InDesign có thể tạo các tài liệu có phạm vi từ một trang đến nhiều tập, do đó, nó có một số công cụ độc đáo để tăng tốc quá trình thiết lập số lượng lớn văn bản.

Kiểu đoạn văn là một trong những công cụ quan trọng nhất để làm việc với các tài liệu dài vì chúng có thể dễ dàng giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc tẻ nhạt đồng thời ngăn ngừa mọi lỗi định dạng đáng xấu hổ.

Chúng là một chủ đề hơi phức tạp, vì vậy chúng ta sẽ chỉ có thời gian để trình bày những điều cơ bản về cách sử dụng các kiểu đoạn văn trong InDesign, nhưng chúng chắc chắn rất đáng học.

Những điểm chính rút ra

• Kiểu đoạn văn là các mẫu kiểu có thể tái sử dụng kiểm soát định dạng văn bản trên toàn bộ đoạn văn.
• Kiểu đoạn văn được tạo và áp dụng bằng cách sử dụng bảng Kiểu đoạn văn.
• Việc chỉnh sửa một kiểu sẽ thay đổi định dạng trên tất cả văn bản sử dụng kiểu đó trong toàn bộ tài liệu.
• Một tài liệu InDesign có thể có vô số kiểu đoạn.

Điều gì là Kiểu đoạn văn trong InDesign

Kiểu đoạn văn hoạt động như một mẫu phong cách để định dạng văn bản trong InDesign. Bạn có thể định cấu hình kiểu đoạn văn để có sự kết hợp độc đáo của phông chữ, trọng lượng, kích thước điểm , màu sắc, kiểu thụt đầu dòng và bất kỳ thuộc tính định dạng nào khác mà InDesign sử dụng.

Bạn có thể tạo bao nhiêu kiểu khác nhau tùy thích và gán từng kiểu cho một phần văn bản khác nhau trong tài liệu InDesign của mình.

Điểm chungphương pháp là tạo một kiểu đoạn văn cho văn bản tiêu đề của bạn, một kiểu khác cho các tiêu đề phụ và một kiểu khác cho phần nội dung, chú thích, trích dẫn kéo, v.v. cho mọi loại thành phần văn bản lặp lại trong tài liệu của bạn.

Mỗi kiểu đoạn văn được áp dụng cho phần văn bản có liên quan và sau đó nếu bạn quyết định rằng bạn cần thay đổi định dạng dòng tiêu đề trong toàn bộ tài liệu của mình, thì bạn chỉ có thể chỉnh sửa kiểu đoạn văn dòng tiêu đề thay vì chỉnh sửa mọi tiêu đề duy nhất riêng lẻ.

Điều này có thể tiết kiệm lượng thời gian và công sức thực sự đáng kinh ngạc khi bạn làm việc trên các tài liệu dài và giúp bạn không mắc phải bất kỳ lỗi định dạng nào bằng cách đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu.

Đối với tài liệu ngắn hơn, bạn có thể không muốn mất thời gian tạo kiểu đoạn văn, nhưng chúng là công cụ cần thiết cho bất kỳ tài liệu nào dài hơn một vài trang, vì vậy bạn nên làm quen với chúng càng sớm càng tốt. Thậm chí có một số điều chỉnh định dạng văn bản mà bạn chỉ có thể thực hiện bằng cách sử dụng kiểu đoạn văn!

Bảng Kiểu đoạn văn

Vị trí trung tâm để làm việc với kiểu đoạn văn là Kiểu đoạn văn bảng điều khiển. Tùy thuộc vào không gian làm việc InDesign của bạn, bảng điều khiển có thể không hiển thị theo mặc định, nhưng bạn có thể khởi chạy nó bằng cách mở menu Cửa sổ , chọn menu con Kiểu dáng và nhấp vào Kiểu dáng đoạn văn . Bạn cũng có thể sử dụngphím tắt Command + F11 (chỉ sử dụng F11 nếu bạn đang sử dụng PC).

Bất cứ khi nào bạn tạo mới tài liệu, InDesign tạo kiểu Đoạn cơ bản và áp dụng nó cho tất cả văn bản trong tài liệu của bạn trừ khi bạn tạo các kiểu khác. Bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng nó giống như bất kỳ kiểu đoạn nào khác hoặc chỉ cần bỏ qua nó và tạo kiểu đoạn bổ sung của riêng bạn.

Bảng điều khiển Kiểu đoạn văn cho phép bạn tạo các kiểu mới, sắp xếp và áp dụng chúng, vì vậy, hãy xem xét kỹ hơn cách bạn có thể sử dụng chúng trong dự án tiếp theo của mình.

Cách tạo Kiểu dáng Đoạn văn trong InDesign

Để tạo kiểu dáng đoạn văn mới, nhấp vào nút Tạo kiểu dáng mới ở cuối Kiểu dáng Đoạn văn , như được đánh dấu bên dưới.

InDesign sẽ tạo kiểu đoạn văn mới trong danh sách trên. Nhấp đúp vào mục nhập mới trong danh sách để mở cửa sổ Tùy chọn kiểu đoạn văn để bạn có thể định cấu hình các tùy chọn định dạng của kiểu.

Bắt đầu bằng cách đặt tên cho kiểu đoạn mới của bạn trong trường Tên kiểu . Điều này có vẻ lãng phí thời gian, nhưng khi bạn có 20 phong cách khác nhau trong tài liệu của mình, bạn sẽ rất vui vì mình đã bắt đầu xây dựng thói quen tốt ngay từ đầu!

Dọc phía bên trái của bảng điều khiển, bạn sẽ thấy một danh sách dài các phần khác nhau kiểm soát các tùy chọn định dạng khác nhau. Bạn có thể làm việc theo cách của bạn thông quatừng phần cho đến khi bạn đã tùy chỉnh tất cả các khía cạnh của phong cách mà bạn cần.

Vì có rất nhiều nên tôi sẽ không đưa bạn qua từng phần một và hầu hết chúng đều khá dễ hiểu. Có thể bạn đã biết cách định cấu hình kiểu chữ, kích thước điểm, màu sắc, v.v. cho văn bản của mình và quy trình này giống nhau trong mỗi phần có liên quan.

Khi bạn hài lòng với cài đặt của mình, hãy nhấp vào nút OK và cài đặt kiểu đoạn văn của bạn sẽ được lưu.

Bạn có thể lặp lại quy trình này bao nhiêu lần tùy thích cho đến khi bạn tạo tất cả các kiểu đoạn văn cần thiết cho tài liệu của mình và bạn có thể quay lại và điều chỉnh các kiểu hiện có bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp đúp vào tên kiểu trong Bảng kiểu dáng đoạn văn.

Tuy nhiên, trước khi chúng tôi chuyển sang áp dụng kiểu đoạn văn mới của bạn, có một vài phần độc đáo trong cửa sổ Tùy chọn kiểu đoạn văn cần được giải thích đặc biệt, vì vậy hãy đọc tiếp để biết một số thủ thuật kiểu đoạn văn nâng cao.

Các tính năng Kiểu dáng Đoạn văn Đặc biệt

Những phần đặc biệt này cung cấp chức năng độc đáo không có trong định dạng văn bản InDesign tiêu chuẩn. Bạn sẽ không cần chúng cho mọi tình huống, nhưng chúng rất đáng để biết.

Tính năng Phong cách Tiếp theo

Về mặt kỹ thuật, đây không phải là một phần đặc biệt vì nó nằm trong phần Chung, nhưng đây chắc chắn là một tính năng đặc biệt.

Đây là mộtcông cụ tiết kiệm thời gian nhằm tăng tốc quá trình thiết lập văn bản. Nó hoạt động tốt nhất khi bạn tạo tất cả các kiểu đoạn văn trước khi thêm văn bản vào tài liệu của mình vì nó sẽ giúp tự động áp dụng chúng cho bạn.

Trong ví dụ này, tôi đã tạo kiểu Dòng tiêu đề và Bản sao nội dung Phong cách. Trong kiểu Dòng tiêu đề, tôi sẽ đặt tùy chọn Kiểu tiếp theo thành kiểu Nội dung sao chép của mình. Khi tôi nhập tiêu đề, chỉ định kiểu Dòng tiêu đề, rồi nhấn Enter / Return , văn bản tiếp theo tôi nhập sẽ tự động được gán kiểu Nội dung.

Sẽ cần một chút quản lý cẩn thận và cấu trúc tài liệu nhất quán, nhưng nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi được sử dụng đúng cách.

Chữ viết hoa đầu dòng và kiểu lồng nhau

Chữ hoa đầu dòng là chữ cái đầu viết hoa lớn thường được sử dụng ở đầu các chương hoặc phần mới trong sách, đủ đơn giản để định cấu hình. Nhưng cũng có thể tạo các kiểu lồng nhau tuân theo giới hạn thả cho một số từ hoặc dòng cụ thể.

Thường được sử dụng để giúp cân bằng hiệu ứng hình ảnh của một chữ in hoa lớn bên cạnh một đoạn nội dung đầy đủ, các kiểu lồng nhau này giúp bạn tự động kiểm soát linh hoạt mà không cần phải đặt văn bản theo cách thủ công.

Kiểu GREP

GREP là viết tắt của General Registry Expressions và nó xứng đáng có một bài hướng dẫn riêng. Phiên bản nhanh là nó cho phép bạntạo các quy tắc tự động áp dụng các kiểu ký tự dựa trên văn bản cụ thể được nhập.

Ví dụ: nếu văn bản của tôi chứa nhiều ngày tháng bằng số và tôi muốn tất cả chúng sử dụng tùy chọn định dạng Kiểu cũ theo tỷ lệ, tôi có thể tạo một kiểu ký tự chứa các tùy chọn định dạng phù hợp, sau đó tự động áp dụng nó cho tất cả các số trong văn bản của tôi.

Điều này chỉ làm trầy xước bề mặt những gì bạn có thể làm với GREP, nhưng như tôi đã nói trước đó, nó thực sự xứng đáng có cả một hướng dẫn dành riêng cho chính nó.

Gắn thẻ xuất

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Gắn thẻ xuất là một tính năng tuyệt vời để xuất văn bản của bạn dưới dạng sách điện tử hoặc bất kỳ định dạng dựa trên màn hình nào khác có tùy chọn kiểu mà người xem có thể thay đổi . Định dạng EPUB là lựa chọn phổ biến cho sách điện tử và định dạng này tuân theo cấu trúc gắn thẻ văn bản tương tự như HTML: thẻ đoạn văn và một số thẻ phân cấp khác nhau cho tiêu đề.

Khi sử dụng tính năng Gắn thẻ xuất, bạn có thể khớp các kiểu đoạn văn của mình với các thẻ phân cấp được các định dạng tài liệu này sử dụng. Ví dụ: bạn có thể khớp kiểu đoạn Nội dung sao chép của mình với thẻ, khớp kiểu Dòng tiêu đề với thẻ tiêu đề

, Tiêu đề phụ với

, v.v.

Bằng cách sử dụng Kiểu đoạn văn mới của bạn trong InDesign

Bây giờ bạn đã tạo kiểu đoạn văn, đã đến lúc áp dụng nó vào văn bản của bạn! May mắn thay, quá trình này nhanh hơn nhiều so với thực tếthiết lập phong cách ở nơi đầu tiên.

Chuyển sang công cụ Type và chọn văn bản bạn muốn tạo kiểu với kiểu đoạn mới của mình. Nhấp vào kiểu thích hợp trong bảng Kiểu đoạn văn và nó sẽ ngay lập tức được định dạng bằng các tùy chọn bạn đã chỉ định trong cửa sổ Tùy chọn kiểu đoạn văn .

Tất cả chỉ có thế!

Nếu bạn cần quay lại và chỉnh sửa kiểu đoạn văn của mình trong khi con trỏ văn bản đang hoạt động, bạn không thể chỉ nhấp đúp vào mục nhập trong bảng Kiểu đoạn văn vì điều đó có thể vô tình áp dụng sai phong cách cho văn bản sai. Thay vào đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào tên kiểu và chọn Chỉnh sửa mà không vô tình áp dụng nó.

Nhập kiểu đoạn văn

Bạn cũng có thể nhập kiểu đoạn văn từ các tài liệu hiện có, điều này có thể giúp đơn giản hóa quy trình tạo giao diện trực quan nhất quán trên nhiều tài liệu.

Trong bảng Kiểu đoạn văn, nhấp vào biểu tượng menu bảng điều khiển và chọn Tải kiểu đoạn văn từ trình đơn bật lên. InDesign sẽ mở một cửa sổ hộp thoại chọn tệp tiêu chuẩn và bạn có thể duyệt để chọn tài liệu InDesign chứa các kiểu bạn muốn.

Lời cuối cùng

Bài viết bao gồm những kiến ​​thức cơ bản về cách sử dụng kiểu đoạn văn trong InDesign! Có một vài công cụ quan trọng hơn để tìm hiểu nếu bạn muốn trở thành một chuyên gia InDesign thực sự, vì vậy cách tốt nhất để thực sựhiểu chúng là bắt đầu sử dụng chúng trong dự án thiết kế tiếp theo của bạn.

Ban đầu, chúng có vẻ hơi tẻ nhạt, nhưng bạn sẽ nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao giá trị của chúng.

Chúc bạn tạo kiểu tóc vui vẻ!