إذا قمت بالضغط على زر الإرسال لرسالة بريد إلكتروني قمت بكتابتها للتو ، ثم أدركت أنها وصلت إلى الشخص الخطأ ، أو احتوت على شيء لم يكن عليك قوله ، أو أنه مليء بالأخطاء المطبعية. في كلتا الحالتين ، تريد استعادته قبل أن يقرأه المستلم. يحدث لنا جميعًا ، ويمكن أن يكون شعورًا مقززًا حقًا.

ماذا يمكنك أن تفعل؟ هل يمكنك إلغاء إرسال الرسالة؟ حسنًا ، نعم ولا . إنه نوع من الأسئلة الصعبة. يعتمد ذلك على عميل البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. الإجابة المختصرة هي أنه يمكنك ذلك ، في بعض الحالات المحدودة. لذلك ، على الرغم من إمكانية ذلك ، فإنه ليس شيئًا يجب الاعتماد عليه.

دعونا نلقي نظرة على رسائل البريد الإلكتروني غير المرسلة - لماذا ستحتاج إلى ذلك في المقام الأول ، وإمكانية القيام بذلك مع مختلف الخدمات والعملاء. سننظر أيضًا في كيفية منع الحاجة إلى إلغاء إرسال بريد إلكتروني.

لماذا أحتاج إلى إلغاء إرسال بريد إلكتروني؟

هناك مواقف نرسل فيها رسالة ، ثم نكتشف أننا لم نكن مستعدين تمامًا لإرسالها أو ما كان يجب أن نرسلها على الإطلاق.

غالبًا ما تتطلب وظيفتي أن أعمل بمعلومات حساسة. يجب أن أتأكد من أن ما أرسله سيذهب إلى الأشخاص المناسبين وأنه يمكنهم رؤيته. هذا هو أحد السيناريوهات التي يمكن أن يكون فيها إلغاء إرسال بريد إلكتروني منقذًا حقًا. إذا كانت وظيفتك على المحك ، فأنت لا تريد إرسال معلومات حساسة إلى الشخص الخطأ. نأمل ، إذا قمت بذلك عن طريق الصدفة ، يمكنك إلغاء إرسال الرسالة قبل أن تكون كذلكمتأخر.

خطأ أكثر شيوعًا هو إرسال رسالة مليئة بالأخطاء الإملائية. قد يكون الأمر محرجًا ، لكنه ليس نهاية العالم - ما لم يكن ذلك لصاحب عمل أو عميل محتمل. في هذه الحالة ، قد يعني ذلك فقدان فرصة عمل أو عميل.

خطأ آخر هو إرسال بريد إلكتروني غاضب إلى زميل في العمل أو رئيس أو أي شخص آخر. عندما نتصرف بغضب دون أن نوقف أنفسنا ، فغالبًا ما نتفاعل مع شيء ما ونكتب شيئًا نتمنى ألا نفعله. اضغط على زر الإرسال دون تفكير ، وقد تكون في موقف سيئ.

في عالم الأعمال ، من أكثر الأخطاء شيوعًا إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الخطأ. تكتب اسم المستلم ، وفي بعض الأحيان تُدخل الملء التلقائي مستلمًا غير صحيح.

البريد الإلكتروني غير المرسل

تعتمد القدرة على إلغاء إرسال بريد إلكتروني على الخدمة وعميل البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك إلغاء الإرسال ، ولكن عليك أن تكون سريعًا حيال ذلك. إذا كنت تستخدم تطبيق Microsoft Outlook على خادم Microsoft Exchange ، فقد تتمكن من استدعاؤه. قد تحتوي التطبيقات أو الخدمات الأخرى على طرق لاستعادة البريد الإلكتروني المشكوك فيه. العديد من الآخرين ، مثل Yahoo ، لا يفعلون ذلك.

Gmail

يمكنك إلغاء إرسال رسالة في Gmail ، لكن هناك وقتًا محدودًا للقيام بذلك. لديك ثوان فقط لاتخاذ إجراء ، ويجب عليك القيام بذلك قبل النقر فوق أي نافذة أو علامة تبويب أخرى. بمجرد الابتعاد عن شاشة البريد الإلكتروني أو مرور الوقت ، تكون الرسالة قد انتهتتم الإرسال.

ميزة "إلغاء الإرسال" أو "التراجع" في Gmail لا تؤدي بالفعل إلى إلغاء إرسال البريد الإلكتروني. ما يحدث هو أن هناك تأخيرًا قبل إرسال الرسالة. عند النقر فوق الزر "إرسال" ، يتم "تأخير" الرسالة لفترة الوقت التي تم تكوينها. عندما تضغط على زر "تراجع" ، لا يرسل Gmail الرسالة.

يمكنك تهيئة التأخير ليكون من 5 إلى 30 ثانية. يمكن إعداد هذا في علامة التبويب "عام" في إعدادات Gmail. انظر أدناه.

عملية إلغاء إرسال بريد إلكتروني بسيطة إلى حد ما. بمجرد النقر فوق "إرسال" في رسالتك ، سيظهر إشعار في الزاوية السفلية اليسرى من نافذة Gmail. يجب أن تبدو مثل الصورة أدناه.

انقر فوق الزر "تراجع" ، وسيؤدي ذلك إلى إيقاف إرسال الرسالة. سيفتح Gmail رسالتك الأصلية ويسمح لك بتعديلها وإرسالها مرة أخرى. هذا كل ما في الأمر.

MS Outlook

تختلف طريقة Microsoft Outlook لإلغاء إرسال بريد إلكتروني اختلافًا كبيرًا. يسميها MS Outlook "استدعاء". بدلاً من تأخير إرسال الرسالة لبضع ثوان كما يفعل Gmail ، فإنه يرسل أمرًا إلى عميل البريد الإلكتروني للمستلم ويطلب إزالته. بالطبع ، هذا لا يعمل إلا إذا لم يقرأ المستلم الرسالة ، وإذا كنتما تستخدمان خادم Microsoft Exchange.

هناك بعض العوامل الأخرى التي يجب أن تكون في مكانها حتى يعمل الاستدعاء. يتضمن تذكير الرسالة الذهاب إلى رسائلك المرسلة بتنسيقOutlook ، والعثور على البريد الإلكتروني المرسل ، وفتحه ، والعثور على رسالة "الاستدعاء" في القائمة (انظر الصورة أدناه). سيخبرك Outlook بعد ذلك ما إذا كان الاستدعاء ناجحًا.

إذا كنت ترغب في الاطلاع على مزيد من التفاصيل حول كيفية استخدام استدعاء Microsoft Outlook ، فراجع مقالتنا: كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook.

الأدوات والنصائح

هناك العديد من خدمات البريد الإلكتروني والعملاء الآخرين ؛ لدى العديد نوعًا من وظيفة إلغاء الإرسال أو التراجع. يعمل معظمهم بشكل مشابه لـ Gmail ، حيث يوجد تأخير في الإرسال. إذا كنت مهتمًا بكيفية عمل الخدمات / العملاء الآخرين ، فراجع الإعدادات أو التكوين الخاص ببريدك الإلكتروني ومعرفة ما إذا كان يمكن أن يؤخر الإرسال.

يحتوي Microsoft Outlook على إعداد تأخير بحيث إذا لم تتمكن من استخدام الاستدعاء ميزة ، يمكن أن يكون لديك تأخير. لإيقاف البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى الانتقال إلى البريد الصادر وحذفه قبل إرساله. العديد من العملاء الآخرين لديهم ميزات مشابهة يمكن تنفيذها.

Mailbird هو مثال على عميل بريد إلكتروني يمكن تهيئته لتأخير إرسال الرسائل.

لدى معظم العملاء ميزات يمكن أن تكون تم إعداده لحمايتك من إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها.

منع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة

على الرغم من إمكانية استعادة رسائل البريد الإلكتروني ، إلا أن هناك فرصة جيدة لفشل الاستدعاء أو أنك لن تصل إلى زر "التراجع" بسرعة كافية. أفضل طريقة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة هي عدم إرسالها في البدايةضع.

قم بمراجعة رسائلك بدقة قبل إرسالها: سوف يمنعك التدقيق اللغوي من إرسال رسائل بريد إلكتروني مليئة بالأخطاء المطبعية. ماذا لو لم يكن التدقيق اللغوي هو الشيء الذي تفضله؟ احصل على حساب Grammarly. إنه تطبيق مفيد للغاية.

إعادة قراءة رسالتك عدة مرات. تحدث معظم المشكلات غالبًا عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان خاطئ ، أو عن طريق العبث في سطر الموضوع ، لذا تأكد من مراجعة هذه المناطق على وجه التحديد.

بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الغاضب الذي ندمت على إرساله - تتلخص أفضل الممارسات إلى ثلاث كلمات: لا تضرب الإرسال. هناك قصة مفادها أن أبراهام لنكولن ، كلما كان مجنونًا ، كان يكتب رسالة عنيفة إلى الطرف المخالف. ثم لم يرسلها. بدلاً من ذلك ، كانت سياسته هي ترك الرسالة في الدرج لمدة ثلاثة أيام.

بعد ذلك ، سيفتح الدرج ، ويعيد قراءة الرسالة (غالبًا برأس أكثر برودة) ، ويقرر ما إذا كان سيرسله . 100٪ من الوقت ، لم يرسلها. ما هو الدرس هنا؟ لا تضرب الإرسال عندما تكون عاطفيًا. ابتعد ، عد ، وخذ بعض الوقت لتقرير ما إذا كنت تريد حقًا تفجير صديقك أو أحد أفراد أسرته أو زميلك في العمل.

الكلمات الأخيرة

قد يكون إرسال بريد إلكتروني مؤسف أمرًا محرجًا. في بعض الحالات ، قد يكلفك ذلك وظيفة أو عميلاً أو صديقًا. لهذا السبب من الضروري مراجعة الرسائل بدقة قبل إرسالها. إذا تم إرسال الرسائل عن طريق الخطأ ، فمن المأمول إلغاء إرسالها قبل خروجها أو قراءتها.

نأملأن تجد هذه المقالة مفيدة. يرجى التواصل معنا لطرح أي أسئلة أو تعليقات.