La vida es muy ajetreada: hay que hacer malabarismos con los compromisos, las reuniones y las tareas que hay que llevar a cabo. No perder de vista todo puede hacer que el cerebro esté a punto de estallar, así que anótalo todo o, mejor aún, instala una aplicación.

Las listas de tareas han existido desde hace cientos de años y te ayudan a gestionar tus tareas, tu tiempo y tu cordura. Los gestores de tareas por software van más allá, ya que aparecen recordatorios, se centran en lo que es importante y se sincronizan con tu smartphone.

Cosas y OmniFocus son dos de los gestores de tareas más potentes para el Mac, que ofrecen funciones útiles en paquetes fáciles de usar. Tienen un coste, pero prometen devolverte muchas veces la productividad ganada.

Estas no son las únicas opciones. De hecho, la Mac App Store está repleta de gestores de listas y aplicaciones de listas de tareas. Muchas de ellas no merecen la pena el tiempo que se tarda en descargarlas. En esta revisión, cubriremos las aplicaciones mejor valoradas que merecen tu tiempo y atención, y te ayudaremos a encontrar la que más te convenga.

¿Por qué confiar en mí para esta guía?

Me llamo Adrián, y tengo muchas cosas que controlar. Eso puede ser algo bueno porque me encanta jugar con aplicaciones que me ayuden a gestionarlo todo. Utilicé Above & Beyond durante los años 90 en mis portátiles con Windows, y cuando me convertí en un geek de Linux recurrí a Task Coach y a aplicaciones web como Todoist, Remember the Milk y Toodledo.

Después de pasarme al Mac, me enamoré de Things, de Cultured Code, y la he utilizado con éxito durante la última década. Pero me encanta jugar, así que tengo cinco o diez de estas aplicaciones instaladas en mi Mac, iPhone y iPad. Algunas las utilizo, y con otras juego de vez en cuando. Tengo un gran interés en OmniFocus y lo utilicé como mi principal gestor de tareas durante unos años. También uso Apple Reminders yWunderlist para compartir tareas con mi familia. Compartiré algunas de mis experiencias a lo largo de la reseña.

Lo que hay que saber sobre la gestión de tareas

Antes de ver las aplicaciones individuales, hay algunas cosas que debes saber primero.

1. Instalar una nueva aplicación no le hará más productivo

Las aplicaciones son herramientas, y te serán más útiles si sabes cómo utilizarlas eficazmente. En estos momentos, hay muchos consejos por ahí sobre cómo ser más productivo y sacar más partido a tus aplicaciones. No puedes leerlo todo, pero algunos estudios te permitirán rentabilizar tu inversión. Empieza por leer el material que viene con tu software de gestión de tareas.

Muchos han encontrado valor en la lectura y la práctica del libro de David Allen "Getting Things Done". En él, cubre una serie de técnicas útiles, incluyendo la captura de tareas e ideas a medida que se le ocurren, manteniendo listas de proyectos donde se identifica la siguiente acción a realizar, teniendo en cuenta horizontes más altos de enfoque como su visión y objetivos, y la revisión de todas sus listas cada semana. Lo recomiendo.

2. Hay espacio para las preferencias personales

No todos somos iguales. Tenemos diferentes tareas que gestionar, y diferentes enfoques en la forma de organizarlas. Hay mucho espacio para las preferencias personales, y la aplicación que mejor se adapta a mí puede no adaptarse a ti. Busca la aplicación que funciona como tú.

3. Las listas no son sólo para las tareas pendientes

No te limites a usar tu aplicación para hacer una lista de tus tareas diarias, puedes usarla para controlar muchas más cosas:

• Lleva una lista de los libros que quieres leer y las películas que quieres ver.
• Anota los lugares a los que te gustaría ir y las personas que te gustaría visitar.
• Lleva la cuenta de las facturas que hay que pagar y las fechas de vencimiento.
• Crea una lista de logros que te gustaría alcanzar mientras aún respiras.

4. Otros tipos de aplicaciones que ayudan a la gestión de tareas

En este repaso vamos a hablar de los gestores de listas, pero ten en cuenta que hay otro tipo de aplicaciones que pueden ayudarte a ser productivo y complementar tu lista de tareas:

• calendarios para gestionar tu tiempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• temporizadores y aplicaciones Pomodoro para mantenerte concentrado y responsable (Be Focused, Timing),
• aplicaciones de gestión de proyectos (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• aplicaciones de notas para llevar un registro del material de referencia (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• outliners para estructurar tu vida e información (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Tableros Kanban para seguir el progreso de tu equipo (Trello, Any.Do, Freeter).

¿Quién debería adquirirlo?

Hace años, mi amigo Daniel me dijo: "Pensaba que sólo la gente desorganizada utilizaba las listas de tareas". Yo no estaba de acuerdo, pero esa experiencia me ayudó a aclarar que no todo el mundo valora el uso de una lista de tareas. Desde luego, ¡él no es el tipo de persona que se gastaría 80 dólares en una aplicación! Quizás tú pienses lo mismo. De todas formas, te animo a que pruebes en serio una aplicación de gestión de tareas.

En aquel momento editaba varios blogs, gestionaba unas cuantas docenas de escritores y tenía que cumplir con los plazos de entrega la mayoría de los días. No podría haber sobrevivido sin sacar el máximo partido al mejor software de gestión de tareas que podía permitirme. Si te ocurre lo mismo, entonces te ha convencido la idea de utilizar una lista de tareas y sólo tienes que identificar la aplicación adecuada para ti.

En "Getting Things Done", David Allen explica que intentar recordar todas las cosas que tienes que hacer no hace más que añadir estrés a tu vida. Una vez que las escribes y las sacas de tu cabeza puedes relajarte y centrarte en la tarea que tienes entre manos, y ser más productivo.

Casi todo el mundo se organizará mejor utilizando una aplicación de listas de tareas. Una vez que hayas hecho una lista de todo lo que tienes que hacer, podrás ser objetivo. Te resultará más fácil hacerte una idea de cuánto tiempo te llevará todo, qué tareas son las más importantes y cuáles no hay que hacer en absoluto. Podrás empezar a poner lo que tienes que hacer en una especie de orden.

Recuerda que la clave de la gestión del tiempo es asegurarse de que dedicas todo el tiempo posible a tus proyectos de mayor valor. Se trata de la eficacia más que de la eficiencia. Si tienes demasiadas cosas en tu lista de tareas pendientes, tendrás que aprender a delegar eficazmente las tareas de menor valor.

Cómo probamos y elegimos estas aplicaciones

Comparar las aplicaciones que pueden gestionar tu lista de tareas es complicado. Cada una tiene sus propios puntos fuertes, y hay una amplia gama de precios, características y técnicas. Esto es lo que buscamos al evaluar.

¿Es fácil capturar las tareas?

Una vez que has pensado en algo que hacer -o alguien te ha pedido que hagas algo- tienes que introducirlo en tu sistema de tareas pendientes lo antes posible, o puedes olvidarlo. Hacerlo debe ser lo más fácil posible. Muchas apps tienen una bandeja de entrada, donde puedes introducir varios elementos rápidamente sin tener que organizarlos por adelantado. La integración con otras apps también es útil, para que puedas añadir una tarea desde, por ejemplo, unacorreo electrónico directamente en su aplicación.

¿Qué tan versátil es la organización de la aplicación?

Todos tenemos diferentes funciones y categorías de tareas, por lo que necesitas una aplicación que pueda organizar las cosas de una manera que tenga sentido para ti. Es posible que quieras separar las tareas de trabajo de las personales y crear una serie de listas que se ajusten a tus responsabilidades. Las carpetas, las etiquetas, las prioridades y las banderas son algunas de las formas en que una aplicación te permitirá crear una estructura.

¿Proporciona la aplicación diferentes formas de ver sus tareas?

Al organizar las tareas, es útil ver los detalles de cada proyecto. Al hacer las tareas, es útil agruparlas de diferentes maneras. Es posible que desee ver una lista de todas las tareas que vencen pronto, comprobar rápidamente todas las llamadas telefónicas que tiene que hacer, o crear una lista corta de las tareas que pretende realizar hoy. Muchas aplicaciones le permiten ver sus tareas por contexto, filtrar por etiqueta, o notificarleAlgunas aplicaciones permiten incluso crear vistas personalizadas.

¿Cómo gestiona la aplicación las fechas?

Algunas tareas están asociadas a una fecha, a menudo una fecha límite, como los deberes. Es útil ver una lista de las tareas que vencen hoy (o en los próximos días), y algunas tareas pueden merecer una notificación emergente para recordárselo. Algunas tareas son recurrentes y deben hacerse en un día determinado cada semana, mes o año, por ejemplo, sacar la basura. Puede haber algunas tareas que no puedeNo deberían saturar tu lista, por lo que algunas aplicaciones te permiten ocultarlas de tu lista hasta una fecha futura, una función que encuentro muy útil.

¿La aplicación es para un individuo o para un equipo?

Muchas de las aplicaciones que cubriremos en esta reseña son para una sola persona. Otras permiten compartir listas y delegar tareas con otros. ¿Cuál necesitas? Muchas personas prefieren utilizar dos aplicaciones diferentes, una para uso personal (que otros miembros del equipo no pueden estropear) y otra para tareas y proyectos compartidos.

¿Puede la aplicación sincronizarse con el móvil?

Me encuentro revisando mi lista de tareas en mi teléfono y en mi iPad más que en mi ordenador. A menudo reviso mis tareas sobre la marcha y añado nuevas tareas en cuanto se me ocurren. Las aplicaciones móviles son útiles y deberían sincronizarse de forma rápida y fiable con tu Mac.

¿Cuánto cuesta?

Las mejores aplicaciones de listas de tareas no son baratas y, en mi opinión, ese coste está justificado. No todo el mundo estará de acuerdo, por lo que hemos incluido aplicaciones de todo el rango de precios, hasta las gratuitas. Esto es lo que cuestan las aplicaciones que cubrimos, ordenadas de la más barata a la más cara:

• Recordatorios de Apple - gratis
• WeDo - gratis
• GoodTask 3 - 19,99
• 2Do - $24.99
• TaskPaper - 24,99 dólares
• OmniFocus - 39,99 dólares
• Todoist - $44.99/año
• Cosas 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79.99

Ahora pasemos a la lista de ganadores.

Las mejores aplicaciones de listas de tareas para Mac: nuestras mejores selecciones

La mejor opción para la mayoría de la gente: Cosas 3

Código cultivado Cosas Las tareas están organizadas de forma lógica por área de responsabilidad, proyecto y etiqueta, y se pueden ver de varias formas: tareas que hay que hacer hoy o en un futuro próximo, tareas que se pueden hacer en cualquier momento y tareas que se pueden hacer algún día.

49,99 dólares en la Mac App Store. Hay una versión de prueba de 15 días totalmente funcional en el sitio web del desarrollador. También está disponible para iOS.

Things ha sido mi principal gestor de tareas desde 2010, casi tanto como el tiempo que llevo usando un Mac. Me viene bien, quizá a ti también te sirva.

La aplicación tiene un aspecto limpio y está organizada de forma lógica. El panel izquierdo contiene una lista de tus áreas de responsabilidad y proyectos, y sobre ellos, algunos accesos directos a carpetas inteligentes que te ofrecen una visión general de tus tareas.

Las áreas de responsabilidad son las categorías que resumen tus principales funciones e intereses. Podrían ser tan simples como "Trabajo" y "Hogar", pero me parece útil incluir áreas adicionales como "Ciclismo", "Tecnología" y "Finanzas".

Por ejemplo, en "Familia" tengo un proyecto que enumera los lugares que nos gustaría visitar mientras vivimos entre estados durante el próximo año, y en "Trabajo" tengo un proyecto relacionado con la redacción de esta reseña.

Las carpetas inteligentes de la parte superior enumeran las tareas según el nivel de compromiso que tengas con ellas:

• Hoy contiene las tareas que debes terminar hoy. Eso incluye las tareas que vencen hoy y las que has marcado como que quieres trabajar hoy. También puedes listar por separado las tareas que debes hacer por la noche.
• Próximamente Las tareas tienen fechas de inicio o de vencimiento que se aproximan. Se enumeran por fecha junto con los eventos de su calendario.
• En cualquier momento contiene tareas importantes en las que puedes trabajar ahora, pero que no tienen una fecha límite.
• Algún día es una lista de tareas que aún no te has comprometido a realizar, ya sea una lista de deseos o tareas para las que no tienes tiempo en este momento.

Otras carpetas son las siguientes Bandeja de entrada donde se pueden introducir rápidamente nuevas tareas, el Bitácora que contiene todas las tareas realizadas, y el Basura .

Things ofrece dos métodos adicionales de organización. El primero es rúbricas Un proyecto grande puede resultar engorroso, y las rúbricas te permiten dividirlo en secciones más pequeñas. Eso es más claro que tener una gran lista desordenada y más sencillo que crear dos proyectos diferentes.

Things también te permite categorizar tus tareas por etiquetas. A una tarea se le pueden asignar múltiples etiquetas, y éstas pueden ser utilizadas para una variedad de nuestros propósitos. Aquí hay algunos ejemplos:

• Contexto por ejemplo, casa, trabajo, teléfono.
• Personas Para que pueda buscar rápidamente las tareas sobre las que tiene que hablar con alguien, o las relacionadas con un determinado cliente.
• Prioridad para que puedas centrarte sólo en tus tareas más importantes.
• Energía necesaria Así, puedes elegir tareas fáciles o desafiantes en función de la energía que tengas.
• Tiempo necesario En la mayoría de los casos, la duración de la visita es de 15m, 30m, 1h, así que si tienes poco tiempo, puedes encontrar algo que hacer.

Una vez que hayas configurado algunas etiquetas, puedes filtrar cualquier lista para mostrar sólo los elementos etiquetados de una manera determinada. Por ejemplo, aquí están las tareas que puedo hacer en cualquier momento que están etiquetadas como "Teléfono".

Things también admite listas de comprobación, lo que resulta útil para tareas con múltiples pasos que no son lo suficientemente importantes como para ser configuradas como un proyecto.

Things ofrece tres características de la fecha:

• Cuando (Algunas tareas aún no pueden iniciarse, por lo que no deberían estar abarrotando tu lista de tareas pendientes. El ajuste "Cuando" ocultará la tarea hasta que puedas empezar a trabajar en ella, aunque siempre podrás localizarla en la sección Próximos.
• Fecha límite (Algunas tareas tienen una fecha límite, y puede haber consecuencias si no la cumple.
• Recordatorio (Para aquellas tareas que no puedes permitirte olvidar, puedes programar una alarma de recordatorio a una hora determinada del día en que debe realizarse.

Things está diseñada para particulares y no permite compartir ni asignar tareas. Hay versiones móviles de la aplicación para iPhone y iPad, y la sincronización es fiable.

A 49,99 dólares, Things no es barata, y si necesitas las versiones para iPhone y iPad, es aún más cara. A mí me parece que vale cada céntimo. Puedes leer más en mi reseña completa de la aplicación Things.

La mejor opción para usuarios avanzados: OmniFocus

OmniFocus, de OmniGroup, es una herramienta para usuarios avanzados que permite hacer las cosas. Sus características únicas, como los esquemas y las perspectivas, le permiten optimizar su flujo de trabajo, y la función de revisión le permite comprobar periódicamente sus proyectos.

Los usuarios avanzados querrán las versiones Pro de las aplicaciones para Mac e iOS, que cuestan 139,98 $. Si valoras mucho la productividad, puede que te parezca una ganga.

39,99 dólares en la Mac App Store o en el sitio web del desarrollador. Una versión de prueba de 14 días está disponible en el sitio web del desarrollador. OmniFocus Pro está disponible por 79,99 dólares en el sitio web del desarrollador, o se puede actualizar mediante una compra dentro de la aplicación. También está disponible para iOS.

OmniFocus puede hacer todo lo que Things puede hacer, y más. Es una herramienta potente y flexible que puede adaptarse a tu forma de hacer las cosas. Para obtener los mejores resultados, tendrás que comprar y configurar cuidadosamente la versión Pro, por lo que te costará más y requerirá más esfuerzo de configuración.

Puede ver sus tareas de OmniFocus por proyecto o por contexto. Vista del proyecto te permite organizar lo que tienes que hacer en detalle. Puedes crear tantas carpetas y subcarpetas como necesites para dar categorías en las que colocar tus tareas y proyectos.

Los proyectos pueden ser paralelos o secuenciales. Un proyecto paralelo tiene tareas que pueden completarse en cualquier orden, mientras que las tareas de un proyecto secuencial deben realizarse en el orden en que se enumeran. Puedes utilizar la función de esquema para crear una jerarquía de subtareas. Me encanta la idea, pero encuentro la interfaz un poco incómoda, y desearía que funcionara más como OmniOutliner.

Vista de contexto Puede sacar su contexto "Teléfono" si tiene ganas de chatear, o el contexto "Recados" cuando está de compras. Todas las tareas relevantes de todos sus proyectos estarán allí. Sin embargo, mientras que Things le permite aplicar un número ilimitado de etiquetas, cada tarea de OmniFocus puede estar asociada a uno y sólo un contexto.

Las revisiones periódicas son importantes. En OmniFocus, puede definir la frecuencia con la que debe revisarse cada proyecto. La vista de revisión le muestra todos los proyectos que deben ser revisados.

Pero el verdadero poder de OmniFocus Pro es su Perspectivas Podrías crear una perspectiva que imite la vista "Hoy" de Things, que enumera todas las tareas marcadas o que vencen hoy.

Podrías configurar las perspectivas "Inicio" y "Trabajo", tener una para las tareas que vencen pronto y otra para las que están en espera. Esta función sólo está en la versión Pro y realmente te permite personalizar la aplicación.

La competencia y las comparaciones

Hay muchas alternativas. Aquí hay algunas aplicaciones muy valoradas que puedes considerar.

2Do está recomendada en muchos comentarios y muy valorada en la App Store. Tiene muchas de las características de nuestros ganadores y cuesta lo mismo que Things.

La aplicación ofrece etiquetas y notificaciones, listas y proyectos, aplicaciones móviles y sincronización. Aunque parece bastante simple, hay mucha potencia bajo el capó, incluidas las listas inteligentes, que son similares a las perspectivas de OmniFocus. Son búsquedas guardadas configurables que pueden extraer tareas de todas tus listas, por ejemplo, todas las tareas que vencen en los próximos tres días y que tienen la etiqueta "factura".

2Do cuesta 49,99 dólares en la Mac App Store, o 9,99 dólares al mes en Setapp. También está disponible para iOS y Android.

GoodTask 3 se basa en la aplicación estándar de Recordatorios y Calendarios de Mac y le añade funcionalidad, lo que la convierte en una buena opción si ya utilizas las aplicaciones de productividad de Apple, pero te gustaría que fueran más capaces.

Al igual que 2Do, GoodTask cuenta con listas inteligentes, que buscan tareas de ciertas listas, o que incluyen (o excluyen) ciertas etiquetas. Esta característica no es tan potente como las perspectivas de OmniFocus, pero es útil igualmente. Otras características incluyen subtareas, repetición de tareas, ordenación manual y acciones rápidas.

GoodTask 3 cuesta 19,99 dólares en la Mac App Store o 9,99 dólares al mes en Setapp. Hay una versión de prueba disponible. También está disponible en iOS.

Todoist comenzó como una aplicación web, pero ahora tiene aplicaciones para la mayoría de las plataformas, incluido el Mac. La utilicé durante mucho tiempo, hace más de una década, y ha recorrido un largo camino desde entonces.

La versión gratuita incluye todo lo que necesitas para empezar, pero no incluye todas las funciones de nuestros ganadores. Te permite capturar y organizar las tareas, recordar los plazos y revisar la semana que tienes por delante. Puedes trazar tus tareas con proyectos y objetivos, y destacar las tareas que son importantes con niveles de prioridad codificados por colores, e incluso visualizar tu progreso con atractivos gráficos ygráficos.

La versión gratuita tiene algunos límites: puedes tener un máximo de 80 proyectos y hasta cinco personas pueden acceder a un proyecto. Sí, es una aplicación multiusuario. Una suscripción premium aumentará estas cifras a 200 y 50, y desbloqueará aún más funciones, como plantillas, etiquetas, temas y vistas personalizadas.

Descárgate Todoist en la Mac App Store: el plan básico es gratuito y el premium cuesta 44,99 dólares al año.

TareaPapel 3 es bastante diferente a las otras aplicaciones que hemos enumerado. Es una aplicación de texto simple y muy minimalista. También es bastante inteligente, ya que ofrece una forma muy diferente de trabajar con tus tareas. Organizas tus proyectos, tareas y subtareas en un esquema, y me parece más intuitivo que las funciones de esquema de OmniFocus. Puedes utilizar etiquetas en cada elemento y filtrar rápidamente toda tu lista por una etiqueta específica.

Cuando la familia de mi hija se mudó con nosotros hace unos años, reorganizar la casa fue una tarea enorme. Así que utilicé un archivo de TaskPaper en Editorial en mi iPad para organizar y seguir nuestro progreso. Acabo de intentar abrir ese archivo en TaskPaper para el Mac por primera vez, y ha funcionado perfectamente.

TaskPaper cuesta 24,99 dólares en la Mac App Store o 9,99 dólares al mes en Setapp. Hay una versión de prueba de 7 días.

Alternativas gratuitas

Aquí tienes algunas formas de gestionar tu lista de tareas pendientes sin gastar dinero.

Utilice papel y lápiz

No es absolutamente necesario utilizar una aplicación para gestionar tu lista de tareas. Hay algo satisfactorio en tachar las tareas completadas de una lista de papel. Puedes garabatear en el reverso de un sobre con un lápiz, o comprar una elegante Moleskine o Daytimer, depende totalmente de ti.

El uso de papel y bolígrafo conlleva cierta redundancia y duplicación, lo cual puede resultarte frustrante o puede ser una buena forma de revisar tus tareas cada día. Los sistemas de productividad en papel parecen estar volviendo a despegar, y se están desarrollando nuevas metodologías como el Bullet Journal.

Aplicaciones gratuitas de listas de tareas para Mac

Recordatorios de Apple ya está instalado en el Mac, el iPhone y el iPad, y permite crear tareas con recordatorios y listas compartidas. Hace algún tiempo trasladé nuestra lista de la compra familiar de Wunderlist a Recordatorios, y funciona bien. Mi mujer y yo podemos añadir elementos a la lista, y se actualizan automáticamente en nuestros dos teléfonos. Funciona bien.

La integración con Siri es muy útil. No te imaginas la cantidad de veces que le digo a Siri: "Recuérdame que revise la lavadora en 90 minutos". Me crea una tarea de Recordatorios y me avisa 90 minutos después sin falta.

Servicios web gratuitos de listas de tareas

En lugar de utilizar una aplicación para Mac, hay bastantes aplicaciones web que gestionarán tu lista de tareas. Podrás acceder a tus tareas desde cualquier dispositivo sin necesidad de instalar nada.

Toodledo no es la aplicación web más atractiva que existe, pero es gratuita e incluye todas las funciones que puedas desear. Hay aplicaciones móviles disponibles.

Google Tasks es sencillo y no tiene muchas funciones, pero si utilizas otras aplicaciones de Google como Gmail o Google Calendar, está bien integrado y puede resultar útil.

Asana es una gran manera de compartir y asignar tareas con tu equipo y es gratis para hasta 15 miembros del equipo. Hay un plan Pro disponible por 9,99 $/mes que permite más miembros e incluye más funciones.

El plan básico de Remember the Milk es gratuito e incluye muchas funciones. Si quieres más, puedes pasar al plan Pro por 39,99 dólares al año.

GQueues Lite incluye todas las funciones básicas que necesitas de forma gratuita. Actualízate y obtén funciones adicionales por 25 dólares al año.

Los tableros, las listas y las tarjetas de Trello os permiten a ti y a tu equipo organizar y priorizar vuestros proyectos. La versión básica es gratuita, y si necesitas funciones adicionales, Business Class cuesta 9,99 dólares/usuario/mes.