Cho dù bạn yêu thích hay ghét nó, cách viết đúng chính tả là một phần thiết yếu của bất kỳ dự án thiết kế tốt nào và tài liệu InDesign cũng không ngoại lệ. Không ai muốn để lại lỗi chính tả trong một tác phẩm đã hoàn thành, nhưng hầu hết chúng ta không có thời gian để trở thành người chỉnh sửa nội dung cũng như thiết kế bố cục.

May mắn thay, InDesign đi kèm với một số cách khác nhau để đảm bảo rằng tất cả văn bản trong dự án của bạn được viết chính xác! Bạn có thể kiểm tra chính tả thủ công hoặc sử dụng kiểm tra chính tả tự động.

Không biết làm thế nào? Thực hiện theo các phương pháp dưới đây.

Kiểm tra chính tả thủ công trong InDesign

Kiểm tra chính tả thủ công tài liệu của bạn bằng cách sử dụng lệnh Kiểm tra chính tả là phương pháp trực tiếp nhất . Điều này có thể chậm hơn một chút so với các tùy chọn khác được mô tả bên dưới, nhưng đó cũng là cách triệt để nhất để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ lỗi chính tả nào.

Bước 1: Mở menu Chỉnh sửa , chọn menu con Chính tả và nhấp vào Kiểm tra chính tả . Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Command + I (sử dụng Ctrl + I nếu bạn đang sử dụng InDesign trên PC).

InDesign sẽ mở hộp thoại Kiểm tra chính tả .

Thông thường, InDesign sẽ tự động bắt đầu quá trình kiểm tra chính tả, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể phải nhấp vào nút Bắt đầu , như bạn có thể thấy ở trên.

InDesign sẽ bắt đầu quá trình kiểm tra chính tả bắt đầu từ vị trí con trỏ hiện tại của bạn nếu nó được đặt ởmột vùng văn bản đang hoạt động, nhưng nếu không có gì trong bố cục được chọn, nó sẽ bắt đầu ở đầu tài liệu, hoạt động từ trên cùng bên trái của trang đầu tiên.

Khi InDesign gặp lỗi, nó sẽ hiển thị danh sách các cách sửa được đề xuất.

Bước 2: Chọn phiên bản chính xác của từ trong danh sách và nhấp vào nút Thay đổi .

Nếu phát hiện lỗi lặp lại, bạn có thể nhấp vào nút Thay đổi tất cả, thao tác này sẽ sửa tất cả các lần xuất hiện của cùng một lỗi trong tài liệu.

Nếu không có đề xuất nào chính xác, bạn có thể nhập đề xuất của riêng mình bằng cách nhập văn bản mới vào trường Thay đổi thành .

Hãy cẩn thận không nhấp vào nút Bỏ qua tất cả trừ khi bạn thực sự chắc chắn vì bạn sẽ phải khởi động lại InDesign để đặt lại trình kiểm tra chính tả.

Lặp lại quá trình này cho đến khi InDesign không phát hiện thêm bất kỳ lỗi nào trong tài liệu của bạn.

Nếu có vẻ như InDesign không kiểm tra tài liệu của bạn đúng cách, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt tùy chọn Tìm kiếm đúng cách ở dưới cùng của cửa sổ Kiểm tra chính tả (xem bên dưới).

Theo mặc định, trường Tìm kiếm được đặt thành Tài liệu , trường này sẽ kiểm tra chính tả toàn bộ tài liệu của bạn (tôi biết là khá ngạc nhiên).

Nếu bạn đang sử dụng các trường văn bản được liên kết, bạn có thể chọn Câu chuyện để chỉ kiểm tra các trường được liên kết đó. Bạn cũng có thể chọn Tất cả tài liệu để kiểm tra chính tả tất cả các tài liệu đang mở của mình cùng một lúc.

Sử dụng Kiểm tra chính tả động trong InDesign

Kiểm tra chính tả động sẽ ngay lập tức quen thuộc với bất kỳ ai đã sử dụng trình xử lý văn bản trong 10 năm qua.

Các từ sai chính tả được gạch chân ngay lập tức bằng màu đỏ để biểu thị lỗi và bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ lỗi nào để xem menu ngữ cảnh bật lên gồm các lựa chọn thay thế được đề xuất, cũng như các tùy chọn để thêm lỗi vào Từ điển người dùng hoặc bỏ qua lỗi cho phần còn lại của tài liệu.

Giống như lệnh Kiểm tra chính tả, nếu bạn vô tình nhấp vào Bỏ qua tất cả , bạn cần phải khởi động lại InDesign để đặt lại trình kiểm tra chính tả. Đây có vẻ như là một khu vực của InDesign có thể sử dụng một chút đánh bóng vì sẽ có một cách đơn giản hơn nhiều để hoàn tác một lệnh Bỏ qua nhầm lẫn.

Tự động sửa lỗi chính tả của bạn trong InDesign

Mặc dù nhiều người trong chúng ta đã quen với chức năng tự động sửa lỗi trên điện thoại thông minh của mình, nhưng hệ thống Tự động sửa lỗi của InDesign hoạt động hơi khác một chút. Nó thực sự giống 'tự động thay thế' hơn là 'tự động sửa' vì các chuỗi văn bản đều là các lỗi được xác định trước.

Ví dụ: nếu bạn thường thấy mình đang gõ 'freind' thay vì 'friend', thì bạn có thể sử dụng tính năng Tự động sửa lỗi để ngay lập tức hoán đổi lỗi sai thành cách viết đúng.

Để định cấu hình Tự động sửa lỗi trong InDesign, bạn cần mở Tùy chọn InDesign. Trên macOS, bạn có thể tìm thấy cửa sổ Tùy chọn trong menu ứng dụng InDesign, trong khi bậtWindows, nó nằm trong menu Chỉnh sửa.

Chọn phần Tự động sửa và bạn sẽ thấy danh sách các từ được sửa tự động cho ngôn ngữ hiện được chọn của mình.

Để thêm mục nhập tự động sửa lỗi mới, hãy nhấp vào nút Thêm , sau đó nhập lỗi bạn muốn sửa cũng như văn bản đã sửa và nhấp vào OK . Lặp lại quá trình này nhiều lần nếu bạn cần.

Có thể cho rằng tính năng hữu ích nhất của Tự động sửa lỗi là khả năng tự động sửa lỗi viết hoa, đây là tính năng phổ biến của hầu hết các trình xử lý văn bản hiện đại. Tôi không biết tại sao InDesign lại tắt nó theo mặc định, nhưng có lẽ có lý do chính đáng cho quyết định này.

Tuy nhiên, với suy nghĩ đó, tôi muốn khuyên bạn không nên sử dụng InDesign làm trình xử lý văn bản vì có nhiều ứng dụng tốt hơn cho mục đích đó! Việc nhập các đoạn văn bản nhỏ là không thể tránh khỏi, nhưng đối với các phần văn bản lớn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều với một trình xử lý văn bản thực thụ.

Khi bạn đã định cấu hình Tự động sửa theo cách mình muốn, bạn cũng cần bật tính năng này cho từng tài liệu bằng cách mở menu Chỉnh sửa , chọn menu con Chính tả và nhấp vào Tự động sửa lỗi .

Phần thưởng: Thay đổi ngôn ngữ kiểm tra chính tả của bạn trong InDesign

Cho dù bạn cần đánh vần neighbour, neighbour hay voisine, InDesign cung cấp cho bạn một loạt ngôn ngữ có thể kiểm tra chính tả, bao gồm cả Hoa Kỳ và phiên bản Vương quốc Anh củaTiếng Anh. Nhưng để sử dụng chúng, bạn sẽ cần xác định ngôn ngữ cụ thể cho từng vùng văn bản bằng bảng Ký tự.

Chọn văn bản bằng công cụ Nhập và mở bảng Ký tự .

Sử dụng trình đơn thả xuống Ngôn ngữ để chọn ngôn ngữ phù hợp phù hợp với nội dung văn bản và bạn đã hoàn tất! Lần tới khi bạn sử dụng lệnh Kiểm tra chính tả, lệnh này sẽ nhận dạng ngôn ngữ và sử dụng từ điển chính xác.

Lưu ý: Nếu bảng Character không hiển thị, bạn có thể kích hoạt nó bằng cách mở menu Cửa sổ , chọn Loại & menu con Tables và nhấp vào Nhân vật .

Lời cuối cùng

Đó là tất cả những gì cần biết về cách kiểm tra chính tả trong InDesign! Cá nhân tôi thấy rằng phương pháp kiểm tra chính tả thủ công là tùy chọn đơn giản và trực tiếp nhất vì hai phương pháp kia hoạt động tốt nhất nếu bạn thực sự đang soạn văn bản của mình trong InDesign và có sẵn các công cụ tốt hơn để xử lý văn bản cơ bản. Xét cho cùng, InDesign chuyên về bố cục trang!

Chúc bạn thiết kế vui vẻ!