Oavsett om du vill bli papperslös i år, ta fram nytt utbildningsmaterial eller göra dina produktbroschyrer tillgängliga på nätet, kommer du sannolikt att välja PDF som filformat. Adobe Acrobat-filer är den närmaste digitala motsvarigheten till pappersark. Med rätt programvara kan du göra mycket mer än att bara läsa dem.

PDF står för Portable Document Format och utformades som ett sätt att distribuera information elektroniskt samtidigt som den ursprungliga formateringen och sidlayouten bevaras. Ditt dokument ska se likadant ut på alla datorer, vilket gör det perfekt för att dela innehåll som måste se rätt ut. Formatet är baserat på Postscript-utskriftsspråket, vilket gör en Acrobat-fil till en bokstavlig elektronisk utskrift.av ditt dokument.

När vi delar dokument som vi inte förväntar oss eller vill att andra ska ändra använder vi ofta en PDF-fil. Du vet aldrig vad någon kan göra med ett Word-dokument, eller om det ens kommer att se likadant ut på deras dator. Men det är faktiskt möjligt att ändra en PDF-fil - du behöver bara rätt PDF-redigeringsprogram.

I den här sammanfattande granskningen jämför vi de viktigaste apparna som kan arbeta med PDF-filer och hjälper dig att hitta den som bäst uppfyller dina behov.

Varför lita på mig när det gäller denna programvaruguide

Jag heter Adrian och skriver om tekniska ämnen på SoftwareHow och andra webbplatser. Jag har använt datorer sedan 80-talet och PDF-filer sedan mitten av 90-talet, strax efter att formatet blev tillgängligt.

För ungefär tio år sedan bestämde jag mig för att bli så papperslös som möjligt, dels för att det är bättre för miljön, dels för att jag var trött på skräpet. Så jag köpte en Fujitsu ScanSnap-dokumentskanner och började omvandla papper till elektroner. Jag skannade varje dokument till PDF och använde OCR (optisk teckenigenkänning) under skanningsprocessen för att omvandla dessa bilder av papper tillanvändbara, sökbara dokument.

Jag använder också formatet för utbildningsmaterial och e-böcker, och jag har begärt att mina räkningar ska skickas till mig som PDF-filer i stället för att levereras i brevlådan. Och jag har nyligen ändrat min vana att klippa ut webbsidor till Evernote och lagrar dem nu i PDF-filer i stället.

Jag är alltså en stor användare av PDF-filer. Under de senaste månaderna har jag granskat alla större PDF-redigerare och i den här artikeln hjälper jag dig att hitta den som passar bäst för dina behov.

Ansvarsfriskrivning: Innehållet i den här recensionen är min egen åsikt, som enbart baseras på att jag noggrant har testat varje app. Jag har inte påverkats på något sätt av programutvecklarna eller någon annan som har ett intresse av de granskade programmen.

Vem bör skaffa en PDF-redigerare?

Det finns många uppgifter som rätt PDF-program kan hjälpa dig med. Att fastställa vilka skäl som är viktiga för dig är det första steget för att hitta den lämpligaste appen. Vilka av de här uppgifterna är bäst för dig?

• Markera och understryka texten i PDF-utbildningsmaterial för en kurs du håller på med.
• Korrigera ett stavfel i en viktig PDF-fil.
• Gör betydande uppdateringar av en inaktuell PDF-fil.
• Anteckna ändringar som du vill att någon annan ska göra i ett dokument.
• Konvertera en PDF-fil till ett Word- eller Excel-dokument.
• Att fylla i och underteckna ett formulär som du fått del av på nätet.
• Konvertera ett stort antal pappersdokument till PDF-filer när du går mot att bli papperslös.
• Skapa komplexa PDF-dokument och formulär för ditt företag.

Om du har ett eller flera av dessa scenarier kan rätt PDF-programvara göra ditt liv enklare.

Om du däremot bara använder PDF-filer som referens, t.ex. för att lagra handböcker för hushållsartiklar, behöver du ingen särskild app. Adobe Acrobat Reader eller Apples Preview-app (endast för Mac-användare) är allt du behöver. Med dem kan du läsa PDF-filer, markera viktig information och till och med fylla i och underteckna PDF-formulär.

Bästa programvaran för PDF-redigering: Vinnarna

Bästa valet: PDFelement (Windows & Mac)

PDFelement gör det enkelt att skapa, redigera, märka upp och konvertera PDF-filer. Appen känns kapabel, stabil och förvånansvärt enkel att använda. När vi först recenserade PDFelement blev vi förtjusta över hur väl den lyckades hitta en balans mellan kostnad, användarvänlighet och omfattande funktioner.

Den balansen gör att detta är den PDF-redigerare jag rekommenderar för de flesta företagsanvändare. Den gör vad du behöver utan att du behöver gå en kurs eller läsa en handbok. Det är också den billigaste appen som vi har granskat.

De flesta användare kommer att klara sig med funktionerna i Standard-versionen, medan Professional-versionen är ännu mer kapabel. Vi föreslår att du bestämmer vilken version som är för dig genom att utvärdera den kostnadsfria provversionen.

Du kan få en mer fullständig bild av PDFelements funktioner i min första recension, men nu ska jag lyfta fram några viktiga funktioner och förklara vad de betyder för dig.

PDFelement har många av funktionerna i Adobe Acrobat Pro (vårt val av den mest kraftfulla PDF-redigeraren) samtidigt som det är lika enkelt som mer användarvänliga program som PDF Expert och PDFpen. Ta redigering till exempel. Till skillnad från de enklare programmen kan du redigera hela textblock, inte bara en rad i taget. En textruta ritas runt texten och du kan lägga till, ta bort eller ändra texten.med det korrekta teckensnittet kvar.

Det är också lätt att lägga till och ändra storlek på bilder, liksom att ordna om och radera hela sidor.

Det finns ett brett utbud av markeringsverktyg som du kan anpassa från sidopanelen. Detta är bra för dina egna studier eller när du ger feedback på ett dokument till andra.

Ett annat exempel där PDFelement går längre än det grundläggande är formulär. Många av de lättanvända PDF-programmen låter dig bara fylla i formulär. PDFelement kan snabbt skapa komplexa formulär från skannade pappersformulär eller genom att importera Microsoft Office-dokument.

Observera att alla fält identifierades automatiskt och att de enkelt kan anpassas.

PDFelement utför optisk teckenigenkänning på skannade pappersdokument, så att du kan söka efter text eller kopiera den till andra dokument. Programmet kan också exportera PDF-filer till vanliga Microsoft- och Apple-format samt till en rad mindre använda format.

Wondershare erbjuder ingen telefon- eller chattsupport, men de använder ett biljettsystem och erbjuder ett omfattande onlinehjälpssystem med en guide, FAQ och felsökningssektion. De har också ett aktivt användarforum som modereras av personalen.

Snabbast och enklast: PDF Expert (Mac)

Om du värdesätter snabbhet och användarvänlighet högre än en omfattande uppsättning funktioner, och om du har en Mac, rekommenderar jag följande PDF Expert Det är den snabbaste och mest intuitiva appen jag har provat, samtidigt som den har de grundläggande PDF-markerings- och redigeringsfunktioner som de flesta behöver. Med hjälp av anteckningsverktygen kan du markera, göra anteckningar och klottra, och med redigeringsverktygen kan du korrigera texten och ändra eller justera bilder.

Appen är inte lämplig för dem som vill ha redigeringskapacitet - funktionerna är mer begränsade än hos konkurrenterna. Även om verktygen är enkla att använda är de också lite mindre kapabla, och appen kan inte tillhandahålla optisk teckenigenkänning (OCR) på skannade dokument.

En testversion finns tillgänglig så att du kan utvärdera den fullt ut. Studenter och professorer kan ansöka om en utbildningsrabatt. Du kan få en mer fullständig bild av PDF Experts funktioner i min första PDF Expert-recension. Här ska jag lyfta fram de faktorer som kan göra den till den bästa appen för dig.

Appens funktionalitet är uppdelad i två huvudkategorier: Annotera och Redigera. Verktygen visas längst upp och ett minimalt urval av alternativ visas i den högra panelen. Du kan till exempel markera text med ikonen längst till vänster och välja färg för markeringen i panelen till vänster.

De andra anteckningsverktygen fungerar på samma sätt. Redigeringsfunktionerna är enkla, men de är bra för en snabb lösning. Formateringen kan justeras från den högra panelen.

Det är också lätt att ordna om eller ändra bilder.

Du kan fylla i och underteckna formulär med PDF Expert, men inte skapa dem.

Den tekniska supporten är begränsad till en kunskapsdatabas och ett kontaktformulär på Readdles webbplats. Telefon- och chattsupport erbjuds inte, men det är osannolikt att den behövs med tanke på hur intuitiv appen är.

Mest kraftfull: Adobe Acrobat Pro (Windows & Mac)

Adobe Acrobat Pro DC är branschstandarden för PDF-redigeringsprogram, skapat av det företag som uppfann formatet. Det är utformat för dem som behöver de mest omfattande funktionerna och som är villiga att lära sig hur programmet fungerar.

All denna kraft har ett pris: prenumerationer kostar minst 179,88 dollar per år. Men för yrkesverksamma som behöver den mest kraftfulla redigeringsverktyget är Acrobat DC fortfarande det bästa alternativet. Om du redan har prenumererat på Adobe Creative Cloud ingår Acrobat DC i paketet.

Med Adobe Acrobat Pro (läs min fullständiga recension här) kan du skapa detaljerade PDF-filer, antingen från grunden eller genom att importera ett dokument som du skapat i ett annat program, till exempel Microsoft Word.

Det går också att skapa en ny PDF-fil från en webbplats eller från en skanning. När du arbetar med skannade pappersdokument är Akrobats optiska teckenigenkänning utmärkt. Det är inte bara texten som känns igen, utan rätt typsnitt används också, även om programmet måste skapa typsnittet automatiskt från början. Det går också att skapa komplexa PDF-formulär, antingen från grunden eller genom att importera från ett annat program.

Elektroniska signaturer stöds nu via Document Cloud, och Acrobat's Fyll i och underteckna funktionen kan du använda appen för att fylla i formuläret med en underskrift, och med Skicka för underskrift funktionen kan du skicka formuläret så att andra kan skriva under och följa upp resultaten.

Acrobat's redigeringsfunktioner är också av högsta kvalitet och ny text kan flöda i textrutan, även om den inte automatiskt flyttas till nästa sida.

Det är lätt att lägga till, arrangera om och ta bort både sidor och bilder med Acrobat. Det är lätt att göra markeringar med hjälp av de medföljande verktygen för markeringar och klisteranteckningar.

En annan funktion som Adobe tar till en ny nivå är möjligheten att exportera och dela ditt arbete. PDF-filer kan exporteras i många format, inklusive Microsoft Word, Excel och PowerPoint, även om komplexa dokument kanske inte riktigt ser rätt ut i den andra appen. PDF-filer kan delas med andra på Document Cloud med hjälp av Skicka & Spåra och det finns en mängd olika integritets- och säkerhetsfunktioner.

Adobe är ett stort företag med ett omfattande supportsystem, inklusive hjälpdokument, forum och en supportkanal. Telefon- och chattsupport finns tillgänglig, men inte för alla produkter och planer.

Andra bra program för PDF-redigering

1. PDFpen

PDFpen är ett populärt PDF-redigeringsverktyg för Mac och erbjuder de funktioner som de flesta behöver i ett attraktivt gränssnitt. Jag gillade att använda programmet, men det är inte lika responsivt som PDF Expert, inte lika kraftfullt som PDFelement eller Acrobat Pro och kostar mer än båda. Men det är definitivt ett starkt och pålitligt alternativ för Mac-användare. Programmet har ett stort antal markeringsverktyg och jag tyckte att de var lätta att använda.

Du redigerar text genom att klicka på Korrekt Tex t -knappen, och är lämplig för att rätta stavfel.

Appen har utmärkt OCR när du importerar skannade dokument, och Pro-versionen kan skapa PDF-formulär. Exporten av PDF-filer till Word-format är ganska bra, och den officiella webbplatsen innehåller användbara videohandledningar, en kunskapsbas och en PDF-manual. Recensionerna av den här appen är alltid positiva, och användarna verkar nöjda.

2. Able2Extract Pro

Able2Extract Professional (Mac, Windows, Linux) är helt annorlunda än de andra apparna i den här sammanställningen. Även om det kan redigera och märka upp PDF-filer (men inte lika bra som någon av de andra apparna vi täcker), ligger dess verkliga styrka i kraftfull export och konvertering av PDF-filer.

Om du letar efter den bästa appen för att konvertera PDF-filer till andra format är det den här. Den kan exportera PDF-filer till Word, Excel, OpenOffice, CSV, AutoCAD med mera, och exporten är av mycket hög kvalitet, med bibehållen originalformatering och layout i PDF-filen.

Appen har omfattande exportalternativ som du kan justera för att skapa exakt det resultat du söker. Jag provade att exportera en komplex PDF-broschyr till OpenOffice .ODT-formatet, och jag kunde inte hitta något fel. Det var så nära perfekt som du kan tänka dig.

Able2Extract kan mer än bara exportera - det kan redigera texten i PDF-filer (en fras i taget), redigera personlig information, lägga till kommentarer och OCR-skannade dokument. Men gränssnittet för att utföra dessa uppgifter är inte lika elegant som de andra apparna. Läs vår fullständiga recension av Able2Extract för mer information.

Eftersom appen är bäst i klassen på PDF-konvertering är den inte billig och kostar 149,99 dollar för en licens. Men om du bara ska konvertera filer under en begränsad tid är appens månadsabonnemang på 34,95 dollar definitivt värt att titta på.

3. ABBYYY FineReader

ABBYY FineReader (för Mac & Windows) är en välkänd PDF-redigerare som har funnits länge. Företaget började utveckla sin egen OCR-teknik 1989 och den anses allmänt vara den bästa i branschen. Om din prioritet är att korrekt känna igen text i skannade dokument är FineReader det bästa alternativet, och många språk stöds.

Apple-användare bör vara medvetna om att Mac-versionen ligger flera versioner efter Windows-versionen och saknar många av de senaste funktionerna, bland annat möjligheten att redigera, samarbeta och redigera text. Mac-dokumentationen är också bristfällig jämfört med Windows-versionen.

OCR-motorn är dock i stort sett densamma, så det är fortfarande det bästa valet för exakt optisk teckenigenkänning. Mac-versionen är också betydligt billigare och kostar 119,99 dollar i stället för 199,99 dollar. Läs vår fullständiga recension av FineReader för mer information.

Förutom OCR kan FineReader exportera PDF-filer till andra format med bibehållen originallayout och -formatering. FineReader är näst bäst efter Able2Extract i detta avseende. FineReader kan också ordna om sidor och områden i PDF-filer, men det är inte det bästa alternativet om du behöver redigera och märka upp dina PDF-filer, särskilt om du är Mac-användare.

Gratis PDF-redigeringsverktyg och alternativ

Om du fortfarande är osäker på om du behöver köpa ett PDF-redigeringsverktyg finns här några kostnadsfria alternativ och alternativ.

1. Använd Acrobat Reader eller Apples preview-app.

Om dina PDF-behov är enkla, Adobe Acrobat Reader kan göra allt du behöver. Det gör det möjligt att lägga till kommentarer och klisterlappar, innehåller verktyg för anteckningar och ritningar, gör det möjligt att fylla i PDF-formulär och till och med lägga till en signatur. Fullständiga kommentarsverktyg är endast tillgängliga i PDF-filer som har kommentarsfunktionen aktiverad.

Om du använder en Mac kan Apples Förhandsgranska kan du också markera PDF-dokument, fylla i formulär och signera dem. I verktygsfältet Markera finns ikoner för att skissa, rita, lägga till former, skriva text, lägga till signaturer och lägga till popup-anteckningar.

På en iPad Pro kan du kommentera en PDF-fil med hjälp av en Apple Pencil .

2. Redigera källdokumentet i stället för PDF-filen

Ett alternativ till att redigera PDF-filer är att redigera den ursprungliga källfilen, till exempel ett Word-dokument. Det är ganska enkelt att skapa en PDF från ett dokument. Både macOS och Windows 10 har ett alternativ för att skapa en PDF i dialogrutan Skriv ut, och om du använder en äldre Windows-version kan verktyg som CutePDF göra samma sak. Det går snabbt och smidigt.

Så om du behöver göra ändringar i en PDF-fil, redigera Word-dokumentet och skapa en ny PDF-fil i stället för att redigera PDF-filen direkt. Word:s redigeringsverktyg är i alla fall bättre än de flesta PDF-redigerare.

För att kunna göra det måste du förstås ha tillgång till originaldokumentet. Det är inte alltid möjligt, och det är en av de viktigaste anledningarna till att PDF-redigerare behövs.

3. Använd ett annat bärbart filformat

Under årens lopp har olika alternativ till PDF-formatet dykt upp. Oftast har de varit kortlivade, även om vissa, som DjVu och Microsofts XPS, fortfarande finns kvar. PDF-formatet har blivit en defacto standard för att distribuera "pappersdokument" digitalt. Men det är inte det enda sättet.

I takt med att e-böcker blir allt populärare är .EPUB- och .MOBI-formaten (för Apple Books respektive Amazon Kindle) ett bra sätt att distribuera lång information. Precis som när du skriver ut till PDF kan du omvandla ett Word-dokument till en e-bok, eller så kan du använda dig av kostnadsfria verktyg som Apple Pages och Kindle Create.

Du kan också dela dokument med hjälp av bildfiler. De flesta skannrar kan spara i TIFF-formatet, som kan öppnas på de flesta datorer. Och du skulle bli förvånad över hur ofta jag får ett ensidigt dokument som bild via e-post. Någon tar ett foto av sidan med sin smartphone och delar det med mig. Det är naturligtvis inte det bästa för officiell dokumentation, men det kan vara praktiskt när du delar information.hus i en nödsituation.

4. Vad gäller en webbsida

Slutligen, om du vill dela skriftlig dokumentation med andra kan du överväga en webbsida. HTML gör det möjligt att dela text, bilder, ljud och video med världen.

Att skapa en professionell webbplats kan vara en stor uppgift, men det finns många snabba och smutsiga sätt att dela information på webben. Det är ett ämne för en annan artikel, men Evernote, Google Docs, Tumblr och Medium är fyra förslag som jag kommer att tänka på.

Bästa programvaran för PDF-redigering: Hur vi testade och valde ut den

Det är inte lätt att jämföra PDF-redigeringsprodukter. Alla har sina egna styrkor och betonar olika funktioner. Rätt app för mig är kanske inte rätt app för dig.

Vi försöker inte ge apparna en absolut ranking, utan vill hjälpa dig att fatta det bästa beslutet om vilken app som passar dig bäst i ett företagssammanhang. Därför har vi testat varje produkt för hand för att förstå vad de erbjuder.

Här är de viktigaste kriterierna som vi tittade på när vi utvärderade:

Hur bekväma är markeringsfunktionerna?

När du studerar, markerar, granskar eller redigerar ett PDF-dokument kan det vara mycket praktiskt att använda markeringsfunktioner som markeringar, klisterlappar, ritningar och skrivning för att underlätta ditt tänkande och förtydliga din kommunikation. De flesta PDF-redigerare innehåller sådana verktyg, men vissa är mycket mer praktiska att använda än andra.

Hur bra är redigeringsfunktionerna?

Vissa PDF-appar har mer kraftfulla redigeringsfunktioner än andra. Vissa är bara praktiska för att rätta till enstaka stavfel, medan andra ger dig möjlighet att göra omfattande ändringar, t.ex. lägga till ett nytt stycke eller flytta en bild till en annan plats. Används rätt typsnitt automatiskt när du skriver in nytt innehåll? Kan appen redigera text för att hålla privat information konfidentiell?

Din redigering kan gå längre än att bara ändra några ord - du kanske vill ändra ordningen i dokumentet. Gör appen det möjligt att lägga till, ta bort och ändra ordningen på sidorna? Hur enkelt är det att göra det?

Kan appen konvertera eller exportera PDF-filer till andra filformat?

I stället för att försöka redigera ett PDF-dokument är det ibland enklare att konvertera det till en Word- eller Excel-fil där du kan redigera det med verktyg som du redan är bekant med. Vilka filformat kan appen konvertera eller exportera till? Able2Extract är specialiserad på att konvertera PDF-filer till redigerbara textformat.

Hur väl hanterar appen PDF-formulär?

PDF-formulär är ett vanligt sätt att bedriva affärsverksamhet. De gör det möjligt för dina kunder att få tillgång till viktiga formulär online och fylla i dem på ett smidigt sätt. Gör appen det möjligt att snabbt och enkelt fylla i ett PDF-formulär? Kan du lägga till en signatur?

Vissa appar kan skapa PDF-formulär. Du kan göra det från början eller importera ett formulär från en annan app. Vissa appar känner automatiskt igen fälten för att snabbt skapa ett ifyllbart PDF-formulär.

Kan appen skapa PDF-dokument?

Vissa program är bra på att redigera och kommentera befintliga PDF-filer, men kan inte skapa en ny från grunden. Andra, som Adobe Acrobat Pro, fokuserar framför allt på att skapa PDF-filer av hög kvalitet. I vissa program kan du skapa en PDF-fil genom att importera ett annat filformat - till exempel en Word-fil.

Kan appen konvertera skannade dokument till PDF-filer?

Kan den utföra OCR? Att skanna ett pappersdokument till din Mac är praktiskt, men att tillämpa optisk teckenigenkänning så att du kan söka efter och kopiera text i dokumentet är ännu bättre.

Hur mycket kostar appen?

Vissa appar är betydligt billigare än andra. Här är de appar som vi överväger att använda i den ordning de är minst kostsamma:

• Wondershare PDFelement: Standard $79, Pro från $129
• Readdle PDF Expert: $79.99
• Smile PDFpen: $74.95, Pro $129.95
• InvestInTech Able2Extract: Professionell $149.99, eller $34.95 för 30
• Adobe Acrobat DC: Standard från 12,99 dollar/månad, Pro från 14,99 dollar/månad (dvs. 179,88 dollar/år)
• ABBYY FineReader: för Windows $199,99, FineReader Pro 12 för Mac $119,99

Hur bra är deras kundsupport och tekniska support?

En tydlig och detaljerad kunskapsdatabas med vanliga frågor och svar kan besvara alla dina frågor utan att du behöver ytterligare support. På samma sätt kan det vara till stor hjälp att ställa frågor till användargruppen, t.ex. genom ett aktivt modererat forum. När du behöver be en expert om support är det bra att kunna nå ut till honom eller henne via ett antal kanaler, t.ex. e-post, chatt och telefon.

OS-kompatibilitet

Vissa program finns bara för Mac eller Windows, medan andra är plattformsoberoende och fungerar på flera olika operativsystem. Det kan vara mycket användbart, särskilt för dem som har flera datorer med olika systemprogram.

Insikter om PDF-branschen

Med rätt programvara är det möjligt att redigera PDF-filer

Dokument distribueras normalt som PDF-filer när de är färdiga produkter, utan ytterligare redigering eller ändringar, och mottagarna av PDF-filer är normalt avsedda att läsa och konsumera dem, inte att ändra eller förbättra dem.

Även om det är sant att PDF-filer inte är lika lätta att redigera som till exempel en Microsoft Word-fil, är det möjligt med rätt programvara. Adobe Acrobat Pro har kunnat skapa och ändra PDF-filer sedan formatet blev tillgängligt, och sedan dess har ett antal alternativ blivit tillgängliga.

PDF-formatet är baserat på utskriftsspråket PostScript

PostScript är ett sidbeskrivningsspråk som utvecklades av Adobe i början av 80-talet. Det användes för att skriva ut komplexa sidlayouter på laserskrivare och blev mycket populärt, särskilt i samband med desktop publishing senare under samma årtionde.

Adobe använde PostScript som grund för PDF-formatet på 90-talet. Deras mål var att kunna dela dokument, inklusive textformatering och bilder, på ett sätt som var oberoende av programvara, hårdvara och operativsystem. Ett sidbeskrivningsspråk var en perfekt utgångspunkt och har sedan dess utvidgats till att omfatta ytterligare element, t.ex. formulärfält och video.

PDF-formatet är en öppen standard

Trots att PDF var ett proprietärt format som tillhörde Adobe blev det allmänt använt. Redan 1993 gjorde Adobe specifikationen tillgänglig gratis. 2008 standardiserades det som ett öppet format (ISO 32000). Det kräver inga royalties för att användas.

Alla PDF-redigerare är inte dyra och svåra att använda

Adobe Acrobat Pro är det mest kända PDF-redigeringsverktyget. Det har ett rykte om sig att vara dyrt och svårt att använda. Det är fortfarande det mest kraftfulla sättet att skapa och redigera PDF-filer och är en produkt som vi rekommenderar i den här recensionen.

Men det är inte det enda alternativet. Några av alternativen är enkla att använda och billiga att köpa.