Η ζωή είναι πολυάσχολη. Έχουμε υποχρεώσεις να ανταπεξέλθουμε, συναντήσεις να παρακολουθήσουμε και εργασίες να ολοκληρώσουμε. Το να παρακολουθείτε τα πάντα μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε ότι ο εγκέφαλός σας είναι έτοιμος να εκραγεί. Γι' αυτό γράψτε τα όλα! Ή ακόμα καλύτερα, εγκαταστήστε μια εφαρμογή.

Οι λίστες εργασιών υπάρχουν εδώ και εκατοντάδες χρόνια και σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τα καθήκοντά σας, το χρόνο σας και τη λογική σας. Οι διαχειριστές εργασιών λογισμικού προχωρούν ακόμη περισσότερο, καθώς εμφανίζουν υπενθυμίσεις, εντοπίζουν τα σημαντικά και συγχρονίζονται με το smartphone σας.

Πράγματα και OmniFocus είναι δύο από τους πιο ισχυρούς διαχειριστές εργασιών για Mac, που προσφέρουν χρήσιμες λειτουργίες σε εύχρηστα πακέτα. Έχουν κόστος, αλλά υπόσχονται να σας το ξεπληρώσουν πολλαπλάσια σε κερδισμένη παραγωγικότητα.

Αυτές δεν είναι οι μόνες επιλογές σας. Στην πραγματικότητα, το Mac App Store είναι γεμάτο με εφαρμογές διαχείρισης λίστας και λίστας εργασιών. Πολλές από αυτές δεν αξίζουν τον χρόνο που χρειάζεται για να τις κατεβάσετε. Σε αυτή την ανασκόπηση, θα καλύψουμε εφαρμογές με υψηλή βαθμολογία που αξίζουν τον χρόνο και την προσοχή σας και θα σας βοηθήσουμε να βρείτε μία που σας ταιριάζει καλύτερα.

Γιατί να με εμπιστευτείτε για αυτόν τον οδηγό;

Το όνομά μου είναι Adrian και έχω πολλά πράγματα να παρακολουθώ. Αυτό μπορεί να είναι καλό, γιατί μου αρέσει να παίζω με εφαρμογές που με βοηθούν να τα διαχειρίζομαι όλα αυτά. Χρησιμοποιούσα το Above & Beyond σε όλη τη δεκαετία του '90 στους φορητούς υπολογιστές μου με Windows, και όταν έγινα Linux geek στράφηκα στο Task Coach και σε διαδικτυακές εφαρμογές όπως το Todoist, το Remember the Milk και το Toodledo.

Αφού μετακόμισα στον Mac, ερωτεύτηκα το Things του Cultured Code και το χρησιμοποιώ με επιτυχία την τελευταία δεκαετία. Μου αρέσει όμως να παίζω, γι' αυτό και έχω πέντε ή δέκα από αυτές τις εφαρμογές εγκατεστημένες στον Mac, το iPhone και το iPad μου. Κάποιες τις χρησιμοποιώ και με άλλες παίζω από καιρό σε καιρό. Έχω έντονο ενδιαφέρον για το OmniFocus και το χρησιμοποιούσα ως κύριο διαχειριστή εργασιών για μερικά χρόνια. Χρησιμοποιώ επίσης τα Apple Reminders και τοWunderlist για να μοιράζομαι εργασίες με την οικογένειά μου. Θα μοιραστώ μερικές από τις εμπειρίες μου κατά τη διάρκεια της αναθεώρησης.

Τι πρέπει να γνωρίζετε για τη διαχείριση εργασιών

Πριν δούμε τις επιμέρους εφαρμογές, θα πρέπει πρώτα να γνωρίζετε μερικά πράγματα.

1. Η απλή εγκατάσταση μιας νέας εφαρμογής δεν θα σας κάνει πιο παραγωγικούς

Οι εφαρμογές είναι εργαλεία και θα σας φανούν πιο χρήσιμες αν ξέρετε πώς να τις χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά. Αυτή τη στιγμή, υπάρχουν πολλές συμβουλές για το πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί και να αξιοποιείτε περισσότερο τις εφαρμογές σας. Δεν μπορείτε να τις διαβάσετε όλες, αλλά κάποιες μελέτες θα αποφέρουν μεγάλη απόδοση στην επένδυσή σας. Ξεκινήστε διαβάζοντας το υλικό που συνοδεύει το λογισμικό διαχείρισης εργασιών σας.

Πολλοί έχουν βρει αξία στην ανάγνωση και την εξάσκηση του βιβλίου του David Allen "Getting Things Done". Σε αυτό, καλύπτει μια σειρά από χρήσιμες τεχνικές, όπως η καταγραφή εργασιών και ιδεών καθώς σας έρχονται στο μυαλό, η τήρηση λιστών έργων όπου προσδιορίζετε την επόμενη ενέργεια που πρέπει να γίνει, η εξέταση υψηλότερων οριζόντων εστίασης, όπως το όραμα και οι στόχοι σας, και η επανεξέταση όλων των λιστών σας κάθε εβδομάδα. Το συνιστώ.

2. Υπάρχει χώρος για προσωπικές προτιμήσεις

Δεν είμαστε όλοι ίδιοι. Έχουμε διαφορετικές εργασίες να διαχειριστούμε και διαφορετικές προσεγγίσεις για τον τρόπο που τις οργανώνουμε. Υπάρχει μεγάλο περιθώριο για προσωπικές προτιμήσεις και η εφαρμογή που μου ταιριάζει καλύτερα μπορεί να μην σας ταιριάζει. Αναζητήστε την εφαρμογή που λειτουργεί με τον τρόπο που λειτουργείτε εσείς.

3. Οι λίστες δεν είναι μόνο για τις εργασίες

Είστε λάτρης των λιστών; Είναι χρήσιμες για πολλά πράγματα στη ζωή. Μην χρησιμοποιείτε την εφαρμογή σας μόνο για να καταγράφετε τις καθημερινές σας εκκρεμότητες - μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε πολλά περισσότερα! Ακολουθούν μερικές ιδέες:

• Κρατήστε μια λίστα με τα βιβλία που θέλετε να διαβάσετε και τις ταινίες που θέλετε να δείτε.
• Καταγράψτε τα μέρη που θα θέλατε να πάτε και τους ανθρώπους που θα θέλατε να επισκεφθείτε.
• Παρακολουθήστε τους λογαριασμούς που πρέπει να πληρωθούν και τις ημερομηνίες που πρέπει να πληρωθούν.
• Δημιουργήστε μια λίστα με τα επιτεύγματα που θα θέλατε να πετύχετε όσο ακόμα αναπνέετε.

4. Άλλα είδη εφαρμογών που βοηθούν στη διαχείριση εργασιών

Σε αυτή την ανασκόπηση θα καλύψουμε τους διαχειριστές λίστας, αλλά να έχετε υπόψη σας ότι υπάρχουν και άλλοι τύποι εφαρμογών που μπορούν να σας βοηθήσουν να είστε παραγωγικοί και να συμπληρώσουν τη λίστα εργασιών σας:

• ημερολόγια για τη διαχείριση του χρόνου σας (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• χρονοδιακόπτες και εφαρμογές Pomodoro για να είστε συγκεντρωμένοι και υπεύθυνοι (Be Focused, Timing),
• εφαρμογές διαχείρισης έργων (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• εφαρμογές σημειώσεων για την παρακολούθηση του υλικού αναφοράς (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• outliners για να δομήσετε τη ζωή και τις πληροφορίες σας (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Πίνακες Kanban για να παρακολουθείτε την πρόοδο της ομάδας σας (Trello, Any.Do, Freeter).

Ποιος πρέπει να το πάρει αυτό;

Πριν από χρόνια ο φίλος μου ο Daniel μου είπε: "Νόμιζα ότι μόνο οι ανοργάνωτοι άνθρωποι χρησιμοποιούν λίστες εργασιών." Διαφώνησα, αλλά αυτή η εμπειρία με βοήθησε να ξεκαθαρίσω ότι δεν εκτιμούν όλοι τη χρήση μιας λίστας εργασιών. Σίγουρα δεν είναι το είδος του ανθρώπου που θα ξόδευε 80 δολάρια σε μια εφαρμογή! Ίσως νιώθετε το ίδιο. Σας ενθαρρύνω να δοκιμάσετε σοβαρά μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών ούτως ή άλλως.

Εκείνη την εποχή επεξεργαζόμουν διάφορα blogs, διαχειριζόμουν μερικές δεκάδες συγγραφείς και έπρεπε να τηρώ τις περισσότερες ημέρες προθεσμίες. Δεν θα μπορούσα να επιβιώσω χωρίς να αξιοποιήσω στο έπακρο το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εργασιών που μπορούσα να αγοράσω. Αν είστε το ίδιο, τότε είστε πωρωμένοι με την ιδέα της χρήσης μιας λίστας εργασιών και απλώς πρέπει να εντοπίσετε την κατάλληλη εφαρμογή για εσάς.

Στο βιβλίο "Getting Things Done", ο David Allen εξηγεί ότι το να προσπαθείτε να θυμάστε όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε απλώς προσθέτει άγχος στη ζωή σας. Μόλις τα γράψετε και τα βγάλετε από το μυαλό σας, μπορείτε να χαλαρώσετε και να επικεντρωθείτε στην εργασία που έχετε αναλάβει και να γίνετε πιο παραγωγικοί.

Σχεδόν όλοι θα είναι καλύτερα οργανωμένοι με τη χρήση μιας εφαρμογής λίστας εργασιών. Μόλις καταγράψετε όλα όσα πρέπει να κάνετε, μπορείτε να γίνετε αντικειμενικοί. Θα σας είναι πιο εύκολο να πάρετε μια ιδέα για το πόσο χρόνο θα χρειαστούν όλα αυτά, ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές και ποιες δεν χρειάζεται να γίνουν καθόλου. Μπορείτε να αρχίσετε να βάζετε αυτά που πρέπει να κάνετε σε κάποια σειρά.

Να θυμάστε ότι το κλειδί για τη διαχείριση του χρόνου είναι πραγματικά να βεβαιωθείτε ότι ξοδεύετε όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο μπορείτε στα έργα σας με την υψηλότερη αξία. Πρόκειται περισσότερο για αποτελεσματικότητα παρά για αποδοτικότητα. Αν έχετε πάρα πολλά στη λίστα με τις εργασίες σας, θα πρέπει να μάθετε να αναθέτετε αποτελεσματικά καθήκοντα χαμηλότερης αξίας.

Πώς δοκιμάσαμε και επιλέξαμε αυτές τις εφαρμογές

Η σύγκριση των εφαρμογών που μπορούν να διαχειριστούν τη λίστα με τις εργασίες σας είναι δύσκολη. Κάθε μία έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και υπάρχει ένα ευρύ φάσμα τιμών, χαρακτηριστικών και τεχνικών. Ακολουθούν αυτά που ψάχναμε κατά την αξιολόγηση.

Πόσο εύκολη είναι η καταγραφή εργασιών;

Μόλις σκεφτείτε κάτι που πρέπει να κάνετε - ή κάποιος σας ζήτησε να κάνετε κάτι - πρέπει να το βάλετε στο σύστημα εργασιών σας το συντομότερο δυνατό, αλλιώς μπορεί να το ξεχάσετε. Αυτό πρέπει να γίνεται όσο το δυνατόν πιο εύκολα. Πολλές εφαρμογές διαθέτουν ένα inbox, όπου μπορείτε να εισάγετε γρήγορα πολλαπλά στοιχεία χωρίς να χρειάζεται να τα οργανώσετε εκ των προτέρων. Η ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές είναι επίσης χρήσιμη, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε μια εργασία από, ας πούμε, μιαemail απευθείας στην εφαρμογή σας.

Πόσο ευέλικτη είναι η οργάνωση της εφαρμογής;

Όλοι έχουμε διαφορετικούς ρόλους και κατηγορίες εργασιών, οπότε χρειάζεστε μια εφαρμογή που μπορεί να οργανώσει τα πράγματα με τρόπο που να έχει νόημα για εσάς. Ίσως θέλετε να διαχωρίσετε τις εργασίες της εργασίας σας από τις προσωπικές σας και να δημιουργήσετε μια σειρά από λίστες που να ταιριάζουν με τις αρμοδιότητές σας. Οι φάκελοι, οι ετικέτες, οι προτεραιότητες και οι σημαίες είναι μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους μια εφαρμογή θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε δομή.

Παρέχει η εφαρμογή διαφορετικούς τρόπους προβολής των εργασιών σας;

Όταν οργανώνετε εργασίες, είναι χρήσιμο να βλέπετε τις λεπτομέρειες κάθε έργου. Όταν κάνετε εργασίες, είναι χρήσιμο να τις ομαδοποιείτε με διάφορους τρόπους. Μπορεί να θέλετε να δείτε μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν σύντομα, να ελέγξετε γρήγορα όλες τις τηλεφωνικές κλήσεις που πρέπει να κάνετε ή να δημιουργήσετε μια λίστα με τις εργασίες που στοχεύετε να ολοκληρώσετε σήμερα. Πολλές εφαρμογές σας επιτρέπουν να βλέπετε τις εργασίες σας ανά πλαίσιο, να φιλτράρετε ανά ετικέτα ή να σας ειδοποιείτεΟρισμένες εφαρμογές σας επιτρέπουν ακόμη και τη δημιουργία προσαρμοσμένων προβολών.

Πώς χειρίζεται η εφαρμογή τις ημερομηνίες;

Ορισμένες εργασίες συνδέονται με μια ημερομηνία - πιο συχνά με μια προθεσμία, όπως μια εργασία για το σπίτι. Είναι χρήσιμο να βλέπετε μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να γίνουν σήμερα (ή τις επόμενες ημέρες), και ορισμένες εργασίες μπορεί να αξίζουν μια αναδυόμενη ειδοποίηση για να σας το υπενθυμίσει. Ορισμένες εργασίες είναι επαναλαμβανόμενες και πρέπει να γίνονται σε μια συγκεκριμένη ημέρα κάθε εβδομάδα, μήνα ή χρόνο, για παράδειγμα, η αποκομιδή των σκουπιδιών. Μπορεί να έχετε κάποιες εργασίες που δεν μπορείτε ναΔεν θα πρέπει να μπλοκάρουν τη λίστα σας, οπότε ορισμένες εφαρμογές σας επιτρέπουν να τις αποκρύψετε από τη λίστα σας μέχρι μια μελλοντική ημερομηνία - μια λειτουργία που θεωρώ πολύ χρήσιμη.

Είναι η εφαρμογή για ένα άτομο ή μια ομάδα;

Πολλές από τις εφαρμογές που θα καλύψουμε σε αυτή την ανασκόπηση είναι για ένα μόνο άτομο. Άλλες σας επιτρέπουν να μοιράζεστε λίστες και να αναθέτετε εργασίες σε άλλους. Ποια χρειάζεστε; Πολλοί άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν δύο διαφορετικές εφαρμογές, μία για προσωπική χρήση (την οποία δεν μπορούν να χαλάσουν τα άλλα μέλη της ομάδας) και μία για κοινές εργασίες και έργα.

Μπορεί η εφαρμογή να συγχρονιστεί με το κινητό;

Πιάνω τον εαυτό μου να ελέγχει τη λίστα εργασιών μου στο τηλέφωνο και το iPad περισσότερο από ό,τι στον υπολογιστή μου. Συχνά επανεξετάζω τις εργασίες μου εν κινήσει και προσθέτω νέες εργασίες μόλις τις σκεφτώ. Οι εφαρμογές για κινητά είναι χρήσιμες και θα πρέπει να συγχρονίζονται γρήγορα και αξιόπιστα με τον Mac σας.

Πόσο κοστίζει;

Οι καλύτερες εφαρμογές λίστας εργασιών δεν είναι φθηνές, και κατά τη γνώμη μου, αυτό το κόστος δικαιολογείται. Δεν θα συμφωνήσουν όλοι, γι' αυτό συμπεριλάβαμε εφαρμογές σε όλο το εύρος τιμών, μέχρι και δωρεάν. Δείτε τι κοστίζουν οι εφαρμογές που καλύπτουμε, ταξινομημένες από τη φθηνότερη στην ακριβότερη:

• Apple Reminders - δωρεάν
• WeDo - δωρεάν
• GoodTask 3 - $19.99
• 2Do - $24.99
• TaskPaper - $24.99
• OmniFocus - $39.99
• Todoist - $44.99/έτος
• Πράγματα 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79.99

Τώρα ας περάσουμε στη λίστα των νικητών.

Καλύτερες εφαρμογές λίστας εργασιών για Mac: Οι κορυφαίες επιλογές μας

Καλύτερη επιλογή για τους περισσότερους ανθρώπους: Πράγματα 3

Καλλιεργημένος κώδικας Πράγματα είναι ένας κομψός, σύγχρονος διαχειριστής εργασιών και έχει πρόσφατα ανακατασκευαστεί από την αρχή. Οι εργασίες είναι λογικά οργανωμένες ανά τομέα ευθύνης, έργο και ετικέτα και μπορούν να προβληθούν με διάφορους τρόπους - εργασίες που πρέπει να γίνουν σήμερα ή στο εγγύς μέλλον, εργασίες που μπορούν να γίνουν ανά πάσα στιγμή και εργασίες που μπορεί να κάνετε κάποια στιγμή.

$49,99 από το Mac App Store. Μια πλήρως λειτουργική δοκιμαστική έκδοση 15 ημερών είναι διαθέσιμη από τον ιστότοπο του προγραμματιστή. Διατίθεται επίσης για iOS.

Το Things είναι ο βασικός μου διαχειριστής εργασιών από το 2010 - σχεδόν όσο καιρό χρησιμοποιώ Mac. Μου ταιριάζει καλά. Ίσως ταιριάζει και σε εσάς.

Παραπάνω είναι ένα στιγμιότυπο οθόνης από το εκπαιδευτικό έργο. Η εφαρμογή φαίνεται καθαρή, και υπάρχει μια αίσθηση λογικής στον τρόπο που είναι διαμορφωμένη. Το αριστερό παράθυρο περιέχει μια λίστα με τους τομείς ευθύνης και τα έργα σας, και πάνω από αυτά, μερικές συντομεύσεις για έξυπνους φακέλους που σας δίνουν χρήσιμες επισκοπήσεις των εργασιών σας.

Οι τομείς ευθύνης είναι οι κατηγορίες που συνοψίζουν τους κύριους ρόλους και τα ενδιαφέροντά σας. Θα μπορούσε να είναι τόσο απλός όσο οι τομείς "Εργασία" και "Σπίτι", αλλά θεωρώ χρήσιμο να συμπεριλάβετε επιπλέον τομείς όπως "Ποδηλασία", "Τεχνολογία" και "Οικονομικά".

Προσθέτετε εργασίες σε κάθε μία από αυτές τις περιοχές ή μπορείτε να προσθέσετε έργα για εργασίες που απαιτούν πολλαπλές εργασίες. Για παράδειγμα, στην ενότητα "Οικογένεια" έχω ένα έργο που απαριθμεί τα μέρη που θα θέλαμε να επισκεφτούμε, ενώ ζούμε μεταξύ των πολιτειών για το επόμενο έτος, και στην ενότητα "Εργασία" έχω ένα έργο που σχετίζεται με τη συγγραφή αυτής της αναθεώρησης.

Οι έξυπνοι φάκελοι στην κορυφή απαριθμούν τις εργασίες ανάλογα με το επίπεδο δέσμευσης που έχετε απέναντί τους:

• Σήμερα περιέχει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε σήμερα. Αυτό περιλαμβάνει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα και αυτές που έχετε επισημάνει ότι θέλετε να εργαστείτε σήμερα. Μπορείτε επίσης να καταχωρίσετε ξεχωριστά τις εργασίες που πρέπει να κάνετε το βράδυ.
• Επόμενο Οι εργασίες έχουν ημερομηνίες έναρξης ή λήξης που πλησιάζουν. Αυτές παρατίθενται ανά ημερομηνία μαζί με γεγονότα από το ημερολόγιό σας.
• Anytime περιέχει σημαντικές εργασίες στις οποίες μπορείτε να εργαστείτε τώρα, αλλά δεν έχουν προθεσμία.
• Κάποια μέρα είναι μια λίστα με εργασίες που δεν έχετε δεσμευτεί να κάνετε ακόμα. Μπορεί να είναι αντικείμενα της λίστας επιθυμιών ή εργασίες για τις οποίες δεν έχετε χρόνο αυτή τη στιγμή.

Άλλοι φάκελοι περιλαμβάνουν το Εισερχόμενα όπου μπορείτε να εισάγετε γρήγορα νέες εργασίες, το Βιβλίο καταγραφής που περιέχει όλες τις εργασίες που έχετε κάνει, και το Σκουπίδια .

Το Things προσφέρει δύο επιπλέον μεθόδους οργάνωσης. Η πρώτη είναι τίτλοι . Ένα μεγάλο έργο μπορεί να γίνει δυσκίνητο, και οι επικεφαλίδες σας επιτρέπουν να το χωρίσετε σε μικρότερα τμήματα. Αυτό είναι πιο ξεκάθαρο από το να έχετε μια μεγάλη ανακατεμένη λίστα και πιο απλό από το να δημιουργείτε δύο διαφορετικά έργα.

Το Things σάς επιτρέπει επίσης να κατηγοριοποιείτε τις εργασίες σας με ετικέτες. Σε μία εργασία μπορούν να αντιστοιχιστούν πολλές ετικέτες, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς μας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• Πλαίσιο , για παράδειγμα, σπίτι, εργασία, τηλέφωνο.
• Άνθρωποι , ώστε να μπορείτε να αναζητάτε γρήγορα εργασίες για τις οποίες πρέπει να μιλήσετε με κάποιον ή εργασίες που αφορούν έναν συγκεκριμένο πελάτη.
• Προτεραιότητα , ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε μόνο στις πιο σημαντικές εργασίες σας.
• Απαιτούμενη ενέργεια , ώστε να μπορείτε να επιλέξετε εύκολες ή δύσκολες εργασίες ανάλογα με το πόση ενέργεια έχετε.
• Απαιτούμενος χρόνος , όπως 15m, 30m, 1h, οπότε αν έχετε περιορισμένο χρόνο, μπορείτε να βρείτε κάτι να κάνετε.

Μόλις δημιουργήσετε κάποιες ετικέτες, μπορείτε να φιλτράρετε οποιαδήποτε λίστα για να εμφανίσετε μόνο τα στοιχεία που έχουν χαρακτηριστεί με έναν συγκεκριμένο τρόπο. Για παράδειγμα, εδώ είναι οι εργασίες που μπορώ να κάνω ανά πάσα στιγμή και έχουν την ετικέτα "Τηλέφωνο".

Το Things υποστηρίζει επίσης λίστες ελέγχου, πράγμα που είναι χρήσιμο για εργασίες με πολλαπλά βήματα που δεν είναι αρκετά σημαντικές ώστε να οριστούν ως έργο.

Το Things προσφέρει τρία χαρακτηριστικά ημερομηνίας:

• Όταν (ημερομηνία έναρξης). Ορισμένες εργασίες δεν μπορούν να ξεκινήσουν ακόμα, οπότε δεν θα πρέπει να γεμίζουν τη λίστα εργασιών σας. Η ρύθμιση "Πότε" θα αποκρύψει την εργασία μέχρι να μπορέσετε να αρχίσετε να εργάζεστε πάνω σε αυτήν, αν και θα μπορείτε πάντα να την εντοπίζετε στην ενότητα "Επόμενα".
• Προθεσμία (ημερομηνία λήξης). Ορισμένες εργασίες έχουν προθεσμία και μπορεί να υπάρξουν συνέπειες εάν την χάσετε!
• Υπενθύμιση (ειδοποίηση). Για τις εργασίες που δεν έχετε την πολυτέλεια να ξεχάσετε, μπορείτε να ορίσετε ένα ξυπνητήρι υπενθύμισης σε συγκεκριμένη ώρα την ημέρα που πρέπει να γίνει.

Το Things έχει σχεδιαστεί για μεμονωμένα άτομα και δεν σας επιτρέπει να μοιράζεστε ή να αναθέτετε εργασίες. Υπάρχουν εκδόσεις της εφαρμογής για κινητά τηλέφωνα για iPhone και iPad και ο συγχρονισμός είναι αξιόπιστος.

Στα $49,99 το Things δεν είναι φθηνό, και αν χρειάζεστε τις εκδόσεις για iPhone και iPad, είναι ακόμα πιο ακριβό. Θεωρώ ότι αξίζει κάθε σεντ. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα από την πλήρη κριτική μου για την εφαρμογή Things.

Καλύτερη επιλογή για ισχυρούς χρήστες: OmniFocus

Το OmniFocus της OmniGroup είναι το εργαλείο ενός ισχυρού χρήστη για να κάνετε πράγματα. Μοναδικά χαρακτηριστικά, όπως τα περιγράμματα και οι προοπτικές, σας επιτρέπουν να βελτιστοποιείτε τη ροή εργασίας σας, ενώ η λειτουργία επισκόπησης σας επιτρέπει να ελέγχετε περιοδικά τα έργα σας.

Οι ισχυροί χρήστες θα θελήσουν τις εκδόσεις Pro τόσο των εφαρμογών για Mac όσο και για iOS, οι οποίες κοστίζουν $139,98. Αν δίνετε μεγάλη αξία στην παραγωγικότητα, ίσως το θεωρήσετε ευκαιρία.

$39,99 από το Mac App Store ή από την ιστοσελίδα του προγραμματιστή. Μια δοκιμαστική έκδοση 14 ημερών είναι διαθέσιμη από την ιστοσελίδα του προγραμματιστή. Το OmniFocus Pro είναι διαθέσιμο για $79,99 από την ιστοσελίδα του προγραμματιστή ή μπορείτε να το αναβαθμίσετε μέσω μιας αγοράς εντός της εφαρμογής. Διατίθεται επίσης για iOS.

Το OmniFocus μπορεί να κάνει όλα όσα μπορεί να κάνει το Things, και ακόμη περισσότερα. Είναι ένα ισχυρό και ευέλικτο εργαλείο που μπορεί να προσαρμοστεί στον τρόπο που κάνετε τα πράγματα. Για καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει να αγοράσετε και να διαμορφώσετε προσεκτικά την έκδοση Pro. Έτσι, θα σας κοστίσει περισσότερο και θα απαιτήσει μεγαλύτερη προσπάθεια για να το ρυθμίσετε.

Μπορείτε να προβάλετε τις εργασίες σας στο OmniFocus ανά έργο ή ανά πλαίσιο. Προβολή έργου σας επιτρέπει να οργανώσετε λεπτομερώς αυτά που πρέπει να κάνετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσους φακέλους και υποφακέλους χρειάζεστε για να δώσετε κατηγορίες στις οποίες θα τοποθετείτε τις εργασίες και τα έργα σας.

Τα έργα μπορούν να είναι παράλληλα ή διαδοχικά. Ένα παράλληλο έργο έχει εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν με οποιαδήποτε σειρά, ενώ οι εργασίες ενός διαδοχικού έργου πρέπει να γίνουν με τη σειρά που αναφέρονται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία περιγράμματος για να δημιουργήσετε μια ιεραρχία υποεργασιών. Μου αρέσει η ιδέα, αλλά βρίσκω το περιβάλλον εργασίας λίγο δύσκολο και θα ήθελα να λειτουργούσε περισσότερο όπως το OmniOutliner.

Προβολή πλαισίου είναι συχνά ο καλύτερος τρόπος για να εργαστείτε στις εργασίες σας. Θα μπορούσατε να ανασύρετε το πλαίσιο "Τηλέφωνο", αν έχετε διάθεση για συνομιλία, ή το πλαίσιο "Θελήματα" όταν ψωνίζετε. Όλες οι σχετικές εργασίες από όλα τα έργα σας θα βρίσκονται εκεί. Ωστόσο, ενώ το Things σας επιτρέπει να εφαρμόζετε απεριόριστο αριθμό ετικετών, κάθε εργασία OmniFocus μπορεί να συσχετιστεί με ένα και μόνο ένα πλαίσιο.

Οι τακτικές αναθεωρήσεις είναι σημαντικές. Στο OmniFocus, μπορείτε να ορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει να αναθεωρείται κάθε έργο. Η προβολή Αναθεώρηση σας δείχνει όλα τα έργα που πρέπει να αναθεωρηθούν.

Αλλά η πραγματική δύναμη του OmniFocus Pro είναι η Προοπτικές , όπου μπορείτε να δημιουργήσετε όσες προσαρμοσμένες προβολές χρειάζεστε. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια προοπτική που να μιμείται την προβολή Today (Σήμερα) των Things, η οποία απαριθμεί όλες τις εργασίες που έχουν επισημανθεί ή είναι απαιτητές σήμερα.

Θα μπορούσατε να ορίσετε προοπτικές "Home" και "Work", να έχετε μία για τις εργασίες που λήγουν σύντομα και μία άλλη για τις εργασίες που βρίσκονται σε αναμονή. Αυτή η λειτουργία υπάρχει μόνο στην έκδοση Pro και σας επιτρέπει πραγματικά να εξατομικεύσετε την εφαρμογή.

Ο ανταγωνισμός και οι συγκρίσεις

Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις. Ακολουθούν μερικές εφαρμογές με υψηλή βαθμολογία που ίσως θέλετε να εξετάσετε.

2Do συνιστάται σε πολλές κριτικές και έχει υψηλή βαθμολογία στο App Store. Έχει πολλά από τα χαρακτηριστικά των νικητών μας και κοστίζει το ίδιο με το Things.

Η εφαρμογή προσφέρει ετικέτες και ειδοποιήσεις, λίστες και έργα, εφαρμογές για κινητά και συγχρονισμό. Παρόλο που φαίνεται αρκετά απλή, υπάρχει αρκετή ισχύς κάτω από το καπό, συμπεριλαμβανομένων των έξυπνων λιστών, οι οποίες είναι παρόμοιες με τις προοπτικές της OmniFocus. Πρόκειται για διαμορφώσιμες αποθηκευμένες αναζητήσεις που μπορούν να τραβήξουν εργασίες από όλες τις λίστες σας, για παράδειγμα, όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν τις επόμενες τρεις ημέρες και έχουν ετικέτα "λογαριασμός".

Το 2Do κοστίζει $49,99 από το Mac App Store, ή $9,99/mo στο Setapp. Διατίθεται επίσης για iOS και Android.

GoodTask 3 βασίζεται στην τυπική εφαρμογή Mac Reminders και Calendars και προσθέτει λειτουργικότητα. Αυτό την καθιστά μια καλή επιλογή αν χρησιμοποιείτε ήδη τις εφαρμογές παραγωγικότητας της Apple, αλλά επιθυμείτε να ήταν πιο ικανές.

Όπως και το 2Do, το GoodTask διαθέτει έξυπνες λίστες, οι οποίες αναζητούν εργασίες από συγκεκριμένες λίστες ή που περιλαμβάνουν (ή αποκλείουν) συγκεκριμένες ετικέτες. Αυτή η λειτουργία δεν είναι τόσο ισχυρή όσο οι προοπτικές του OmniFocus, αλλά είναι χρήσιμη παρόλα αυτά. Άλλες λειτουργίες περιλαμβάνουν υποεργασίες, επαναλαμβανόμενες εργασίες, χειροκίνητη ταξινόμηση και γρήγορες ενέργειες.

Το GoodTask 3 κοστίζει $19,99 από το Mac App Store ή $9,99/mo στο Setapp. Διατίθεται δοκιμαστική έκδοση. Διατίθεται επίσης στο iOS.

Todoist ξεκίνησε ως διαδικτυακή εφαρμογή, αλλά τώρα διαθέτει εφαρμογές για τις περισσότερες πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένου του Mac. Το χρησιμοποιούσα μακροπρόθεσμα πριν από μια δεκαετία και από τότε έχει κάνει μεγάλη πρόοδο.

Η δωρεάν έκδοση περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεστε για να ξεκινήσετε, αλλά δεν περιλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά των νικητών μας. Σας επιτρέπει να καταγράφετε και να οργανώνετε εργασίες, να θυμάστε τις προθεσμίες και να επανεξετάζετε την εβδομάδα που έρχεται. Μπορείτε να χαρτογραφείτε τις εργασίες σας με έργα και στόχους και να επισημαίνετε τις εργασίες που είναι σημαντικές με χρωματικά κωδικοποιημένα επίπεδα προτεραιότητας, και ακόμη να απεικονίζετε την πρόοδό σας με ελκυστικά διαγράμματα καιγραφήματα.

Η δωρεάν έκδοση έχει κάποιους περιορισμούς. Μπορείτε να έχετε το πολύ 80 έργα και μέχρι πέντε άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ένα έργο. Ναι, είναι μια εφαρμογή για πολλούς χρήστες. Μια συνδρομή premium θα αυξήσει αυτούς τους αριθμούς σε 200 και 50 και θα ξεκλειδώσει ακόμα περισσότερες δυνατότητες, όπως πρότυπα, ετικέτες, θέματα και προσαρμοσμένες προβολές.

Κατεβάστε το Todoist από το Mac App Store. Είναι δωρεάν για το βασικό πακέτο και $44,99/έτος για το premium.

TaskPaper 3 είναι αρκετά διαφορετική από τις άλλες εφαρμογές που αναφέραμε. Είναι μια εφαρμογή απλού κειμένου και πολύ μινιμαλιστική. Είναι επίσης αρκετά έξυπνη, προσφέροντας έναν πολύ διαφορετικό τρόπο εργασίας με τις εργασίες σας. Οργανώνετε τα έργα, τις εργασίες και τις υποεργασίες σας σε ένα περίγραμμα και το βρίσκω πιο διαισθητικό από τις δυνατότητες περιγραφής του OmniFocus. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες σε κάθε στοιχείο και να φιλτράρετε γρήγορα ολόκληρη τη λίστα σας με μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Όταν η οικογένεια της κόρης μου μετακόμισε μαζί μας πριν από μερικά χρόνια, η αναδιάταξη του σπιτιού ήταν ένα τεράστιο έργο. Έτσι χρησιμοποίησα ένα αρχείο TaskPaper στο Editorial στο iPad μου για να οργανώσω και να παρακολουθήσω την πρόοδό μας. Μόλις προσπάθησα να ανοίξω αυτό το αρχείο στο TaskPaper για Mac για πρώτη φορά και λειτούργησε τέλεια.

Το TaskPaper κοστίζει $24,99 από το Mac App Store ή $9,99/mo στο Setapp. Διατίθεται δοκιμαστική έκδοση 7 ημερών.

Δωρεάν εναλλακτικές λύσεις

Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να διαχειριστείτε τη λίστα με τις δουλειές σας χωρίς να ξοδέψετε χρήματα.

Χρησιμοποιήστε στυλό και χαρτί

Δεν χρειάζεται οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή για να διαχειριστείτε τη λίστα εργασιών σας. Υπάρχει κάτι ικανοποιητικό στο να διαγράφετε τις ολοκληρωμένες εργασίες από μια χάρτινη λίστα. Μπορείτε να μουτζουρώνετε το πίσω μέρος ενός φακέλου με ένα μολύβι ή να αγοράσετε ένα κομψό Moleskine ή Daytimer, εξαρτάται απόλυτα από εσάς.

Υπάρχει μια ορισμένη ποσότητα πλεονασμού και επανάληψης όταν χρησιμοποιείτε στυλό και χαρτί. Μπορεί να το βρίσκετε αυτό απογοητευτικό, ή μπορεί να το βρίσκετε έναν καλό τρόπο για να επανεξετάζετε τις εργασίες σας κάθε μέρα. Τα συστήματα παραγωγικότητας με χαρτί φαίνεται να απογειώνονται και πάλι και αναπτύσσονται νέες μεθοδολογίες όπως το Bullet Journal.

Δωρεάν εφαρμογές λίστας εργασιών για Mac

Υπενθυμίσεις της Apple είναι ήδη εγκατεστημένη στο Mac, το iPhone και το iPad σας και σας επιτρέπει να δημιουργείτε εργασίες με υπενθυμίσεις και κοινόχρηστες λίστες. Πριν από λίγο καιρό μετέφερα την οικογενειακή μας λίστα αγορών από το Wunderlist στο Reminders και λειτουργεί καλά. Η σύζυγός μου και εγώ μπορούμε να προσθέτουμε στοιχεία στη λίστα και ενημερώνονται αυτόματα και στα δύο τηλέφωνά μας. Λειτουργεί καλά.

Η ενσωμάτωση του Siri είναι πολύ χρήσιμη. Δεν φαντάζεστε πόσες φορές λέω στο Siri: "Υπενθύμισέ μου να ελέγξω το πλυντήριο ρούχων σε 90 λεπτά." Δημιουργεί μια εργασία Υπενθύμιση για μένα και με ειδοποιεί 90 λεπτά αργότερα, χωρίς καμία αποτυχία.

Δωρεάν υπηρεσίες Web για τη λίστα εργασιών

Αντί να χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για Mac, υπάρχουν αρκετές διαδικτυακές εφαρμογές που θα διαχειρίζονται τη λίστα εργασιών σας. Θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις εργασίες σας από οποιαδήποτε συσκευή χωρίς να εγκαταστήσετε τίποτα.

Το Toodledo δεν είναι η πιο ελκυστική διαδικτυακή εφαρμογή εκεί έξω, αλλά είναι δωρεάν και περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που θα θέλατε ποτέ. Διατίθενται εφαρμογές για κινητά.

Το Google Tasks είναι απλό και δεν έχει πολλές δυνατότητες, αλλά αν χρησιμοποιείτε άλλες εφαρμογές της Google, όπως το Gmail ή το Ημερολόγιο Google, είναι καλά ενσωματωμένο και μπορεί να σας φανεί χρήσιμο.

Το Asana είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιράζεστε και να αναθέτετε εργασίες στην ομάδα σας και είναι δωρεάν για έως 15 μέλη της ομάδας σας. Διατίθεται ένα πακέτο Pro για $9,99/μήνα, το οποίο επιτρέπει περισσότερα μέλη και περιλαμβάνει περισσότερες λειτουργίες.

Το βασικό πακέτο για το Remember the Milk είναι δωρεάν και περιλαμβάνει πολλές δυνατότητες. Αν θέλετε περισσότερα, μπορείτε να αναβαθμίσετε στο πακέτο Pro για $39,99/έτος.

Το GQueues Lite περιλαμβάνει όλα τα βασικά χαρακτηριστικά που χρειάζεστε δωρεάν. Αναβαθμίστε και αποκτήστε πρόσθετα χαρακτηριστικά για $25/έτος.

Οι πίνακες, οι λίστες και οι κάρτες του Trello επιτρέπουν σε εσάς και την ομάδα σας να οργανώνετε και να ιεραρχείτε τα έργα σας. Η βασική έκδοση είναι δωρεάν, ενώ αν χρειάζεστε πρόσθετα χαρακτηριστικά, η Business Class κοστίζει $9,99/χρήστη/μήνα.