Monday.com

Резюме

За да бъде екипът продуктивен, той трябва да знае какво да прави, да разполага с необходимите ресурси за всяка задача и да може да задава въпроси за разяснения, когато е необходимо. Monday.com ви позволява да направите всичко това на едно място и предлага гъвкавост за създаване на решение, което да пасне на вашия екип като ръкавица.

Функцията за попълване на формуляри ви позволява лесно да въвеждате информация в Monday.com, а автоматизацията и интеграциите подпомагат комуникацията с клиентите ви с минимални усилия. Цените са доста конкурентни на други платформи за управление на екипи, но би било хубаво, ако предлагаха безплатно начално ниво, както правят Trello, Asana и ClickUp.

Всеки екип е различен. Докато много екипи са намерили Monday.com за чудесно решение, други са се спрели на други решения. Съветвам ви да се регистрирате за 14-дневен пробен период, за да видите дали работи за вас.

Какво ми харесва : Използвайте градивни елементи, за да създадете свое собствено решение. Функциите за автоматизация и интегриране вършат работата вместо вас. Цветни и лесни за използване. Гъвкави и силно приспособими.

Какво не ми харесва : Малко скъпо. Няма проследяване на времето. Няма повтарящи се задачи. Няма инструменти за маркиране.

Защо да ми се доверите за този преглед на Monday.com

Казвам се Адриан Трай и използвам компютърен софтуер, за да работя продуктивно, от 80-те години на миналия век. Харесвам програми, които (като Monday.com) ви позволяват да изграждате система парче по парче като строителни елементи, а един от любимите ми беше малко известен инструмент за управление на информация в екип от 90-те години, наречен DayINFO.

Любимите ми мениджъри на задачи днес са Things и OmniFocus, но те са за отделни потребители, а не за екипи. Играл съм с няколко алтернативи, които са за екипи, включително AirSet, GQueues, Nirvana, Meistertask, Hitask, Wrike, Flow, JIRA, Asana и Trello. Оценявал съм и пълнофункционален софтуер за управление на проекти като Zoho Project и базираните на Linux GanttProject, TaskJuggler и OpenProj.

Що се отнася до редовния ежедневен опит, редица издателски екипи, с които съм работил през последното десетилетие, са избрали Trello, за да проследяват напредъка на статиите от замисъла до публикуването им. Това е чудесен инструмент и близък конкурент на Monday.com. Кой е най-добрият за вашия екип? Прочетете, за да разберете.

Преглед на Monday.com: Какво е за вас

Monday.com се занимава с това да държи екипа ви продуктивен и в течение и аз ще изброя неговите функции в следващите шест раздела. Във всеки подраздел ще разгледам какво предлага приложението и след това ще споделя личното си мнение.

1. Проследявайте проектите си

Monday.com е инструмент с висока степен на конфигуриране и няма да дойде настроен за вашия екип от кутията. Това е първата ви работа, така че ще трябва да решите какво точно искате да проследявате. Целият ви екип ще работи от Monday.com, така че времето и мисълта, които сте вложили в структурата му предварително, могат да имат огромно значение за тяхната продуктивност.

Как вашият екип може да използва Monday.com? Ето няколко идеи, които ще ви покажат какво е възможно:

• Седмичен списък със задачи,
• График на социалните медии,
• Планиране на блоговете и календар на съдържанието,
• Управление на ресурсите,
• Справочник на служителите,
• Седмични смени,
• Дъска за ваканции,
• CRM за продажби,
• Поръчки на консумативи,
• Списък на доставчиците,
• Списък с отзиви на потребителите,
• Списък с неизпълнени функции на софтуера и опашка за грешки,
• Годишна продуктова пътна карта.

За щастие не е необходимо да създавате всичко наведнъж. Може да се направи по един градивен елемент и да се коригира с нарастването на нуждите ви. Налични са над 70 шаблона, които ще ви дадат начален старт.

Основният градивен елемент в Monday.com е Импулс (Платформата се наричаше daPulse.) Това са нещата, които трябва да следите - мислете за "да държите пръста си на пулса". В повечето случаи това са задачи, които се отмятат, когато са изпълнени. Те могат да бъдат организирани в групи и се поставят на различни табла .

Всеки импулс може да има различни атрибути и вие решавате какви да бъдат те. Те могат да бъдат статусът на задачата, датата, на която трябва да бъде изпълнена, и лицето, на което е възложена. Тези атрибути се показват по следния начин колони Всяка задача е ред, който може да бъде пренареждан чрез плъзгане и пускане.

Ето един пример. Единият шаблон е седмичен списък със задачи. Всяка задача има колони за назначеното лице, приоритет, статус, дата, клиент и очакваното необходимо време. Очакваното време е сумирано, така че можете да видите колко време изискват тези задачи през следващата седмица. Ако имате твърде много работа, можете да плъзнете някои задачи в групата "Следващата седмица".

Колоните могат да се редактират от падащо меню. Заглавието, ширината и местоположението на колоната могат да се променят. Колоната може да се подреди и да се добави колона с обобщение. Колоната може да се изтрие или да се добави нова. Като алтернатива може да се добави нова колона, като се щракне върху бутона "+" вдясно.

Стойностите и цветовете на колоните също могат да се променят доста лесно. Ето прозореца за редактиране на статус.

Цветният код на състоянието на импулса може да ви покаже с един поглед докъде е стигнал.

Моето лично мнение : Тъй като Monday.com е толкова адаптивен, той би трябвало да е подходящ за повечето екипи. Но има първоначален период на настройка, преди да можете да работите продуктивно с приложението. За щастие не е необходимо да настройвате всичко наведнъж и приложението ще расте заедно с вас.

2. Разглеждайте проектите си по различни начини

Но не е задължително таблото в Monday.com да изглежда като електронна таблица (нарича се изглед "Основна таблица"). Можете да го видите и като времева линия, Kanban, календар или диаграма. Има и изгледи за показване на файлове, карти и формуляри. Това прави Monday.com много гъвкав.

Например, когато използвате Kanban изглед, Monday.com прилича повече на конкурента си Trello. Но тук Monday.com е по-гъвкав, защото можете да изберете по коя колона да групирате импулсите. Така седмичният ви списък със задачи може да бъде групиран по Приоритет...

... или по статус.

Можете да плъзнете задача от една колона в друга и приоритетът или статусът ѝ автоматично ще се променят. Можете да видите и подробностите за дадена задача, като щракнете върху нея.

Сайтът Времева линия Изгледът представлява много опростена диаграма на Гант, подобна на тази, използвана от други ръководители на проекти. Този изглед улеснява визуализирането и планирането на седмицата.

Но тя няма силата на истинска диаграма на Гант. Например не се поддържат зависимости. Така че, ако една задача изисква друга да бъде завършена, преди да бъде започната, Monday.com няма да отложи автоматично задачата дотогава. Пълнофункционално приложение за управление на проекти е предназначено да се грижи за такива подробности.

Друг начин за визуализиране на седмицата е изгледът "Календар", който ще разгледаме по-надолу.

В зависимост от нуждите си можете да видите таблото си по местоположение в изглед на карта или да визуализирате напредъка на екипа си с диаграми.

Моето лично мнение: Изгледите на Monday.com ви дават възможност да визуализирате проектите си по различни начини. Това прави приложението много по-гъвкаво, като му позволява да се държи по-скоро като Trello, мениджъри на проекти и др.

3. Централно място за комуникация и споделяне на файлове

Вместо да изпращате имейли за даден проект, можете да го обсъждате в рамките на Monday.com. коментар на импулс и прикачете файл. Можете да споменете други членове на екипа в коментар, за да привлечете вниманието им.

Коментарите могат да включват контролни списъци , така че можете да използвате коментар, за да разделите стъпките, необходими за завършване на импулса, и да ги отметнете, когато постигнете напредък. При завършването на всеки елемент малка графика показва напредъка ви. Използвайте това като бърз и мръсен начин за създаване на подзадачи.

Има и място за добавяне на референтен материал Това може да са подробни инструкции, резултат, необходими файлове, Q&A или просто кратка бележка.

И лог на целия напредък и промени, така че да можете да следите какво е направено по дадена задача и нищо да не се пропусне.

За съжаление няма инструменти за маркиране. Така че, макар да можете да качите PDF файл или изображение, за да илюстрирате какво искате да бъде направено, не можете да пишете, рисувате и подчертавате върху него, за да улесните обсъждането. Това би било полезно допълнение към платформата.

Моето лично мнение: Monday.com може да рационализира работния ви процес и да държи всичко, от което се нуждае екипът ви, на едно място. Всички файлове, информация и дискусии за всяка точка за изпълнение са точно там, където ви трябват, а не разпръснати между имейли, приложения за съобщения, Google Drive и Dropbox.

4. Използвайте формуляри за управление на работния процес

Спестете време за въвеждане на данни, като възложите на клиентите си да го правят вместо вас. Monday.com ви позволява да създадете формуляр въз основа на всякакъв борд и да го вградите в уебсайта си. Всеки път, когато клиентът попълни формуляра, информацията автоматично се добавя към този борд в Monday.com. Например клиентът може да поръча продукт онлайн и всички подробности ще бъдат добавени на правилното място.

Формулярът е просто още един изглед на таблото ви. За да добавите такъв, кликнете върху "Добавяне на изглед" в падащото меню в горната част на таблото ви.

След като бордът ви има свързан формуляр, изберете изгледа Form (Формуляр), персонализирайте формуляра и го вградете в уебсайта си. Това е доста лесно.

Формулярите имат най-различни практически приложения. Те могат да се използват за поръчка на продукти, резервиране на услуги, оставяне на обратна връзка и много други.

Моето лично мнение: Monday.com обещава да съхранява всичко, от което се нуждае екипът ви, на едно място, а функцията за вградени формуляри е много полезен начин за получаване на допълнителна информация там. Те позволяват на клиентите ви директно да добавят импулси към таблата ви, където можете да ги проследявате и да действате по тях.

5. Календари и планиране

Monday.com предлага изглед на календара за всяка дъска (при условие че има поне една колона с дата), а също така може да добавя импулси към вашия календар на Google. В допълнение към това има шаблони за дейности, базирани на време и дата, включително:

• Планиране на клиентите,
• Планиране на събития,
• График на социалните медии,
• Проследяване на кампанията,
• Календар на съдържанието,
• График на строителството,
• Борд за ваканции.

Това ви позволява да използвате Monday.com, за да следите времето си по най-различни начини. Например агент по недвижими имоти може да има календар с времето, когато къщите са отворени за инспекция. Офис може да има календар със срещи. Фотограф може да има календар с резервации.

За съжаление не се поддържат повтарящи се задачи и срещи. Някои потребители установиха, че нуждите им надхвърлят възможностите на Monday.com за мащабиране.

Проследяването на времето е полезно за целите на фактурирането, както и за да се види къде всъщност е отишло времето ви, но за съжаление Monday.com не го е включил. Ако трябва да запишете колко време сте прекарали с клиент или колко време сте прекарали по дадена задача, ще трябва да използвате друго приложение, за да постигнете това. Интеграцията на Monday.com с Harvest може да помогне тук.

И накрая, Monday.com улеснява създаването на различни уиджети за табло, които показват задачите от всички ваши табла в един календар или времева линия. Уверете се, че нищо не е пропуснато.

Моето лично мнение: Всеки борд в Monday.com, съдържащ дата, може да се разглежда като календар и можете да създадете календар, който показва импулсите ви от всеки борд, за да получите представа за ангажиментите си във времето на един екран.

6. Спестете усилия с автоматизации и интеграции

Накарайте Monday.com да работи за вас. Автоматизирайте! Изчерпателните функции за автоматизация на приложението и интеграцията с услуги на трети страни могат да отнемат времето, загубено за ръчни процеси, така че екипът ви да се концентрира върху важните неща.

Имате достъп и до API на Monday.com, така че можете да създавате собствени интеграции, ако имате умения за програмиране. Всичко това е достъпно, ако се абонирате за план Standard или по-висок.

Нека разгледаме един пример. Представете си, че SoftwareHow използва Monday.com, за да следи графика на публикациите ни. В момента работя върху преглед на Monday.com, който има статус "Работи се по него".

Когато завърша статията и я изпратя за преглед, ще трябва да променя статуса на импулса, да го плъзна в групата "Изпратен за одобрение" и да изпратя имейл или съобщение на JP, за да го уведомя. Или мога да използвам мощните функции на Monday.

Първо, мога да използвам автоматизация да преместя импулса в правилната група само чрез промяна на състоянието. Щраквам върху малката икона на робот в горната част на екрана и избирам действие.

Намирам това, което търся, и променям настройките по подразбиране.

Сега, когато променя статуса на задачата на "Подадена", тя автоматично ще се премести в групата "Изпратена за одобрение". И ако продължа, мога също така да уведомя JP чрез Monday.com, че статията е готова за разглеждане, като създам друго действие.

Или като използвате интеграции Мога да го уведомя по друг начин, например по имейл или чрез Slack. Monday.com може да работи с широк набор от услуги на трети страни, включително MailChimp, Zendesk, Jira, Trello, Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox, Asana и Basecamp. Мога дори да прикача чернова на статията в Google Docs към импулса.

Начинът, по който Monday.com може автоматично да изпрати имейл, когато промените статуса (или друг атрибут), е изключително удобен. Отделът по човешки ресурси може автоматично да изпрати писмо за отказ, когато статусът на заявлението се промени на "Не е подходящ". Предприятие може да изпрати имейл на клиент, че поръчката му е готова, само като промени статуса на "Готов".

Планът Standard е ограничен до 250 действия за автоматизация всеки месец и още 250 действия за интеграция всеки месец. Ако станете интензивен потребител на тези функции, ще трябва да следите за използването им. Плановете Pro и Enterprise увеличават тези цифри до 250 000.

Моето лично мнение: Формулярите улесняват получаването на информация в Monday.com. Интеграциите улесняват получаването на информация навън. Можете да създавате персонализирани шаблони за имейли за различни сценарии, които се изпращат автоматично само с промяна на статуса. Или можете да добавите допълнителна функционалност към Monday.com чрез добре обмислена автоматизация.

Причини за оценките ми в понеделник

Ефективност: 4.5/5

Универсалността на Monday.com му позволява да се превърне в център на вашия бизнес. Гъвкавостта му го прави подходящо за широк спектър от сценарии. В него липсват повтарящи се задачи и инструменти за маркиране, а един потребител е установил, че функцията за планиране не отговаря на нуждите му, но повечето екипи ще открият, че това приложение предлага много за повишаване на производителността им.

Цена: 4/5

Monday.com със сигурност не е евтин, но е доста конкурентен на цените на подобни услуги. Би било хубаво, ако основният план беше безплатен - нещо, което предлагат Trello и Asana.

Лесно използване: 4.5/5

Изграждането на персонализирано решение с Monday.com е доста лесно. Както казах и преди, то прилича много на строителство с лего. Можете да го правите парче по парче и да добавяте функции с течение на времето, когато имате нужда от тях. Но преди екипът ви да може да използва услугата, ще трябва да настроите няколко табла.

Подкрепа: 4.5/5

Вградената функция за помощ на приложението ви позволява да въведете няколко думи, за да намерите необходимата ви информация. Наложи се да го направя няколко пъти, докато пишех това ревю - не беше ясно откъде да започна при създаването на формуляри и действия. Налични са база знания и поредица от уебинари и видео уроци, а с екипа за поддръжка можете да се свържете чрез уеб формуляр.

Засмях се на глас, когато видях опциите за скорост на поддръжката: "Страхотна поддръжка (около 10 минути)" и "Захвърлете всичко и ми отговорете". На страницата за контакти на сайта са посочени имейл адрес и телефонен номер за поддръжка.

Алтернативи на Monday.com

В тази област има много приложения и уеб услуги. Ето няколко от най-добрите алтернативи.

Trello : Trello (от 9,99 USD/потребител/месец, има и безплатен план) използва табла, списъци и карти, за да ви позволи да си сътрудничите с екипа (или екипите) по различни проекти. Във всяка карта са включени коментари, прикачени файлове и срокове за изпълнение.

Асана : Asana (от 9,99 USD/потребител/месец, наличен е безплатен план) също е предназначена за фокусиране на екипите върху целите, проектите и ежедневните задачи. Задачите могат да се разглеждат в списъци или на карти, а функцията за моментни снимки показва колко работа имат членовете на екипа и ви позволява да преразпределяте или да променяте графика на задачите, за да поддържате работата балансирана.

ClickUp : ClickUp (от 5 долара/потребител/месец, има и безплатен план) е друго приложение за екипна продуктивност с възможност за персонализиране и може да се похвали с над 1000 интеграции с услуги на трети страни. То предлага редица изгледи на всеки проект, включително време, списък, дъска и кутия. За разлика от Monday.com, то поддържа зависимости на задачите и повтарящи се списъци за проверка.

ProofHub : ProofHub (от 45 USD/месец) предлага едно място за всички ваши проекти, екипи и комуникации. Използва табла Kanban за визуализиране на задачи и проекти, както и реални диаграми на Гант със зависимости между задачите. Поддържат се също проследяване на времето, чат и формуляри.

Заключение

Искате да поддържате екипа си в движение? Monday.com е уеб-базирана платформа за управление на проекти, която е гъвкава и силно персонализирана. Тя може да се превърне в център на вашата организация.

Стартирало през 2014 г., това е мощно приложение за управление на задачи за екипи, което позволява на всички да виждат напредъка и да се придържат към графика. То рационализира и централизира комуникацията, като намалява количеството имейли, с които трябва да се справяте, и опростява споделянето на документи. Всичко, от което екипът ви се нуждае, за да свърши нещата, е на едно място.

Задачите могат да бъдат показвани в списъци като приложение за управление на задачи, в табла Kanban като Trello или във времева линия като мениджър на проекти. Monday.com е по-мощен от Trello и Asana, но не разполага с разширените функции на пълноценния софтуер за управление на проекти като Microsoft Project.

Това е уеб базирана услуга с атрактивен, модерен интерфейс. Налични са приложения за настолни компютри (Mac, Windows) и мобилни устройства (iOS, Android), но те основно предлагат уебсайта в прозорец.

Monday.com предлага безплатна 14-дневна пробна версия и редица планове. Най-популярният е Standard и струва около 8 USD на потребител на месец. Плановете са многостепенни, така че ако имате 11 потребители, ще плащате за 15, което на практика увеличава цената на потребител (до 10,81 USD в този случай). Версията Pro струва с 50% повече и предлага допълнителни функции.

Тези цени са скъпи, но конкурентни. Trello и Asana предлагат подобни услуги, а популярните им планове струват около 10 USD на месец за потребител. Техните планове за начално ниво обаче са безплатни, докато тези на Monday.com не са.

И така, какво мислите за този преглед на Monday.com? Оставете коментар по-долу.