A vida está ocupada. Temos compromissos para fazer malabarismos, reuniões para assistir e tarefas para completar. Manter o controle de tudo pode deixar você sentindo que seu cérebro está prestes a explodir. Então escreva tudo! Ou melhor ainda, instale um aplicativo.

As listas de tarefas já existem há centenas de anos e ajudam-no a gerir as suas tarefas, tempo e sanidade. Os gerentes de tarefas de software levam as coisas mais longe, surgindo lembretes, detalhando o que é importante e sincronizando para o seu smartphone.

Coisas e OmniFocus são dois dos mais poderosos gestores de tarefas para Mac que oferecem funcionalidades úteis em pacotes fáceis de utilizar. Vêm com um custo, mas prometem devolver-lhe muitas vezes a produtividade ganha.

Essas não são suas únicas opções. Na verdade, a Mac App Store está repleta de gerenciadores de listas e aplicativos de lista de afazeres. Muitos deles não valem o tempo necessário para baixá-los. Nesta revisão, vamos cobrir os aplicativos altamente avaliados que merecem seu tempo e atenção, e ajudá-lo a encontrar um que se adapte melhor a você.

Porquê confiar em mim para este Guia?

Meu nome é Adrian, e eu tenho muitas coisas para acompanhar. Isso pode ser uma coisa boa porque eu adoro brincar com aplicativos que me ajudam a gerenciar tudo. Eu usei Above & Beyond ao longo dos anos 90 em meus laptops Windows, e quando eu me tornei um geek Linux virou Task Coach e aplicativos web como Todoist, Remember the Milk, e Toodledo.

Depois de me mudar para o Mac, apaixonei-me pelas Coisas de Cultured Code e usei-o com sucesso na última década. Mas adoro jogar, por isso mantenho cinco ou dez destes aplicativos instalados no meu Mac, iPhone e iPad. Alguns eu uso e outros eu jogo de vez em quando. Tenho um grande interesse no OmniFocus e usei-o como meu principal gestor de tarefas durante alguns anos. Também uso os Lembretes Apple eWunderlist para partilhar tarefas com a minha família. Vou partilhar algumas das minhas experiências ao longo da revisão.

O que você precisa saber sobre Gerenciamento de Tarefas

Antes de olharmos para as aplicações individuais, aqui estão algumas coisas que você deve saber primeiro.

1. Apenas instalar um novo aplicativo não vai torná-lo mais produtivo

Os aplicativos são ferramentas e serão mais úteis para você se você souber usá-los de forma eficaz. Neste momento, há muitos conselhos sobre como se tornar mais produtivo e tirar mais proveito dos seus aplicativos. Você não pode ler tudo, mas alguns estudos vão render um grande retorno sobre o seu investimento. Comece lendo o material que vem com o seu software de gerenciamento de tarefas.

Muitos têm encontrado valor na leitura e prática do livro de David Allen "Getting Things Done", no qual ele cobre uma série de técnicas úteis, incluindo a captura de tarefas e idéias à medida que elas ocorrem a você, mantendo listas de projetos onde você identifica a próxima ação a ser feita, considerando horizontes mais altos de foco como sua visão e objetivos, e revendo todas as suas listas a cada semana.

2. há espaço para preferências pessoais

Não somos todos iguais. Temos diferentes tarefas para gerir e diferentes abordagens à forma como as organizamos. Há muito espaço para preferências pessoais e a aplicação que melhor se adequa a mim pode não lhe agradar. Procure a aplicação que funciona da forma que você faz.

3. As Listas não são só para o To-Dos

Você é um mantenedor de listas? Elas são úteis para muitas coisas na vida. Não use seu aplicativo apenas para listar suas doses diárias - você pode usá-lo para rastrear muito mais! Aqui estão algumas idéias:

• Mantenha uma lista dos livros que você quer ler e dos filmes que você quer ver.
• Grave os lugares que você gostaria de ir e as pessoas que você gostaria de visitar.
• Mantenha o controle das contas que precisam ser pagas e as datas em que são devidas.
• Crie uma lista de conquistas que você gostaria de realizar enquanto ainda está respirando.

4. outros tipos de aplicativos que ajudam na gestão de tarefas

Nesta revisão vamos cobrir os gestores de listas, mas tenha em mente que existem outros tipos de aplicações que podem ajudá-lo a ser produtivo e complementar a sua lista de afazeres:

• calendários para gerir o seu tempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• timers e aplicações Pomodoro para mantê-lo focado e responsável (Be Focused, Timing),
• aplicativos de gerenciamento de projetos (Projeto Merlin, OmniPlan, Pagico),
• aplicações de notas para manter o controle do material de referência (Notas da Apple, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• Outliners para estruturar sua vida e informações (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• O Kanban embarca para acompanhar o progresso da sua equipa (Trello, Any.Do, Freeter).

Quem deve receber isto?

Anos atrás, meu amigo Daniel me disse: "Eu pensava que só pessoas desorganizadas costumavam fazer listas". Eu discordei, mas essa experiência me ajudou a esclarecer que nem todos valorizam o uso de uma lista de tarefas. Ele certamente não é o tipo de pessoa que gastaria 80 dólares em um aplicativo! Talvez você sinta o mesmo. Eu o encorajo a dar a um aplicativo de gerenciamento de tarefas uma tentativa séria de qualquer maneira.

Na época eu estava editando vários blogs, gerenciando algumas dezenas de escritores, e tendo que cumprir prazos na maioria dos dias. Eu não poderia ter sobrevivido sem obter o máximo do melhor software de gerenciamento de tarefas que eu poderia pagar. Se você é o mesmo, então você é vendido na idéia de usar uma lista de afazeres, e só precisa identificar o aplicativo certo para você.

Em "Getting Things Done", David Allen explica que ao tentar lembrar de todas as coisas que você precisa fazer, basta adicionar stress à sua vida. Uma vez que você as anota e as tira da sua cabeça, você pode relaxar e se concentrar na tarefa em mãos, e tornar-se mais produtivo.

Quase todos estarão melhor organizados usando um aplicativo de lista de afazeres. Depois de listar tudo o que você precisa fazer você pode se tornar objetivo. Você vai achar mais fácil ter uma idéia de quanto tempo tudo isso vai levar, quais tarefas são mais importantes e quais não precisam ser feitas. Você pode começar a colocar o que você precisa fazer em algum tipo de ordem.

Lembre-se que a chave para a gestão do tempo é realmente garantir que você está gastando o máximo de tempo possível em seus projetos de maior valor. Trata-se mais de eficácia do que de eficiência. Se você tem muito na sua lista de tarefas a fazer, você precisará aprender a delegar tarefas de menor valor de forma eficaz.

Como Testamos e Escolhemos Estas Aplicações

Comparar aplicativos que podem gerenciar sua lista de tarefas é complicado. Cada um tem seus próprios pontos fortes, e há uma grande variedade de preços, características e técnicas. Eis o que estávamos procurando ao avaliar.

Como é fácil captar tarefas?

Uma vez que você pensou em algo a fazer - ou alguém lhe pediu para fazer algo - você precisa colocá-lo em seu sistema de tarefas o mais rápido possível, ou você pode esquecê-lo. Fazer isso deve ser o mais fácil possível. Muitos aplicativos têm uma caixa de entrada, onde você pode inserir vários itens rapidamente, sem ter que organizá-los antecipadamente. A integração com outros aplicativos também é útil, então você pode adicionar uma tarefa de, digamos, umaenvie um e-mail diretamente para o seu aplicativo.

Quão Versátil é a Organização da App?

Todos nós temos diferentes funções e categorias de tarefas, então você precisa de um aplicativo que possa organizar as coisas de uma maneira que faça sentido para você. Você pode querer separar as tarefas de trabalho das suas tarefas pessoais e criar uma série de listas para corresponder às suas responsabilidades. Pastas, tags, prioridades e bandeiras são algumas das maneiras que um aplicativo vai permitir que você crie estrutura.

O aplicativo fornece maneiras diferentes de visualizar suas tarefas?

Ao organizar tarefas, é útil ver os detalhes de cada projeto. Ao fazer tarefas, é útil agrupá-las de diferentes maneiras. Você pode querer ver uma lista de todas as tarefas que estão previstas para breve, verificar rapidamente todas as chamadas telefônicas que você precisa fazer, ou criar uma lista restrita das tarefas que você pretende realizar hoje. Muitos aplicativos permitem que você veja suas tarefas por contexto, filtrar por tag, ou notificá-loAlgumas aplicações permitem até criar vistas personalizadas.

Como é que a aplicação trata as datas?

Algumas tarefas estão associadas a uma data - na maioria das vezes um prazo, como um trabalho de casa. É útil ver uma lista de tarefas a serem cumpridas hoje (ou nos próximos dias), e algumas tarefas podem merecer uma notificação pop-up para lembrá-lo. Algumas tarefas são recorrentes e precisam ser feitas em um determinado dia a cada semana, mês ou ano, por exemplo, colocar o lixo para fora. Você pode ter algumas tarefas que você não podeEles não devem estar a entupir a tua lista, por isso alguns aplicativos vão deixar-te escondê-los da tua lista até uma data futura - uma funcionalidade que eu acho muito útil.

O aplicativo é para um indivíduo ou para uma equipe?

Muitas das aplicações que vamos cobrir nesta revisão são apenas para uma pessoa. Outras permitem-lhe partilhar listas e delegar tarefas a outras pessoas. De que precisa? Muitas pessoas preferem utilizar duas aplicações diferentes, uma para uso pessoal (que outros membros da equipa não podem estragar) e outra para tarefas e projectos partilhados.

O App Sync to Mobile pode?

Eu me encontro verificando minha lista de tarefas no meu telefone e iPad mais do que no meu computador. Muitas vezes eu reviso minhas tarefas em movimento e adiciono novas tarefas assim que penso nelas. Aplicativos móveis são úteis e devem sincronizar-se de forma rápida e confiável com o seu Mac.

Quanto é que custa?

As melhores aplicações da lista não são baratas e, na minha opinião, esse custo é justificado. Nem todos concordam, por isso incluímos aplicações em toda a gama de preços, até ao limite da gratuidade. Eis quanto custam as aplicações que cobrimos, classificadas do mais barato ao mais caro:

• Lembretes Apple - grátis
• WeDo - grátis
• GoodTask 3 - $19.99
• 2Do - $24.99
• TaskPaper - $24,99
• OmniFocus - $39,99
• Todoist - $44.99/ano
• Coisas 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79,99

Agora vamos para a lista dos vencedores.

As Melhores Aplicações para Mac: As Nossas Melhores Escolhas

Melhor Escolha para a Maioria das Pessoas: Coisas 3

Código Cultivado Coisas As tarefas são organizadas logicamente por área de responsabilidade, projeto e etiqueta, e podem ser vistas de várias maneiras - tarefas para fazer hoje ou no futuro próximo, tarefas que podem ser feitas a qualquer momento, e tarefas que você pode realizar algum dia.

$49.99 da Mac App Store. Uma versão experimental de 15 dias totalmente funcional está disponível no site do desenvolvedor. Também disponível para o iOS.

As coisas têm sido a minha principal tarefa desde 2010 - há quase tanto tempo quanto eu tenho usado um Mac. Talvez seja um bom ajuste para você também.

Acima está uma captura de tela do projeto tutorial. O aplicativo parece limpo, e há um senso de lógica na forma como está definido. O painel esquerdo contém uma lista das suas áreas de responsabilidade e projetos, e acima deles, alguns atalhos para pastas inteligentes que lhe dão uma visão geral útil das suas tarefas.

As áreas de responsabilidade são as categorias que resumem os seus principais papéis e interesses. Pode ser tão simples como "Trabalho" e "Casa", mas acho útil incluir áreas adicionais como "Ciclismo", "Tecnologia" e "Finanças".

Por exemplo, em "Família" tenho um projeto que lista os lugares que gostaríamos de visitar enquanto vivemos entre estados para o próximo ano, e em "Trabalho" tenho um projeto relacionado a escrever esta revisão.

As pastas inteligentes na lista superior de tarefas de acordo com o nível de comprometimento que você tem com elas:

• Hoje contém as tarefas que você deve terminar hoje. Isso inclui as tarefas que são devidas hoje e as que você marcou como querendo trabalhar hoje. Você também pode listar separadamente tarefas para fazer à noite.
• Próxima As tarefas têm datas de início ou de vencimento que estão a chegar. Estas são listadas por data juntamente com os eventos do seu calendário.
• A qualquer momento contém tarefas importantes nas quais você pode trabalhar agora, mas não tem um prazo.
• Algum dia é uma lista de tarefas que você ainda não se comprometeu a fazer. Elas podem ser itens de lista de desejos ou tarefas para as quais você não tem tempo neste momento.

Outras pastas incluem o Caixa de entrada onde você pode entrar rapidamente em novas tarefas, o Diário de Bordo que contém todas as suas tarefas feitas, e o Lixo .

As coisas oferecem dois métodos adicionais de organização. O primeiro é títulos Um grande projecto pode tornar-se incómodo e os cabeçalhos permitem dividi-lo em secções mais pequenas. Isso é mais claro do que ter uma grande lista de projectos emaranhado e mais simples do que criar dois projectos diferentes.

As coisas também permitem que você categorize suas tarefas por tags. Uma tarefa pode receber várias tags, e estas podem ser usadas para uma variedade de nossos propósitos. Aqui estão alguns exemplos:

• Contexto por exemplo, casa, trabalho, telefone.
• Pessoas Por isso, você pode procurar rapidamente tarefas sobre as quais você precisa falar com alguém, ou tarefas que se relacionam com um determinado cliente.
• Prioridade para que te possas concentrar apenas nas tuas tarefas mais importantes.
• Energia necessária Por isso, você pode escolher tarefas fáceis ou desafiadoras, dependendo de quanta energia você tem.
• Tempo necessário ...como 15m, 30m, 1h, então se você tiver tempo limitado, você ainda pode encontrar algo para fazer.

Uma vez que você tenha configurado algumas tags, você pode filtrar qualquer lista para mostrar apenas os itens marcados de certa forma. Por exemplo, aqui estão as tarefas que eu posso fazer a qualquer momento que estão marcadas como "Telefone".

As coisas também suportam listas de verificação, o que é útil para tarefas com várias etapas que não são suficientemente significativas para serem configuradas como um projeto.

As coisas oferecem três características de data:

• Quando (data de início). Algumas tarefas ainda não podem ser iniciadas, por isso não deve estar a desorganizar a sua lista de tarefas. A definição "Quando" irá esconder a tarefa até que você possa realmente começar a trabalhar nela, embora você seja sempre capaz de localizá-la na próxima secção.
• Data limite (data de vencimento). Algumas tarefas têm um prazo, e pode haver consequências se você falhar!
• Lembrete (notificação). Para aquelas tarefas que você não pode esquecer, você pode definir um alarme de lembrete em uma hora específica no dia em que ele é devido.

As coisas são desenhadas para indivíduos e não permitem que você compartilhe ou atribua tarefas. Existem versões móveis do aplicativo para iPhone e iPad e a sincronização é confiável.

A $49.99 As coisas não são baratas, e se você precisa das versões para iPhone e iPad, é ainda mais caro. Eu acho que vale cada centavo. Você pode ler mais na minha revisão completa do aplicativo Things.

Melhor Escolha para Usuários de Poder: OmniFocus

O OmniFocus do OmniGroup é uma ferramenta poderosa do usuário para fazer as coisas. Recursos exclusivos como contornos e perspectivas permitem otimizar seu fluxo de trabalho, e o recurso de revisão permite que você verifique periodicamente seus projetos.

Os usuários do Power vão querer as versões Pro dos aplicativos Mac e iOS, que chegam a um valor de US$ 139,98. Se você colocar um alto valor na produtividade, você pode achar isso uma pechincha.

Uma versão experimental de 14 dias está disponível no site do desenvolvedor. OmniFocus Pro está disponível por $79,99 no site do desenvolvedor, ou você pode fazer um upgrade através de uma compra em pacote. Também disponível para iOS.

OmniFocus pode fazer tudo o que as coisas podem fazer, e mais. É uma ferramenta poderosa e flexível que pode se adaptar à sua maneira de fazer as coisas. Para obter os melhores resultados, você precisará comprar e configurar cuidadosamente a versão Pro. Por isso, custará mais caro e exigirá mais esforço para configurá-la.

Você pode visualizar suas tarefas OmniFocus por projeto ou por contexto. Vista do Projeto permite que você organize o que precisa fazer em detalhes. Você é capaz de criar tantas pastas e subpastas quantas você precisar para dar categorias para colocar suas tarefas e projetos.

Um projeto paralelo tem tarefas que podem ser completadas em qualquer ordem, onde as tarefas de um projeto sequencial devem ser feitas na seqüência em que estão listadas. Você pode usar o recurso de esquema para criar uma hierarquia de subtarefas. Eu adoro a idéia, mas acho a interface um pouco agitada, e gostaria que ela funcionasse mais como o OmniOutliner.

Vista de Contexto Você pode puxar seu contexto "Telefone" se você estiver com vontade de conversar, ou o contexto "Erros" ao fazer compras. Todas as tarefas relevantes de todos os seus projetos estarão lá. Entretanto, enquanto as coisas permitem que você aplique um número ilimitado de tags, cada tarefa OmniFocus pode ser associada a um e apenas um contexto.

As revisões regulares são importantes. No OmniFocus, você pode definir com que freqüência cada projeto deve ser revisto. A visão Revisão mostra todos os projetos que são devidos.

Mas o verdadeiro poder do OmniFocus Pro é a sua Perspectivas Você poderia criar uma perspectiva para imitar a visão Coisas Hoje, que lista todas as tarefas que estão marcadas ou que são devidas hoje.

Você poderia configurar as perspectivas "Home" e "Work", ter uma para tarefas que estão previstas para breve e outra para tarefas que estão em espera. Esta funcionalidade está apenas na versão Pro e realmente permite que você personalize o aplicativo.

A Competição e Comparações

Há muitas alternativas. Aqui estão algumas aplicações altamente cotadas que você pode gostar de considerar.

2Fazer é recomendado em muitas revisões e altamente avaliado na App Store. Tem muitas das características dos nossos vencedores e custa o mesmo que Coisas.

O aplicativo oferece tags e notificações, listas e projetos, aplicativos móveis e sincronização. Embora pareça bastante simples, há muita energia sob o capô, incluindo listas inteligentes, que são semelhantes às perspectivas da OmniFocus. Elas são pesquisas configuráveis salvas que podem puxar tarefas de todas as suas listas, por exemplo, todas as tarefas devidas nos próximos três dias que são marcadas como "conta".

2Do é $49.99 da Mac App Store, ou $9.99/mês em Setapp. Também disponível para iOS e Android.

GoodTask 3 é baseado no aplicativo padrão Mac Reminder and Calendars e adiciona funcionalidades. Isso faz dele uma boa escolha se você já estiver usando os aplicativos de produtividade da Apple, mas gostaria que eles fossem mais capazes.

Como o 2Do, o GoodTask apresenta listas inteligentes, que procuram tarefas de determinadas listas, ou que incluem (ou excluem) determinadas tags. Este recurso não é tão poderoso quanto as perspectivas do OmniFocus, mas é útil mesmo assim. Outros recursos incluem subtarefas, repetição de tarefas, ordenação manual e ações rápidas.

GoodTask 3 é $19.99 da Mac App Store ou $9.99/mês na Setapp. Uma versão de teste está disponível. Também disponível no iOS.

Todoist Começou como uma aplicação web, mas agora tem aplicações para a maioria das plataformas, incluindo Mac. Usei-a há mais de uma década, e já percorreu um longo caminho desde então.

A versão gratuita inclui tudo o que você precisa para começar, mas não inclui todos os recursos dos nossos vencedores. Ela permite que você capture e organize tarefas, lembre-se dos prazos e reveja a semana que vem. Você pode mapear suas tarefas com projetos e objetivos, e destacar tarefas que são importantes com níveis de prioridade codificados por cores, e até visualizar seu progresso com gráficos atraentes egráficos.

Há alguns limites para a versão gratuita. Você pode ter um máximo de 80 projetos, e até cinco pessoas podem acessar um projeto. Sim, é uma aplicação multiusuário. Uma assinatura premium aumentará esses números para 200 e 50, e desbloqueará ainda mais recursos, como templates, rótulos, temas e visualizações personalizadas.

Baixe Todoist da Mac App Store. É gratuito para um plano básico e $44,99/ano para premium.

TaskPaper 3 é bastante diferente dos outros aplicativos que listamos. É um aplicativo de texto simples e muito minimalista. Também é bastante inteligente, oferecendo uma maneira muito diferente de trabalhar com suas tarefas. Você organiza seus projetos, tarefas e subtarefas em um esboço, e eu acho mais intuitivo do que os recursos de esboço do OmniFocus. Você pode usar tags em cada item, e filtrar rapidamente toda a sua lista por uma tag específica.

Quando a família da minha filha se mudou conosco há alguns anos, reorganizar a casa foi uma tarefa enorme. Então usei um arquivo do TaskPaper no Editorial do meu iPad para organizar e acompanhar o nosso progresso. Eu só tentei abrir esse arquivo no TaskPaper para o Mac pela primeira vez e funcionou perfeitamente.

O TaskPaper custa $24,99 na Mac App Store ou $9,99/mês na Setapp. Está disponível uma versão experimental de 7 dias.

Alternativas Livres

Aqui estão algumas formas de gerir a sua lista de afazeres sem gastar nenhum dinheiro.

Use Caneta e Papel

Você não precisa absolutamente usar um aplicativo para gerenciar sua lista de tarefas. Há algo satisfatório em riscar tarefas concluídas de uma lista de papel. Você pode rabiscar no verso de um envelope com um lápis, ou comprar um Moleskine ou Daytimer estiloso, depende totalmente de você.

Há uma certa redundância e duplicação quando se usa caneta e papel. Você pode achar isso frustrante, ou pode achar que é uma boa maneira de rever suas tarefas a cada dia. Sistemas de produtividade de papel parecem estar decolando novamente, e novas metodologias como o Bullet Journal estão sendo desenvolvidas.

Aplicações da lista de tarefas grátis para Mac

Lembretes da Maçã já está instalado no seu Mac, iPhone e iPad, e permite que você crie tarefas com lembretes e listas compartilhadas. Algum tempo atrás eu mudei nossa lista de compras da família do Wunderlist para Lembretes, e funciona bem. Minha esposa e eu podemos adicionar itens à lista, e eles são atualizados automaticamente em ambos os nossos telefones. Funciona bem.

A integração da Siri é muito útil. Nem imagina quantas vezes eu digo à Siri: "Lembra-me de verificar a máquina de lavar roupa em 90 minutos". Cria uma tarefa de Lembrete para mim e notifica-me 90 minutos depois sem falta.

Serviços Web de lista de tarefas grátis

Em vez de usar um aplicativo Mac, existem vários aplicativos web que gerenciarão sua lista de tarefas. Você poderá acessar suas tarefas de qualquer dispositivo sem instalar nada.

Toodledo não é o aplicativo web mais atraente do mundo, mas é gratuito e inclui todos os recursos que você vai querer. Os aplicativos móveis estão disponíveis.

O Google Tasks é simples e não tem muitos recursos, mas se você usar outros aplicativos do Google, como o Gmail ou o Google Calendar, ele está bem integrado e pode vir a ser útil.

Asana é uma ótima maneira de compartilhar e designar tarefas com sua equipe e é grátis para até 15 membros da equipe. Um plano Pro está disponível por $9.99/mês, o que permite mais membros e inclui mais recursos.

O plano básico do Remember the Milk é gratuito e inclui muitos recursos. Se você quiser mais, você pode atualizar para o plano Pro por $39,99/ano.

GQueues Lite inclui todos os recursos básicos que você precisa gratuitamente. Atualize e ganhe recursos adicionais por $25/ano.

As placas, lista e cartões da Trello permitem que você e sua equipe organizem e priorizem seus projetos. A versão básica é gratuita, e se você precisar de recursos adicionais, Business Class custa $9,99/usuário/mês.