Жизнь занята. У нас есть обязательства, которыми нужно жонглировать, встречи, которые нужно посетить, и задачи, которые нужно выполнить. Учет всего может вызвать ощущение, что ваш мозг вот-вот взорвется. Поэтому записывайте все! А еще лучше - установите приложение.

Списки дел существуют уже сотни лет. Они помогают вам управлять своими задачами, временем и здравомыслием. Программные менеджеры задач идут еще дальше: они показывают напоминания, позволяют сократить количество важных дел и синхронизируются с вашим смартфоном.

Вещи и OmniFocus это два самых мощных менеджера дел для Mac, предлагающие полезные функции в простых в использовании пакетах. Они стоят недешево, но обещают многократно окупить себя за счет повышения производительности.

Это не единственные варианты. На самом деле, Mac App Store переполнен менеджерами списков и приложениями для составления списков дел. Многие из них не стоят того, чтобы тратить время на их загрузку. В этом обзоре мы расскажем о высоко оцененных приложениях, которые достойны вашего внимания и времени, и поможем вам найти то, что подходит вам лучше всего.

Почему вы доверяете мне это руководство?

Меня зовут Адриан, и у меня много дел, которые нужно отслеживать. Возможно, это хорошо, потому что я люблю играть с приложениями, которые помогают мне управлять всем этим. Я использовал Above & Beyond в 90-х годах на своих ноутбуках с Windows, а когда я стал Linux-гиком, перешел на Task Coach и веб-приложения, такие как Todoist, Remember the Milk и Toodledo.

После перехода на Mac я влюбился в Things от Cultured Code и успешно использую его на протяжении последнего десятилетия. Но я люблю играть, поэтому у меня на Mac, iPhone и iPad установлено пять или десять таких приложений. Некоторыми я пользуюсь, а с другими играю время от времени. Я очень люблю OmniFocus и несколько лет использовал его в качестве основного менеджера задач. Я также использую Apple Reminders иWunderlist для обмена задачами с моей семьей. Я поделюсь некоторыми своими впечатлениями в ходе обзора.

Что нужно знать об управлении задачами

Прежде чем мы рассмотрим отдельные приложения, вот несколько вещей, которые вы должны знать в первую очередь.

1. Просто установка нового приложения не сделает вас более продуктивным

Приложения - это инструменты, и они принесут вам больше пользы, если вы будете знать, как использовать их эффективно. Сейчас существует множество советов о том, как стать более продуктивным и получить больше пользы от ваших приложений. Вы не можете прочитать все, но некоторые исследования принесут большую отдачу от ваших инвестиций. Начните с чтения материалов, которые поставляются с вашим программным обеспечением для управления задачами.

Многие нашли пользу в прочтении и применении на практике книги Дэвида Аллена "Getting Things Done". В ней он описывает ряд полезных методов, включая фиксирование задач и идей по мере их возникновения, ведение списков проектов, в которых вы определяете следующее действие, которое необходимо выполнить, рассмотрение более высоких горизонтов фокуса, таких как ваше видение и цели, и пересмотр всех ваших списков каждую неделю. Я рекомендую эту книгу.

2. Есть место для личных предпочтений

Мы не все похожи друг на друга. У нас разные задачи, которые нужно решать, и разные подходы к их организации. Есть много места для личных предпочтений, и приложение, которое лучше всего подходит мне, может не подойти вам. Ищите приложение, которое работает так, как работаете вы.

3. Списки не только для дел

Вы любите составлять списки? Они полезны для многих вещей в жизни. Используйте приложение не только для составления списка ежедневных дел - вы можете использовать его для отслеживания гораздо большего! Вот несколько идей:

• Ведите список книг, которые вы хотите прочитать, и фильмов, которые вы хотите посмотреть.
• Запишите места, в которых вы хотели бы побывать, и людей, которых вы хотели бы посетить.
• Отслеживайте счета, которые необходимо оплатить, и даты, когда они должны быть оплачены.
• Составьте список достижений, которых вы хотели бы добиться, пока вы еще дышите.

4. Другие типы приложений, которые помогают в управлении задачами

В этом обзоре мы рассмотрим менеджеры списков, но не забывайте, что есть и другие типы приложений, которые помогут вам быть продуктивным и дополнят ваш список дел:

• календари для управления своим временем (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• таймеры и приложения Pomodoro, чтобы вы были сосредоточены и подотчетны (Be Focused, Timing),
• приложения для управления проектами (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• приложения для заметок, позволяющие вести учет справочного материала (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• аутлайнеры для структурирования вашей жизни и информации (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Канбан-доски для отслеживания прогресса вашей команды (Trello, Any.Do, Freeter).

Кто должен получить это?

Много лет назад мой друг Дэниел сказал мне: "Я думал, что только неорганизованные люди пользуются списками дел". Я не согласился, но этот опыт помог мне понять, что не все ценят использование списка дел. Он, конечно, не из тех людей, которые потратят 80 долларов на приложение! Возможно, вы чувствуете то же самое. В любом случае я призываю вас серьезно попробовать приложение для управления задачами.

В то время я редактировал несколько блогов, руководил несколькими десятками авторов и должен был укладываться в сроки. Я не смог бы выжить, если бы не получил максимальную отдачу от лучшего программного обеспечения для управления задачами, которое я мог себе позволить. Если вы такой же, значит, вы приняли идею использования списка дел, и вам просто нужно найти подходящее приложение.

В книге "Getting Things Done" Дэвид Аллен объясняет, что попытки вспомнить все дела, которые вам нужно сделать, только добавляют стресс в вашу жизнь. Как только вы запишете их и выбросите из головы, вы сможете расслабиться и сосредоточиться на текущей задаче и стать более продуктивным.

Почти каждый человек станет более организованным, если будет использовать приложение для составления списка дел. Как только вы перечислите все, что вам нужно сделать, вы сможете стать объективным. Вам будет легче понять, сколько времени все это займет, какие задачи наиболее важны, а какие не нужно делать вообще. Вы сможете начать расставлять дела в определенном порядке.

Помните, что ключ к управлению временем заключается в том, чтобы убедиться, что вы тратите как можно больше времени на самые ценные проекты. Речь идет скорее об эффективности, чем об эффективности. Если в вашем списке дел слишком много дел, вам нужно научиться эффективно делегировать менее важные задачи.

Как мы тестировали и выбирали эти приложения

Сравнивать приложения для управления списком дел довольно сложно. У каждого из них есть свои сильные стороны, а также широкий диапазон цен, функций и методов. Вот что мы искали при оценке.

Насколько легко фиксировать задачи?

Как только вы задумали что-то сделать - или кто-то попросил вас что-то сделать - вам нужно как можно скорее внести это в свою систему дел, иначе вы можете забыть об этом. Сделать это должно быть как можно проще. Во многих приложениях есть папка "Входящие", куда можно быстро внести несколько дел без необходимости их предварительно упорядочивать. Интеграция с другими приложениями также полезна, поэтому вы можете добавить задачу, например, изэлектронной почты непосредственно в вашем приложении.

Насколько универсальна организация приложения?

У всех нас разные роли и категории задач, поэтому вам нужно приложение, которое сможет организовать все так, чтобы это имело для вас смысл. Возможно, вы захотите отделить рабочие задачи от личных и создать несколько списков, соответствующих вашим обязанностям. Папки, теги, приоритеты и флаги - вот некоторые из способов, с помощью которых приложение позволит вам создать структуру.

Предоставляет ли приложение различные способы просмотра ваших задач?

При организации задач полезно видеть детали каждого проекта. При выполнении задач полезно группировать их различными способами. Возможно, вы захотите просмотреть список всех задач, которые должны быть выполнены в ближайшее время, быстро проверить все телефонные звонки, которые вам нужно сделать, или создать короткий список задач, которые вы хотите выполнить сегодня. Многие приложения позволяют просматривать ваши задачи по контексту, фильтровать по тегам или уведомлять вас.некоторые приложения даже позволяют создавать собственные представления.

Как приложение обрабатывает свидания?

Некоторые задачи связаны с датой - чаще всего это крайний срок, например, домашнее задание. Полезно видеть список задач, которые должны быть выполнены сегодня (или в ближайшие несколько дней), а некоторые задачи могут заслуживать всплывающего уведомления для напоминания. Некоторые задачи повторяются и должны выполняться в определенный день каждую неделю, месяц или год, например, вынос мусора. У вас могут быть задачи, которые вы не можете выполнитьОни не должны засорять ваш список, поэтому некоторые приложения позволяют скрыть их из списка до будущей даты - функция, которую я считаю очень полезной.

Приложение для отдельного человека или команды?

Многие из приложений, о которых мы расскажем в этом обзоре, предназначены только для одного человека. Другие позволяют делиться списками и делегировать задачи другим. Что вам нужно? Многие люди предпочитают использовать два разных приложения: одно для личного пользования (которое не могут испортить другие члены команды), а другое - для общих задач и проектов.

Может ли приложение синхронизироваться с мобильными устройствами?

Я чаще проверяю свой список дел на телефоне и iPad, чем на компьютере. Я часто просматриваю свои задачи на ходу и добавляю новые задачи, как только они приходят мне в голову. Мобильные приложения полезны и должны быстро и надежно синхронизироваться с вашим Mac.

Сколько это стоит?

Лучшие приложения для составления списка дел стоят недешево, и, на мой взгляд, эта цена оправдана. Не все с этим согласятся, поэтому мы включили в список самые разные приложения, вплоть до бесплатных. Вот сколько стоят приложения, которые мы рассматриваем, отсортированные от самых дешевых до самых дорогих:

• Apple Напоминания - бесплатно
• WeDo - бесплатно
• GoodTask 3 - $19.99
• 2Do - $24.99
• TaskPaper - $24.99
• OmniFocus - $39.99
• Todoist - $44,99/год
• Вещи 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79.99

Теперь перейдем к списку победителей.

Лучшие приложения для составления списков дел для Mac: наши лучшие подборки

Лучший выбор для большинства людей: вещи 3

Культурный код Вещи Это элегантный, современный менеджер задач, который недавно был перестроен с нуля. Задачи логически организованы по областям ответственности, проектам и тегам, и их можно просматривать в нескольких вариантах - задачи, которые нужно выполнить сегодня или в ближайшем будущем, задачи, которые можно выполнить в любое время, и задачи, к которым вы, возможно, когда-нибудь приступите.

$49.99 в Mac App Store. Полнофункциональная 15-дневная пробная версия доступна на сайте разработчика. Также доступна для iOS.

Things является моим основным менеджером задач с 2010 года - почти столько же, сколько я использую Mac. Он хорошо подходит мне. Возможно, он подойдет и вам.

Приложение выглядит чистым, и в его изложении чувствуется логика. Левая панель содержит список ваших сфер ответственности и проектов, а над ними - ярлыки для "умных" папок, которые дают вам полезный обзор ваших задач.

Сферы ответственности - это категории, которые суммируют ваши основные роли и интересы. Это может быть просто "Работа" и "Дом", но я считаю полезным включить дополнительные области, такие как "Велоспорт", "Техника" и "Финансы".

Вы добавляете задачи в каждую из этих областей или можете добавлять проекты для работы, требующей выполнения нескольких задач. Например, в разделе "Семья" у меня есть проект, в котором перечислены места, которые мы хотели бы посетить, живя между штатами в течение следующего года, а в разделе "Работа" у меня есть проект, связанный с написанием этого обзора.

Умные папки в верхней части перечисляют задачи в соответствии с уровнем вашей приверженности им:

• Сегодня содержит задачи, которые вы должны завершить сегодня. Сюда входят задачи, которые должны быть выполнены сегодня, и те, которые вы отметили как желательные для работы сегодня. Вы также можете перечислить отдельно задачи, которые нужно выполнить вечером.
• Предстоящий задания имеют даты начала или сроки выполнения, которые приближаются. Они перечислены по датам вместе с событиями из вашего календаря.
• В любое время содержит важные задачи, над которыми вы можете работать сейчас, но у которых нет крайнего срока.
• Когда-нибудь это список задач, которые вы еще не обязались выполнить. Это могут быть пункты списка желаний или задачи, на которые у вас сейчас нет времени.

Другие папки включают Входящие где можно быстро вводить новые задания, в Logbook который содержит все ваши выполненные задачи, и Мусор .

Вещи предлагают два дополнительных метода организации. Первый - это рубрики Большой проект может стать громоздким, а заголовки позволяют разделить его на более мелкие части. Это понятнее, чем иметь один большой беспорядочный список, и проще, чем создавать два разных проекта.

Things также позволяет классифицировать задачи по тегам. Одной задаче может быть присвоено несколько тегов, которые можно использовать для различных целей. Вот несколько примеров:

• Контекст например, дом, работа, телефон.
• Люди Так вы сможете быстро найти задачи, о которых вам нужно поговорить с кем-то, или задачи, относящиеся к определенному клиенту.
• Приоритет чтобы вы могли сосредоточиться только на самых важных задачах.
• Необходимая энергия Поэтому вы можете выбирать легкие или сложные задания в зависимости от того, сколько у вас энергии.
• Необходимое время например, 15 м, 30 м, 1 ч, так что если у вас ограниченное время, вы все равно сможете найти, чем заняться.

Установив некоторые теги, вы можете фильтровать любой список, чтобы показать только те элементы, которые помечены определенным образом. Например, здесь представлены задачи, которые я могу выполнять в любое время и которые помечены тегом "Телефон".

Things также поддерживает контрольные списки, что полезно для задач с несколькими этапами, которые не настолько значительны, чтобы их можно было оформить как проект.

Things предлагает три функции даты:

• Когда (дата начала). Некоторые задачи еще не могут быть начаты, поэтому не должны загромождать ваш список дел. Настройка "Когда" скроет задачу, пока вы не начнете работать над ней, хотя вы всегда сможете отследить ее в разделе "Предстоящие".
• Крайний срок (срок выполнения). У некоторых заданий есть крайний срок, и если вы его пропустите, могут быть последствия!
• Напоминание (уведомление). Для тех задач, о которых вы не можете позволить себе забыть, вы можете установить сигнал напоминания в определенное время в день, когда они должны быть выполнены.

Приложение Things предназначено для индивидуальных пользователей и не позволяет делиться или назначать задачи. Существуют мобильные версии приложения для iPhone и iPad, а синхронизация надежна.

Приложение Things стоит $49,99, а если вам нужны версии для iPhone и iPad, то еще дороже. Я считаю, что оно стоит каждого цента. Подробнее вы можете прочитать в моем полном обзоре приложения Things.

Лучший выбор для опытных пользователей: OmniFocus

OmniFocus от OmniGroup - это инструмент для опытных пользователей, позволяющий доводить начатое до конца. Уникальные функции, такие как контуры и перспективы, позволяют оптимизировать рабочий процесс, а функция обзора позволяет периодически проверять состояние проектов.

Опытные пользователи захотят приобрести Pro-версии приложений для Mac и iOS, стоимость которых составляет $139,98. Если вы придаете большое значение продуктивности, вы можете счесть это выгодным предложением.

39,99 долл. в Mac App Store или на сайте разработчика. 14-дневная пробная версия доступна на сайте разработчика. OmniFocus Pro доступен за 79,99 долл. на сайте разработчика, или вы можете обновить его через покупку в приложении. Также доступен для iOS.

OmniFocus может делать все, что может Things, и даже больше. Это мощный и гибкий инструмент, который может адаптироваться к вашему способу ведения дел. Для достижения наилучших результатов вам необходимо приобрести и тщательно настроить версию Pro. Поэтому она обойдется вам дороже и потребует больше усилий для настройки.

Вы можете просматривать свои задачи OmniFocus по проектам или по контексту. Вид проекта позволяет детально организовать то, что вам нужно сделать. Вы можете создать столько папок и подпапок, сколько вам нужно, чтобы дать категории для размещения ваших задач и проектов.

Проекты могут быть параллельными или последовательными. Параллельный проект имеет задачи, которые могут быть выполнены в любом порядке, в то время как задачи последовательного проекта должны быть выполнены в той последовательности, в которой они перечислены. Вы можете использовать функцию набросков для создания иерархии подзадач. Мне нравится идея, но я нахожу интерфейс немного запутанным, и хотелось бы, чтобы он был больше похож на OmniOutliner.

Контекстное представление Вы можете вызвать контекст "Телефон", если у вас есть настроение поболтать, или контекст "По делам", если вы ходите по магазинам. Все соответствующие задачи из всех ваших проектов будут там. Однако, в то время как Things позволяет вам применять неограниченное количество тегов, каждая задача OmniFocus может быть связана с одним и только одним контекстом.

Регулярные проверки очень важны. В OmniFocus вы можете определить, как часто следует проверять каждый проект. Представление "Проверка" показывает вам все проекты, срок выполнения которых наступил.

Но настоящая сила OmniFocus Pro заключается в его Перспективы Вы можете создать перспективу, имитирующую представление Things "Сегодня", в котором перечислены все задачи, отмеченные или подлежащие выполнению сегодня.

Вы можете настроить перспективы "Дом" и "Работа", иметь одну для задач, которые должны быть выполнены в ближайшее время, и другую для задач, которые находятся в режиме ожидания. Эта функция есть только в версии Pro и действительно позволяет вам персонализировать приложение.

Конкуренция и сравнения

Существует множество альтернатив. Вот несколько высоко оцененных приложений, которые вы можете рассмотреть.

2Do Рекомендуется во многих обзорах и имеет высокий рейтинг в App Store. Оно обладает многими функциями наших победителей и стоит столько же, сколько и Things.

Приложение предлагает теги и уведомления, списки и проекты, мобильные приложения и синхронизацию. Хотя оно выглядит довольно просто, под капотом есть много возможностей, включая смарт-списки, которые похожи на перспективы OmniFocus. Это настраиваемые сохраненные поиски, которые могут извлекать задачи из всех ваших списков, например, все задачи, которые должны быть выполнены в ближайшие три дня и помечены тегом "счет".

2Do стоит $49,99 в Mac App Store или $9,99/месяц в Setapp. Также доступно для iOS и Android.

GoodTask 3 Оно основано на стандартном приложении "Напоминания и календари" для Mac и добавляет функциональность. Это делает его хорошим выбором, если вы уже пользуетесь приложениями Apple для повышения производительности, но хотели бы, чтобы они были более функциональными.

Как и 2Do, GoodTask имеет интеллектуальные списки, которые позволяют искать задачи из определенных списков или включающие (или исключающие) определенные теги. Эта функция не такая мощная, как перспективы OmniFocus, но все же полезная. Другие функции включают подзадачи, повторяющиеся задачи, ручную сортировку и быстрые действия.

GoodTask 3 стоит $19.99 в Mac App Store или $9.99/mo в Setapp. Доступна пробная версия. Также доступна на iOS.

Todoist начинался как веб-приложение, но сейчас имеет приложения для большинства платформ, включая Mac. Я использовал его в течение длительного времени более десяти лет назад, и с тех пор он прошел долгий путь.

Бесплатная версия включает все необходимое для начала работы, но не включает все функции наших победителей. Она позволяет фиксировать и организовывать задачи, помнить о сроках и просматривать неделю вперед. Вы можете планировать свои задачи с помощью проектов и целей, выделять важные задачи с помощью цветовой кодировки уровней приоритета и даже визуализировать свой прогресс с помощью привлекательных графиков играфики.

В бесплатной версии есть некоторые ограничения. У вас может быть максимум 80 проектов, а доступ к проекту могут получить до пяти человек. Да, это многопользовательское приложение. Премиум-подписка увеличит эти цифры до 200 и 50, а также откроет еще больше возможностей, таких как шаблоны, ярлыки, темы и пользовательские представления.

Загрузите Todoist из Mac App Store. Он бесплатен для базового плана и $44,99/год для премиум-плана.

TaskPaper 3 Это приложение отличается от других перечисленных нами приложений. Это простое текстовое приложение и очень минималистичное. Оно также довольно умное, предлагая совершенно другой способ работы с задачами. Вы организуете свои проекты, задачи и подзадачи в виде конспекта, и я нахожу его более интуитивным, чем функции конспектирования OmniFocus. Вы можете использовать теги для каждого элемента и быстро фильтровать весь список по определенному тегу.

Когда семья моей дочери переехала к нам несколько лет назад, перестановка в доме была огромной задачей. Поэтому я использовал файл TaskPaper в Editorial на своем iPad, чтобы организовать и отслеживать наш прогресс. Я только что впервые попытался открыть этот файл в TaskPaper для Mac, и он отлично сработал.

TaskPaper стоит $24,99 в Mac App Store или $9,99/месяц в Setapp. Доступна 7-дневная пробная версия.

Бесплатные альтернативы

Вот несколько способов управлять своим списком дел, не тратя на это денег.

Используйте ручку и бумагу

Вам не обязательно использовать приложение для ведения списка дел. Есть что-то приятное в том, чтобы вычеркивать выполненные задачи из бумажного списка. Вы можете черкнуть карандашом на обратной стороне конверта, приобрести стильный Moleskine или Daytimer - все зависит от вас.

При использовании ручки и бумаги существует определенное количество избыточности и дублирования. Вы можете найти это раздражающим, а можете найти это хорошим способом просмотреть свои задачи на каждый день. Бумажные системы продуктивности, похоже, снова набирают обороты, и разрабатываются новые методики, такие как Bullet Journal.

Бесплатные приложения для составления списков дел для Mac

Напоминания Apple Уже установлен на Mac, iPhone и iPad и позволяет создавать задачи с напоминаниями и общие списки. Некоторое время назад я перенес список покупок нашей семьи из Wunderlist в Reminders, и он отлично работает. Я и моя жена можем добавлять пункты в список, и они автоматически обновляются на обоих наших телефонах. Это отлично работает.

Интеграция с Siri очень полезна. Вы не поверите, сколько раз я говорю Siri: "Напомни мне проверить стиральную машину через 90 минут". Она создает для меня задачу Reminders и безошибочно уведомляет меня через 90 минут.

Бесплатные веб-сервисы списков дел

Вместо того чтобы использовать приложение для Mac, существует множество веб-приложений, которые помогут управлять вашим списком дел. Вы сможете получить доступ к своим задачам с любого устройства, ничего не устанавливая.

Toodledo - не самое привлекательное веб-приложение, но оно бесплатное и включает в себя все функции, которые вам только могут понадобиться. Доступны мобильные приложения.

Google Tasks прост и не имеет большого количества функций, но если вы пользуетесь другими приложениями Google, такими как Gmail или Google Calendar, он хорошо интегрирован и может пригодиться.

Asana - это отличный способ обмена и распределения задач между членами вашей команды, бесплатный для 15 членов команды. Pro-план доступен за $9,99/месяц, который позволяет использовать большее количество членов и включает больше функций.

Базовый тарифный план Remember the Milk является бесплатным и включает в себя множество функций. Если вам нужно больше, вы можете перейти на тарифный план Pro за 39,99 долларов США в год.

GQueues Lite включает все основные функции, которые вам необходимы, бесплатно. Обновление и получение дополнительных функций стоит $25/год.

Доски, списки и карточки Trello позволяют вам и вашей команде организовывать проекты и расставлять приоритеты. Базовая версия бесплатна, а если вам нужны дополнительные функции, то Business Class стоит $9,99/пользователь/месяц.