengo cinque o dieci di queste app installate sul mio Mac, iPhone e iPad. Alcune le uso, altre le utilizzo di tanto in tanto. Ho un grande interesse per OmniFocus, che ho utilizzato come task manager principale per alcuni anni. Utilizzo anche Apple Reminders eWunderlist per condividere le attività con la mia famiglia. Condividerò alcune delle mie esperienze nel corso della recensione.

Cosa c'è da sapere sulla gestione dei compiti

Prima di esaminare le singole applicazioni, ecco alcune cose da sapere.

1. La semplice installazione di una nuova app non vi renderà più produttivi

Le app sono strumenti e vi saranno più utili se saprete come usarle in modo efficace. In questo momento ci sono molti consigli su come diventare più produttivi e ottenere di più dalle vostre app. Non potete leggerli tutti, ma alcuni studi produrranno un grande ritorno sul vostro investimento. Iniziate leggendo il materiale fornito con il vostro software di gestione delle attività.

Molti hanno trovato utile leggere e mettere in pratica il libro di David Allen "Getting Things Done" (Fare le cose in fretta), in cui vengono descritte una serie di tecniche utili, tra cui la cattura di compiti e idee nel momento in cui ci vengono in mente, la compilazione di elenchi di progetti in cui si identifica l'azione successiva da compiere, la considerazione di orizzonti di attenzione più elevati, come la visione e gli obiettivi, e la revisione di tutti gli elenchi ogni settimana. Lo consiglio.

2. C'è spazio per le preferenze personali

Non siamo tutti uguali: abbiamo compiti diversi da gestire e approcci diversi al modo in cui li organizziamo. C'è molto spazio per le preferenze personali e l'app più adatta a me potrebbe non essere adatta a voi. Cercate l'app che funziona come voi.

3. Gli elenchi non sono solo per le cose da fare

Siete amanti delle liste? Sono utili per molte cose nella vita. Non usate la vostra app solo per elencare i vostri impegni quotidiani: potete usarla per tenere traccia di molte altre cose! Ecco alcune idee:

• Tenete un elenco dei libri che volete leggere e dei film che volete vedere.
• Annotate i luoghi in cui vorreste andare e le persone che vorreste visitare.
• Tenete traccia delle fatture da pagare e delle date di scadenza.
• Create una lista di traguardi che vorreste raggiungere finché siete ancora in vita.

4. Altri tipi di applicazioni che aiutano a gestire le attività

In questa recensione ci occuperemo dei gestori di elenchi, ma tenete presente che esistono altri tipi di app che possono aiutarvi a essere produttivi e a integrare il vostro elenco di cose da fare:

• calendari per gestire il vostro tempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• timer e applicazioni Pomodoro per mantenere la concentrazione e la responsabilità (Be Focused, Timing),
• applicazioni di gestione dei progetti (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• applicazioni per appunti per tenere traccia del materiale di riferimento (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• outliner per strutturare la vostra vita e le vostre informazioni (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Schede Kanban per monitorare i progressi del team (Trello, Any.Do, Freeter).

Chi dovrebbe acquistarlo?

Anni fa il mio amico Daniel mi disse: "Pensavo che solo le persone disorganizzate usassero gli elenchi di cose da fare". Non ero d'accordo, ma quell'esperienza mi ha aiutato a chiarire che non tutti apprezzano l'uso di un elenco di cose da fare. Di certo non è il tipo di persona che spenderebbe 80 dollari per un'app! Forse anche voi la pensate così, ma vi incoraggio comunque a provare seriamente un'app di gestione delle attività.

All'epoca curavo diversi blog, gestivo alcune decine di scrittori e dovevo rispettare le scadenze per la maggior parte dei giorni. Non avrei potuto sopravvivere senza sfruttare al meglio il miglior software di gestione delle attività che potevo permettermi. Se anche voi siete così, allora vi siete convinti dell'idea di usare un elenco di cose da fare e dovete solo individuare l'applicazione giusta per voi.

In "Getting Things Done", David Allen spiega che cercare di ricordare tutte le cose da fare non fa altro che aggiungere stress alla vostra vita. Una volta che le scrivete e le togliete dalla testa, potete rilassarvi e concentrarvi sul compito da svolgere, diventando più produttivi.

Quasi tutti si organizzano meglio utilizzando un'app per gli elenchi delle cose da fare. Una volta elencate le cose da fare, si può diventare obiettivi. È più facile farsi un'idea di quanto tempo ci vorrà, di quali compiti sono più importanti e di quali non è necessario fare. Si può iniziare a mettere in ordine le cose da fare.

Ricordate che la chiave per la gestione del tempo è assicurarsi di dedicare il maggior tempo possibile ai progetti di maggior valore. Si tratta di efficacia più che di efficienza. Se avete troppe cose sulla vostra lista di cose da fare, dovrete imparare a delegare efficacemente i compiti di minor valore.

Come abbiamo testato e scelto queste applicazioni

Confrontare le app per la gestione degli elenchi di cose da fare è difficile: ognuna ha i suoi punti di forza e c'è un'ampia gamma di prezzi, funzioni e tecniche. Ecco cosa abbiamo cercato per la valutazione.

Quanto è facile catturare le attività?

Una volta che avete pensato a qualcosa da fare, o che qualcuno vi ha chiesto di farlo, dovete inserirlo nel vostro sistema di cose da fare il prima possibile, altrimenti rischiate di dimenticarlo. Farlo dovrebbe essere il più semplice possibile. Molte app hanno una casella di posta in arrivo, in cui potete inserire rapidamente più voci senza doverle organizzare in anticipo. È utile anche l'integrazione con altre app, in modo da poter aggiungere un'attività da, ad esempio, unae-mail direttamente nella vostra applicazione.

Quanto è versatile l'organizzazione dell'app?

Ognuno di noi ha ruoli e categorie di compiti diversi, quindi avete bisogno di un'app in grado di organizzare le cose in modo sensato per voi. Potreste voler separare le attività lavorative da quelle personali e creare una serie di elenchi in base alle vostre responsabilità. Cartelle, tag, priorità e flag sono alcuni dei modi in cui un'app vi permetterà di creare una struttura.

L'app offre diversi modi per visualizzare le attività?

Quando si organizzano le attività, è utile vedere i dettagli di ogni progetto. Quando si svolgono le attività, è utile raggrupparle in modi diversi. Potreste voler vedere un elenco di tutte le attività che hanno una scadenza imminente, controllare rapidamente tutte le telefonate che dovete fare o creare una lista ristretta di attività che volete portare a termine oggi. Molte app consentono di visualizzare le attività in base al contesto, di filtrare per tag o di inviare una notifica.Alcune applicazioni consentono anche di creare visualizzazioni personalizzate.

Come vengono gestiti gli appuntamenti?

Alcuni compiti sono associati a una data, spesso una scadenza, come un compito a casa. È utile vedere un elenco di compiti con scadenza oggi (o nei prossimi giorni) e alcuni compiti possono meritare una notifica a comparsa per ricordarli. Alcuni compiti sono ricorrenti e devono essere svolti in un determinato giorno ogni settimana, mese o anno, come ad esempio buttare l'immondizia. È possibile che alcuni compiti non possano essere svolti in un altro momento.Non dovrebbero intasare l'elenco, quindi alcune app consentono di nasconderle dall'elenco fino a una data futura, una funzione che trovo molto utile.

L'applicazione è per un singolo o per un team?

Molte delle app che tratteremo in questa recensione sono destinate a una sola persona, mentre altre consentono di condividere elenchi e delegare compiti ad altri. Di quali avete bisogno? Molte persone preferiscono utilizzare due app diverse, una per uso personale (che gli altri membri del team non possono rovinare) e una per compiti e progetti condivisi.

L'app può essere sincronizzata con il cellulare?

Mi capita di controllare l'elenco delle cose da fare sul telefono e sull'iPad più che sul computer. Spesso rivedo le attività in movimento e ne aggiungo di nuove non appena mi vengono in mente. Le app per dispositivi mobili sono utili e dovrebbero sincronizzarsi in modo rapido e affidabile con il Mac.

Quanto costa?

Le migliori app per gli elenchi di cose da fare non sono economiche e, a mio parere, il loro costo è giustificato. Non tutti saranno d'accordo, quindi abbiamo incluso le app di tutta la gamma di prezzi, fino a quelle gratuite. Ecco quanto costano le app che abbiamo preso in considerazione, ordinate dalla più economica alla più costosa:

• Promemoria Apple - gratuito
• WeDo - gratuito
• GoodTask 3 - $19,99
• 2Do - 24,99
• TaskPaper - 24,99 dollari
• OmniFocus - 39,99 dollari
• Todoist - 44,99 dollari/anno
• Cose 3 - $49,99
• OmniFocus Pro - $79,99

Passiamo ora all'elenco dei vincitori.

Le migliori applicazioni per le liste di cose da fare per Mac: le nostre scelte migliori

La scelta migliore per la maggior parte delle persone: Cose 3

Codice colto Le cose Le attività sono organizzate in modo logico per area di responsabilità, progetto e tag e possono essere visualizzate in vari modi: attività da svolgere oggi o nel prossimo futuro, attività che possono essere svolte in qualsiasi momento e attività che potrebbero essere svolte un giorno.

49,99 dollari dal Mac App Store. Una versione di prova completamente funzionale di 15 giorni è disponibile sul sito web dello sviluppatore. Disponibile anche per iOS.

Things è il mio task manager principale dal 2010, quasi da quando uso un Mac. Mi si addice e forse si addice anche a voi.

L'app ha un aspetto pulito e un senso di logica nell'impostazione: il riquadro di sinistra contiene un elenco delle aree di responsabilità e dei progetti e, sopra, alcune scorciatoie per le cartelle intelligenti che offrono un'utile panoramica delle attività.

Le aree di responsabilità sono le categorie che riassumono i vostri ruoli e interessi principali. Potrebbero essere semplici come "Lavoro" e "Casa", ma trovo utile includere altre aree come "Ciclismo", "Tecnologia" e "Finanza".

Per esempio, sotto la voce "Famiglia" ho un progetto che elenca i luoghi che vorremmo visitare quando vivremo in un altro stato per il prossimo anno, mentre sotto la voce "Lavoro" ho un progetto legato alla stesura di questa recensione.

Le cartelle intelligenti in alto elencano le attività in base al livello di impegno che si ha nei loro confronti:

• Oggi contiene i compiti che si devono portare a termine oggi, compresi quelli in scadenza e quelli segnalati come da svolgere oggi. È anche possibile elencare separatamente i compiti da svolgere in serata.
• Prossimamente Le attività hanno date di inizio o di scadenza imminenti, che vengono elencate per data insieme agli eventi del vostro calendario.
• In qualsiasi momento contiene compiti importanti su cui si può lavorare ora, ma che non hanno una scadenza.
• Un giorno è un elenco di compiti che non vi siete ancora impegnati a svolgere: possono essere oggetti della lista dei desideri o compiti per i quali non avete tempo al momento.

Altre cartelle includono la cartella Posta in arrivo dove è possibile inserire rapidamente nuovi compiti, il Diario di bordo che contiene tutti i compiti svolti, e la cartella Rifiuti .

Things offre due ulteriori metodi di organizzazione. Il primo è titoli Un progetto di grandi dimensioni può diventare ingombrante e le intestazioni consentono di suddividerlo in sezioni più piccole: è più chiaro che avere un unico grande elenco confuso e più semplice che creare due progetti diversi.

Things consente anche di classificare le attività per tag. A un'attività possono essere assegnati più tag, che possono essere utilizzati per diversi scopi. Ecco alcuni esempi:

• Contesto ad esempio, casa, lavoro, telefono.
• Persone In questo modo è possibile cercare rapidamente le attività di cui si deve parlare con qualcuno o quelle relative a un determinato cliente.
• Priorità in modo da potersi concentrare solo sulle attività più importanti.
• Energia richiesta In questo modo si possono scegliere compiti facili o impegnativi a seconda della quantità di energia a disposizione.
• Tempo richiesto 15m, 30m, 1h, quindi se il tempo a disposizione è limitato, si può comunque trovare qualcosa da fare.

Una volta impostati i tag, è possibile filtrare qualsiasi elenco per mostrare solo gli elementi etichettati in un determinato modo. Ad esempio, ecco le attività che posso svolgere in qualsiasi momento e che sono etichettate come "Telefono".

Things supporta anche le liste di controllo, utili per le attività con più fasi che non sono abbastanza significative da essere impostate come progetto.

Things offre tre funzioni di datazione:

• Quando (L'impostazione "Quando" nasconde l'attività fino a quando non si può effettivamente iniziare a lavorarci, anche se sarà sempre possibile rintracciarla nella sezione Prossimi.
• Scadenza (Alcuni compiti hanno una scadenza e ci possono essere delle conseguenze se non la si rispetta!
• Promemoria (Per le attività che non ci si può permettere di dimenticare, è possibile impostare un allarme di promemoria a un'ora specifica del giorno di scadenza.

Things è progettata per i singoli e non consente di condividere o assegnare compiti. Esistono versioni mobili dell'app per iPhone e iPad e la sincronizzazione è affidabile.

A 49,99 dollari Things non è economico e se avete bisogno delle versioni per iPhone e iPad è ancora più costoso. Per me vale ogni centesimo. Per saperne di più leggete la mia recensione completa dell'app Things.

La scelta migliore per gli utenti esperti: OmniFocus

OmniFocus di OmniGroup è uno strumento per gli utenti più esperti, in grado di ottimizzare il flusso di lavoro grazie a funzioni esclusive come i contorni e le prospettive, mentre la funzione di revisione consente di controllare periodicamente i progetti.

Gli utenti più esigenti vorranno la versione Pro di entrambe le app per Mac e iOS, che costa la bellezza di 139,98 dollari. Se attribuite un valore elevato alla produttività, potreste trovarlo un affare.

39,99 dollari dal Mac App Store o dal sito web dello sviluppatore. Una versione di prova di 14 giorni è disponibile sul sito web dello sviluppatore. OmniFocus Pro è disponibile a 79,99 dollari dal sito web dello sviluppatore, oppure è possibile effettuare l'aggiornamento tramite un acquisto in-app. Disponibile anche per iOS.

OmniFocus è in grado di fare tutto ciò che Things è in grado di fare, e anche di più. È uno strumento potente e flessibile che può adattarsi al vostro modo di fare le cose. Per ottenere risultati ottimali, dovrete acquistare e configurare con cura la versione Pro, che costerà di più e richiederà un maggiore sforzo per essere configurata.

È possibile visualizzare le attività di OmniFocus per progetto o per contesto. Vista del progetto È possibile creare tutte le cartelle e le sottocartelle necessarie per assegnare le categorie in cui collocare le attività e i progetti.

I progetti possono essere paralleli o sequenziali. Un progetto parallelo ha compiti che possono essere completati in qualsiasi ordine, mentre i compiti di un progetto sequenziale devono essere eseguiti nella sequenza in cui sono elencati. È possibile utilizzare la funzione di contorno per creare una gerarchia di sottocompiti. Mi piace l'idea, ma trovo l'interfaccia un po' complicata e vorrei che funzionasse più come OmniOutliner.

Vista contestuale Spesso è il modo migliore per lavorare sulle attività. Potreste richiamare il contesto "Telefono" se siete in vena di chattare, o il contesto "Commissioni" quando fate la spesa. Tutte le attività pertinenti di tutti i vostri progetti saranno lì. Tuttavia, mentre Things vi permette di applicare un numero illimitato di tag, ogni attività di OmniFocus può essere associata a uno e un solo contesto.

Le revisioni regolari sono importanti. In OmniFocus è possibile definire la frequenza di revisione di ogni progetto. La vista Revisione mostra tutti i progetti in scadenza.

Ma la vera potenza di OmniFocus Pro è il suo Prospettive Si potrebbe creare una prospettiva che imiti la vista Oggi di Things, che elenca tutte le attività contrassegnate o in scadenza oggi.

Si possono impostare le prospettive "Casa" e "Lavoro", una per le attività in scadenza e un'altra per quelle in attesa. Questa funzione è disponibile solo nella versione Pro e consente di personalizzare l'applicazione.

La concorrenza e i confronti

Ci sono molte alternative: ecco alcune applicazioni molto apprezzate che potreste prendere in considerazione.

2Do è raccomandato da molte recensioni e gode di un'ottima valutazione sull'App Store. Ha molte delle caratteristiche dei nostri vincitori e costa quanto Things.

L'app offre tag e notifiche, elenchi e progetti, app mobili e sincronizzazione. Anche se sembra piuttosto semplice, c'è molta potenza sotto il cofano, tra cui gli elenchi intelligenti, che sono simili alle prospettive di OmniFocus. Si tratta di ricerche configurabili salvate che possono estrarre le attività da tutti gli elenchi, ad esempio tutte le attività in scadenza nei prossimi tre giorni con l'etichetta "bolletta".

2Do è disponibile a 49,99 dollari sul Mac App Store o a 9,99 dollari al mese su Setapp. È disponibile anche per iOS e Android.

GoodTask 3 è basata sull'applicazione standard Promemoria e Calendari del Mac e aggiunge funzionalità che la rendono una buona scelta se si utilizzano già le app di produttività di Apple, ma si desidera che siano più performanti.

Come 2Do, GoodTask dispone di elenchi intelligenti, che consentono di cercare attività da determinati elenchi o che includono (o escludono) determinati tag. Questa funzione non è così potente come le prospettive di OmniFocus, ma è comunque utile. Altre funzioni includono sottoattività, ripetizione di attività, ordinamento manuale e azioni rapide.

GoodTask 3 costa 19,99 dollari sul Mac App Store o 9,99 dollari al mese su Setapp. È disponibile una versione di prova. È disponibile anche su iOS.

Todoist È nata come applicazione web, ma ora ha applicazioni per la maggior parte delle piattaforme, compreso il Mac. L'ho usata a lungo più di dieci anni fa e da allora ha fatto molta strada.

La versione gratuita include tutto ciò che serve per iniziare, ma non tutte le funzionalità dei nostri vincitori. Permette di catturare e organizzare le attività, ricordare le scadenze e rivedere la settimana che ci attende. È possibile tracciare una mappa delle attività con progetti e obiettivi, evidenziare le attività importanti con livelli di priorità codificati a colori e persino visualizzare i progressi con grafici e tabelle accattivanti.grafici.

La versione gratuita presenta alcuni limiti: è possibile avere un massimo di 80 progetti e un massimo di cinque persone che possono accedere a un progetto. Sì, è un'applicazione multiutente. Un abbonamento premium aumenterà questi numeri a 200 e 50 e sbloccherà ancora più funzioni, come modelli, etichette, temi e viste personalizzate.

Scaricate Todoist dal Mac App Store: è gratuito per il piano base e costa 44,99 dollari all'anno per il piano premium.

Carta dei compiti 3 è molto diversa dalle altre applicazioni che abbiamo elencato. È un'applicazione di testo semplice e molto minimalista. È anche molto intelligente e offre un modo molto diverso di lavorare con le attività. Si organizzano i progetti, le attività e le sottoattività in uno schema, che trovo più intuitivo rispetto alle funzioni di schema di OmniFocus. È possibile utilizzare i tag per ogni elemento e filtrare rapidamente l'intero elenco in base a un tag specifico.

Quando la famiglia di mia figlia si è trasferita da noi qualche anno fa, riordinare la casa è stato un compito enorme. Ho quindi usato un file di TaskPaper in Editorial sul mio iPad per organizzare e tenere traccia dei nostri progressi. Ho appena provato ad aprire quel file in TaskPaper per Mac per la prima volta e ha funzionato perfettamente.

TaskPaper costa 24,99 dollari sul Mac App Store o 9,99 dollari al mese su Setapp. È disponibile una versione di prova di 7 giorni.

Alternative gratuite

Ecco alcuni modi per gestire la vostra lista di cose da fare senza spendere soldi.

Utilizzare carta e penna

Non è assolutamente necessario utilizzare un'app per gestire la vostra lista di cose da fare. C'è qualcosa di soddisfacente nel cancellare i compiti completati da una lista cartacea. Potreste scarabocchiare sul retro di una busta con una matita, oppure acquistare un'elegante Moleskine o un Daytimer, dipende tutto da voi.

L'uso di carta e penna comporta una certa ridondanza e duplicazione, che può risultare frustrante o che può essere un buon modo per rivedere i propri compiti giornalieri. I sistemi di produttività cartacei sembrano essere in fase di ripresa e si stanno sviluppando nuove metodologie come il Bullet Journal.

Applicazioni gratuite per gli elenchi di cose da fare per Mac

Promemoria Apple è già installato sul Mac, sull'iPhone e sull'iPad e consente di creare attività con promemoria ed elenchi condivisi. Qualche tempo fa ho spostato la nostra lista della spesa familiare da Wunderlist a Reminders e funziona bene. Mia moglie e io possiamo aggiungere elementi all'elenco e questi vengono aggiornati automaticamente su entrambi i nostri telefoni. Funziona bene.

L'integrazione con Siri è molto utile: non potete immaginare quante volte ho detto a Siri "Ricordami di controllare la lavatrice tra 90 minuti" e lui ha creato un'attività di Promemoria per me e mi ha avvisato 90 minuti dopo.

Servizi web gratuiti per gli elenchi di cose da fare

Invece di usare un'applicazione per Mac, ci sono molte applicazioni web che gestiscono la vostra lista di cose da fare. Sarete in grado di accedere alle vostre attività da qualsiasi dispositivo senza installare nulla.

Toodledo non è l'applicazione web più attraente in circolazione, ma è gratuita e include tutte le funzioni che desiderate. Sono disponibili anche applicazioni mobili.

Google Tasks è semplice e non ha molte funzioni, ma se si utilizzano altre applicazioni di Google come Gmail o Google Calendar, è ben integrato e può tornare utile.

Asana è un ottimo modo per condividere e assegnare compiti al proprio team ed è gratuito per un massimo di 15 membri del team. È disponibile un piano Pro per 9,99 dollari/mese che consente di avere più membri e include più funzioni.

Il piano di base di Remember the Milk è gratuito e comprende molte funzioni, ma se si desidera di più, è possibile passare al piano Pro per 39,99 dollari all'anno.

GQueues Lite include gratuitamente tutte le funzioni di base necessarie, mentre l'upgrade consente di ottenere funzioni aggiuntive per 25 dollari all'anno.

Le bacheche, gli elenchi e le schede di Trello consentono a voi e al vostro team di organizzare e dare priorità ai progetti. La versione di base è gratuita, mentre se avete bisogno di funzioni aggiuntive, Business Class costa 9,99 dollari/utente/mese.